Een compensatiebeleid voor "spook"-werknemers wordt zo genoemd als het niet de eigenaar van het bedrijf dekt en geen andere werknemers. Dit type dekking is niet bedoeld om daadwerkelijke vergoedingen voor werknemers te bieden, tenzij het bedrijf werknemers heeft of verantwoordelijk is voor een onverzekerde onderaannemer. Meestal zal een onderaannemer een "spookverzekering" afsluiten om te voldoen aan de dekkingsregels die zijn opgesteld door de hoofdaannemer of een andere organisatie die de onderaannemer heeft ingehuurd. Niet elke staat biedt een spookverzekering. Hier is alles wat u moet weten over het comp-beleid van spookwerkers.
Wat is het Workers' Comp Ghost-beleid?
Een comp-spookbeleid voor werknemers kan zelfstandige ondernemers helpen klanten te werven en te voldoen aan de staatswetten. Een werknemersverzekeringspolis is een goedkope soort werknemerscompensatieverzekering die speciaal is ontwikkeld voor onafhankelijke contractanten die geen werknemers hebben, maar een bevestiging van de werknemersverzekering nodig hebben voor de wettelijke vereisten van hun staat of klantverzoeken.
Wat dekt een Workers' Comp Ghost-polis?
"Spook"-polissen voor werknemerscompensatie bieden in wezen geen echte verzekeringsdekking, maar dienen in plaats daarvan als bewijs van een werknemerscompensatieverzekering voor klanten die hierom vragen of voor staten die dit wettelijk verplichten. Spookplannen voor werknemerscompensatie geven klanten en deelstaatregeringen de gemoedsrust dat onafhankelijke contractanten dekking voor werknemerscompensatie kunnen bieden als ze besluiten een werknemer in dienst te nemen.
In de bouwsector kan bijvoorbeeld een derde-onderaannemer iemand inhuren op voorwaarde dat hij een bewijs van een arbeidsongevallenverzekering overlegt. Als de onderaannemer besluit om meer werknemers in dienst te nemen, zal de hoofdaannemer zichzelf willen beschermen tegen rechtszaken in geval van een ongeval op de bouwplaats. Het is echter mogelijk dat de onderaannemer niet bereid is te betalen voor een volledig werknemerscompensatiebeleid. Als de klant een arbeidsongevallenverzekering nodig heeft, maar het budget van de onderaannemer niet zo groot is, is de beste optie waarschijnlijk een "spook"-polis.
Ghost-polissen en werknemersverzekeringen
sommige de enige eigenaren die wettelijk verplicht zijn om een werknemersverzekering af te sluiten, maar geen werknemers hebben, kiezen in plaats daarvan voor een 'spookpolis'. Verzekeringspolissen voor werknemerscompensatie zijn in de meeste staten niet wettelijk verplicht, hoewel sommige staten wel "spookpolissen" nodig hebben, die geen specifieke werknemers dekken. In ruil voor een vergoeding geeft het "spookbeleid" potentiële klanten een papieren bewijs van: verzekeringsdekking:
#1. Functies van werknemersverzekeringen
De werknemersverzekeringen dienen als een bindend contract tussen bedrijven en werknemers. Werknemers ontvangen op hun beurt voordelen, ongeacht wie de schuldige is. Hoewel de meeste staten identieke wetgeving hebben op het gebied van werknemersverzekeringen, verschillen premieprijzen, uitkeringen en claimprocedures vaak.
#2. Ghost Workers Comp-beleidsfuncties
De basisspookverzekering zegt dat de eigenaar van het bedrijf dat de polis koopt niet gedekt is en dat het bedrijf geen werknemers heeft. De verzekering wordt een "spookpolis" genoemd omdat het op geen enkele manier echt helpt. Wanneer een bedrijf een werknemer in dienst neemt terwijl de spookverzekering van kracht is, biedt het beleid tijdelijke bescherming voor die werknemer totdat het bedrijf een functionele werknemerscompensatiedekking krijgt.
