Elk bedrijf in Oregon, zelfs bedrijven met slechts één persoon, is onderworpen aan de ziekteverlofwet van de staat, die elk kalenderjaar tot 40 uur ziekteverlof per werknemer vereist. Ziekteverlof kan onbetaald zijn, afhankelijk van de grootte en locatie van uw bedrijf, terwijl bepaalde werkgevers verplicht zijn om betaald ziekteverlof te verstrekken. Hoewel de ziekteverlofwet van Oregon niet zo ingewikkeld is als die in andere staten, zoals Californië, moet u er toch voor zorgen dat uw bedrijf hieraan voldoet. Hier is alles wat u moet weten over de Oregon Ziekteverlof- en PTO-wet.
Hoe Oregon ziekteverlofwet werkt
Ziekteverlof in Oregon wordt berekend als één uur verdiende ziektetijd voor elke 30 gewerkte uren, tot een maximum van 40 uur. U kunt naar eigen goeddunken meer ziekteverlof toekennen, maar zorg ervoor dat dit voor alle werknemers geldt. Om te voldoen aan de ziekteverlofregelingen van Oregon, moet u op de hoogte zijn van zaken als betaald versus onbetaald verlof, rechten van werknemers, geautoriseerd gebruik van ziekteverlof en het combineren van ziekteverlof met betaald verlof (PTO).
Betaald versus onbetaald ziekteverlof
Werkgevers in Oregon die ten minste tien werknemers hebben, moeten betaald ziekteverlof geven. Als u ten minste zes werknemers heeft en uw bedrijf of een werknemer in Portland is gevestigd, moet u doorbetaalde ziekteverlof opnemen. Als u minder werknemers heeft, kunt u besluiten om ziekteverzuim onbetaald te laten; niettemin kan het doorbetalen van ziekteverlof een aantrekkelijk voordeel zijn voor een klein bedrijf.
Het personeelsbestand van sommige bedrijven kan veranderen, met name seizoensbedrijven die niet het hele jaar door fulltime werknemers in dienst hebben. Als dit van toepassing is op uw organisatie, moet u uw daggemiddelde berekenen voor een periode van 20 weken in het voorgaande jaar. Uw ziekteverlof moet worden doorbetaald als uw bedrijf dagelijks gemiddeld 10 of meer werknemers telt (zes of meer in Portland).
Geschiktheid en rechten van werknemers
Alle soorten werknemers - fulltime, parttime en seizoensgebonden - hebben recht op maximaal 40 uur ziekteverlof per jaar van hun bedrijf. (Deze verordening vereist dat voltijdse werknemers minimaal 40 uur per jaar werken; deeltijdse en seizoenswerknemers verdienen mogelijk minder.) Zoals bij de meeste juridische kwesties, zijn er echter uitzonderingen. Wanneer u niet verplicht bent om een werknemer ziekteverlof toe te kennen, overweeg dan de volgende scenario's:
- Wanneer een werknemer met ziekteverlof is op grond van de Family and Medical Leave Act (FMLA),
- Wanneer een werknemer de ouder, echtgenoot of kind van de eigenaar van het kleine bedrijf is
- Wanneer een werknemer is ingeschreven voor een federaal of staatswerkopleidingsprogramma
- Wanneer een werknemer is ingeschreven voor een werkopleiding
- Wanneer de werknemer een zelfstandige is
Volgens de wet van Oregon bent u niet verplicht om direct na het aannemen van een nieuwe werknemer ziekteverlof toe te kennen. U kunt van uw werknemers eisen dat ze minimaal 90 dagen voor u werken voordat ze in aanmerking komen voor ziekteverlof, zoals u kunt met veel andere voordelen.
Als een medewerker uw bedrijf verlaat, hoeft u opgebouwde en niet-opgenomen ziekteverlof niet uit te betalen, tenzij uw organisatie een beleid heeft dat dit verplicht. Wat uw bedrijfsbeleid ook is, u moet zich er te allen tijde aan houden.
Gebruik van toegestane ziekteverlof
Uw werknemers kunnen ziekteverlof gebruiken om verschillende vooraf goedgekeurde redenen, waaronder zelfzorg en gespecialiseerde gevallen waarin ze voor anderen zorgen.
