OPROEPBEHEERSYSTEEM: Hoe het werkt

Hoe vaak heeft u een bedrijf gebeld om in de wacht te worden gezet of meerdere keren doorgeschakeld? Ja, meerdere keren. Denk nu eens aan alle keren dat u een bedrijf hebt gebeld en meteen met de juiste persoon of afdeling werd doorverbonden. Geloof me, het is altijd verbazingwekkender dan een paar minuten te moeten wachten. Bellers uitstekende klantenservice bieden wordt eenvoudig gemaakt door een oproepbeheersysteem voor uw bedrijf te gebruiken. Hoewel er gratis oproepbeheersystemen zijn, ziet u zeker een gratis oproepbeheersysteem voor uw kleine bedrijf. De onderstaande informatie bevat alles wat u moet weten over oplossingen voor gespreksbeheer.

Wat is een oproepbeheersysteem?

Een oproepbeheersysteem is een procedure en methode die door organisaties en ondernemingen wordt gebruikt om inkomende oproepen van klanten af te handelen en te reguleren. Het is een systeem dat ervoor zorgt dat klanten tijdig de beste antwoorden op hun oproepen krijgen en bellers volgt om de band met die prospects en klanten te versterken.

Meestal is oproepbeheer heel eenvoudig. Het is meer alsof uw team een oproepbeheersysteem gebruikt, dat bestaat uit de tools, processen en routeringsrichtlijnen om de oproepvolumes effectief te controleren. Het callcenter of contactcenter voor uw bedrijf ontvangt inkomende oproepen, die vervolgens worden herhaald. De callcenter automatisering benadering die u gebruikt om inkomende telefoongesprekken te beheren, zoals gespreksroutering, IVR (interactive voice response) menugebruik, personeelsbezetting, enz., staat bekend als 'oproepbeheer'.

Om u te helpen met oproepbeheer en om u een beter zakelijk inzicht te geven, moet het platform dat u gebruikt analyses of dashboards met gegevens over uw oproepen (en zelfs sms-berichten en andere kanalen) hebben geïntegreerd. Hoe meer oproepen u ontvangt of hoe groter uw oproepvolume, hoe belangrijker het is om een sterke automatische oproepverdeling en oproepbeheerplan te hebben.

Hoe kan ik bepalen of een oproepbeheersysteem nodig is?

Is een call management systeem echt nodig? Natuurlijk is het. Elk bedrijf moet er een integreren. Er zijn over het algemeen drie onderzoeken die moeten worden gedaan, die dienen als de belangrijkste indicatoren dat het misschien tijd is om er een te krijgen.

#1. Werkt mijn bedrijf volgens een op afspraak gebaseerde planning?

Dit omvat instellingen zoals medische of tandartspraktijken, autoreparatiefaciliteiten, advocatenkantoren, enzovoort. In deze omstandigheden moet u waarschijnlijk nadenken over het gebruik van een programma voor oproepbeheer.

#2. Hebben bellers de keuze op welke afdelingen ze mij kunnen bereiken?

Het gebruik van software voor oproepbeheer met gemakkelijk aanpasbare routeringsopties is zinvol als uw bedrijf meerdere afdelingen en medewerkers binnen die afdelingen heeft.

Als gevolg hiervan kunnen bellers zichzelf doorverbinden door op een toets op hun toetsenbord te drukken in plaats van dat een lid van uw personeel dit handmatig moet doen, waardoor u geen problemen hoeft te hebben met het doorverbinden van oproepen.

#3. Heb ik een gespecialiseerd team om inkomende oproepen af te handelen?

Heeft u receptiepersoneel in dienst? een centrum voor inkomende gesprekken? (Of heb je plannen om een callcenter te openen?)

Uw toegewijde team voor het afhandelen van inkomende oproepen kan hun werklast aanzienlijk beter beheren met behulp van technologie voor oproepbeheer. Het kan u ook essentiële informatie geven over uw inkomende oproepen en u helpen bij het identificeren van probleemgebieden of gebieden waar verbetering mogelijk is.

