Een e-mailbeheersysteem is een strategie om de e-mailefficiëntie te verhogen en de nadelige effecten die e-mailafhandeling kan hebben op iemands productiviteit en werkgeluk te verminderen. We zullen in dit artikel een aantal dingen bekijken, waaronder strategieën voor effectief e-mailsysteembeheer, sorteersoftware en Outlook. Ons doel is alleen om ervoor te zorgen dat uw e-mails behoorlijk up-and-running zijn en dat er geen massa's berichten zijn zonder dat iemand er aandacht aan schenkt.
Lees ook: E-MAILBESCHERMING: waarom is het belangrijk
E-mailbeheersysteem
E-mails die door medewerkers worden verzonden en ontvangen, worden centraal vastgelegd door het e-mailbeheersysteem. E-mails kunnen worden beheerd door bewaarschema's, toegangscontroles en een classificatiesysteem op deze inhoud toe te passen. Het is mogelijk om de e-mailgerelateerde metadata vast te leggen om deze gegevens te onderhouden en te openen. Een van de meest populaire toepassingen van het e-mailbeheersysteem is e-mailarchivering. Deze oplossingen, op hun meest fundamentele niveau, kopiëren of verwijderen berichten uit het berichtenprogramma en slaan ze ergens anders op. Sommige van deze oplossingen vervangen de bijlagen door een stub of een link in het bericht in plaats van het bericht zelf te archiveren. Een e-mailbeheersysteem is een onderdeel van een hele oplossing.
Grote aantallen inkomende e-mails van klanten kunnen worden gesorteerd, georganiseerd en beantwoord met behulp van e-mailbeheersystemen. Een e-mailbeheersysteem is echter niet alleen voor hulp; het kan worden gebruikt voor elke omstandigheid met een groot aantal inkomende e-mails, zoals campagnefeedback of de interne servicedesk van internationale bedrijven.
Beste e-mailbeheersysteem
We zijn ons er allemaal van bewust dat naarmate uw bedrijf groeit, e-mails uw inbox kunnen overstromen en een golf van problemen kunnen veroorzaken. Uw personeel stuurt veel reacties op één e-mail, belangrijke e-mails worden over het hoofd gezien en gesprekken zijn zinloos. En er wordt niet echt werk gedaan te midden van dit pandemonium. U kunt uw interne e-mails en e-mails van klanten eenvoudig beheren door de juiste tool-investering te doen. U kunt meer kanalen gebruiken dan alleen e-mail om te communiceren met klanten, bedrijven en belangrijke belanghebbenden en om de interne samenwerking te verbeteren.
Daarom, als je het moeilijk vindt om je e-mails bij te houden, is deze blog iets voor jou. Je bekijkt wat een e-mailbeheersysteem is en bespreekt enkele essentiële aspecten. Het beste e-mailbeheersysteem zal onze primaire focus zijn als we ze onderzoeken.
8 beste e-mailbeheersystemen
Het beste e-mailbeheersysteem zal onze primaire focus zijn als we deze verschillende opties onderzoeken.
#1. Scouting helpen
Het meest effectieve e-mailbeheersysteem voor middelgrote en kleine bedrijven. Een e-mailbeheersysteem is speciaal ontworpen om teams te helpen bij het effectief beheren van hun e-mailcorrespondentie. U kunt geavanceerde samenwerkingsmogelijkheden gebruiken, zoals privénotities om iedereen op de hoogte te houden en botsingsdetectie om overbodig werk met Help Scout kwijt te raken.
Ten slotte houdt toegang tot consumentenprofielen u op de hoogte. Om interacties gemakkelijker te maken en het gedoe voor zowel de afzender als uw personeel te verminderen, kunt u eerdere chats en andere basisinformatie bekijken. Het beste is dat het e-mailbeheersysteem slechts een van de vele tools is waartoe u toegang hebt wanneer u zich registreert voor Help Scout.
Prijs: vanaf $ 20 per gebruiker/maand.
#2. Sanebox
Sanebox is e-mailbeheersoftware die het beste is voor het beheren van e-mails die het beste zijn voor persoonlijk gebruik.
Er zijn methoden om persoonlijke inboxen te helpen beheren, ook al concentreert veel e-mailbeheersoftware zich op commerciële vereisten. SaneBox is een van de beste die we zijn tegengekomen. Wanneer e-mails in uw inbox aankomen, worden ze automatisch gesorteerd door hun geavanceerde AI, die uw unieke e-mailgewoonten heeft geleerd.
Prijs: vanaf $ 7 / maand.
