Terwijl bedrijven evolueren en innovaties ontstaan, worden leiders en besluitvormers dagelijks gebombardeerd met informatie. Dit maakt het moeilijk om lange rapporten of presentaties te doorzoeken om de belangrijkste punten te begrijpen. In tijden als deze komt een samenvatting vaak te hulp. Een korte, opvallende samenvatting is een essentieel onderdeel van uw bedrijfsplan; en als het correct wordt gedaan, zorgt het ervoor dat uw bedrijf een belangrijke speler in uw branche wordt of blijft. Dit is slechts mijn mening, maar als u verder leest, zult u begrijpen waarom een samenvatting belangrijk is en hoe u effectieve samenvattingen kunt schrijven die resultaten opleveren.
Key Takeaways
Een samenvatting biedt een kort overzicht van een lang document, zoals een businessplan, voorstel of rapport. Het is een onderdeel dat de aandacht van de lezer trekt en essentiële informatie uit het document samenvat, zoals het probleem of de kans die wordt overwogen, doelstellingen, belangrijkste bevindingen, doelen en aanbevelingen.
Het schrijven van een effectieve samenvatting houdt het volgende in:
- Uw inhoud begrijpen en afstemmen op uw publiek
- Het uiteenzetten van de belangrijkste punten
- Houden het simpel
- Het benadrukken van de datapunten, en
- Implementeren van CTA’s
Waarom zijn samenvattingen belangrijk?
Een studie uitgevoerd door de Harvard Business Review bleek dat leidinggevenden doorgaans 23 uur per week aan vergaderingen besteden, waarbij ze 15% van die tijd besteden aan het lezen en voorbereiden van materiaal. Elke minuut is cruciaal om hun aandacht te trekken en uw boodschap effectief over te brengen.
Uit onderzoek van McKinsey & Company blijkt dat leidinggevenden de neiging hebben om snel weloverwogen beslissingen te nemen wanneer zij beknopte en goed gestructureerde communicatie ontvangen. Volgens een onderzoek gaf 86% van de leidinggevenden aan de voorkeur te geven aan het ontvangen van samenvattingen of briefings van managers boven volledige rapporten.
Tijdsbesparing is echter niet de enige overweging. Een met precisie vervaardigde samenvatting kan de resultaten van cruciale beslissingen enorm beïnvloeden. Leidinggevenden in een studie gepubliceerd in de Tijdschrift voor zakelijke communicatie Het was waarschijnlijker dat zij voorgestelde initiatieven steunden wanneer ze beknopte samenvattingen van complexe informatie kregen aangeboden dan degenen die gedetailleerde rapporten zonder samenvattingen ontvingen.
Nu u heeft gezien hoe belangrijk samenvattingen zijn, zult u het met mij eens zijn dat u moet leren hoe u er een kunt schrijven om de gewenste resultaten te krijgen. Laten we beginnen.
Belangrijkste strategieën voor het schrijven van een effectieve samenvatting
#1. Begrijp uw publiek
Voordat u begint met schrijven, moet u ervoor zorgen dat u de behoeften, voorkeuren en prioriteiten van uw publiek begrijpt. Pas uw samenvatting aan zodat deze aansluit bij hun interesses en zorgen.
#2. Begin met de belangrijkste punten
Begin de samenvatting door de belangrijkste inzichten of aanbevelingen duidelijk en beknopt te vermelden. Zet de toon voor de rest van de samenvatting en trek vanaf het begin de aandacht van de lezer.
#3. Hou het simpel
Vergeet niet om de samenvatting eenvoudig te houden door complexe informatie op te splitsen in kernpunten. Gebruik duidelijke, eenvoudige taal en vermijd onnodig jargon of technische details.
#4. Benadruk belangrijke gegevenspunten
Ondersteun uw hoofdpunten en versterk de geloofwaardigheid van uw aanbevelingen door gebruik te maken van data en statistieken. Het gebruik van diagrammen of grafieken kan belangrijke trends of bevindingen effectief illustreren.
#5. Gebruik CTA's
Sluit uw samenvatting af met een beslissende oproep tot actie die duidelijk de noodzakelijke volgende stappen of beslissingen schetst en de lezer naar het gewenste resultaat leidt.