Uw personeel kan ziekteverlof opnemen voor de volgende doeleinden:
- Afspraken met artsen
- Genezing van een blessure
- Ziekte of ziekte
- Ziekte van de geest
- Sterfgeval
- Huiselijk geweld, intimidatie, aanranding en andere gerelateerde incidenten
Werknemers kunnen ook ziekteverlof opnemen wanneer ze niet ziek of gewond zijn om:
- Zorg voor een ziek of gewond familielid
- Breng een familielid naar een doktersbezoek of een controle van de geestelijke gezondheid.
- Zorg voor een ziek of gewond kind.
- Zorg voor een jongere wiens school of kinderdagverblijf gesloten is vanwege een noodsituatie op het gebied van de volksgezondheid.
Ziekteverlof versus PTO-wet in Oregon
Sommige bedrijven willen het zichzelf gemakkelijk maken door hun PTO- en ziekteverzuimbeleid in één beleid te combineren. U kunt dit doen zolang uw PTO-beleid voldoet aan de minimale ziekteverlofvereisten van Oregon. Dit ontslaat u niet van de verplichting om extra verlof toe te kennen zoals vereist door Oregon of de federale wetgeving.
Hoewel het combineren van verlofbeleid in één breed beleid nuttig kan zijn in staten zonder vergelijkbare regelgeving als die van Oregon, raden we dit niet aan in Oregon. Het is ideaal om een apart PTO-beleid op te stellen, zodat u uw ziekteverlofbeleid onmiddellijk kunt aanpassen als de wet van Oregon verandert. In Oregon kan het combineren van deze regels toegestaan zijn, op voorwaarde dat u uw werknemers onbeperkte PTO geeft.
Vereisten voor de werkgever
Naast het geven van ziekteverlof aan uw werknemers, moet u een nauwkeurige administratie bijhouden van hun opbouw en gebruik van ziekteverlof, hen informatie verstrekken over hun rechten en hen regelmatig updates geven over hun ziekteverzuimsaldo.
Kennisgeving en publicatie
Het plaatsen van nalevingsposters op prominente locaties in uw kantoor is een manier om te zorgen voor naleving van arbeids- en HR-wetten. Het ziekteverzuimstatuut van Oregon omvat vergelijkbare vereisten, zoals het plaatsen van een ziekteverlofbord waar werknemers het gemakkelijk kunnen zien. De poster moet basisinformatie bevatten over hun rechten op ziekteverlof.
Als uw organisatie echter ver weg is, kunt u een melding op uw intranet of elektronisch prikbord plaatsen, of zelfs een bedrijfsbrede e-mailmelding sturen. Als u regelmatig een interne nieuwsbrief uitgeeft, geef dan in elk bericht een link naar de poster van uw bedrijf en eventuele andere nalevingsvereisten.
Verklaringen van ziekteverzuim
Werkgevers in Oregon zijn wettelijk verplicht om werknemers driemaandelijkse verklaringen te verstrekken met daarin de hoeveelheid ziekteverlof die ze hebben opgebouwd en uitgegeven. U kunt deze informatie overal beschikbaar stellen en als u gebruik maakt van salarissoftware kunt u deze bij elke loonstrook voegen, zodat u voldoet aan de eisen van de wet.
Documentatie aanvragen
Wees voorzichtig met het opvragen van documentatie waaruit blijkt dat een werknemer afwezig was wegens ziekte of de zorg voor een ziek familielid. Hoewel papierwerk vereisen wanneer een werknemer ziekteverlof neemt, misschien slim lijkt, kunt u dit alleen doen in de volgende situaties:
- Als een werknemer langer dan drie dagen achtereen afwezig is,
- Als de ziekte van een werknemer naar verwachting meer dan drie opeenvolgende werkdagen zal bedragen (chirurgie, medische behandeling),
- Als een werknemer zijn ziekteverlof niet op gepaste of redelijke wijze opzegt (10 dagen indien voorzienbaar, redelijk voor ziekte of letsel), kan de werkgever het dienstverband van de werknemer beëindigen.
