Workflowbeheer is geen gemakkelijk veld om te betreden voor degenen die net beginnen. U wordt overspoeld met honderden bedrijfstermen voordat u zelfs maar de basis kent: procesmapping, workflowautomatisering, workflowschema, workflowmanager, noem maar op! Dus uiteindelijk vraag je je af: wat is in hemelsnaam workflowbeheer, wat is workflowsoftware en hoe kan ik het gebruiken om mijn bedrijf efficiënter te maken? Nou, dat gaan we uitleggen!
Wat is een werkstroom?
Een workflow is een systeem voor het organiseren van terugkerende activiteiten en taken die in een bepaalde volgorde plaatsvinden. Ze zijn de middelen waarmee mensen en bedrijven hun taken uitvoeren, of het nu gaat om het vervaardigen van een product, het leveren van een dienst, het verwerken van informatie of het uitvoeren van enige andere waardecreërende activiteit.
Een werkstroom is een eenvoudige set afzonderlijke activiteiten in bedrijfsprocesbeheer, terwijl een bedrijfsproces ingewikkelder is en bestaat uit veel werkstromen, informatiesystemen, gegevens, mensen en activiteitenpatronen. Een werkstroom wordt gedefinieerd door zijn eenvoud en herhaalbaarheid, en wordt meestal weergegeven door een diagram of grafiek.
Workflow management software helpt bij de vereenvoudiging en optimalisatie van de bedrijfsprocessen van een bedrijf. Het bereikt dit meestal door interacties tussen verschillende partijen of tussen individuen en informatiesystemen te organiseren. Workflowmanagementsystemen wijzen opdrachten op het juiste moment toe aan de juiste persoon en leveren relevante informatie en duwtjes in de rug om het werk tijdens het hele proces te versnellen. Het vergemakkelijkt ook handmatige en automatische taken voor activiteiten zoals onkostendeclaraties via documentbeheer.
Waarom zijn werkstromen belangrijk?
Workflows in bedrijven kunnen behoorlijk complex worden. Overweeg uw onboarding-procedure voor werknemers. Om de procedure correct uit te voeren, moeten verschillende afdelingen samenwerken. Afgezien van het verlies van uw nieuwe medewerkers, kan een slechte onboarding leiden tot grote nalevingsproblemen.
Ze moeten op dit niveau op de juiste manier worden gecontroleerd, onderhouden en geoptimaliseerd om ervoor te zorgen dat ze zo efficiënt mogelijk zijn.
Soorten werkstroom
De drie onderstaande soorten workflows kunnen in uw bedrijf worden gebruikt:
- Proces workflow
- Case-workflow
- Project workflow
Workflows komen overal in de werkruimte voor. Sommige zijn zeer gestructureerd, andere niet, maar er zijn processen wanneer gegevens van de ene taak naar de andere gaan.
Laten we elke workflow eens nader bekijken.
#1. Proceswerkstroom
Wanneer een reeks taken voorspelbaar en herhaalbaar is, ontstaat er een procesworkflow. Dit betekent dat je precies weet welk pad een item moet volgen voordat het de pijplijn in gaat.
Werkstromen voor bedrijfsprocessen zijn ontworpen om een oneindig aantal objecten te beheren. Een werkstroom voor het goedkeuren van inkoopaanvragen is een voorbeeld. De workflow wordt met enkele wijzigingen ingesteld zodra deze start en u kunt een willekeurig aantal objecten in één enkele workflow verwerken.
#2. Case-workflow
U weet aan het begin niet het pad dat nodig is om het item in een aanvraagproces te voltooien. Naarmate er meer informatie wordt verkregen, wordt de weg duidelijker. Voorbeelden hiervan zijn supporttickets en verzekeringsclaims. Het is niet meteen duidelijk hoe deze objecten zullen worden behandeld; het pad zal na enig onderzoek duidelijk worden.
Caseworkflows kunnen, net als procesworkflows, een groot aantal dingen aan, maar ze zijn afhankelijk van een mens of een intelligente bot om het beste pad te kiezen.