Lees ook: WAT IS EEN CTA: Betekenis, Business, Website & Test
speciale overwegingen
Hier zijn enkele punten waarmee u rekening moet houden voor het beste resultaat
#1. Onderzoek effectieve samenvattingen
Kijk, met onderzoek kun je nooit fout gaan. Overweeg om samenvattingen van anderen te bekijken voordat u uw eigen samenvatting schrijft. U zult dit vooral relevant vinden als het de eerste keer is dat u een samenvatting schrijft. Verken de elementen van samenvattingen en wijs de componenten aan die u boeiend of nuttig vindt. Neem deze componenten op een vergelijkbare manier op bij het schrijven van uw samenvatting.
#2. Herlees uw document
Een samenvatting vereist een volledig document of voorstel voordat het kan worden geschreven. Bestudeer het hele document om de belangrijkste punten, problemen en suggesties vast te stellen. Door te bepalen wat u in uw samenvatting wilt opnemen, hoeven lezers niet in het document naar informatie te zoeken.
#3. Optimaliseer de eerste alinea
Begin uw eerste alinea door duidelijk te vermelden wat u presenteert en de betekenis ervan aan de lezer uit te leggen. Hieronder vindt u enkele nuttige tips:
- Wanneer u een bedrijfsplan samenvat, schets dan het bedrijf en het doel ervan, zodat de lezers de bedoeling van het document begrijpen.
- Identificeer eventuele uitdagingen en leg uit hoe uw plan deze zou kunnen aanpakken.
- Ontdek methoden om informatief schrijven te combineren met boeiende details om uw publiek betrokken te houden.
#4. Geef een overzicht van de rest van de samenvatting
Door een duidelijk overzicht te maken, kun je een beknopte samenvatting maken waar lezers snel informatie uit kunnen halen. U kunt overwegen de volgende categorieën te gebruiken voor uw overzicht:
- Beschrijving of samenvatting van het bedrijf
- Uitdaging waarop het document betrekking heeft
- Oplossing voor het probleem
- Urgentiegedeelte, waarin wordt uitgelegd waarom het belangrijk is dat de lezer snel handelt
Organiseer uw overzicht om de volgorde van de hoofdpunten in het document te weerspiegelen. Koptekst voor elke nieuwe sectie. Voeg opsommingstekens toe onder elke kop, zodat de lezer snel door de informatie kan bladeren.
#5. Formuleer een sterke conclusie
De manier waarop uw samenvatting eindigt, kan een aanzienlijke invloed hebben op de algehele perceptie van de lezer van het document. Het voegt waarde toe aan de samenvatting. Sluit af met het nog een laatste keer doornemen van de belangrijkste details. Voeg daarnaast een call-to-action toe waarin specifieke volgende stappen worden beschreven die de lezer kan nemen.
Belangrijkste componenten voor uw samenvatting
Zorg ervoor dat uw business plan communiceert de missie, het product, de strategie van uw bedrijf om zich te differentiëren ten opzichte van de concurrentie, financiële projecties, korte- en langetermijndoelen, de persoonlijkheid van de koper en de aansluiting op de markt.
Een samenvatting moet investeerders of CEO's een idee geven van wat ze kunnen verwachten van de rest van uw rapport. Neem het volgende op in uw samenvatting:
- De naam, locatie en missie van uw bedrijf
- Een beschrijving van uw bedrijf, inclusief management, adviseurs en korte geschiedenis
- Uw product of dienst, waar uw product in de markt past en hoe uw product verschilt van concurrenten in de branche
- Financiële overwegingen, financieringsvereisten voor start-ups of het doel achter uw bedrijfsplan - vermeld wat u hoopt dat de lezer uw bedrijf zal helpen bereiken
Lees ook: BUSINESS PLAN OVERZICHT: Een businessplan ontwikkelen in 6 eenvoudige stappen [gratis download]
Hoe lang moet uw samenvatting zijn?
Deze vraag ben ik een aantal keren tegengekomen als ik het heb over het schrijven van een samenvatting. Nu zijn er geen strikte vereisten met betrekking tot de lengte van een samenvatting; het hangt allemaal af van de lengte van de begeleidende inhoud. Hoewel een samenvatting één tot drie pagina's kan beslaan, is het belangrijk om alles eenvoudig en duidelijk te houden en de essentiële elementen van het werk vast te leggen.
