In welk vakgebied u ook werkt of wat u ook doet voor de kost, het is onvermijdelijk dat u op een bepaald moment een zakelijke bijeenkomst bijwoont. Elk bedrijf is anders, maar het is gebruikelijk dat bedrijven met een kantoorinrichting elke dag veel vergaderingen houden. Hoe dan ook, het is van cruciaal belang om te weten welke soorten onderwerpen worden behandeld tijdens vergaderingen op uw werkplek, hoe u een efficiënte vergadering kunt leiden en wat de juiste vergaderetiquette inhoudt. Een facilitator van een vergadering kan worden gevraagd om notulen te maken of ijsbrekers te bedenken voor de groep waar hij de leiding over heeft. In dit artikel zullen we bespreken waar zakelijke kerkbijeenkomsten over gaan, notulen, en hoe ze in een restaurantruimte kunnen worden gehouden.
Wat is een zakelijke bijeenkomst?
Een zakelijke bijeenkomst is een bijeenkomst van individuen om doelen, plannen en doelstellingen met betrekking tot hun werk te bespreken. Het is een bijeenkomst van mensen met als doel tot een besluit te komen, een probleem op te lossen, ideeën te bedenken of een project te organiseren; het is formeel en volgt meestal een agenda.
Een vergadering is een bijeenkomst van twee of meer personen met als doel een probleem te bespreken en eventueel op te lossen. Groepen kunnen bij elkaar komen, of het nu gaat om de Raad van Bestuur, de Werknemersvereniging of de Functionele Hoofden. Elke bijeenkomst moet de zaak bevorderen, en het kan niet zomaar dwalen.
Om dit te doen, is het essentieel dat alle aanwezigen hun steentje bijdragen om de groep te helpen haar volledige potentieel te bereiken. In een zakelijke omgeving kan een vergadering helpen om een aantal doelen te bereiken. Ter illustratie van het nut ervan kunt u het volgende overwegen: een geschil tussen afdelingen oplossen, werknemers informeren over cruciale updates voor het bedrijf, enz.
Bestuurders en belanghebbenden moeten bij elkaar komen wanneer dit zinvol is voor zakelijke doeleinden, relevante kwesties bespreken en vervolgens beslissingen nemen. Dat wil zeggen, vergaderingen zijn cruciaal voor het besluitvormingsproces en, bij uitbreiding, voor de goede werking van elke organisatie.
Soorten zakelijke bijeenkomsten
Een van de meest vruchtbare manieren om verbeteringen aan te brengen in dit tijdperk waarin steeds meer nadruk wordt gelegd op productiviteit, efficiëntie en winstgevendheid, is een nauwkeurig onderzoek van de maatstaven rond het voeren van zakelijke bijeenkomsten.
Het is belangrijk om de aard van een vergadering te kennen voordat u in de voorbereiding ervan duikt. Een wekelijkse statusmeeting is heel anders dan een spoedmeeting die om onmiddellijke actie kan vragen.
#1. Statusupdate-vergaderingen
Regelmatige teamvergaderingen zijn iets dat bijna elk bedrijf heeft meegemaakt. Hun oorspronkelijke doel was om iedereen op de hoogte te houden van de status van lopende projecten en om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde golflengte zat over de manier waarop die projecten zouden worden afgerond. Deze bijeenkomsten zijn bedoeld om miscommunicatie op te lossen die onnodige herhaling van taken of problemen veroorzaakt.
Hoewel niet de meest opwindende of interessante, zijn zakelijke bijeenkomsten zoals deze essentieel voor het oplossen van problemen, het delegeren van verantwoordelijkheden en het maken van belangrijke keuzes. Dergelijke discussies hebben het potentieel om te evolueren naar beknopte inhaalacties en zullen minder snel de tijdslimiet overschrijden.
#2. Besluitvormende vergaderingen
Hoewel managers in de meeste gevallen het laatste woord hebben, worden belangrijke zakelijke beslissingen vaak besproken in commissies of zelfs grotere groepen. Sommige beslissingen kunnen worden genomen tijdens statusupdate-vergaderingen, maar de grotere zullen hun eigen bijeenkomsten vereisen.
Voor de beste resultaten kan het besluitvormingsproces worden opgesplitst in een reeks sessies. Dit zou alle betrokkenen voldoende tijd geven om de feiten te leren kennen, mogelijke oplossingen te bespreken en hun stem uit te brengen. Daardoor kan er veel tijd verloren gaan in nutteloze vergaderingen en e-mailketens.
#3. Probleemoplossende vergaderingen
Het doel van een probleemoplossende vergadering is vergelijkbaar met dat van een besluitvormingsvergadering. Probleemoplossende vergaderingen zijn essentieel, maar zijn niet voorspelbaar omdat problemen uniek zijn voor elk team en elke organisatie.
Het is mogelijk dat urgente situaties dergelijke bijeenkomsten nodig hebben. Het kan moeilijk zijn om een oplossing voor een probleem te vinden als bijvoorbeeld de oorzaak niet is vastgesteld en meerdere concurrerende prioriteiten moeten worden beheerd. Hoe dan ook, deze bijeenkomsten bieden collega's de gelegenheid om het probleem te bespreken, ideeën te genereren en uiteindelijk een werkbare oplossing te vinden.
#4. Teambuilding bijeenkomsten
Hoewel elke bijeenkomst een kans is voor een team om een beetje dichter bij elkaar te komen door aan het begin geklets uit te wisselen en een beter begrip van hun tegenhangers te ontwikkelen, is het af en toe belangrijk om een bijeenkomst te houden die specifiek bedoeld is om teamwerk.
Deze bijeenkomsten, die de vorm kunnen aannemen van evenementen op de werkvloer of uitstapjes voor het team, de afdeling of het hele bedrijf, hebben het potentieel om enige loyaliteit en betrokkenheid van de kant van het personeel op te wekken. Ze bieden de ideale gelegenheid om werknemers aan te moedigen met elkaar om te gaan en meer persoonlijke relaties op te bouwen, die beide gunstig zijn voor de ontwikkeling en uitbreiding van het bedrijf.