#3. Verzendeninblauw
Het meest effectieve e-mailbeheersysteem voor één-op-veel-communicatie. Er zijn momenten waarop u een grote groep mensen tegelijk moet aanspreken, bijvoorbeeld om een nieuwe dienst aan te kondigen of een update over uw bedrijf of product te geven. Je hebt een gespecialiseerd programma nodig, want je kunt maar zoveel mensen Bccn van je Gmail-account - ongeveer 500, voor het geval je nieuwsgierig was.
Sendinblue is een van de grootste. Hun oplossing stelt u in staat om verbluffende e-mails te maken met behulp van hun eenvoudige editor en wordt ook geleverd met uitstekende automatisering om ervoor te zorgen dat berichten precies op het door u gekozen tijdstip worden verzonden. Daarnaast kun je A/B-testen doen en analyses voor je e-mails monitoren, zoals open rate, click-through rate en zelfs een heatmap.
Prijs: Er wordt een gratis abonnement aangeboden. Plannen met maandelijkse kosten beginnen bij $ 25.
#4. Voorkant
Het beste e-mailbeheerprogramma voor het combineren van team- en individueel e-mailbeheer.
Het beheer van een groeps-e-mailadres, zoals [e-mail beveiligd], wordt vaak gedaan met software voor e-mailbeheer. Front kan echter een geweldige keuze zijn als uw team met uw publiek in contact wil komen met zowel persoonlijke als gedeelde e-mailadressen.
Interne opmerkingen zijn een van de samenwerkingselementen die Front biedt. Hun duurdere abonnementen bevatten ook meer geavanceerde functies zoals analyse en automatisering.
Prijs: Maandelijkse tarieven beginnen bij $ 19 per persoon.
#5. Hiver
Beste Gmail-e-mailbeheersysteem
Hiver is enigszins uniek in vergelijking met de andere tools op deze lijst, die meestal onafhankelijke producten zijn. In wezen dient het als een aanvulling op uw huidige Gmail-account. In tegenstelling tot een conventioneel Gmail-account kunt u notities maken en e-mails toewijzen aan bepaalde ontvangers.
Taakautomatisering en analyseservices zijn ook beschikbaar, maar er moet worden opgemerkt dat veel van de meer geavanceerde functies alleen beschikbaar zijn op hun duurdere abonnementen.
Prijs: $ 12 per gebruiker, per maand.
#6. Moosend
Gratis programma voor e-mailbeheer.
Een ander hulpmiddel dat is ontworpen voor één-op-veel-communicatie is Moosend. Ze bevatten tools zoals een editor zonder code die het eenvoudig maken om mooie e-mailsjablonen te maken. Daarnaast kunt u A/B-testen uitvoeren, kijkers segmenteren en bepaalde KPI's bewaken.
Het beste is dat je alles hierboven kunt doen met hun gratis abonnement. Er zijn verschillende beperkingen, zoals dat het account alleen toegankelijk is voor één persoon. Maar voor niets is er veel waarde. Ze hebben ook abonnementen vanaf $ 9 per maand voor individuen die toegang willen tot meer mogelijkheden.
prijs: vanaf $ 9 per maand.
#7. Zendesk
E-mailbeheer van klanten is mogelijk met Zendesk, een tool voor klantenondersteuning. Uw team kan e-mails van klanten sneller beantwoorden door gebruik te maken van de macro's van Zendesk of vooraf bepaalde antwoorden. Met functies zoals ticketbeheermogelijkheden, samenwerkingstools en klantinformatie kunt u e-mails van klanten ook effectiever stroomlijnen. Zendesk is perfect voor groeiende organisaties omdat het je ook in staat stelt om de communicatie via verschillende kanalen te centraliseren. Kleine bedrijven die alleen via e-mail klantenservice bieden, vinden de technologie echter misschien te robuust en complex.
#8. Postvogel
Een e-mailbeheersysteem voor de klantenservice met een aanpasbare lay-out wordt Mailbird genoemd. U kunt uw account aanpassen met een heleboel gratis kleurenthema's en er een kunstwerk van maken. De mogelijkheid om over te schakelen naar de donkere modus is ook aanwezig. Een ingebouwde functie voor snel lezen in Mailbird helpt u uw productiviteit te verhogen door woorden snel weer te geven, zodat u zinnen en zinnen sneller kunt begrijpen. Met behulp van de LinkedIn Lookup-tool van Mailbird kunt u uw afzender ook op LinkedIn vinden en met slechts één klik rechtstreeks vanuit uw inbox contact met hen opnemen.
Waarom heb ik e-mailbeheer nodig?
