Het kan moeilijk zijn om te weten waar u moet beginnen met het zoeken naar informatie over een onderwerp met zoveel verschillende onderdelen als verandermanagement. Dit is zeer waar als het gaat om tools en technieken voor het managen van verandering. Waar begin je met het zoeken naar enkele van deze gratis tools voor het beheren van verandering? Welnu, dit artikel kan je daarbij helpen. Het vertelt u alles wat u moet weten over tools en technieken voor verandermanagement die uw organisatie kunnen helpen bij het maken van de transitie. Genieten van!!
Wat zijn verandermanagementtools?
Tools voor change management zijn applicaties die bedrijven gebruiken om een organisatieverandering zo soepel en gemakkelijk mogelijk te laten verlopen voor werknemers, supervisors en klanten. Natuurlijk, net zoals er tal van modellen voor organisatieverandering en verandermanagement zijn, zijn er talloze dure en gratis tools voor verandermanagement.
De juiste tools voor wijzigingsbeheer zijn afhankelijk van het type wijziging dat u uitvoert en de fase van wijzigingsbeheer waarin u zich bevindt. Als u bijvoorbeeld onlangs een grote afdeling in veel kleinere afdelingen hebt opgesplitst, wilt u misschien een feedback tool om uw teams te peilen en te zien hoe u de efficiëntie van elke afdeling kunt verbeteren.
De 7V's van verandermanagement
Dit is een checklist met belangrijke factoren waarmee u rekening moet houden voordat u een wijzigingsverzoek indient. Deze voorbereide lijst met 7V's helpt bij het verminderen van afwijzing van wijzigingen op het moment van het loggen van wijzigingen. De checklist bestaat uit zeven eenvoudige vragen, namelijk:
#1. Wie heeft de wijziging aangebracht?
Met zoveel toegangspunten, bronnen en belanghebbenden die om een wijziging vroegen, werd het moeilijk om een antwoord op deze vraag te krijgen. De beste methode om het probleem van wijzigingsautorisatie op te lossen, is door een systeem te ontwikkelen dat alle wijzigingen registreert. Dit registratiesysteem helpt u bij audits.
#2. De motivatie achter de verandering
Het antwoord op deze vraag heeft het potentieel om veranderingen met een hoog risico en een lage zakelijke beloning af te wenden. Ongeacht de oorzaak van de wijziging, moeten alle substantiële wijzigingen worden onderworpen aan een overeengekomen criterium voor de portefeuilleanalyse. Dit zorgt ervoor dat updates prioriteit krijgen.
#3. Het verwachte rendement van de verandering
Alvorens een wijziging door te voeren, is het heel belangrijk om het rendement op de investering te evalueren om de prioriteit te bepalen.
#4. De risico's die aan de verandering zijn verbonden
Alle veranderingen zijn riskant. Sommige risico's kunnen worden vermeden, andere niet. Houd bij het goedkeuren of afwijzen van een wijzigingsverzoek rekening met het gevaar van het niet wijzigen van een wijziging. Niemand kan de exacte hoeveelheid risico voorspellen die bij verandering betrokken is, maar ze kunnen de mate van denkvermogen inschatten die nodig is voordat veranderingen worden aangebracht.
#5. De middelen die nodig zijn om de verandering door te voeren
U moet rekening houden met de beschikbaarheid en behoefte aan infrastructuuractiva en personele middelen om een transformatie tot stand te brengen. Houd ook rekening met de implicaties van verandering voor andere projecten terwijl u deze accepteert. Andere projecten zouden onaangetast moeten blijven door de verandering.
#6. Wie is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, testen en implementeren van deze wijzigingen?
De personen die verantwoordelijk zijn voor het project moeten deze vraag kunnen beantwoorden. De verantwoordelijkheid voor wijzigings- en releasebeheer moet traceerbaar, uitvoerbaar en afgedwongen zijn.
#7. De relatie tussen de voorgestelde wijziging en andere wijzigingen
Het kan lastig zijn om te reageren in een gecompliceerde IT-omgeving waar veel veranderingen tegelijkertijd plaatsvinden. Het is noodzakelijk om de relatie tussen veranderingen over functionele grenzen heen te bepalen. Als u dit niet doet, kan dit leiden tot vertraging van het vergaderrooster.
Het verkrijgen van antwoorden op deze zorgen voordat een wijziging wordt doorgevoerd, heeft veel voordelen. Deze vragen, naast het kwantificeren van het risico dat aan de verandering is verbonden, zijn een geweldige manier om de effectiviteit van uw verandermanagementstrategie te bepalen.