#5. Bijeenkomsten om ideeën te delen
In plaats van een lange e-mail of een onsamenhangend gesprek te sturen, kan het efficiënter zijn om iedereen in de groep bij elkaar te laten komen en de laatste ontwikkelingen persoonlijk te bespreken.
Niet alleen kan de presentator dieper ingaan op het onderwerp, maar teamleden kunnen ook deelnemen aan real-time Q&A. Naast het bevorderen van meer teamwerk, diepere relaties en een interessantere vergaderervaring, maken deze vergaderingen ook de uitwisseling van ideeën interactief door collega's in staat te stellen ideeën met elkaar te delen. Dergelijke vergaderingen kunnen tijdrovend zijn, maar ze leveren vaak vruchtbare resultaten op, zoals nieuwe productconcepten, marktpenetratie en concurrentievoordelen.
#6. Innovatie bijeenkomsten
Bijeenkomsten gericht op innovatie zijn dé oplossing om te voorzien in de behoefte aan frisse ideeën die periodiek opduiken in alle soorten organisaties. Het is onmogelijk om kunstmatig creativiteit op te wekken, maar je kunt proberen zoveel mogelijk ideeën te genereren en ze vervolgens te doorzoeken om de ideeën te identificeren die het meest van toepassing zijn op de situatie.
Bovendien kunnen vergaderingen gericht op innovatie verwarrend overkomen voor degenen die eraan deelnemen, maar ze zijn van vitaal belang om ervoor te zorgen dat uw organisatie concurrerend blijft in plaats van jaar na jaar vast te houden aan dezelfde werkwijzen. Innovatiebijeenkomsten geven de organisatie namelijk de kans om te experimenteren met nieuwe praktijken.
Wat zijn de 4 belangrijkste doelstellingen van een zakelijke bijeenkomst?
Als u een ondernemer of manager bent, brengt u waarschijnlijk een groot deel van uw dag door in een vergadering. Dit kan zijn met het hogere management, werknemers, verkopers of klanten. Afhankelijk van met wie u afspreekt en wat er moet worden besproken, zullen uw doelen voor elke bijeenkomst echter waarschijnlijk verschillen. Kwesties die een aanzienlijke impact kunnen hebben op de bedrijfsvoering, in voor- en tegenspoed, rechtvaardigen een formele zakelijke bijeenkomst. Succes behalen vereist bekendheid met de meest voorkomende soorten conferentiedoelstellingen. Dit zijn de 4 belangrijkste doelstellingen van een zakelijke bijeenkomst.
#1. Om problemen op te lossen
Het vinden van een werkbare oplossing voor een probleem is een voorbeeld van een conferentiedoel. Er zullen zich op een bepaald moment problemen voordoen die van invloed kunnen zijn op de productiviteit, efficiëntie en het moreel op de werkplek. U kunt een vergadering van uw managementteam beleggen om erachter te komen wat u moet doen als uw klantenservice bijvoorbeeld talloze klachten van klanten heeft gekregen. Niet elk probleem dat zich op het werk voordoet, vereist een spoedvergadering, maar alles wat de productiviteit of het moreel van de werknemer bedreigt, moet onmiddellijk worden aangepakt.
#2. Om een wijziging aan te kondigen
Als een manager een op handen zijnde wijziging van een richtlijn, doel, doel, teamsamenstelling of iets anders in die richting moet bespreken, moeten ze een vergadering houden. Dit wordt gedaan zodat de manager tijdens de vergadering de grondgedachte voor de wijzigingen, de voordelen van de wijzigingen en de geschiedenis van de wijzigingen kan bespreken.
Het management zal reageren op een manier die de zorgen en vragen van het team wegneemt. Dit zal helpen bij het verminderen van de natuurlijke weerstand tegen verandering die gepaard gaat met dergelijke veranderingen.
#3. Ideeën bedenken
Een oud spreekwoord dat zegt "twee hoofden zijn beter dan één" is vaak de belangrijkste focus van een doel tijdens een zakelijke bijeenkomst. Met andere woorden, u kunt besluiten om een vergadering te houden om concepten te ontwikkelen voor een gloednieuw product of dienst of om strategieën te bedenken voor een gloednieuwe marketingcampagne. Omdat het doel van een brainstormbijeenkomst is om zoveel mogelijk ideeën te produceren om te bepalen welke praktisch zijn, zijn deze sessies vaak minder gepland en formeel dan andere soorten zakelijke conferenties.
Met dit in gedachten moet je je team aanmoedigen om hun ideeën openlijk te uiten, zodat ze zich niet verlegen of gekleineerd voelen als het idee dat ze voorstellen niet helemaal klopt. Dit voorkomt dat ze zich gekleineerd of beschaamd voelen als het concept dat ze aanbevelen niet helemaal klopt.
#4. Om relaties aan te gaan
Daarnaast worden bijeenkomsten gehouden om betekenisvolle banden binnen en buiten de organisaties te cultiveren. Bij deelname aan deze bijeenkomsten is het belangrijk om rekening te houden met de andere partij. Vraag anderen om hun mening over een onderwerp te delen voordat jij dat doet.
Besteed aandacht aan hun standpunten en stimuleer hen om zaken vanuit een andere of meer diepgaande invalshoek te bekijken. Als het nodig is, geef dan wat positieve feedback. De lof moet uit het hart komen en nauwkeurig zijn.
Wat is er nodig in een zakelijke bijeenkomst?
Werknemers in kantoren over de hele wereld besteden een aanzienlijk deel van hun tijd aan het bijwonen van en bijdragen aan een zakelijke bijeenkomst. Bijeenkomsten die productief en de moeite waard zijn voor de deelnemers hebben een aantal gemeenschappelijke kenmerken die hen onderscheiden van vergaderingen die een verspilling van tijd en middelen zijn. Als u verantwoordelijk bent voor het organiseren of leiden van een vergadering, gebruik dan een checklist voor vergaderingen om ervoor te zorgen dat u de beschikbare tijd maximaliseert, waardoor de behoefte aan vervolgvergaderingen om hetzelfde onderwerp te behandelen, wordt verminderd of geëlimineerd.