#3. Verzekeringspolissen en verzekeringsbewijs
De belangrijkste reden voor het kopen van een spookpolis is om de dekking van de werknemersverzekering aan te tonen. Aannemers hebben bijvoorbeeld een verzekeringsbewijs nodig voordat ze nieuw werk mogen aannemen. De documentatie van een spookbeleid stelt eenmansoperaties in staat om in aanmerking te komen voor potentieel lucratieve contracten.
#4. Potentieel voor verzekeringsfraude
In sommige gevallen zal een bedrijf beweren geen werknemers te hebben terwijl het een goedkope "ghost" -polis aanschaft. In werkelijkheid probeert het bedrijf zijn echte werknemers te verbergen door ze te classificeren als "onafhankelijke contractanten" of "1099 werknemers". Dergelijke regelingen komen meestal aan het licht wanneer een van de "onafhankelijke contractanten" van het bedrijf niet tevreden is met de baan. Wanneer dergelijke gebeurtenissen plaatsvinden, kunnen zowel het bedrijf dat de spookpolis heeft gekocht als de verzekeraar die het heeft uitgegeven, worden geconfronteerd met onderzoeken naar verzekeringsfraude.
Wie zou een Spookbeleid voor werknemers moeten hebben?
Alleen onafhankelijke contractanten die alleen werken en hun eigen aansprakelijkheidsverzekering hebben, kunnen spookplannen voor werknemerscompensatie krijgen. Maar ze moeten een bewijs van een arbeidsongevallenverzekering tonen als de klant erom vraagt of als de wet van de staat dit vereist. Het is van cruciaal belang om te onthouden dat als een onafhankelijke contractant met een "spook" werknemerscompensatiebeleid iemand in dienst heeft, de polis geen echte dekking biedt in het geval van een arbeidsongeval. Alle ingehuurde werknemers moeten hun eigen aansprakelijkheidsverzekering hebben.
Worden Workers' Comp Ghost-beleid in elke staat geaccepteerd?
Elke staat heeft zijn eigen wet- en regelgeving met betrekking tot werknemersverzekeringen. Het is belangrijk om bij het arbeidsbureau van uw staat na te gaan of het "spookplannen" al dan niet herkent voordat u er een aanschaft.
Reden Waarom een Ghost Comp-beleid voor werknemers moeten krijgen?
De meest voorkomende reden voor het aanschaffen van een spookpolis is om te voldoen aan de eis om een verzekeringscertificaat in te dienen bij een algemene aannemer of een ander bedrijf waarmee u werkt. Een kleine onderaannemer kan een bod winnen om werk uit te voeren, maar hij moet een bevestiging van de vergoeding van de werknemers overleggen voordat hij aan de klus begint. Als een onderaannemer werknemers inschakelt om te helpen met een klus, is het "spookbeleid" er om iedereen te dekken. Het stelt hen ook in staat om betalingen aan onderaannemers vrij te stellen van hun eigen beleid.
Er zijn veel kleine aannemers en/of onderaannemers die geen personeel in dienst hebben en geen hogere kosten voor eigen risico willen betalen. Een spookpolis is de meest kosteneffectieve oplossing voor: eigen baas ondernemers om een arbeidsongevallenverzekering af te sluiten.
Wat is een spookpolis in verzekeringen?
Een werknemerscompensatiepolis wordt een "spookverzekering" genoemd als de bedrijfseigenaar er niet door wordt gedekt en het bedrijf geen extra werknemers heeft.
Wat betekent Ghost Workers Comp?
Comp ghost-polissen voor werknemers zijn een goedkopere manier om een werknemerscompensatieverzekering te krijgen. Ze zijn gemaakt voor eenmanszaken die volgens de staatswet of op verzoek van hun klanten verplicht zijn om een bewijs van de dekking van de werknemersvergoeding te tonen. Een spookverzekering voor 'spook'-werknemers is een andere naam voor deze dekking.
Wie is een spookwerker?
Een 'spookwerker' is iemand die op de loonlijst van een bedrijf verschijnt, maar niets bereikt om de doelstellingen van het bedrijf te verwezenlijken. Een medewerker of medewerkers van de salarisadministratie maken en houden een 'spookmedewerker' in het systeem, en vervolgens stelen een andere medewerker of medewerkers van de salarisadministratie de cheques die bedoeld zijn voor de 'spookmedewerker' en verzilveren deze.