Tools en technieken voor verandermanagement
Het volgende is een lijst van enkele van de tools en technieken die worden gebruikt voor verandermanagement
#1. WhatFix
Whatfix is een van de interactieve hulpprogramma's voor het beheer van digitale adoptie die ondersteuning bieden bij het inwerken van medewerkers. De tool biedt ook continue training om een aanzienlijk gat in digitaal verandermanagement op te lossen. De interactieve walkthroughs (workflows) van Whatfix helpen bedrijven bij de overgang naar nieuwe technologieën.
Door middel van geïndividualiseerde onboarding- en trainingsprogramma's leidt deze oplossing voor verandermanagement mensen door elke procedure in de nieuwe technologie.
#2. Het BMC-remedie Wijzigingsbeheer 9
Remedy Change Management 9 van BMC Software is een innovatief IT-servicemanagementplatform (ITSM). Deze wijzigingsbeheersoftware is geschikt voor IT-afdelingen die verschillende procesverzoeken voor wijzigingsbeheer moeten documenteren en coördineren.
Verandermanagers kunnen deze tool gebruiken om verzoeken te beoordelen, veranderplannen te maken en de voortgang van de implementatie te volgen. De oplossing bevat ook tools om te helpen bij het beheer van nieuwe releases, zoals het volgen van implementaties en automatische meldingen aan belanghebbenden.
Deze tool is een van de tools voor wijzigingsbeheer waarmee de kans op een mislukte wijziging met 40% kan worden verminderd. Ook kunnen wijzigingsverzoeken, tracking en releasebeheer allemaal worden gedaan vanaf een computer of een mobiele telefoon, waardoor het eenvoudig is om releases overal te volgen.
#3. Het StarTeam van MicroFocus
De change management tool van StarTeam is bedoeld om ontwikkelteams te helpen bij het verbeteren van hun software delivery proces. De tool verbindt ongelijksoortige en wereldwijd verspreide teams door één enkele bron van waarheid te bieden tijdens het transformatieproces.
Om een gecontroleerde distributie te garanderen, kunnen ontwikkelingsmanagers de samenwerkingsomgeving gebruiken om wijzigingen in de broncode, fouten, functies en andere activa bij te houden. StarTeam beschikt ook over aangepaste workflows die de weg vrijmaken voor een flexibele, geïntegreerde workflow-engine die helpt bij het opzetten van het proces en de voorschriften voor een softwarerelease.
#4. Kompas wijzigen
Het Veranderkompas, zoals de naam al aangeeft, is een cloudgebaseerde datavisualisatie- en planningsapplicatie die als kompas kan dienen in uw veranderingsproces. Hiermee kunt u uw veranderproces op één plek en via één lens zien.
#5. De Raket Aldon
Rocket Aldon beweert de enige multi-platform, end-to-end configuratie- en wijzigingsbeheersoftware op de markt te zijn. Het is ontworpen om ontwikkelingsteams te helpen bij veranderingsprocedures.
Een van de grote voordelen van dit programma is dat het voor meerdere mensen tegelijkertijd toegankelijk kan zijn. Hierdoor kunnen managers wijzigingen op basis van apps en taken of andere herkenbare structuren in realtime bekijken in plaats van de opgeslagen structuur van de ontwikkelingsbestanden.
Rocket Aldon biedt ook een Enterprise Application Lifecycle Management (ALM)-oplossing die helpt bij de automatisering van het volledige softwareleverings- en wijzigingsbeheerproces.
#6. De Giva eChange Manager
De eChange Manager, een onderdeel van Giva's Service Management Suite, is een eenvoudige ITIL-compatibele cloudtoepassing. Het is een van de tools voor verandermanagement die in staat zijn om een sterk rapportagesysteem te bieden dat helpt bij het correct monitoren en meten van analyses en KPI's.
Een ander voordeel van deze tool is dat het aanpassen en instellen van aanwijzen en klikken ervoor zorgt dat programmeurs/consultants de applicatie niet meer hoeven te installeren.
#7. Schrijf
Wrike is wat ze professionele servicesoftware noemen. Het is, voor zover we kunnen nagaan, een tool voor projectmanagement. Het heeft een robuuste verzameling functies.
Wrike helpt bedrijven bij het afstemmen en verbinden van doelen tussen teams, het creëren van efficiënte processen door de kracht van automatisering en het vergroten van de openheid en zichtbaarheid van het werk.
Wat zijn de 5 belangrijkste elementen van verandermanagement?
Enkele belangrijke elementen waarnaar moet worden gezocht in een verandermanagementsysteem zijn:
#1. Goedkeuringsprocessen die moeiteloos zijn
Problemen met de goedkeuringsstatus zijn van vitaal belang voor naadloze wijzigingsoperaties. Aangezien wijzigingsverzoeken tussen werkstroomstadia worden overgedragen, moet u over de juiste goedkeuringscontroles beschikken. Een degelijke oplossing voor wijzigingsbeheer heeft wereldwijde controles van de goedkeuringsstatus om ervoor te zorgen dat verzoeken logisch worden verzonden, maar u kunt er ook een aangepast goedkeuringsscript mee maken om autorisaties te automatiseren.