#3. Projectwerkstroom
Projecten volgen, net als processen, een vooraf bepaald pad, hoewel er onderweg meer flexibiliteit kan zijn. Overweeg een nieuwe editie van uw website te lanceren. U kunt nauwkeurig de volgorde van taken voorspellen die nodig zijn om het project te voltooien.
De projectworkflow is echter alleen van toepassing op één item. Een nieuwe website-release kan lang duren en zal hoogstwaarschijnlijk niet hetzelfde pad volgen.
De meeste online bronnen spreken alleen over workflows in de zin van procesworkflow, maar de andere twee zijn even belangrijk om te overwegen, omdat veel van het werk op kantoor in die twee categorieën valt.
Zijn workflows en processen hetzelfde?
Nee. Workflows specificeren alleen de volgorde van taken. Een proces is een grotere term die de gegevens, formulieren, rapporten en meldingen omvat die nodig zijn om een item in een gestructureerde omgeving te voltooien.
Voor inkooporders kan de workflow bijvoorbeeld Initiator => Managergoedkeuring => Inkoopverwerking zijn. Het proces omvat echter ook een dataset van goedgekeurde leveranciers waaruit kan worden gekozen, het specifieke volgnummer dat is toegewezen aan de kooporder, hoe inkoop wordt gewaarschuwd, het beschikbare budget en tal van andere elementen.
Voordelen van een workflow
Workflows helpen verspilling tegen te gaan. Tijd, moeite en middelen werden allemaal verspild.
U kunt knelpunten en onnodige taken ontdekken wanneer u uw activiteiten in kaart brengt. Je kunt ze elimineren zodra je weet waar ze zijn. Dan kunnen jij en je team zich concentreren op de klus.
Workflows zijn ook uitstekend geschikt om te communiceren, mensen verantwoordelijk te houden en transparant te zijn. Een workflow moet specificeren wie verantwoordelijk is voor wat en wanneer een deliverable moet worden geleverd. U bent niet verplicht om uw team te micromanagen. Uw team heeft geen micromanagement nodig. Iedereen is tevreden.
Omdat de workflow elke fase van een proces documenteert, heeft iedereen in het team de informatie die ze nodig hebben wanneer ze die nodig hebben. Het verminderen van misverstanden verhoogt de productiviteit en zorgt er tegelijkertijd voor dat uw werknemers minder gefrustreerd raken over hun werk en over elkaar.
Top Work Flow Manager-software
Workflow-software is een modernere oplossing voor het beheer van uw workflows. In plaats van uw procedures op papier te documenteren, gebruikt u het programma om ze volledig te digitaliseren.
Dus, wat betekent dat eigenlijk?
U kunt het programma gebruiken om werkstroomdocumentatie te maken (zoals u zou doen met een diagram of diagram), maar het kan ook helpen bij de uitvoering. In plaats van simpelweg toegang te verlenen tot het document, registreert u uw medewerkers op het platform en wijst u ze toe aan een bepaalde workflow. Wanneer iemand een workflow start, stelt het systeem het juiste personeel op de hoogte en krijgen ze automatisch taken, deadlines, enzovoort toegewezen.
Een van de beste software-opties voor workflowbeheer zijn:
#1. scoren
Scoro is een bekroonde end-to-end software voor het beheren van werkstroombeheer waarmee u uw hele werkstroom vanaf één locatie kunt beheren. Deze Scoro biedt alle tools die u nodig heeft om uw bedrijf volledig te beheren, inclusief taakplanning en -tracering, resourceplanning, samenwerking, contactdatabase en CRM, offertes en facturering, uitgebreide rapportage, realtime dashboards en nog veel meer. Meld u aan voor een gratis proefperiode van 14 dagen om erachter te komen!
#2. Formstack-platform
Er is slechts één tool nodig om uw weekdag te automatiseren met het Formstack Platform. Iedereen in uw organisatie kan onze codeloze, visuele workflowbouwer gebruiken om hun workflows te automatiseren door de mogelijkheden van gegevensverzameling, documentcreatie en eSignature te combineren. Dat betekent dat u nu Formulieren, Documenten en Ondertekenen kunt gebruiken in combinatie met de kracht van onze geautomatiseerde workflowbouwer met slepen en neerzetten om uw bedrijfsprocessen te stroomlijnen.