Zakelijk oproepbeheersysteem

Beheer is geweldig, maar het beheren van een zakelijk oproepsysteem is een van de meest cruciale taken in elk type bedrijf. Elk bedrijf dat een eersteklas klantervaring wil bieden, moet een oproepbeheersysteem hebben. Oproepbeheer zorgt ervoor dat klanten en consumenten snelle, 24-uurs en bevredigende antwoorden op hun oproepen ontvangen.

Elk bedrijf kan inkomende en uitgaande oproepen effectiever afhandelen met behulp van een oproepbeheersysteem, waardoor de bellerervaring voor klanten wordt verbeterd. Dus, afhankelijk van de totale waarde die ze bieden, hebben we verschillende oplossingen geëvalueerd om de top 5 zakelijke telefoonsystemen te identificeren. Of het nu een gratis of premium oproepbeheersysteem is, ze zijn ongetwijfeld noodzakelijk voor een klantenservice.

#1. Nextiva

Gebruikers kunnen gesprekken, voicemails, faxen, SMS-berichten (Short Messaging Service), videoconferenties en teamberichten afhandelen met behulp van het eenvoudige zakelijke telefoonsysteem van Nextiva. Het onderscheidt zich door zijn concurrerende prijzen en enorme gratis minutenlimiet, de hoogste van alle serviceproviders op deze lijst met maximaal 12,500. Een videoconferentiecapaciteit voor 250 personen is ook inbegrepen. Een automatische assistent op meerdere niveaus en gratis professioneel opgenomen begroetingen behoren tot de vele functies die beschikbaar zijn op premium-abonnementen.

Voor kleine ondernemingen is Nextiva een geweldig VoIP-alternatief, maar degenen met een wereldwijde aanwezigheid moeten ergens anders kijken. Bovendien kosten de premium-services meer en bevatten ze minder software-integraties van derden in vergelijking met rivalen zoals RingCentral. De hierboven genoemde opties zijn het bekijken waard als deze gebreken uw grootste zorg zijn.

#2. Sprinkhaan

Grasshopper is een virtueel telefoonsysteem waarmee u uw persoonlijke smartphone kunt omzetten in een zakelijke telefoon. Een aparte telefoonlijn en een gebruiksvriendelijke oplossing voor zakelijke communicatie zijn uitstekend geschikt voor kleine organisaties. Net als bij Google Voice vraagt het consumenten om hun nieuwe zakelijke telefoonnummer te koppelen aan hun huidige telefoonlijn.

Grasshopper biedt toegang tot al zijn mogelijkheden in elk pakket, in tegenstelling tot de meeste VoIP-bedrijven op deze lijst. De hoeveelheid telefoonnummers en extensies is het enige onderscheid tussen hen. Gebruikers moeten zich ervan bewust zijn dat de diensten beperkt zijn in vergelijking met het uitgebreide UCaaS-aanbod van Nextiva of RingCentral.

#3. Bel centraal

In vergelijking met alle andere providers biedt RingCentral's unified communications as a service (UCaaS) en VoIP-softwareoplossing de meest complete set tools voor gespreksbeheer. Het robuuste platform stelt u in staat om het verder af te stemmen op uw gewenste communicatie-ervaring met behulp van open API's, en het heeft een lange lijst van ongeveer 300 app-integraties van derden. Ondanks dat het niet de meest betaalbare op de markt is, zijn de kosten van RingCentral nog steeds redelijk gezien hoe uitgebreid het is. Hoewel RingCentral een fantastisch VoIP-bedrijf is, heeft het nog steeds bepaalde gebreken. Het biedt geen gratis deskundige gesproken begroetingen van Nextiva. Het complexe platform kan ook ontmoedigend en prijzig zijn voor nieuwkomers en eigenaren van kleine bedrijven, vooral als ze alleen een standaard zakelijk telefoonsysteem gebruiken, zoals Grasshopper of Google Voice.