#2. Automatisering van processen
De mogelijkheid om processen van de ene gebruiker naar de andere over te zetten zonder vertraging, onderbreking of verwarring is belangrijk om succes te veranderen. Dit kan een uitdaging zijn als u erop vertrouwt dat uw IT- of ondersteuningspersoneel documenteert wat er is voltooid en de procedure doorgeeft aan de volgende gebruiker. Deze processen kunnen worden geautomatiseerd om een soepele werking te behouden en de productiviteit te maximaliseren.
#3. Bestuursinstrumenten
Een sterke oplossing voor veranderingsbeheer zal ingebouwde checks and balances bevatten om gebruikers te helpen niet alleen te begrijpen wat ze moeten doen, maar ook hoe en wanneer ze het moeten doen. Managers kunnen bijvoorbeeld herinneringen instellen met betrekking tot wettelijke normen wanneer bepaalde veranderingsprocessen worden geïmplementeerd. Deze eenvoudige tools voor het beheer van softwarewijzigingen kunnen een belangrijke rol spelen bij het soepel en foutloos laten verlopen van processen.
#4. Beschikbaarheid van data
Wanneer gebruikers die wijzigingsoperaties uitvoeren toegang hebben tot de juiste gegevens, kunnen ze efficiënter werken. Effectieve tools voor gegevensvisualisatie zijn van cruciaal belang om gebruikers te helpen bij het verstandig en efficiënt beheren van veranderingsoperaties.
#5. CAB-capaciteit
Tools die helpen bij de vorming en implementatie van een adviesraad voor verandering, helpen bij de integratie van zakelijke en technologische doelstellingen in veranderingsoperaties. Een CAB brengt IT- en zakelijke gebruikers samen om veranderingsplannen voor de lange termijn op te stellen, snel te reageren op onverwachte wijzigingsverzoeken en prioriteit te geven aan werkzaamheden om de waarde te optimaliseren.
Wat zijn de 4 belangrijkste dingen om management te veranderen?
Vier fundamentele elementen voor effectief verandermanagement zijn:
#1 Verandering herkennen
Om de voordelen van de verandering effectief te communiceren, moet u ze eerst begrijpen. Bedenk dus waarom je moet veranderen. Denk ook eens na over deze vragen:
- Wat zijn uw primaire doelen met betrekking tot de verandering?
- Wat zijn de voordelen van de verandering voor de organisatie?
- Welke gunstige effecten heeft de verandering op mensen?
- Welke impact heeft de verandering op hoe mensen werken?
- Wat moeten individuen doen om de verandering te laten slagen?
Het kan ook nuttig zijn om stil te staan bij de negatieve gevolgen van het niet aanpassen. Volgens Beckhard en Harris' Change Equation moet er voldoende onvrede zijn met de oude manier van doen om verandering teweeg te brengen. Mensen moeten ook geloven dat de nieuwe methode superieur zal zijn en dat er een duidelijke weg is om daar te komen.
#2 Wijziging van abonnement
Effectieve verandering ontstaat niet zomaar, en welk plan u ook bedenkt, het moet passen bij uw organisatie. Hoe veranderprojecten worden beheerd, verschilt van organisatie tot organisatie. Sommige hebben zeer rigide veranderingsprocedures, terwijl andere meer open en flexibel zijn.
#3 Implementeer de verandering
Zoals we hebben gezien, zijn er veel tools en technieken voor verandermanagement beschikbaar om u te helpen bij het uitvoeren van uw transformatie. Het 8-stappen veranderingsmodel van Kotter illustreert bijvoorbeeld hoe u een gevoel van urgentie in uw acties kunt injecteren om momentum te ontwikkelen en iedereen te inspireren om uw veranderingen te ondersteunen.
Ondertussen moedigt de Change Curve u aan om rekening te houden met de gevoelens van andere mensen bij het uitvoeren van uw strategie. Het geeft de fasen weer die we allemaal doormaken tijdens organisatieveranderingen, van shock en ontkenning tot volledige toewijding aan de nieuwe strategie.
#4 Communiceer verandering
Communicatie kan een game changer zijn in verandermanagement. De verandering die u wilt aanbrengen, moet duidelijk en relevant zijn voor anderen om te begrijpen wat u wilt dat ze doen en waarom ze het moeten doen. U moet echter ook de juiste toon zetten om de gewenste emotionele reactie uit te lokken.
Kenmerken van wijzigingsbeheer
#1. Beoordelingen van gereedheid
Gereedheidsbeoordelingen zijn hulpmiddelen die het verwachte niveau van veranderingsweerstand van uw bedrijf analyseren. Op dit punt moeten verschillende factoren van uw organisatie in overweging worden genomen. Deze factoren omvatten:
- De hele organisatie
- De cultuur en geschiedenis van de organisatie
- Uw werknemers
- Uw supporters
- De reikwijdte van de wijziging.