Sjabloon voor samenvatting
Gebruik deze sjabloon als leidraad voor het schrijven van een samenvatting:
Introductie
[Missie]
[Visie]
[Bedrijfsprofiel (met relevante historie)]
[Contactgegevens bedrijf]
Producten en diensten
[Beschrijving van producten en/of diensten]
[Unieke propositie]
[Concurrentie voordeel]
[Intellectueel eigendom]
[Ontwikkelingsstatus]
Marktanalyse
[Markt kansen]
[Doelmarkt]
[Concurrenten]
Financiële analyse
[Begroting]
[Financieringsbehoeften]
[Potentiële prijs van goederen]
[Geprojecteerde winstmarges voor jaar één en twee]
Conclusies
[Samenvatten hoofdpunten]
Wat u moet vermijden bij het schrijven van een samenvatting
Het is niet alleen voldoende om te weten hoe u een effectieve samenvatting schrijft, het is net zo belangrijk om te weten wat u moet vermijden; anders zullen uw inspanningen tevergeefs zijn. Laten we eens kijken naar enkele dingen die u bij het schrijven moet vermijden:
#1. Te veel technisch jargon gebruiken
Een van de ergste dingen die u kunt doen bij het schrijven van een samenvatting is te veel technische taal gebruiken. U bent misschien heel goed in het gebruik van branchespecifiek taalgebruik, maar leiders met verschillende achtergronden kunnen het moeilijk vinden om acroniemen en ander gespecialiseerd taalgebruik te begrijpen. Uit een onderzoek van de Nielsen Norman Group is gebleken dat het gebruik van te veel jargon het voor mensen tot 50% moeilijker kan maken om het te begrijpen, waardoor ze hun interesse kunnen verliezen en in de war kunnen raken. Dat zou je toch niet willen?
Lees ook: Modewoorden: wat ze betekenen, toepassing en voorbeelden
#2. De duidelijkheid en beknoptheid worden verwaarloosd
Tijd is zeer waardevol in de snelle wereld van het werk. Leidinggevenden hebben geen tijd om pagina's vol bloemrijke teksten door te lezen om de belangrijke informatie te vinden. Maar te veel samenvattingen zijn te langdradig en geven de duidelijkheid op omdat ze te langdradig zijn. McKinsey & Company deed onderzoek waaruit bleek dat leiders een samenvatting gemiddeld slechts zes minuten lazen. Daarom is het belangrijk om uw punt snel en duidelijk over te brengen om hun aandacht te trekken.
#3. Geen interessant verhaal
In de kern is een samenvatting een verhaal: een plot dat opbouwt om te laten zien waar een idee of plan werkelijk over gaat. Veel samenvattingen boeien hun lezers echter niet, omdat ze niet goed zijn in het vertellen van verhalen. Een opiniepeiling door Harvard Business Review ontdekte dat 72% van de leidinggevenden houdt van executive schetsen die een interessant verhaal vertellen en hen iets laten voelen. Als u de kracht van verhalen niet gebruikt, kunt u de aandacht van uw publiek verliezen en uw boodschap minder krachtig maken.
#4. Belangrijke gegevenspunten weglaten
Sommige samenvattingen worden te kort en laten belangrijke gegevenspunten en ondersteunend bewijsmateriaal achterwege om ruimte te besparen. Uit onderzoek van Deloitte blijkt echter dat leidinggevenden veel waarde hechten aan inzichten die gebaseerd zijn op data. Sterker nog, 87% van deze leidinggevenden zei dat ze de voorkeur geven aan samenvattingen met sterke gegevens als onderbouwing van suggesties. Als u belangrijke feiten weglaat, kan uw samenvatting zijn geloofwaardigheid verliezen, waardoor leidinggevenden meer informatie willen.