#1. Agenda
Een bijeenkomst van belangrijke personen met als doel kwesties van wederzijds belang te bespreken, is wat een bijeenkomst beoogt te bereiken. Als er een vergadering nodig is, moet er een agenda worden opgesteld met daarin de onderwerpen die aan de orde zullen komen. De agenda moet ook de hoeveelheid tijd bevatten die aan elk onderwerp zal worden besteed, evenals de namen van eventuele belangrijke sprekers. Maak aan het einde van de vergadering wat tijd vrij om eventuele onafgemaakte zaken te bespreken en te praten over de stappen die vervolgens moeten worden genomen. Ook is het belangrijk dat de agenda zowel voor als tijdens de vergadering wordt uitgedeeld.
#2. Faciliteiten
Reserveer een vergaderruimte die groot genoeg is om alle aanwezigen te huisvesten op een manier die zowel comfortabel is als bevorderlijk voor een gesprek zonder gestoord te worden door lawaai van buitenaf of voetverkeer. Als u webconferenties gaat houden of anderszins toegang tot internet nodig heeft, kies dan een kamer die niet te ver van de badkamers ligt en controleer of deze beschikt over stopcontacten, telefoonaansluitingen en een internetverbinding. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de verlichting in de ruimte zo kan worden aangepast dat het een presentatie niet verstoort. Zorg ervoor dat er markeringen aanwezig zijn voor het geval dat de ruimte een whiteboard of flip-over heeft.
#3. Technologie
Zorg ervoor dat u een projector bij de hand hebt voor presentaties met video, PowerPoint of andere vormen van multimedia. Zorg er ook voor dat er een luidsprekertelefoon beschikbaar is voor eventuele telefonische vergaderingen. Informeer vooraf bij de personen die gepresenteerd gaan worden of ze van plan zijn een eigen computer mee te nemen of deze nodig hebben om hun presentatie in te dienen. Tref voorbereidingen om vertrouwd te raken met de technologie, en als de vergadering een webconferentie omvat, maak dan afspraken met een provider om de vergadering mogelijk te maken en woon de vergadering voorbereid bij. Stuur de deelnemers instructies over hoe ze kunnen inbellen in de vergadering, zodat ze kunnen deelnemen.
#4. Aanwezigen en sprekers op de vergadering
Zorg ervoor dat de personen die bij de vergadering aanwezig moeten zijn, aanwezig kunnen zijn. Het is noodzakelijk om de vergadering uit te stellen in het geval dat een of meer personen die over cruciale informatie beschikken, niet beschikbaar zijn. Het uitnodigen van presentatoren om een onderwerp uit te werken of het verstrekken van informatie die de groep kan helpen om tot een conclusie te komen, moet worden aangemoedigd. Neem van tevoren contact met hen op om hun vereisten voor de vergadering op het gebied van apparatuur of materialen te bespreken. Zorg ervoor dat u de telefoonnummers van de deelnemers bij de hand hebt voor het geval een van hen in de vergadering moet worden gebeld.
Hoe een zakelijke bijeenkomst te houden
Als u de leiding heeft over het organiseren van een zakelijke bijeenkomst, zijn hier enkele dingen die u kunt doen om u voor te bereiden:
#1. Concentreer u op uw doelen
De eerste orde van zaken is om vast te stellen waarom je bij elkaar komt.
Denk goed na over waarom u deze vergadering wilt houden en hoe u er baat bij zult hebben. Hierdoor krijg je meer perspectief op de situatie en functioneer je beter tijdens de sessies.
Wat de vraag oproept: waarom? Wees specifiek over wat u hoopt te bereiken wanneer u met uw team communiceert, of dat nu het delen van informatie is, het praten over nieuwe ideeën of producten of het oplossen van een specifiek probleem.
#2. Stel een vergaderagenda op
Wist je dat je door een gedegen agenda samen te stellen je vergadertijd kunt halveren?
Nadat je hebt vastgesteld waarom je iets doet, kun je plannen maken om de klus te klaren. Maak een lijst van de punten die u wilt behandelen en hoeveel tijd u aan elk punt wilt besteden. Als u wilt dat uw conferentiegasten zich voorbereid voelen, stuur ze dan van tevoren het schema. Door dit te doen, helpen mensen niet alleen om zich voor te bereiden op het evenement, maar besparen ze ook tijd.
#3. Breng een geschikte stemming en toon tot stand
De juiste toon zetten voor een vergadering is essentieel voor elke manager of bedrijfsleider. Een zakelijke bijeenkomst kan worden gestructureerd zoals u dat als ondernemer wilt. De toon kan formeel of informeel zijn. Zorg voor een omgeving van wederzijdse waardering. Houdt rekening met en handelt naar de feedback van de geraadpleegde personen.
Als je de behoefte voelt, moet je een andere sfeer proberen. Vergaderingen zijn doorgaans formeel en saai. Om de stemming wat op te krikken, kunt u een buitenbijeenkomst houden of een bijeenkomst met een specifiek thema.
#4. Houd u aan een geplande vergadertijd en -duur
De meeste medewerkers kijken niet uit naar zakelijke bijeenkomsten. Het wordt nog erger als u uw sessie niet op tijd begint en voltooit. Doe een opzettelijke poging om de vergadering snel te beginnen en af te ronden.
Als ook maar één persoon te laat is voor de vergadering, annuleer deze dan. Dit is een geweldige methode om stiptheid en eerlijkheid op het werk aan te moedigen.
#5. Start de bijeenkomst
Als de mensen in de vergadering niet uw directe meerderen of collega's zijn, moet u beginnen met uzelf officieel voor te stellen. Als niemand eerder bekend is, laat ze dan allemaal rondlopen en hun naam zeggen. Het kan handig zijn om een notulist aan te stellen om de notulen van de vergadering te noteren voor latere beoordeling en verspreiding. Praat over het formaat van de zakelijke bijeenkomst en de belangrijkste kwesties die u wilt behandelen voordat u aan uw presentatie begint.
