Beschrijving: Wist u dat de markt voor virtuele datarooms de afgelopen vijf jaar een van de snelst groeiende bedrijfssectoren is geweest? In 2018 werd de behoefte aan elektronische datarooms geschat op $ 1.3 miljard; tegen 2026 zal het naar verwachting $ 3.63 miljard bereiken. Hoe heeft deze ongelooflijke expansie dan plaatsgevonden?
Hoe digitale datarooms kunnen helpen met 5 geweldige use cases
Tijdens ingrijpende veranderingen in onze werkwijzen en technologische doorbraken is de manier waarop bedrijven gegevens communiceren in de loop van de tijd veranderd. Tegenwoordig wordt vertrouwelijke informatie waarschijnlijk elektronisch verzonden, in tegenstelling tot vroeger, toen een werknemer door de gang naar de vergaderruimte kon lopen en een map met die documenten aan de manager kon overhandigen. Gegevensbeveiliging is essentieel bij het delen van gegevens tussen collega's binnen het bedrijf of extern met partners van andere bedrijven.
Er zijn echter omstandigheden waarin de verzonden gegevens zo extreem gevoelig zijn dat elke inbreuk op de beveiliging, al dan niet opzettelijk, een aanzienlijke negatieve impact kan hebben op geld en reputatie. Een virtuele dataroom (VDR) kan in deze situatie nuttig zijn.
De groei van de internetactiviteit en de opkomst van cybercriminaliteit waren de twee belangrijkste factoren die de groei in het gebruik van datarooms aanstuurden. Toch heeft de digitalisering ruimte gemaakt voor hackers en andere cybercriminelen. Als gevolg hiervan gingen bedrijven op zoek naar betrouwbare en veilige online communicatie- en gegevensopslagplatforms. Online dataroomsoftware was in deze situatie een doorbraak.
Hier is de top 5 van ongelooflijke use-cases voor veilige virtuele datarooms, ondanks het feit dat professionals, overheidsorganisaties en bedrijven tegenwoordig virtuele dataroomsoftware gebruiken.
5 belangrijkste use-cases van VDR's
Virtuele datarooms zijn om verschillende redenen vereist voor internetorganisaties. Dankzij VDR's kan uw bedrijf veiliger en productiever functioneren. Ze vergroten ook het vertrouwen dat uw zakenpartners in uw organisatie hebben.
Denk aan bedrijven die vaak werkzaam zijn in de financiële sector of advocaten die uiterst delicate commerciële transacties afhandelen. Als hun zakenpartners hun internetbeveiliging niet serieus genoeg nemen, kan dit een contract voor hen maken of breken. Erger nog, een veiligheidscompromis kan leiden tot ernstige juridische gevolgen.
Laten we een paar typische use-cases bekijken voor de beste dataroomproviders. Ongeacht uw branche, het zou u kunnen verbazen hoe deze online opslagoplossingen de klantcommunicatie en commerciële relaties van uw bedrijf kunnen verbeteren. Vergelijk echter virtuele datarooms voordat u de aanbieder kiest.
- Fusies en Overnames
De hoeksteen van elke business-to-business deal is due diligence. Door de pandemie ging het sluiten van deals sneller van persoonlijk naar online. Een virtuele dealroom biedt een beveiligde omgeving waar partijen elkaars financiële en commerciële portefeuilles kunnen bekijken.
Veel CEO's moeten jongleren met meerdere overnames, strengere nalevingsnormen en gecomprimeerde planningen als gevolg van de recente toename van fusies en overnames. Modern due diligence virtuele dataroom providers geven uw interne en externe teams niet alleen een veilige locatie om documenten te verzamelen en samen te werken voor wettelijke goedkeuring, maar ze verhogen ook de productiviteit door u in staat te stellen kritieke statistieken en activiteiten in verschillende projecten in de gaten te houden.