Voorbeelden van samenvattingen
#1. Bedrijf Winkelgroep
Wanneer u de Over ons-pagina van Company Shop Group bezoekt, is het eerste dat opvalt de ondertitel: "Company Shop Group is de grootste herdistributeur van overtollig voedsel en huishoudelijke producten in Groot-Brittannië." Company Shop Group vermeldt duidelijk haar doel bovenaan de pagina, waardoor lezers de keuze hebben om door te lezen of te vertrekken met inzicht in de focus van het bedrijf. De organisatie integreert multimedia om bezoekers te betrekken en haar bedrijfsmodel in een gemakkelijker te begrijpen formaat uit te leggen.
#2. FirstEnergy
Als u een meer zakelijk en formeel merk heeft, kan de samenvatting van FirstEnergy een grote bron van inspiratie zijn. De samenvatting van het bedrijf omvat de missie, dochterondernemingen, activiteiten, producten en diensten, waarden voor maatschappelijk verantwoord ondernemen en strategische plandoelen. Potentiële investeerders zullen deze informatie waardevol vinden, aangezien het bedrijf beursgenoteerd is.
De samenvatting is uitgebreid en toch beknopt, maakt gebruik van opsommingstekens en afbeeldingen om de leesbaarheid te vergroten en biedt lezers de mogelijkheid om dieper in te gaan via een zijbalkmenu.
#3. aangesloten
De kop van de samenvatting van Connected trekt onmiddellijk de aandacht door een beknopte en duidelijke beschrijving te geven van de activiteiten van het bedrijf. Alleen al door de kop te lezen, begrijpt u de essentie van wat Connected doet, zelfs zonder de rest van de samenvatting door te nemen. Uiteindelijk duikt het bedrijf in zijn geschiedenis, missie en waarden.
Wat is het verschil tussen een inleiding en een samenvatting?
Een inleiding biedt context en vormt de basis voor de hoofdinhoud, terwijl een samenvatting duidelijk de belangrijkste punten en conclusies van een document of rapport schetst.
Heeft een samenvatting referenties nodig?
Nee, voor een samenvatting zijn doorgaans geen verwijzingen nodig, omdat deze bedoeld zijn om een beknopt overzicht te geven van de belangrijkste punten, zonder dat u zich hoeft te verdiepen in gedetailleerde citaten of bronnen.
Heeft een samenvatting een titelpagina nodig?
Nee, een samenvatting heeft doorgaans geen titelpagina. Het is een op zichzelf staand document dat voorafgaat aan een langer rapport of voorstel en een beknopt overzicht geeft van de inhoud ervan.
Waarom heet het een samenvatting?
Het wordt een 'executive summary' genoemd, omdat het op beknopte wijze de belangrijkste punten uit een langer document presenteert, speciaal bedoeld voor drukbezette leidinggevenden om essentiële informatie snel te begrijpen.
Wat komt eerst: samenvatting of samenvatting?
De samenvatting komt doorgaans eerst vóór de samenvatting. Het biedt een kort overzicht van het hele document, terwijl de samenvatting een verkorte versie biedt van de belangrijkste punten en aanbevelingen.
Hoe wordt een samenvatting ook wel genoemd?
Een samenvatting wordt ook wel managementsamenvatting, samenvatting of synopsis genoemd.
In Conclusie
Effectieve communicatie is van cruciaal belang in de snelle zakelijke omgeving van vandaag. Leiders kunnen succes behalen in hun inspanningen door gebruik te maken van goed opgestelde samenvattingen, ondersteund door gegevens en inzichten, om geïnformeerde besluitvorming te stimuleren en de ruis te doorbreken. De volgende keer dat u voor de taak staat om een samenvatting te schrijven, moet u deze belangrijke strategieën in gedachten houden en getuige zijn van uw invloed en impact.
Een korte en bondige samenvatting moet de essentie van uw bedrijf overbrengen. Zorg ervoor dat u uw verhaal deelt, samen met de belangrijkste achtergrond- en financiële details. Een impactvolle samenvatting zal meer investeerders aantrekken om uw bedrijf te ondersteunen en het vertrouwen in uw merk bij klanten op te bouwen.
- WAT IS EEN ACCOUNTEXECUTIVE? Taken, salaris en meer
- SALES EXECUTIVE: Betekenis, Taken, Salaris, Vaardigheden & Kwalificatie
- BUSINESS EXECUTIVE: Wat is het, coach, ontwikkeling, salaris en verenigingen
Referenties