#6. Beëindig uw presentatie
Beëindig de presentatie terwijl u rekening houdt met tijdsbeperkingen. Zorg ervoor dat je publiek geïnteresseerd is in wat je te zeggen hebt door effectief te spreken en gebruik te maken van non-verbale indicatoren zoals gebaren en gezichtsuitdrukkingen. Deelnemers kunnen hun gedachten delen terwijl u het materiaal geeft, of u kunt tijd vrijmaken voor een meer diepgaande discussie tegen het einde van de bijeenkomst, afhankelijk van de aard van de bijeenkomst. Geef na afloop van uw presentatie tijd voor vragen en opmerkingen over het onderwerp van de vergadering.
#7. Sluit af met een verzoek om actie
Sluit de vergadering af met een samenvatting van de beslissingen en acties die tijdens de discussie zijn genomen. Maak uw oproep tot actie expliciet, zodat alle betrokkenen weten wat u wilt dat ze doen. U kunt mensen bijvoorbeeld vragen aantekeningen te maken tijdens de vergadering of een aantal van de gepresenteerde strategieën implementeren om de verkoop te stimuleren. Dank iedereen die de vergadering heeft bijgewoond voor het onderbreken van hun drukke schema's om aanwezig te zijn. Door deze erkenning kunnen ze zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen.
#8. Contact onderhouden, handelen en evalueren
Het team neemt de afgesproken activiteiten en afspraken door en verdeelt het werk dienovereenkomstig. Stel strikte einddatums in voor het toegewezen werk. Het ontbreken van een geplande follow-up is een van de meest ontmoedigende resultaten van zakelijke bijeenkomsten. De meest veelbelovende concepten die in vergaderingen worden besproken, zien zelden het daglicht. Het is dus cruciaal om een goede follow-up te hebben na de vergadering om productief te zijn.
Beoordeel het succes van de vergadering en accepteer opmerkingen van deelnemers. Beoordeel regelmatig hoe goed de sessie het beoogde doel dient. Laten we doen alsof het niet de openhartige gesprekken heeft die nodig zijn om snel te handelen.
Notulen van zakelijke bijeenkomst
Het maakt niet uit hoeveel je er tegenop ziet of hoeveel je geniet van een goede brainstormsessie, vergaderingen zijn een onvermijdelijk onderdeel van de werkdag op je werk, en de enige praktische manier om ze te vermijden is met pensioen te gaan. Het is mogelijk om zoiets informeels te houden als een zakelijke teamvergadering of zoiets serieus als een bestuursvergadering, maar het enige dat ze allemaal gemeen hebben, is de vereiste om notulen te maken.
Wat zijn precies de notulen van de vergadering? Ze zijn van plan aantekeningen te maken van de gesprekken die plaatsvinden en de besluiten die tijdens de vergadering worden genomen.
Wat zijn notulen van zakelijke vergaderingen?
De notulen van een zakelijke bijeenkomst zijn een schriftelijk verslag van de belangrijkste beslissingen en acties van de vergadering. Ze zijn geen volledig verslag van de vergadering en daarom moeten onnodige details worden vermeden. In plaats daarvan moeten ze zich concentreren op de belangrijkste details. Aantekeningen die tijdens een informele bijeenkomst zijn gemaakt, dienen als verslag van wat er is gezegd. Wanneer een groep formeel bijeenkomt, zoals bij een zakelijke bijeenkomst, worden er notulen gemaakt en bewaard als bewijsmateriaal.
Waarom zou u notulen van zakelijke vergaderingen bijhouden?
Het maken van uitgebreide notulen van zakelijke vergaderingen heeft een aantal voordelen. U moet aantekeningen maken vanwege het volgende:
- Denk terug aan cruciale details. Als u ooit informatie moet opzoeken, zoals feiten, beslissingen, stemmen, conflicten en aanwezigen, dan kan dat. Als een teamlid vermist is en wil weten wat er is gebeurd, of als er onenigheid is over wat er is gebeurd, kan dit nuttig zijn.
- Bescherm u in de rechtbank. Officiële verslagen van de handelingen van een organisatie en haar bestuur omvatten notulen van zakelijke vergaderingen, die worden gerespecteerd door auditors, rechtbanken en de belastingdienst. Dankzij deze schriftelijke vastlegging kunt u de notulen van de zakelijke vergadering gebruiken als bewijs van wat er is besproken en besloten.
- Evalueer de ontwikkeling. De notulen van een zakelijke bijeenkomst kunnen dienen als een historisch verslag van de voltooiing van taken, het succes van keuzes en de efficiëntie van de opvolging door teamleden.
- Traceer verantwoordelijkheid. Bijhouden wie waarvoor heeft gestemd en wie welke beslissingen heeft genomen, kan met behulp van vergadernotulen. Dit kan dienen als een herinnering aan die personen dat ze verantwoordelijk worden gehouden voor hun daden.
- Voorbereiding is de sleutel. U kunt profiteren van het bekijken van de notulen van eerdere vergaderingen terwijl u nadenkt over de toekomst. Om de planning te beheren, kunnen de besluiten en gegevens die tijdens de vergadering zijn verzameld, nodig zijn.
- Stel een basislijn vast. Notulen van eerdere zakelijke vergaderingen kunnen dienen als een handig naslagwerk om verder te gaan waar het team was gebleven. U kunt het gebruiken als startpunt voor de volgende vergadering, waardoor u tijd bespaart die u anders zou besteden aan het opnieuw leren kennen van de stof voordat u verder gaat met de nieuwe stof.
Wat zijn 5 basisprincipes van zakelijke etiquette?
Werken voor een bedrijf met een andere cultuur dan de uwe kan het bijzonder moeilijk maken om u op uw gemak te voelen in uw professionele interacties, omdat zelfs de meest fundamentele aspecten van zakelijke etiquette per cultuur kunnen verschillen. Terwijl u de ins en outs van de groepsdynamiek en teamnormen van uw bedrijf leert kennen, is het handig om een paar constanten in gedachten te houden die overal van toepassing zijn.
U kunt een goede eerste indruk maken en respect tonen voor uw collega's door deze vijf essentiële zakelijke beleefdheden in praktijk te brengen.
# 1. Wees punctueel
Stipt zijn laat zien dat je de tijd van je collega's waardeert, of het nu gaat om een sollicitatiegesprek of een reguliere stand-up meeting. Als op tijd komen niet iets is waar je altijd aan hebt gedacht, is het tijd om wat tijdmanagementvaardigheden op te frissen, zodat je aan je verplichtingen kunt blijven voldoen.