U hebt een e-mailbeheersysteem nodig omdat het tools gebruikt om het grote aantal e-mails van een organisatie te beheren. Het maakt het ook gemakkelijker om belangrijke documenten en berichten bij te houden.
Hoe beheer ik mijn zakelijke e-mail?
- Gebruik een gedeelde inbox om e-mails van een groep af te handelen.
- E-mails moeten op bepaalde tijden worden verzonden.
- Stel regels in voor het schrijven van korte e-mails.
- Schrijf taken, verwachtingen en deadlines op.
- Gebruik geen "allen beantwoorden" als dat niet nodig is.
- Schrijf u zo snel mogelijk uit.
- Gebruik mappen, labels en tags.
- Sjablonen opslaan voor berichten en e-mails
- Regels en automatiseringen
- Apps en add-ons voor e-mail
E-mailbeheersysteem Outlook
E-mailbeheersysteem Outlook is een hulpmiddel waarmee u uw e-mail, agenda, contacten en taken kunt beheren. Als gevolg hiervan dient het als de basis voor zowel uw tijdbeheer als uw communicatie. Gebruikers bewaken e-mails, coördineren agenda's en verwerken gemakkelijk interactie-informatie tussen de twee systemen met behulp van het e-mailbeheersysteem Outlook. E-mailbeheersysteem Outlook is een geliefd e-mail- en agendaprogramma dat verbinding maakt met enkele van de beste CRM-toepassingen (Customer Relationship Management).
Strategieën voor e-mailbeheer
Het beheren van e-mails kan een moeilijke taak zijn. Talloze programma's, apps en games beweren uw team te kunnen helpen bij het beheren van e-mail.
De beste strategieën voor e-mailbeheersystemen zijn onder meer het behandelen van e-mail als legitiem werk, het verschil kennen tussen het beoordelen en verwerken van e-mail en het gebruik van een workflowbeheersysteem om e-mail en andere vormen van zakelijke communicatie op te zetten. Teams die hebben geleerd om e-mail methodisch te benaderen, worden productiever.
De meest succesvolle methode van bedrijfscommunicatie is e-mail, en door deze effectieve strategieën voor e-mailbeheer te gebruiken, begint u het misschien leuk te vinden.
17 Strategieën voor e-mailbeheer
Volg deze eenvoudige tips voor e-mailbeheer om aan de slag te gaan met effectieve strategieën voor e-mailbeheer.
#1. Beschouw e-mail als echt werk
Je moet e-mail niet in je schema passen rond je eigenlijke werk. E-mail vereist echte, toegewijde tijd en daadwerkelijke inspanning. Iedereen in uw team heeft meer tijd om zich op te concentreren
het behalen van hun belangrijkste doelen als u op de juiste manier met e-mail omgaat.
#2.Herken het verschil tussen het beoordelen en verwerken van e-mails
Willekeurig werken en zonder een gevestigd e-mailbeheersysteem kan ertoe leiden dat teamleden belangrijke berichten missen of te snel reageren. Een slim systeem zal verschillende tijd toewijzen voor het beoordelen van e-mails in plaats van ze te verwerken.
#3. Check je inbox alleen als het echt nodig is
Vraag de leden van uw team na te denken over hoe vaak ze echt elke dag hun inbox moeten controleren om te zoeken naar berichten die snelle actie vereisen (of dien uw eigen suggesties in). Afhankelijk van hun beroep zal het antwoord variëren, maar het komt waarschijnlijk minder vaak voor dan ze nu e-mail beoordelen.
#4. Vermijd multitasking tijdens het lezen van e-mails
Beoordeel e-mails tussen taken, niet in het midden ervan.
Het is een aanzienlijke verspilling van ons "hersenkrachtmomentum" - het diepere concentraat dat nodig is om ons volledig aan ons werk te wijden - om cruciale taken te onderbreken om de nieuwste e-mail te controleren. Bekijk uw e-mails als u tussen de vergaderingen tien minuten over heeft. Vermijd echter om tijdens de vergadering naar uw e-mails te kijken.
#5. E-mail op een mobiel apparaat onderzoeken
Het bekijken van e-mails uitsluitend op een draagbaar apparaat is een effectieve aanpak voor e-mailbeheer. Het is minder verleidelijk om op een zijspoor te komen, omdat het moeilijk is om een klein handheld-apparaat te gebruiken om tussen mailboxen en mappen te navigeren, en de grootte van de gadget maakt het eigenlijk gewoon geschikt voor beoordeling.