#4. Google Voice

Google Voice is een geweldige VoIP-optie voor personen die Google-apps gebruiken in hun workflow. Naast basisopties voor oproepbeheer, zoals oproepscreening, blokkering en doorschakeling, biedt het een gratis virtueel telefoonnummer. Zelfs de gratis versie van het Google Voice-oproepbeheersysteem wordt geleverd met visuele voicemail.

Ondanks de verbazingwekkende eenvoud en prijs, moeten personen die geavanceerd oproepbeheer nodig hebben, elders zoeken. Google Voice is exclusief ontworpen voor mensen met een laag tot gemiddeld belvolume en biedt weinig functies op alle niveaus. Kijk in plaats daarvan eens naar RingCentral of Nextiva als u op zoek bent naar een sterk VoIP- of UCaaS-platform.

#5. vonage

Kleine tot middelgrote teams die klantinteracties op één platform willen beheren, kunnen profiteren van de VoIP- en UCaaS-platforms van Vonage. Er zijn geen limieten voor het aantal oproepen, sms-berichten, teamcommunicatie of oproepbeheertools zoals bezet lampveld (BLF), oproepblokkering en nummerherkenning.

Vonage biedt ook een robuuste set tools voor teamsamenwerking. Oproepaankondigingen, oproepgroepen, oproepbewaking, conferentiebruggen, paginggroepen, teamberichten en videovergaderingen zijn enkele van deze functies.

Waarom is zakelijk gespreksbeheer zo belangrijk?

Oplossingen voor het beheren van zakelijke gesprekken kunnen u geld kosten. Zijn die uitgaven gerechtvaardigd? Hier zijn enkele manieren waarop goed gespreksbeheer uw bedrijf kan helpen groeien:

#1. Creëer een positief bedrijfsimago

U bouwt een diepere band op met uw klanten wanneer u hen telefonisch uitstekende klantenservice biedt. Wanneer mensen zien dat hun gesprekken vakkundig worden afgehandeld, ervaren zij uw bedrijf als georganiseerder. Een integraal onderdeel hiervan is ervoor te zorgen dat geen enkele oproep onbeantwoord blijft, wat kan worden bereikt door gebruik te maken van een betrouwbare telefoon telefoon antwoorddienst.

#2. Marketingrendement op investering bewaken

Een effectief oproepbeheersysteem helpt u bij het bewaken van de effectiviteit van uw advertenties als uw bedrijf afhankelijk is van pay-per-call-marketing. Het aantal nieuwe leads dat wordt gegenereerd en het aantal overeenkomsten dat als gevolg van de campagne wordt gesloten, is meetbaar.

#3. Toename in verkoop

Het uiteindelijke doel van de oplossing voor oproepbeheer is om de loyaliteit en het geluk van klanten te vergroten. Wanneer uw diensten worden gewaardeerd door uw huidige klantenkring, zal uw bedrijf meer verwijzingen ontvangen.

#4. Positieve invloed op de uitmuntendheid van de klantenservice

Een goede gespreksafhandeling verbetert uw klantenserviceaanbod. Klanten zijn eerder geneigd u te bellen als ze zich ervan bewust zijn dat u slechts één telefoontje verwijderd bent van het oplossen van hun zorgen.

#5. Betrek uw klanten.

U kunt meer te weten komen over de eisen van uw klant als u ze op de juiste manier betrekt. Sommige klanten zullen uw bedrijf nuttig advies geven over hoe ze hen beter van dienst kunnen zijn. Uw bedrijf wordt klantgerichter en het aantal toegewijde klanten is aanzienlijk toegenomen.

Gratis oproepbeheersysteem

Een van de meest effectieve methoden om organisaties te empoweren en hun activiteiten te veranderen, is door het gebruik van gratis en open-source callcentersystemen. Het gratis oproepbeheersysteem kan worden omgezet en moeiteloos worden geïntegreerd met huidige systemen, en is bovendien eenvoudig te configureren. De software garandeert een algeheel hoger niveau van servicekwaliteit tegen weinig tot geen extra kosten. Er zijn verschillende gratis call management systemen beschikbaar. Elk van deze beweert verschillende kenmerken te hebben. Sommige hebben echter verborgen kosten, dus controleer zoveel mogelijk of het gratis oproepbeheersysteem dat u kiest extra (of lopende) kosten met zich meebrengt.