Sommige culturen functioneren bijvoorbeeld door altijd maar een paar minuten te laat te zijn. Als u niet zeker weet hoe laat u moet arriveren, kunt u het beste op tijd zijn en de details later uitzoeken.
#2. Toon respect aan uw collega's
Het is een gepaste zakelijke etiquette om waardering te tonen aan anderen in zowel informele als formele situaties. Tijdens een zakendiner of vergadering is het beleefd om iedereen te begroeten als ze de kamer binnenkomen, hetzij door handen te schudden of door een andere culturele norm.
Als u op afstand werkt en dagelijkse Zoom-vergaderingen heeft, is hetzelfde beleid op u van toepassing. Hoewel het niet nodig is om bij elke zakelijke bijeenkomst voor de camera te gaan, kan het laten horen van uw stem en het erkennen van de bijdragen van anderen ertoe bijdragen dat anderen zich gewaardeerd voelen.
#3. Kleed je fatsoenlijk
Professioneel of casual kleden voor een thuiskantoor is een kwestie van persoonlijke voorkeur. Omdat veel kantoorwerk directe interactie met klanten en andere belanghebbenden omvat, vereisen verschillende bedrijven dat hun werknemers zich in ieder geval een deel van de tijd formeel kleden. Het is mogelijk dat werknemers op sommige hybride werkplekken worden aangemoedigd om zich meer casual te kleden omwille van het comfort en de productiviteit van werknemers.
Raadpleeg ook uw baas of supervisor als u niet zeker weet wat de juiste bedrijfskleding is. Het is normaal dat u zich ongemakkelijk voelt voordat u aan een nieuwe baan begint, maar het is een goed idee om vóór uw eerste werkdag contact op te nemen met uw collega's via e-mail om een idee te krijgen van de bedrijfscultuur. Een alternatieve strategie is om je de kleding van de andere kandidaten tijdens je sollicitatiegesprek te herinneren en deze na te bootsen.
#4. Eer gemeenschappelijke ruimtes
Op afstand werken vereist nog steeds enige persoonlijke en online samenwerking met collega's. U en uw collega's hebben mogelijk toegang tot een gedeelde keuken, badkamer, printer-/kopieerapparaatruimte en loungeruimte op kantoor. Mappen in Google Drive en software voor het beheren van projecten zijn twee voorbeelden van mogelijke gedeelde digitale plekken.
De manier waarop je dingen benoemt, dingen netjes houdt en met andere mensen op gedeelde plaatsen omgaat, zal allemaal boekdelen over jou als professional spreken. Of het nu gaat om het ophalen van uw afval of het online naleven van het bedrijfsbeleid, goede zakelijke manieren vereisen dat u de ruimte van anderen respecteert.
#5. Verbeter uw gevoeligheid
Emotionele intelligentie hebben betekent bewust zijn van, controle hebben over en afgestemd zijn op de eigen en andermans gevoelens en motivaties. Het hebben van een hoog niveau van emotionele intelligentie kan helpen bij het opbouwen van een verstandhouding met collega's en het volharden in moeilijke tijden. Ook al is emotionele intelligentie geen vaste regel van zakelijke etiquette, het zal u goed van pas komen in elke controversiële situatie.
Laten we zeggen dat je al achterloopt en je werkgever gooit een groot, tijdgevoelig project naar je toe. Emotionele intelligentie stelt u in staat productieve gesprekken te voeren met uw supervisor over het prioriteren van taken. Omdat je al achterloopt, praat je met je baas over je zorgen over overwerkt raken en zoek je uit wat je kunt doen om die achterstand in te halen.
Zakelijk vergaderrestaurant
Als het gaat om het plannen van een zakelijke bijeenkomst, is het kiezen van de juiste locatie essentieel om de stemming vast te stellen en een sfeer te ontwikkelen die bevorderlijk is voor de productiviteit. Een zorgvuldig geselecteerd restaurant kan dienen als de ideale setting voor een vruchtbare zakelijke bijeenkomst, de afronding van zakelijke transacties, netwerkevenementen en activiteiten die teams vormen. Lees ook RESTAURANTMARKETING: wat u moet weten en strategieën.
Soorten zakelijke bijeenkomsten in een restaurant
Het formaat en doel van een zakelijke bijeenkomst kan verschillende vormen aannemen. Om het juiste restaurant voor een zakelijke bijeenkomst te vinden, moet u eerst weten wat voor soort bijeenkomst het is. Laten we eens kijken naar enkele typische voorbeelden:
#1. Zakelijke bijeenkomsten om deals te sluiten
Het vinden van een indrukwekkend, rustig restaurant is ideaal om een deal te sluiten. De slechtste beslissing die u kunt nemen, is naar een rumoerig restaurant met krappe zitplaatsen te gaan.
Bij het onderhandelen over voorwaarden met een potentiële klant is het belangrijk om dit te doen in een informele setting waar beide partijen zich veilig voelen om hun ware gevoelens en intenties te delen. Het is moeilijk om je te concentreren en aandacht te schenken aan een potentiële klant als er achtergrondgeluid aanwezig is. Uw potentiële klant kan minder vriendelijk tegen u zijn als uw tafels te dicht bij elkaar staan, omdat ze dan het gevoel kunnen hebben dat anderen meeluisteren.
U hebt ook een plek nodig waar u ontspannen kunt eten, uitstekende service kunt krijgen en de transactie kunt afsluiten zonder u gehaast te voelen. Als je een restaurant met drie gangen en een sommelier kunt betalen, ga daar dan voor.
De eerste les is bedoeld om de weg vrij te maken voor toekomstige interacties, terwijl de tweede bedoeld is om de deal te sluiten en zaken te doen. Bewaar de details tot de laatste cursus. Ontdek waarom de zaken niet zo goed gaan in het laatste hoofdstuk.