#3. asana
Asana is software voor workflowbeheer die teams helpt bij het organiseren van hun werk, van alledaagse taken tot grote doelen. Met Asana kun je al je werk centraliseren en teams overal bij elkaar brengen. Werk kan op verschillende manieren worden georganiseerd, waaronder lijsten, borden, kalenders en Gantt-diagrammen. Sluit u aan bij de meer dan 135,000 betalende bedrijven en miljoenen teams in 190 landen die op Asana vertrouwen om meer gedaan te krijgen. Begin Asana binnen enkele minuten te proberen.
#4. Miro
Miro is 's werelds populairste samenwerkingsplatform voor whiteboards voor teams van elke omvang, met meer dan 45 miljoen gebruikers wereldwijd. Creëer een eenvoudige methode om het proces te beheren en sneller te itereren zonder enige beperking. Werk samen en houd iedereen in uw team op dezelfde pagina door uw workflow online te organiseren, de voortgang bij te houden en iedereen op dezelfde pagina te houden. Verken meer dan 300 sjablonen en interactieve kaders om uw team snel op weg te helpen.
#5. Adobe Workfront
Adobe Workfront is een oplossing voor collaboratief werkbeheer die de problemen aanpakt van onsamenhangende teams, gefragmenteerde tools en het eindeloze tempo van het werk in een onderneming. Workfront verbindt de onderneming door de integratie van mensen, gegevens en processen te automatiseren. Workfront biedt de oplossingen die bedrijven nodig hebben om de productiviteit te verbeteren en de time-to-market te verkorten, of het nu gaat om projectsjablonen, snellere beoordelings- en goedkeuringsworkflows, codeloze verbindingen of procesautomatisering.
Werk stroomschema
Een werkstroomdiagram, ook wel werkstroomdiagram genoemd, is een grafische weergave van een bedrijfsproces of -systeem. Nadat u de vroege onderzoeks- en projectplanningsfasen hebt voltooid, gebruikt u deze diagrammen meestal om complexe taken weer te geven. U krijgt een gedetailleerd perspectief van taken en afhankelijkheden op hoog niveau op basis van het algemene tijdschema en de doelstellingen van het project zodra u een procesdiagram hebt opgesteld.
Soorten werkstroomschema
Er zijn een paar verschillende indelingen voor werkstroomschema's waaruit u kunt kiezen bij het visualiseren van processen. Elk heeft verschillende functies die u kunnen helpen bij het plannen van uw volgende stappen. Het soort diagram dat u gebruikt, wordt bepaald door het proces waaraan u werkt en uw vereisten voor dat proces.
#1. Stroomdiagram
Workflows worden meestal ontworpen met behulp van een processtroomdiagramtool. Alle componenten zijn chronologisch uitgezet in dit diagram, waardoor het een eenvoudige visuele weergave van een proces is. Dit diagram biedt een algemeen overzicht van verschillende taken en doelstellingen zonder te specifiek te worden.
Best voor: Teams die een visuele weergave van een nieuw proces op hoog niveau willen die elke belanghebbende of afdeling onmiddellijk kan begrijpen.
#2. Zwembaan diagram
Zwembaandiagrammen zijn een andere typische workflowstructuur, maar ze verschillen sterk van processtroomdiagrammen. Een zwembaankaart of -diagram verdeelt uw werkstroom in kleinere stukken of stromen. Deze stromen zijn gekoppeld maar toch gescheiden om interacties en mogelijke inefficiënties aan te tonen. Dit verhoogt de zichtbaarheid en geeft een meer diepgaande kijk op de algehele procesvoering.
Best voor: Teams die werken aan complexe processen met tal van onderling verbonden maar toch autonome niveaus.
#3. Business Process Modeling Notation (BPMN) diagram
BPMN maakt gebruik van uniforme notaties die gemakkelijk te begrijpen zijn voor zowel zakelijke als technische belanghebbenden. Het is een vorm van uniforme modelleringstaal die verschillende processen communiceert met behulp van gedefinieerde symbolen.
BPMN-diagrammen hebben betrekking op de informatie die intern wordt ontvangen en hoe deze wordt geïnterpreteerd. Als gevolg hiervan wordt het meestal gebruikt voor interne procesaanpassingen die geen invloed hebben op externe klanten.