- De invloed zal op elke specifieke groep zijn als je elk van deze kenmerken evalueert.
#2. Communicatieplanning
Effectieve communicatieplanning is vereist voor effectieve verandering. Dit is een van de hoekstenen van een verandermanagementplan dat voortdurend moet worden onderhouden.
Eenmalig de wijziging uitleggen aan uw medewerkers is onvoldoende. Herhaling is essentieel.
#3. Routekaarten voor sponsoring
Volgens het Project Management Institute is sponsoring het belangrijkste succeselement in het succes van projecten en veranderingsinitiatieven.
#4. Opleiding
Verandermanagement training is de eerste vorm van training die je nodig hebt. Managers moeten weten wat nodig is om verandering binnen hun afdelingen te stimuleren.
Training voor eindgebruikers is een andere vorm van training die u nodig heeft. Met andere woorden, medewerkers moeten worden geïnstrueerd over het volgen van nieuwe bedrijfsprocedures en/of het gebruik van nieuwe ERP-systemen. Deze training moet worden afgestemd op de specifieke behoeften van elke groep die door de verandering wordt beïnvloed.
#5. Weerstandsbeheer
Het is onpraktisch om te verwachten dat elke medewerker bij elke verandering volledig mee is. Er zal vrijwel zeker enige ontevredenheid, onenigheid of regelrechte oppositie zijn.
Daarom is een strategie voor resistentiemanagement essentieel. Wanneer weerstand proactief wordt aangepakt, is de kans kleiner dat uw project ontspoort.
#6. Doorlopende feedback van werknemers
Nadat een wijziging is doorgevoerd, moet u de voortgang ervan bewaken. Inbreng van medewerkers kan u helpen te bepalen wat werkt, wat verwarrend is en waar de pijnpunten zitten. Zodra u over deze informatie beschikt, kunt u de nodige maatregelen nemen om eventuele problemen op te lossen.
Door input toe te staan, laat je medewerkers zien dat je om hun ervaring geeft en dat je ze de tools geeft die ze nodig hebben om met veranderingen om te gaan.
Conclusie
Veranderen is een uitdaging, maar het selecteren van de juiste tools en technieken voor verandermanagement hoeft dat niet te zijn.
Hopelijk vindt u in dit artikel uw favoriete tools en technieken voor softwarewijzigingsbeheer. We moeten echter altijd onthouden dat succesvolle verandering over mensen gaat, niet over tools. Beste wensen!
Veelgestelde vragen over hulpprogramma's voor wijzigingsbeheer
Wat is de meest effectieve tool voor verandermanagement?
De keuze voor change management tools wordt vrijwel altijd bepaald door enkele parameters, zoals de omvang en duur van de wijziging. Als gevolg hiervan is het moeilijk om de "beste" oplossing voor verandermanagement te identificeren; systemen zoals Wrike, JIRA en UserGuiding behoren echter tot de beste.
Kan JIRA worden gebruikt om veranderingen te managen?
JIRA Service Management is een uitstekende tool voor het plannen en begeleiden van een veranderingsproces, met name een waarbij IT betrokken is.
Wat is een verandermanagementstrategie?
Een verandermanagementstrategie is in wezen een plan dat wordt gemaakt voordat verandering in een organisatie wordt doorgevoerd. Het is in veel omstandigheden een van de belangrijkste aspecten van verandermanagement.
Referentie
- whatfix.com - 16 beste tools voor veranderingsbeheer voor het beheren van verandering (2022)
- gebruikersgids.com – De ENIGE 6 tools voor wijzigingsbeheer die u nodig hebt om verandering gemakkelijker te maken
- medium.com – 7 R's van verandermanagement
- serviceassistent.com – 5 sleutelelementen van verandermanagement
- mindtools.com – De vier principes van verandermanagement
- panorama-consulting.com – Belangrijkste onderdelen van een verandermanagementstrategie
Gerelateerde artikelen
- HULPMIDDELEN VOOR GELDBEHEER: wat het is, hoe het te gebruiken en gratis online tools
- Projectplanning: een gids voor technieken voor projectplanning
- CHANGE AGENTS: hoe u change agents in elke organisatie kunt identificeren
- HULPMIDDELEN VOOR EIGENDOMBEHEER: Gebruik, gratis tools; Prijzen
- BEDRIJFSRISICO: Risico's in het bedrijfsleven beheren
- RISICOMANAGEMENT TOOLS: technieken en alles wat u moet weten
- HULPMIDDELEN VOOR NETWERKBEHEER: 20 beste hulpprogramma's voor netwerkbeheer
- Tools voor e-mailbeheer: alles wat u moet weten