#6. Schat de tijd die nodig is om te reageren op "echte" berichten
Uw medewerkers denken misschien dat het absurd zou zijn om alleen tijd voor e-mail in te plannen. Als e-mail echter veel werk en realtime kost, moet u overwegen wanneer die tijd zal komen. Hier is een handige techniek voor e-mailbeheer: raad het aantal "echte" berichten dat u dagelijks ontvangt
#7. Stuur een afwezigheidsbericht als u weg bent
De e-mails blijven stromen, zelfs als je geen tijd hebt om je inbox te controleren! Daar moet je je dus op voorbereiden. Als u langer dan een dag afwezig bent, moet u een afwezigheidsbericht in uw e-mail plaatsen om mensen te laten weten wanneer ze een reactie van u kunnen verwachten.
#8. E-mail verwerken waar u zich kunt concentreren op nummer acht
Moedig uw personeel aan om e-mailverwerking af te handelen in een omgeving die concentratie en opmerkzaamheid mogelijk maakt. Het doel is om de communicatie af te ronden, en als ze constant onderbroken en afgeleid worden, zullen ze dat niet kunnen. Als ze een kantoordeur hebben, moeten ze die sluiten. Als dat niet voldoende is, moet een melding worden toegevoegd. Hier kunt u leuke en gratis 'Niet storen'-borden downloaden.
#9. E-mails verwerken terwijl u offline werkt
Niets is vervelender dan proberen een inbox te legen terwijl er steeds nieuwe berichten binnenstromen. Het is alsof je een gat probeert te graven terwijl iemand tegenover je er vuil in gooit! In plaats daarvan moeten ze inkomende berichten stoppen door in de offline modus te werken tijdens de periode die ze hebben gereserveerd om e-mail te verwerken.
#10. E-mails bestellen met behulp van onderwerpen
Wat is de meest effectieve techniek om e-mail zo snel mogelijk te verwerken? sorteren is essentieel. Talloze e-mails kunnen met een paar korte klikken worden verwijderd. Als u dit nog niet hebt gedaan, sorteert u eerst op onderwerp voordat u 'schikken op discussie' gebruikt.
#11. E-mails opnieuw ordenen op afzender
Sorteer uw e-mail deze keer indien nodig opnieuw op 'Van'. U kunt op deze manier snel advertenties, kortingen, nieuwsbrieven en al het andere dat geen "echte e-mail" is, opslaan of verwijderen.
#12. Keer de volgorde van de oude en nieuwe gegevens om
Ik raad aan om met de vroegste e-mails te beginnen en naar beneden te werken.
Ook al zou je graag je meest recente e-mails willen lezen, je hebt misschien iets kritisch van eerder op de dag (of de week) dat je aandacht nodig heeft, en ze hebben het langst op je antwoord gewacht. Je hoeft in ieder geval niet lang te wachten om de meest recente e-mails te bekijken, want je hebt waarschijnlijk het aantal e-mails in je inbox gehalveerd.
#13. Blijf uit de buurt van de "skim and skip"-val
Je zou in de verleiding kunnen komen om meteen te antwoorden als je een intimiderende e-mail krijgt.
U moet echter afzien van het gebruik van de "skim and skip"-strategie bij het verwerken van e-mails. Wat voor zin heeft het om bewust de tijd voor het verwerken van e-mails te blokkeren als je het uitstelt tot later?
#14. Takenlijstitems toevoegen aan uw takenlijst
Sommige taken moet ik uitstellen tot later, ofwel omdat ik meer details nodig heb, het kost me enkele minuten of uren om te doen, of ik heb de hulp van iemand anders nodig. Wat er in deze situatie moet gebeuren, wordt toegevoegd aan mijn takenlijst, zodat ik het kan doen wanneer ik de nodige informatie, tijd en middelen heb.
#15. Bereik een paar keer per week Inbox Zero
U kunt belangrijke opdrachten, feedback of uitnodigingen missen die u zullen helpen bij het bereiken van uw belangrijkste prestaties als u uw inbox niet consequent en methodisch opruimt.
#16. Beperk e-mail buiten kantooruren tot een minimum om burn-out te verminderen
Veel mensen verzenden en ontvangen vandaag de dag 24 uur per dag zakelijke e-mails. Dit vormt echter een ernstig risico voor de productiviteit: werknemers hebben een aanzienlijk grotere kans om de verbinding met het werk te verbreken en uiteindelijk een burn-out te krijgen als er geen duidelijke scheiding is tussen hun persoonlijke en professionele leven. Buiten kantooruren blijven om burn-out te verminderen, is een van de strategieën die u moet toepassen in uw e-mailbeheersysteem.