Hoe verifieer je Ghost Workers?
Zoek naar personen die weinig of geen inhoudingen op hun salaris hebben; dit kan een goede indicatie zijn dat het spookwerkers zijn. Omdat hierdoor de hoeveelheid geld die ze van hun werkplek kunnen halen, wordt beperkt, zal een dader zelden de moeite nemen om een uitgebreide set uitkeringsregistraties samen te stellen. Dit geldt met name omdat hierdoor de hoeveelheid geld die ze van hun werkgever kunnen stelen, wordt verminderd.
Wat is een spookwerker precies?
Een spookwerknemer is een misleidende strategie om geld van uw bedrijf te stelen. Het is een vorm van loonfraude die kan optreden als een werknemer toegang heeft tot uw loonsysteem. Over de hele wereld stelen spookwerknemersregelingen miljoenen van nietsvermoedende bedrijven. Deze regelingen kunnen betrekking hebben op een enkele werknemer of op een groep werknemers. Ze kunnen zo eenvoudig zijn als het maken van een valse cheque of zo ingewikkeld als het maken van valse urenstaten en loonstrookjes.
De dader kan bijvoorbeeld de indruk wekken dat een ontslagen werknemer op betaaldag nog steeds loon verdient. Deze fraudeurs gebruiken soms echte identiteiten, maar ze voegen ook denkbeeldige personen toe aan de loonlijst. Bedrijven met honderden of duizenden werknemers kunnen daarentegen gemakkelijk een paar extra identiteiten in de boeken missen. Dit is vooral het geval wanneer er veel omzet is. Uit een ander onderzoek in Tanzania bleek dat de regering betaalde voor de salarissen van 10,000 spookwerkers, wat de regering miljoenen dollars kostte.
Uit het grootste wereldwijde onderzoek naar bedrijfsfraude is gebleken dat dit soort regelingen bedrijven tot 5% van hun kosten kan kosten jaaromzet. Dit toont aan dat het risico hoog is en meer beveiliging nodig heeft.
Welke vier dingen moeten er gebeuren om een Ghost Employee Scheme te laten werken?
Er moeten vier dingen gebeuren om een ghost-employee-strategie te laten werken:
- De geest moet worden toegevoegd aan de loonlijst,
- Informatie over tijdsregistratie en loonpercentage moet worden verzameld,
- De geest moet betaald worden, en
- De cheque moet worden overhandigd aan de dader of een handlanger.
Hoe herken je een Ghost-medewerker?
Het draait allemaal om preventie als het gaat om het detecteren van spookmedewerkers.
#1. Achtergrondcontroles vereisen voor alle boekhoudmedewerkers
Bij het inhuren van mensen die toegang hebben tot salaris- en boekhoudsystemen, moet u extra voorzichtig zijn. Dit varieert van beginnende crediteurenadministrateurs tot accountingmanagers en CFO's. U kunt ook personeelsinformatie bevestigen bij lokale overheidsinstanties. In de VS, waar loonfraude iets vaker voorkomt, kunt u burgerservicenummers controleren wanneer u iemand inhuurt en regelmatig wanneer u audits uitvoert.
#2. Houd gedetailleerde en nauwkeurige personeelsdossiers bij;
Wat betreft de documentatie die u over uw personeel bewaart, mogen er geen uitsluitingen zijn. Nieuwe werknemers mogen pas aan het werk als alle noodzakelijke gegevens zijn verzameld en in het systeem zijn ingevoerd. Op dezelfde manier moet uw bedrijf een strikt proces hebben voor het ontslaan van werknemers dat duidelijk aangeeft wat er moet gebeuren met de salarisadministratie.
#3. Behoud de controle over de bedrijfsfinanciën
Ondernemers komen uit alle lagen van de bevolking. Sommige mensen hebben een aangeboren talent om met geld om te gaan, terwijl anderen misschien graag de teugels loslaten. U moet altijd beheerderstoegang tot de systemen houden, zelfs als u de dagelijkse financiële administratie aan iemand anders heeft gedelegeerd, voor het geval u op elk moment moet ingrijpen en rapporten moet uitvoeren.