Beste voor: Teams die zich richten op procesverbeteringen over afdelingen heen.
#4. Leverancier, input, proces, output, klanten (SIPOC) diagram
SIPOC is een soort zwembaandiagram dat vele aspecten van een workflow analyseert.
Een SIPOC-diagram benadrukt wie procesgegevens maakt en krijgt, in tegenstelling tot een standaarddiagram, dat gegevens in sequentiële volgorde organiseert. SIPOC richt zich op hoe gegevens zowel intern als extern worden ontvangen, en daarom wordt het gebruikt bij activiteiten met betrekking tot klantervaring.
Beste voor: Teams die zich willen focussen op hoe data zowel intern als extern binnenkomt.
Wat is werkstroom en voorbeeld?
Workflow is de volgorde van bewerkingen die nodig zijn om een taak uit te voeren. Met uitzondering van de eerste en laatste stap, heeft elke stap in een proces een specifieke stap ervoor en een gespecificeerde stap erna. In een lineaire workflow wordt de eerste stap vaak geïnitieerd door een externe gebeurtenis.
Wat is een goede workflow?
Een solide workflow geeft gedetailleerde inzichten in bedrijfsprocessen. Een goed geplande en georganiseerde workflow vermindert redundantie en duplicatie in bedrijfsprocedures. Andere voordelen van procesworkflows zijn meer zichtbaarheid, samenwerking en controle over het bedrijfsproces.
Wat is werkstroom in een organisatie?
De workflow van een organisatie bestaat uit de procedures die moeten worden voltooid, de mensen of andere middelen die beschikbaar zijn om die taken uit te voeren en de interacties daartussen.
Wat is de workflow van een project?
Een werkstroom voor projectbeheer is een goed geplande opeenvolging van de acties en activiteiten die nodig zijn om een bepaald project te voltooien. Een gedefinieerde volgorde van taken in een werkstroom voor projectmanagement helpt projecten efficiënter en effectiever af te ronden. Ze besparen tijd, verbeteren de resultaten en bevorderen de samenwerking.
Wat wordt werkstroom genoemd?
Een workflow wordt beschreven als een reeks taken die een reeks gegevens langs een vooraf bepaald pad van begin tot eind verwerken. Workflows zijn de paden die beschrijven hoe iets van onvoltooid naar voltooid gaat, of van ruw naar verwerkt.
Wat is een ander woord voor werkstroom?
Workflow is een andere term voor bedrijfsproces.
Wat zijn de vier soorten workflows?
De vier typen workflow zijn als volgt:
- Sequentiële workflows
- Parallelle workflows
- State machine-workflows
- Regelgestuurde workflow
Wat zijn de 3 basiscomponenten van workflow?
Input-, transformatie- en outputparameters kunnen worden gebruikt om elke workflowcomponent of -fase te karakteriseren.
Hoe creëer ik een werkstroom?
Om een workflow te maken, moet u deze stappen volgen:
- Definieer de huidige bronnen en processen.
- Geef een overzicht van uw workflow-stappen.
- Selecteer een gebruiksvriendelijke online workflow-tool.
- Ontwerp een stapsgewijze workflow met de tool.
- Test de New Business-workflow.
- Train iedereen om de nieuwe workflow te gebruiken.
Conclusie
Houd er rekening mee dat een proces een hulpmiddel is. Het is een divers en waardevol hulpmiddel, maar het kan niet alles bereiken. Bij het maken van uw workflow moet u een goed begrip hebben van het proces en het gewenste doel. Bepaal welke taken kunnen worden geautomatiseerd en welke meer hands-on betrokkenheid vereisen. Blijf er vooral aan werken.
- Workflowbeheersoftware: topopties in 2023
- WORKFLOW: definitie, tools en voordelen
- CRM-MARKETING: wat is het, voorbeelden en strategie
- WORKFLOW-AUTOMATISERING: definitie, stap, software, voordeel en marketing
- BESTE 10 WORKFLOW-MANAGEMENTSYSTEMEN: 2023 Beoordelingen
- BESTE PLAATS OM MEUBELEN TE KOPEN
Referenties