#17. Gebruik een workflowbeheersysteem
Het gebruik van een workflowbeheersysteem voor het beheren van e-mail is een van de strategieën die u moet toepassen. Een grondig workflowbeheersysteem omvat e-mailafhandeling. Teamleden kunnen al hun verplichtingen, communicatie en informatie opslaan, organiseren, prioriteren, controleren en uitvoeren met behulp van een workflowbeheersysteem.
E-mailsorteersoftware
Als we het hebben over software voor het sorteren van e-mail, verwijzen we naar het proces dat door postdiensten wordt gebruikt om de bezorgroute voor post te kiezen. E-mailsorteersoftware, die ooit met de hand werd gedaan, is nu grotendeels geautomatiseerd met behulp van gespecialiseerde apparatuur. De Transorma, die oorspronkelijk in 1930 in Rotterdam in gebruik werd genomen, was het eerste e-mailsorteerapparaat dat op grote schaal werd gebruikt.
Bedrijven en andere mailers gebruiken nu e-mailsorteersoftware om e-mails voor te sorteren voordat ze worden bezorgd om zo geld te besparen op verzendkosten. Voorsorteringskortingen kunnen bijvoorbeeld de prijs van First Class Mail in de Verenigde Staten verlagen van $ 0.42 tot slechts $ 0.324 [1]. Inkomende post beheren Veel bedrijven gebruiken ook e-mailsorteersoftware voor inkomende post, inclusief cheques, bestellingen en communicatie. Het laden staat onder controle van een e-mailsorteersoftware of e-mailhandler.
Het is de taak van software voor het sorteren van e-mail om uw e-mails intelligent in verschillende categorieën te groeperen op basis van zaken als belangrijkheid, onderwerp, afzender of leeftijd. Door alleen de e-mails te lezen die echt belangrijk zijn om 's ochtends als eerste te lezen, kunt u tijd vrijmaken voor andere dingen die gedaan moeten worden.
U kunt uw e-maillijst sorteren met behulp van e-mailsorteersoftware volgens de MX-wisselaar. We kunnen de e-mailprovider van veel zakelijke e-mails niet begrijpen omdat ze unieke domeinen hebben. U kunt snel een gesorteerde lijst krijgen van al uw e-mails van Yahoo, Gmail, Hotmail, Outlook en Office 365 met behulp van software voor het sorteren van e-mail.
Hoe beheer ik veel e-mails?
- Bewaar alleen e-mails in uw inbox die direct moeten worden afgehandeld.
- Maak een "Wachtmap" voor e-mails die actie vereisen.
- Maak van labels of submappen uw nieuwe beste vriend.
- Stel regels of filters in voor je inbox.
- Gebruik je agenda om e-mails bij te houden die opnieuw moeten worden beantwoord.
- Laat ongewenste e-mail niet te lang in uw inbox zitten.
- Maak sjablonen voor de antwoorden die u het vaakst gebruikt.
- Maak tijd vrij om e-mail te checken en doe het op die momenten.
- Stop met het ontvangen van e-mailmeldingen
- Doe hersenloze e-mailtaken als je vrije tijd hebt.
Conclusie
Door strategieën te bedenken en een e-mailbeheersysteem te installeren, kan elk bedrijf zijn e-mails beter sorteren en beheren.
Veelgestelde vragen over het e-mailbeheersysteem
Is e-mailbeheer een vaardigheid?
Jazeker. In feite wordt het beheren van iemands inbox over het algemeen beschouwd als een leerbare 'harde vaardigheid'. E-mailbeheer is een subset van tijdbeheer, organisatorische vaardigheden en communicatieve vaardigheden, die allemaal cruciaal zijn voor een productieve werkplek.
Wat is uw aanpak voor het beheren van een groot aantal inkomende e-mails?
- Zorg ervoor dat inkomende e-mails zo snel mogelijk worden afgehandeld.
- Zorg ervoor dat e-mails meteen worden georganiseerd in plaats van ze door te nemen en ze vervolgens in uw inbox achter te laten.
- Weg met ongewenste e-mails.
- U kunt uw primaire inbox ordenen door berichten die geen reactie behoeven te archiveren in de juiste project- of onderwerpmappen.
Gerelateerde artikelen
- E-mailtracking: 7 beste tools voor e-mailtracking
- SMALL BUSINESS E-MAILMARKETING: betekenis, beste e-mailmarketingsoftware en tips
- Beste voorbeelden van e-mailmarketingcampagnes (+ gedetailleerde gids)
Referentie