#4. Overschotten instellen voor loon- en inkoopactiviteiten
De kans op fraude is groter als er maar één plaats is waar u de salarisgegevens kunt wijzigen, cheques kunt uitvoeren of aankopen kunt doen. Zorg er in plaats daarvan voor dat u een eenvoudig systeem van checks and balances heeft dat ten minste twee handtekeningen vereist om grote wijzigingen aan te brengen, zoals het toevoegen van een werknemer aan de loonlijst.
#5. Definieer duidelijk alle financiële procedures
Het opzetten van duidelijke procedures voor salaris- en boekhoudtaken helpt fouten te voorkomen en gaten te dichten die kunnen worden gebruikt voor fraude. Al het personeel moet training krijgen over processen en workflows die strikte naleving en verantwoordelijkheid vereisen.
Voordat een werknemer bijvoorbeeld zijn eerste dienst draait, moet uw bedrijf een lijst met informatie over hem hebben die in het systeem wordt ingevoerd. Niemand mag als nieuwe werknemer aan de slag voordat een payroll-expert alle benodigde informatie heeft ontvangen en ingevoerd. Er zou een soortgelijke checklist beschikbaar moeten zijn voor het ontslaan van personeel. Het proces moet altijd uit twee stappen bestaan, waarbij één persoon de informatie invoert en een andere persoon deze controleert.
#6. Routine-audits uitvoeren
Het inhuren van betrouwbaar payrollpersoneel, het geven van overzicht en het duidelijk vastleggen van processen zijn allemaal positieve maatregelen. De enige manier om erachter te komen of ze effectief zijn, is door frequente audits uit te voeren. Audits kunnen u helpen bij het identificeren van onregelmatigheden die mogelijk nader onderzoek vereisen, zoals:
- Identiteitsnummers van de overheid die niet geverifieerd zijn
- Inzendingen die dubbel zijn
- Fouten in geboortedata, huurdata en einddatums
- Inconsistenties in tijdwaarneming of rode vlaggen
- Werknemers die niet echt zijn
- Werknemers die verkeerd zijn geclassificeerd
Afsluiten
Inconsistenties en schrijffouten duiden meestal niet op fraude. Maar ze zijn de moeite waard om verder te onderzoeken, vooral als je patronen vindt zoals hetzelfde personeel dat elke week dezelfde handmatige wijzigingen aanbrengt in de tijdwaarneming. Of misschien staat er nog steeds een groot aantal ontslagen werknemers als actief vermeld.
Hoewel u uw eigen audit kunt uitvoeren, kan deze ineffectief zijn als u een probleem heeft dat aan het zicht is onttrokken. Dezelfde persoon die onopgemerkt geld heeft aangenomen, zal zeer zeker deelnemen aan de controle, waardoor hij de kans krijgt zijn sporen te verbergen. Als u uw financiën en personeelsgegevens wilt controleren, kunt u beter een adviseur of een extern bureau inhuren.
Veelgestelde vragen
Wat is een spookwerknemersregeling?
Ghost-werknemersregelingen zijn een veel voorkomende vorm van fraude waarbij personen op de loonlijst niet voor het bedrijf in kwestie werken, maar wel een salaris of beloning ontvangen.
Wat betekent het om je baan te ghosten?
Wanneer een sollicitant niet meer reageert, wordt dit job ghosting genoemd. Ghosting kan op elk moment en om welke reden dan ook plaatsvinden, maar het uiteindelijke gevolg is altijd hetzelfde: een toekomstige werknemer vertrekt zonder uitleg.
Hoe kom ik van spookpersoneel af?
Werknemers van overheden en bedrijven kunnen op unieke wijze worden geïdentificeerd door gebruik te maken van een biometrisch identificatiesysteem om spookwerkers te elimineren.
- Wat is een Bid Bond, en wie heeft het nodig?
- Ideeën voor bedrijven aan huis met lage opstartkosten: download hier de top 20 (+ eenvoudige snelle tips)
- Ondernemersideeën voor 2023: zie hier 30+ (+ beknopte handleiding)
- GHOSTBUSTERS-LOGO: De lange geschiedenis van Ghostbusters-franchise.
- WERKNEMERSVERGOEDING: voordelen, proces en claims in het VK
Referenties