- Audits en naleving
Of u nu routinematige audits uitvoert of reageert op een regelgevend onderzoek, u kunt relevante financiële informatie en bedrijfsrapporten verzamelen met behulp van een virtuele dataroom. Sterker nog, u kunt zo nodig machtigingen verlenen aan verschillende partijen, waaronder externe accountants.
Aanbieders van virtuele datarooms kunnen helpen om gesprekken op een veilige locatie te houden terwijl u probeert alle documentatie en rapporten te verzamelen die nodig zijn voor een audit of nalevingsbeoordeling. Bovendien kunt u de voortgang in de richting van bepaalde vervaldatums of deliverables volgen dankzij ingebouwde analyses.
Transacties in commercieel vastgoed zijn ingewikkeld. Financiële gegevens, blauwdrukken en details over het onroerend goed zelf moeten snel en gemakkelijk toegankelijk zijn voor kopers, kredietverstrekkers en financiële instellingen. Beperkingen op de bestandsgrootte kunnen van toepassing zijn op traditionele middelen zoals e-mail of online delen van bestanden. De elektronische dataroom stelt echter meerdere gebruikers in staat om deze enorme bestanden te bekijken en eraan te werken.
Bovendien begint u, net als bij elke transactie, informatie te delen met een grotere groep mensen en verfijnt u de informatie gaandeweg. Het vermogen om rechten te wijzigen en in te trekken wordt essentieel naarmate het project zich ontwikkelt.
- Juridisch
Geprivilegieerde informatie moet regelmatig worden uitgewisseld tussen algemeen adviseurs, externe advocatenkantoren en andere partijen om complexe transacties te voltooien en rechtszaken te winnen. Rechtszaken die snel gaan, vragen om constante toegang tot de meest recente deponeringen en documenten. Dataroomdiensten beveiligen dergelijke informatie in een veilige online ruimte met een stalen deur en een enkele uitgang.
Denk aan een langdurig, ingewikkeld juridisch geschil zoals een class action-rechtszaak. Door gedetailleerde machtigingen op map- en bestandsniveau te gebruiken om ervoor te zorgen dat elke klager alleen zijn documenten kan lezen, zou een VDR u in staat stellen om het hele project op één locatie te beheren. Bovendien konden personen onmiddellijk aan de dataroom worden toegevoegd, aangezien ze waren opgenomen in de class action-rechtszaak.
- Fondsenwerving, beursintroducties (IPO's)
Voor fondsenwerving zijn virtuele datarooms de beste opties. Het kost tijd om geld in te zamelen en fondsenwervers moeten de eigendomsinformatie van het bedrijf beschermen. Een bedrijf moet een open boek zijn voor investeerders wanneer het een IPO lanceert of naar de beurs gaat.
Alvorens een investering te doen, hebben investeerders het recht om toegang te vragen tot of kopieën te maken van de strategische doelen, bedrijfsdoelstellingen en andere cruciale informatie van het bedrijf.
Dataroomsoftware is in deze situatie handig. Bedrijven moeten voorkomen dat ze kopieën van alle documenten naar potentiële investeerders sturen. Financiers maken gebruik van dataroomdiensten om alle relevante informatie op te slaan en mogelijke investeerders toegang te geven. Het is cruciaal om te onthouden dat fondsenwervers altijd de volledige controle over de informatie behouden.
Conclusie
Ongeacht het bedrijf, de beste aanbieders van virtuele datarooms zijn het veiligste werkstation voor gevoelige projecten. Deze schaalbare digitale saferooms beschermen niet alleen privé-informatie, maar vergemakkelijken ook de samenwerking met externe gebruikers die voorheen beperkt waren door firewalls of IT-beperkingen.
VDR's zijn snel een essentieel hulpmiddel geworden voor elk bedrijf dat online gaat. Ze zijn veilig voor transacties, online communicatie en het opslaan van bedrijfsgegevens. Ze worden vaak ingezet bij fusies en overnames, fondsenwerving, vastgoedtransacties, medische onderzoeken en de behandeling van juridische documenten.
Gerelateerde artikelen
