Zelfs in de digitale wereld is het nog steeds belangrijk om een papieren versie van bepaalde zakelijke documenten te bewaren. We willen de digitale wereld kunnen vertrouwen, en voor het grootste deel kunnen we dat, maar er gaat wel eens iets mis. Met de volgende 7 hardcopy's die voor u beschikbaar zijn, kunt u ontspannen, wetende dat de belangrijkste documenten een fysieke back-up hebben voor het geval er iets met uw digitale bestanden gebeurt.
#1. Belastingteruggave
Het hebben van fysieke kopieën van belastingteruggave is superbelangrijk. Hoewel belastingaangiften vaak na zeven jaar kunnen worden vernietigd, moet u ervoor zorgen dat u kopieën van belastingaangiften hebt waarop u kunt vertrouwen vanaf het moment dat ze zijn gemaakt.
#2. Facturen en kwitanties
Als u een zogenaamd 'fysiek' bedrijf heeft, is het van vitaal belang dat u bonnen en facturen minstens enkele maanden bewaart. Over het algemeen hebben klanten tot vier maanden vanaf de aankoopdatum om een transactie te betwisten of anderszins een klacht in te dienen, dus het is extra belangrijk om papieren kopieën van deze facturen te hebben voor extra gemoedsrust.
#3. Alle documenten met originele handtekeningen
Omdat zoveel zaken momenteel strikt digitaal zijn, maken papieren exemplaren zich doorgaans niet meer zo druk of gefocust als vroeger. Vergunningen of andere documentatie met originele handtekeningen of zegels zijn echter dingen die u wilt bewaren. Natuurlijk kun je vertrouwen op kopieën of digitale imitaties, maar er gaat niets boven het echte werk.
#4. Documentatie die wettelijk moet worden weergegeven
Als je een bedrijf hebt, ben je dat altijd onderworpen aan wet- en regelgeving met betrekking tot uw papierwerk. Zakelijke licenties zijn iets waar u misschien een papieren versie van wilt hebben. Het is veel gemakkelijker om een papieren exemplaar van de vereiste documentatie te vinden als u een bezoeker heeft dan om door uw online database te bladeren. Bovendien biedt het snelle toegang voor iedereen die een audit uitvoert.
#5. Eventuele operationele overeenkomsten
Operationele overeenkomsten vatten in wezen samen wie de leiding heeft. Als er iets onaangenaams gebeurt, kan een fysieke kopie van een operationele overeenkomst u helpen om in een mum van tijd de hulp te krijgen die u nodig hebt en maakt het duidelijk wie de grote zakelijke beslissingen binnen het bedrijf neemt.
#6. Bankafschriften en salarisgegevens
Als je vanuit een financieel perspectief naar een bedrijf kijkt, zijn dit soort documenten het belangrijkst. Mochten er discrepanties optreden, dan kunt u erop vertrouwen dat er fysieke exemplaren beschikbaar zijn waarop u kunt vertrouwen, evenals online exemplaren. Dit hoeft ook niet al te veel ruimte in beslag te nemen – maak gebruik van een digitale snijtafel en bewaar uw kopieën in één grote map.
#7. Internationale documenten
Hoewel digitale archiveringssystemen de norm zijn in de meeste westerse landen, is het misschien niet hetzelfde voor andere landen, dus het is belangrijk om fysieke kopieën te bewaren van financiële correspondentie met het buitenland. Het is misschien de moeite waard om digitale kopieën en fysieke kopieën te hebben om internationale communicatie ook net dat beetje extra te vergemakkelijken.
Zoals u kunt zien, zijn er zelfs in de digitale wereld nog steeds enkele zakelijke documenten waarvan het essentieel is om een papieren exemplaar te bewaren - of dit nu wettelijk verplicht is of gewoon als een goede gewoonte.