#2. Netwerken
Het is een geweldige manier om connecties te maken en wat verwijzingszaken te krijgen terwijl je luncht. Selecteer uw locatie met zorg. Omdat u niet zeker kunt zijn van de financiële stabiliteit van uw collega, kunt u het beste een plek kiezen die gunstig gelegen is voor alle betrokkenen bij het netwerkevenement. Als ze zich geen duurder avondmaal kunnen veroorloven, moet u ze een scala aan eetgelegenheden bieden waaruit ze kunnen kiezen.
Gezien hoe kort jullie elkaar hebben ontmoet, is het mogelijk dat je je niet bewust bent van eventuele voedingsbeperkingen die je nieuwe collega kan hebben. Door de beslissing in hun handen te leggen, krijgen ze de macht waar die thuishoort.
Vergeet bovendien niet uw collega te vragen naar hun ideale netwerkpartner en volg deze altijd op.
#3. Een op een
Een maaltijd met een ondergeschikte kan een geweldige gelegenheid zijn om een band op te bouwen of een vervelend moment om feedback te geven en over niets te praten. Om de kans om uw medewerker te leren kennen zo groot mogelijk te maken, kunt u hem of haar het restaurant laten kiezen, mits het betaalbaar en toegankelijk is.
Als de ondergeschikte een ongeloofwaardige optie kiest, bied dan meerdere redelijkere alternatieven aan en leg uw redenering uit. Tijdens je een-op-een moet je altijd ergens naar streven.
#4. Zakelijke bijeenkomsten voor teambuilding
Managers moeten hun teams minstens één keer per maand meenemen voor een maaltijd of een happy hour om een goede teamdynamiek te bevorderen. Het team kan ontspannen en hun manager beter leren kennen, en iedereen stelt gratis versnaperingen op prijs. Vanwege financiële beperkingen is dit misschien geen gemakkelijke opdracht, maar het moet worden voltooid.
De meest productieve werkplekken zijn die waar teambuilding wordt bevorderd door middel van sociale evenementen, zoals een happy hour in een bar in de buurt met bordspellen, goedkope drankjes en een levendige sfeer waar werknemers kunnen ontspannen en tot rust kunnen komen.
Je kunt Yelp bekijken of wat online lezen om iets nieuws te ontdekken. Managers moeten uit hun comfortzone stappen en iets nieuws proberen om de betrokkenheid van het personeel te vergroten; dit kan van alles zijn, van karaoke tot luxe bowlen tot een themabar.
Hoe u een restaurant voor zakelijke bijeenkomsten kiest
Er zijn een aantal factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het kiezen van een geschikt restaurant voor een zakelijke bijeenkomst. Om een aangename en professionele eetervaring te garanderen, moet rekening worden gehouden met het volgende:
#1. De instelling van het restaurant
De locatie van het restaurant is een belangrijke factor in hoe gemakkelijk het zal zijn om uw zakelijke bijeenkomst daar te houden. Om alles soepel en efficiënt te laten verlopen, is het belangrijk om een restaurant te kiezen dat voor iedereen geschikt is. Om ervoor te zorgen dat de deelnemers aan uw zakelijke bijeenkomst op tijd kunnen komen en hun volledige aandacht aan de onderwerpen kunnen besteden, moet u bij het maken van uw restaurantkeuze aan de volgende zaken denken.
- Universele fysieke en auditieve toegang. Bedenk hoe gemakkelijk iedereen die de vergadering bijwoont, naar het restaurant kan komen. Kies een plek die bereikbaar is via meerdere vormen van openbaar vervoer en, indien nodig, voldoende parkeergelegenheid heeft. Zorg er ook voor dat het etablissement toegankelijk is voor mensen in een rolstoel. Gemakkelijke toegang verbetert de efficiëntie en maakt het leven voor iedereen gemakkelijker.
- Nabijheid van het kantoor of de vergaderlocatie. Het kan voor alle betrokkenen handiger zijn als zakenlunches worden gehouden in een restaurant dat dicht bij het kantoor of de vergaderlocatie ligt. Dit zorgt ervoor dat iedereen op tijd in het restaurant kan zijn, met zo min mogelijk wachttijden. De nabijheid maakt het ook gemakkelijk om rechtstreeks van de vergadering naar de maaltijd te gaan, wat de efficiëntie ten goede komt.
#2. Omgeving en Sfeer
De sfeer en productiviteit van uw zakelijke bijeenkomst kunnen sterk worden beïnvloed door de omgeving en setting van het restaurant. Of je nu een bedompte directiekamer nodig hebt om contracten te ondertekenen of een informele barbecue in de achtertuin om als team een band op te bouwen, het is essentieel om de juiste sfeer te kiezen. Hier bespreken we waarom het cruciaal is om rekening te houden met de sfeer en ambiance van het restaurant bij het maken van uw reservering. Het is mogelijk om de perfecte sfeer voor uw bijeenkomst te creëren door de sfeer van het restaurant af te stemmen op uw doelstellingen.
- Omgevingsgeluid. De effectiviteit van een zakelijke bijeenkomst in een restaurant kan aanzienlijk worden verminderd door storend achtergrondgeluid. Kies een café waar gesprekken niet worden overstemd door de achtergrondmuziek. Kies een restaurant met een privé-eetkamer, geluiddichte cabines of een aparte rustige plek als je een serieus gesprek wilt voeren. Vergaderingen zijn productiever en plezieriger wanneer ze worden gehouden op plaatsen met voldoende achtergrondlawaai, wat participatie en conversatie bevordert.
- Decoraties en verlichting. U kunt de toon zetten voor een productieve zakelijke bijeenkomst dankzij de verlichting en het ontwerp van het restaurant. Kies een eetgelegenheid waar de verlichting precies goed is, niet te fel en niet te zwak. Denk na over de esthetiek die u tijdens de conferentie wilt uitbeelden en zorg ervoor dat het ontwerp van de ruimte dit weerspiegelt.
