De COVID-19-pandemie heeft de manier waarop werkplekken werken veranderd. Met een toename van de trend van werken op afstand en meer werknemers die ervoor kiezen om thuis te werken dan ooit, zijn enkele van de topbedrijven overgestapt naar de permanent thuiswerkmodel.
Niet elk bedrijf kan dat zich echter veroorloven en er is gesproken over hybride werkplekken.
Volgens een Harvard Business Review-rapport is meer dan 90% van de werkgevers van plan om: overschakelen naar een hybride werkmodel voor hun medewerkers. In hetzelfde rapport wordt echter ook beweerd dat als de zaken niet goed gaan, bedrijven van koers kunnen veranderen en werknemers kunnen vragen om fulltime naar kantoor terug te keren.
Dit betekent dat het conventionele kantoor niet snel zal verdwijnen en dat we nog ver verwijderd zijn van een volledig digitaal werkecosysteem.
Een van de gevaren van weer op kantoor zijn, is het fysieke papierwerk waarmee elk bedrijf te maken heeft. Deze fysieke kantoorbestanden en documenten zijn cruciaal voor een effectieve werkstroom.
Het sorteren van fysieke documenten is echter niet zo eenvoudig als het typen van "CTRL+F" of het gebruik van de zoekoptie op uw computer. Daarom is het essentieel om deze documenten efficiënt te sorteren voor een betere productiviteit op het werk.
Hier zijn een paar eenvoudige tips en trucs die u zullen helpen een geweldig bestandsbeheersysteem op het werk te behouden. Met deze tips kun je het bestand vinden dat je nodig hebt en wanneer je het nodig hebt. Laten we eens kijken.
Gebruik een handig sorteersysteem
Er zijn verschillende sorteersystemen die zijn ontworpen om bestandsbeheer voor bedrijven gemakkelijker te maken. De eenvoudigste manier om uw bestanden en documenten te sorteren, is ervoor te zorgen dat ze op de juiste plaats en in de juiste volgorde staan als u klaar bent met ze.
Meestal hebben bedrijven de neiging om hun documenten en bestanden in alfabetische volgorde te sorteren, wat het gemakkelijkst is om te doen. Het is hetzelfde systeem dat door bibliotheken over de hele wereld wordt gevolgd om hun boeken te sorteren. Bij een dergelijke sorteermethode krijgt elk type dossier of map zijn eigen ruimte, of het nu op het bureau of de kast is.
Sorteren gaat niet over hoe goed je bent in het ordenen van dingen, maar om dingen terug te brengen waar ze horen. Label uw bestanden gewoon alfabetisch en plaats ze waar ze horen als u klaar bent.
Gebruik kleurcodering voor effectief sorteren
Het is vastgesteld dat visuele aanwijzingen het meest effectief zijn, en hetzelfde werkt ook voor het sorteren. Een van de beste sorteermethoden die door de meeste bedrijven wordt gebruikt, is de kleurcodering van hun bestanden en documenten. Label uw bestanden met kleuren om ze aan te duiden op basis van categorie en belangrijkheid. Zo identificeer je je veel sneller.
Maak gebruik van gekleurde mappen of ordners om uw documenten te sorteren. Gekleurde plaknotities zijn het beste om afzonderlijke pagina's of secties van een bestand van een kleur te voorzien. U kunt elke kleur kiezen om een document of bestandscategorie te markeren. Gebruik verschillende en opvallende kleuren in plaats van verschillende tinten van dezelfde kleur om uw documenten of bestanden te laten opvallen.
Documenten op de juiste manier markeren
Als u om de een of andere reden niet vertrouwd bent met kleurcodering of sortering, kunt u andere visuele aanwijzingen gebruiken om ze te sorteren. Een van de manieren om dat te doen is door postzegels te gebruiken voor verschillende categorieën, zoals een goedgekeurde stempel, postzegel in afwachting, voltooide postzegel, enzovoort
U kunt eenvoudig elk bestand in de hoek stempelen om het te classificeren en voor elke classificatie een aparte ruimte hebben.
Er zijn bedrijven op de markt die aangepaste stempels maken voor bedrijven met elk ontwerp en materiaal. Er zijn zelfs zelfinktende en modulaire stempels met vervangbare tekst of alfabetten. Verander eenvoudig de tekst, stempel de documenten en schuif ze in hun respectievelijke map of bestand.
Verschillende documenten scheiden
Het is altijd een goed idee om een aparte plank of ruimte te hebben voor verschillende soorten documenten en bestanden. Met gescheiden ruimtes zoals deze, hoeft u ze niet te kleuren of op enigerlei wijze te sorteren. Zorg er wel voor dat je de map of map na gebruik op de juiste plank zet.
Het is een techniek die al eeuwen wordt gebruikt door grote kantoren, banken en onderwijsinstellingen. Zonder beperking van de ruimte is dit de beste manier om grote hoeveelheden bestanden en documenten effectief te sorteren en te beheren. Met aangewezen ruimte voor bepaalde bestanden, wordt het gemakkelijker om te weten waar u moet zoeken.
Zorg er ten slotte voor dat u oude en afgedankte documenten niet in dezelfde kast of plank bewaart als de huidige. Zorg voor een speciale ruimte voor archieven en plaats oude documenten in deze ruimte.
Dit zijn enkele van de beste bestandsbeheertechnieken die u zullen helpen efficiëntie op de werkplek te bereiken.
Gerelateerde artikelen
- Een brief verzenden: richtlijnen, kosten en andere verzendopties
- DOCUMENTBEHEERSYSTEEM: definitie en 15 beste softwareoplossingen
- Vragen met betrekking tot Bitcoin met slimme antwoorden
- Een kijkje in de geschiedenis van zoekmachines: een advertentiegidse
- 10 opkomende beveiligingstrends op werkplekken