#1. Twijfels

Bovenaan onze lijst met gratis oproepbeheersystemen staat Qubicles. Quibicles is een gedecentraliseerd gratis oproepbeheersysteem en een op blockchain gebaseerd callcenterplatform. Met Qubicles is het betalingssysteem pay-as-you-go en zijn er geen licentiekosten, waardoor het zich onderscheidt van andere oproepbeheersystemen. Alle Qubicle-functies zijn toegankelijk voor een oneindig aantal gebruikers onder het gratis abonnement, waarbij de twee betaalde abonnementen een hoger niveau van ondersteuning en training bieden.

De Flow-functie maakt het eenvoudig voor callcenteroperators om een vooraf bepaald scriptpad te volgen, afhankelijk van de reacties van de klant op dat moment. Het ondersteunt eenvoudige drag-and-drop oproepscripts voor tal van interactietypes. Bovendien biedt het ACD-hulpmiddelen voor oproepbeheer die het beheer van oneindige inkomende oproepen aanzienlijk vereenvoudigen. Oproepmeldingen, realtime oproeptracking, meer dan 30 historische oproeprapportsjablonen, uitgaande sms-berichten, agentstatus, oproepopname, click-to-call en andere functies zijn als extra's inbegrepen.

#2. Bitrix24

Zakelijke telefonie, CRM, instant messaging en teamsamenwerkingsfuncties zijn allemaal opgenomen in de Bitrix24-communicatie- en samenwerkingssuite, die zowel online als offline beschikbaar is. De gratis editie van Bitrix24 heeft de meest uitgebreide functionaliteit van alle andere tools op deze lijst, ondanks het feit dat het hebben van zoveel opties een beetje intimiderend kan zijn. Het biedt tot 12 gebruikers gratis onbeperkte inkomende gesprekken, 100 minuten gespreksopname, fundamentele gespreksstatistieken en meer.

Gebruikers kunnen er ook voor kiezen om een virtueel PBX-systeem te huren, dat onbeperkte telefoonlijnen, oproeproutering, oproepopname, oproepmeldingen, CRM-oproeppops en meer biedt, voor slechts $ 11.00 per maand. Het gratis abonnement biedt ook onbeperkte contactopslag, voicemail, opgenomen begroetingen, oproeplijsten die kunnen worden geïmporteerd vanuit Excel of CSV, chatberichten, videoconferenties en andere mogelijkheden.

#3. GOautomatisch bellen

GOautodial verkoopt zichzelf als een open-source omnichannel contactcenteroplossing, net zoals Bitrix24 dat doet. Naast inkomende, uitgaande en gemengde oproepen biedt het REST API's voor app-integratie van derden. Bovendien is het niet alleen HIPAA-compatibel, maar heeft het ook een uptime van 99.99%. Bovendien bevat het SIP- en web-app-firewallbeveiliging om te beschermen tegen brute-force-aanvallen. Neem je eigen VoIP-provider mee of gebruik de gratis proefperiode van 30 dagen van het JustGOcloud on-demand contactsysteem.

Gebruikers zullen profiteren van meer native functies dan bij veel andere platforms op deze lijst, omdat het een premium abonnement is. De belangrijkste functies zijn Robo-kiezen, automatische oproepdistributie, IVR, onbeperkte gebruikersextensies, persoonlijke en teambrede voicemail en handmatige, voorspellende en voorbeeldoproepmodi.