#3. Capaciteit en indeling van de zitplaatsen
Het plannen van een zakelijke bijeenkomst in een restaurant vereist zorgvuldige aandacht voor de capaciteit en indeling van het etablissement. Het is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat er genoeg ruimte is voor iedereen in het restaurant en dat het stil genoeg is zodat mensen kunnen praten. Het comfortniveau en het vermogen van de groep om te communiceren kunnen beide worden verbeterd door een restaurant te kiezen met acceptabele zitopstellingen, zoals privé-eetkamers of flexibele zitindelingen. Hieronder volgt een meer diepgaande analyse van deze elementen:
- Afzonderlijke of individuele eetgedeeltes. Als discretie van het allergrootste belang is, zoek dan naar restaurants met privé-eetzalen of andere discrete ruimtes voor zakelijke bijeenkomsten. U kunt in deze instellingen privégesprekken voeren met weinig onderbrekingen. Bij het bespreken van delicate onderwerpen of het houden van privébijeenkomsten zijn privé-eetkamers een geweldige optie.
- Keuzes voor grote en kleine bijeenkomsten. Controleer of uw vergaderlocatie ruimte heeft voor uw hele groep. Kies een restaurant met feestzalen of grote gemeenschappelijke tafels als je met een grote groep dineert. Intieme en huiselijke locaties zijn het beste voor kleinere bijeenkomsten. Bovendien hangt het comfort en de aandacht van alle aanwezigen af van de mogelijkheid om stoelen naar behoefte te herschikken.
#4. Culinaire Selecties
Het succes van een zakelijke bijeenkomst of diner hangt af van de verscheidenheid aan eet- en drinkgelegenheden die het restaurant aanbiedt. Om zo goed mogelijk aan de eisen van uw bezoekers te voldoen, is het belangrijk om na te denken over hun individuele voedselvoorkeuren en -beperkingen. U kunt ervoor zorgen dat iedereen op de conferentie zich op zijn gemak voelt en goed wordt verzorgd door een restaurant te kiezen dat een breed scala aan menu-opties heeft en aan speciale dieetwensen kan voldoen.
- Afkeer en beperkingen in voedselkeuzes. Zorg er bij het kiezen van een restaurant voor zakelijke bijeenkomsten voor dat er opties zijn voor mensen met speciale dieetwensen, zoals mensen die vegetarisch of veganistisch, glutenvrij of allergisch zijn. Door deze attentheid kunnen alle gasten zonder problemen ontspannen en genieten van de maaltijd.
- Verschillende voedselopties. Aan de voedingsbehoeften van alle aanwezigen kan worden voldaan door een breed scala aan maaltijdopties aan te bieden. Diners zullen over het algemeen een betere tijd hebben, omdat ze gerechten kunnen selecteren die aantrekkelijker zijn voor hun smaak. De deelnemers aan vergaderingen hebben vaak een totaal verschillende smaak, dus het is belangrijk om een restaurant te kiezen dat voor iedereen geschikt is.
#5. Kostenvariatie
Bij het kiezen van een restaurant voor een zakelijke bijeenkomst is het essentieel om rekening te houden met de kosten. Om waar voor uw geld te krijgen, moet u een evenwicht vinden tussen prijs en kwaliteit. U kunt een productieve zakelijke bijeenkomst plannen zonder de bank te breken door de volgende factoren in evenwicht te houden: kosten, gewenste kwaliteit en algehele ervaring.
- Financiële factoren. Denk na over de kosten voordat u een definitieve beslissing neemt over een restaurant voor zakendiners. Kies een restaurant dat past binnen de gestelde bestedingslimiet voor de bijeenkomst. Laat u niet misleiden door de lage prijs door te denken dat het restaurant beknibbelde op het eten of de service.
- Financiële stabiliteit beschermen. Zorg ervoor dat het restaurant dat u kiest voor zakelijke bijeenkomsten redelijk geprijsd is en toch goed eten en goede service biedt. Denk na over de waarde die u krijgt voor uw geld in termen van eten, service en sfeer. U kunt veel leren over de reputatie van het restaurant en of het al dan niet geschikt is voor een zakelijke bijeenkomst als u beoordelingen leest of om aanbevelingen vraagt.
Kerkelijke zakelijke bijeenkomst
Kerken zijn uniek onder groepen. Ze hebben echter nog steeds verplichtingen die identiek zijn aan die van een bedrijf of liefdadigheidsinstelling. Ze worden, net als het belang van bekwaam kerkleiderschap, door de hele Bijbel heen benadrukt. Niet iedereen kijkt uit naar het bijwonen van kerkelijke bijeenkomsten, maar het is belangrijk om regelmatig bij elkaar te komen om zaken als het gebouw en de begroting te bespreken. Het is om ervoor te zorgen dat de kerk goed draait en mensen daadwerkelijk kan dienen.
Waarom hebben kerken zakelijke bijeenkomsten nodig?
Tegenwoordig is de praktische kant van de dingen waar een zakelijke bijeenkomst van de kerk echt uitblinkt. Dit komt omdat het in goede staat houden van een kerk constante aandacht vereist. Het budget, fondsenwerving, evenementen, land, nieuwe faciliteiten, onderhoud, outreach-ministeries en meer kunnen allemaal gespreksonderwerpen zijn.
Kerkfunctionarissen moeten bijeenkomen om een strategie te formuleren, een team te vormen en regelmatig te controleren of het project goed verloopt. Dat vereist altijd een formele zakelijke bijeenkomst.
Als het gaat om de bijzonderheden van een zakelijke bijeenkomst van de kerk, zwijgt de Bijbel. Het gaat echter dieper in op de verantwoordelijkheden van kerkleiders. Pastors en diakenen vervullen twee essentiële rollen in de plaatselijke kerk. Lees ook 10 beste kerkbeheersoftware 2023: gratis en betaalde opties.
De bijeenkomsten van de vroege kerk waren gericht op het ontwikkelen van leerstellige wetten en het verlenen van hulp aan mensen in nood in overeenstemming met de leer van Jezus en de Bijbel.
Het tweede kantoor stelt kerkelijke functionarissen in staat om oplossingen voor problemen te vinden. Wanneer de discipelen en predikanten verantwoordelijk zijn voor gebed en dienst, lijden de behoeftigen bijvoorbeeld honger.
Handige tips voor een effectieve zakelijke bijeenkomst van de kerk
Er zijn stappen die u kunt ondernemen om de productiviteit van uw volgende zakelijke kerkbijeenkomst te maximaliseren.
#1. Kerkelijke bijeenkomsten moeten tot een minimum worden beperkt
Het maakt niet uit dat kerken maandelijks zakelijke bijeenkomsten houden. In plaats daarvan raad ik aan om eens in de drie maanden te vergaderen. Het leiderschap kan op dit moment tijdelijk worden gedecentraliseerd in subcommissies.
Door deze groepen de bevoegdheid te geven om zelf keuzes te maken, zonder al te veel externe toestemming te vragen, wordt het voor hen veel eenvoudiger om eventuele problemen aan te pakken. Op deze manier kunt u uw gemeente op de hoogte houden van de laatste gebeurtenissen en uw prestaties met hen vieren tijdens de driemaandelijkse of jaarlijkse zakelijke bijeenkomsten van de kerk.
#2. Volg alstublieft "Robert's Rules of Order"
Het handboek voor de parlementaire procedure Robert's Rules of Order heeft brede acceptatie gekregen. Groepsbesluitvorming, inclusief de presentatie, discussie en stemming over een motie, wordt beheerst door deze richtlijnen.
Het reglement van orde van Robert moet tijdens vergaderingen altijd bij de hand zijn. Bij vragen of meningsverschillen heeft u de mogelijkheid om de originele tekst te raadplegen.
#3. Verzamel vragen van leden van tevoren
Uw bedrijfsbijeenkomsten moeten leerzaam zijn. Je leden een forum geven voor vragen en opmerkingen is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat ze alle informatie krijgen die ze nodig hebben.
De beste manier om deze informatie te krijgen, is sterk afhankelijk van de grootte van uw gemeente. Het kan gemakkelijker zijn om persoonlijke telefoontjes en persoonlijke bezoeken te maken in een kleinere kerk. Het versturen van e-mails, het publiceren op uw website of sociale media en het doen van een aankondiging tijdens diensten zijn allemaal geweldige manieren om een groter ledenaantal te bereiken.
Het gaat erom uw leden te laten zien dat u hun feedback en eerlijkheid waardeert.
Als u een lijst met vragen heeft, kunt u deze prioriteren en een actieplan maken om ze aan te pakken.
#4. Gebruik externe bronnen
Er zullen momenten zijn waarop het nodig is dat uw kerk zich uitspreekt over gevoelige onderwerpen. Deze problemen kunnen in het ergste geval leiden tot een schisma binnen uw lidmaatschap.
Zoek in zo'n situatie hulp van buitenaf. Het is mogelijk dat uw vooroordelen als kerkleider en lid uw oordeel vertroebelen. Daarom moet een neutrale moderator worden gezocht.
Het zal nuttig zijn om een objectieve derde partij suggesties te laten doen waar u nog niet aan had gedacht. Als je wilt dat je vergadering soepel verloopt, is het een goed idee om een moderator te kiezen die bekend is met Robert's Rules of Order.
#5. Wijs iemand aan om aantekeningen te maken bij vergaderingen
Aan het einde van de vergadering moet iemand worden aangewezen om te notuleren. Deze persoon kan natuurlijk niet degene zijn die de leiding heeft over de bijeenkomst. De taken van een secretaresse omvatten doorgaans het maken van aantekeningen tijdens vergaderingen.
Aantekeningen van vergaderingen moeten bevatten:
- Tijd en plaats van de bijeenkomst
- Deelnemers
- Stemmen en wijzigingen
- Aanvaarding van ideeën en doorgeven van moties
- Verse Aanbiedingen
- Datum en tijd van de volgende vergadering
- Resultaten van de verkiezing
- Actie-items
De secretaris van uw kerk moet de notulen van elke zakelijke bijeenkomst afdrukken en aan elk aanwezig lid geven. Tijdens de volgende vergadering stemmen de leden over het al dan niet goedkeuren van deze notulen.
Na goedkeuring moeten ze worden opgeborgen bij ander belangrijk papierwerk. Om openheid verder aan te tonen, zou u online samenvattingen van bestuursvergaderingen moeten publiceren.
Tot slot
Zakelijke bijeenkomsten zijn cruciaal voor elke succesvolle organisatie. Het is handig om bij te houden wat het bedrijf heeft gedaan om te komen waar het naartoe wil. Als extra bonus moedigt het teamwerk aan door communicatie, het delen van ideeën, het oplossen van problemen en het nemen van beslissingen te vergemakkelijken.
Ongeacht de grootte van uw bedrijf, regelmatige zakelijke bijeenkomsten zijn essentieel om de voortgang bij te houden en doelen te bereiken. Aangezien noch het management, noch het personeel een zakelijke bijeenkomst volledig kunnen vermijden, is de beste manier om te handelen een gulden middenweg te vinden die productieve bijeenkomsten voor alle betrokkenen oplevert. Daarom is het essentieel voor een bedrijfsleider om verbinding te kunnen maken met alle zakelijke bijeenkomsten om mensen effectief te kunnen managen.
Veelgestelde Vragen / FAQ
Wat zijn de 5 soorten formele vergaderingen?
Enkele veel voorkomende soorten formele vergaderingen zijn:
- Bestuursvergaderingen.
- Team- of afdelingsbijeenkomsten.
- Kwartaaloverzichten.
- Vergaderingen van de commissie.
- Regeringsdebatten.
Wat niet te doen tijdens een zakelijke bijeenkomst?
Belangrijke dingen die u nooit zou moeten doen tijdens een zakelijke bijeenkomst
- De vergadering mag niet uit de hand lopen.
- Bescheiden zijn.
- Let goed op en maak niet alleen ruzie
- Kom niet te dwingend over
- We zijn op dit punt voorbij dat stadium
- Vraagvoorbereiding vermijden
- Overbodige vragen.
Vergelijkbare artikelen
- Hoe u een restaurant opent in 2023: gratis tips en hoe u het opent zonder geld
- Hoeveel verdienen restauranteigenaren: Salaris restauranteigenaar in 2023
- 3 Boekhoudkundige voordelen van investeren in software voor kerkbeheer
- WERKNEMERS BETROKKEN ACTIVITEITEN: Beste betrokkenheidsactiviteiten voor werk in 2023
- Werkstijl: wat is het en hoe vind je die van jou?
Referentie