#4. BelHippo

Het laatste gratis oproepbeheersysteem dat we zullen overwegen, is CallHippo. Meer dan 5,000 bedrijven, waaronder Amazon en Honeywell, gebruiken het virtuele telefoonsysteem CallHippo. De belangrijkste kenmerken van deze virtuele telefoon, die beweert uw virtuele telefoon in drie minuten in te stellen, zijn krachtige kiesmodi, CRM-verbinding en snel volgen van oproepen. Meer dan 50 landen aan telefoonnummers, inclusief gratis en lokale lijnen, zijn beschikbaar voor gebruikers.

CallHippo kan tot 100,000 opgenomen gesprekken per account opslaan voor een periode van 90 dagen en legt automatisch zowel inkomende als uitgaande contactcentergesprekken vast. Warme en blinde doorschakelingen worden beide ondersteund, en Smart call forwarding bevat extra functies zoals gepersonaliseerde begroetingen en muziek. De Smart Switch-tool, waarmee vertegenwoordigers de algehele gespreksconnectiviteit kunnen verbeteren door over telefoonnetwerken te schakelen, is een andere intrigerende functie. Oproepen binnenvallen, IVR-oproepmenu, nummerherkenning, gespreksopname pauzeren, ACD, sms-berichten, een gratis telefoonnummer en andere functies zijn extra functies.

#5. AVOX

De cloud contactcenter software AVOXI is gespecialiseerd in virtuele telefoonnummers. AVOXI maakt tweerichtingssynchronisatie van gegevens mogelijk met door u gekozen softwareoplossingen voor klantrelatiebeheer van derden, zoals Salesforce, Zendesk, Zoho en HubSpot, naast traditionele callcenterfuncties zoals gespreksopname, een virtuele auto attendant en doorschakelen.

Bovendien kunnen ze elk AVOXI-telefoonnummer geschikt maken voor het verzenden en ontvangen van sms-berichten, waardoor zelfs een andere communicatielijn wordt geopend. Alle internationale gesprekken zijn gratis naar de Verenigde Staten en Canada. ACD en IVR, Softphone, Click-to-call, FAQ, 24 / 7 klantenservice, Oproepblokkering, CTI-oproepscherm en andere functies behoren tot de extra's.

Hoe beheert u kantoorgesprekken?

Hier zijn 10 acties die u kunt oefenen om een professionele telefoonbeantwoorder te worden:

Antwoord bij de derde bel.
Stuur een groet.
Glimlach terwijl je spreekt.
Wees exact.
Vermijd het gebruik van jargon.
Optimistisch zijn.
Vraag ernaar voordat u iemand in de wacht zet.
Herken berichten correct.

Wat is het belang van goed gespreksbeheer?

Door klantoproepen door te verwijzen naar werknemers die het best zijn toegerust om het probleem aan te pakken, helpt een oproepbeheersysteem organisaties bij het bereiken van een oplossing via het eerste contact.

Wat is callcentersoftware?

Het is een technologie waarmee bedrijven verschillende communicatiekanalen kunnen beheren, waaronder sociale media, livechat, instant messaging, sms-berichten en telefoongesprekken.

Conclusie

Een functioneel callcenter is een van de strategieën die bedrijven gebruiken om klanten aan te trekken en te behouden. Het verhoogt ook hun inkomsten overuren. Het is echter niet alleen voldoende om een functioneel callcenter te hebben. U moet proberen een oproepbeheersysteem in te voeren dat ervoor zorgt dat op elk moment in uw kleine bedrijf aan de eisen van klanten wordt voldaan.

Veelgestelde vragen over het oproepbeheersysteem

Wat is het doel van oproepbeheer?

Het zorgt ervoor dat klanten snel en naar tevredenheid antwoord krijgen op hun telefoontjes. Het houdt ook bellers bij om relaties met klanten en prospects op te bouwen.

Wat zijn de 3 soorten callcenters?

Inbound
Uitgaande
Gemengde callcenters

{
"@Context": "https://schema.org",
"@Type": "FAQPage",
"hoofdentiteit": [
{
"@Type": "Vraag",
“naam”: “Wat is het doel van oproepbeheer?”,
"GeaccepteerdAnswer": {
"@typ antwoord",
"tekst": "