- Als u een geldige reden hebt om het gebruik van ziekteverlof door een werknemer in twijfel te trekken (hoog ziekteverzuim, misbruik van PTO),
Verwerven en berekenen van ziekteverzuim
Bij het ontwikkelen van een ziekteverzuimbeleid in Oregon, moet u ervoor zorgen dat de wet wordt nageleefd door werknemers te verplichten tijd op te bouwen en deze correct te betalen. U kunt op twee manieren tijd van medewerkers opbouwen: opbouw of afkoop.
Ziekteverlof krijgen
Zoals eerder aangegeven is het voor de opbouw van ziekteverzuim noodzakelijk om per 30 gewerkte uren minimaal één uur ziekteverzuim te berekenen. U kunt stoppen met het opbouwen van ziekteverzuim als een werknemer 40 uur op zijn ziekenfonds heeft staan. U kunt uren blijven opbouwen voor uw werknemers als het ziekteverzuimbeleid van uw bedrijf liberaler is dan de staatsnormen.
Zelfs als u vereist dat werknemers 90 dagen aan het werk zijn voordat ze ziekteverlof kunnen opnemen, begint hun opbouw op de dag dat ze beginnen. Ze komen in aanmerking voor ziekteverlof zodra ze het minimum van 90 dagen hebben voltooid.
Hoewel werknemers met dit systeem ziekteverlof kunnen verdienen op basis van hun gewerkte uren, vereist het extra administratieve inspanning. Dit vergroot ook de kans op administratieve fouten of rekenfouten.
Ziekteverlof in één keer
De forfaitaire optie houdt in dat werknemers gewoon het volledige ziekteverlof krijgen dat ze elk jaar op 1 januari krijgen. Deze methode bespaart u tijd op de administratieve afdeling.
Het nadeel van een forfaitair bedrag is wanneer werknemers vóór 1 januari starten. In dit geval zou u hun ziekteverzuim moeten pro rata op basis van hun startdatum. Dus als u elk jaar 40 uur ziekteverlof aanbiedt en een nieuwe rekruut begint op 1 juli (halverwege het jaar), moet u hun ziekteverzuim pro rata halveren, ofwel 20 uur. Zelfs met deze extra stap zijn wij van mening dat het forfait de betere, minder administratief intensieve methode is om ziekteverlof te berekenen.
Betaal Berekening
Als uw organisatie werknemers moet doorbetalen voor ziekteverlof, moet u hen hun normale loon betalen. Als uurwerknemers maar één uurtarief krijgen, moet u ze voor elk uur ziekteverzuim hun gebruikelijke uurtarief geven. Gebruik het gewogen gemiddelde van de uurloontarieven van de werknemer als deze meer dan één loontarief hebben.
Werknemers in loondienst moeten tijdens ziekteverlof het volledige verdiende bedrag worden uitbetaald. Als een werknemer bijvoorbeeld een wekelijks salaris van $ 2,500 verdient en één dag ziekteverlof neemt, moet u hem $ 2,000 aan reguliere inkomsten plus $ 500 voor de ene dag ziekteverlof betalen.
Als u werknemers in dienst heeft genomen die geen basissalaris verdienen, moet u hen per uur ziekteverzuim minimaal het minimumloon betalen. Als u werknemers in opdracht wel een basissalaris geeft, moet u hen het tarief betalen dat gelijk is aan hun uurtarief of het minimumloon, afhankelijk van wat het hoogste is.
Hoewel overwerk, bonussen, fooien en andere beloningen bovenop het basistarief van een werknemer geen factor zijn bij de berekening van het ziekteverlof, doet het ploegenverschil dat wel, dus zorg ervoor dat u op de juiste manier berekent als u werknemers heeft die in die categorie vallen.
Retentie van werknemers
De staat Oregon stelt werknemers in staat om tot 40 uur ziekteverlof per jaar over te dragen. Werkgevers kunnen ook de opbouw van ziekteverzuim beperken tot 40 uur per jaar en het totale ziekteverzuimsaldo per werknemer beperken tot 80 uur. U heeft de mogelijkheid om deze beperkingen naar eigen goeddunken te verhogen.
Dus als een werknemer vorig jaar geen ziekteverlof heeft opgenomen, kan hij alle 40 uur meenemen. U kunt hun opbouw stopzetten zodra ze hun 40 uur voor het jaar hebben voltooid. Als zij ziekteverlof opnemen en hun saldo zakt onder de 80 uur, moet u hun opbouw opnieuw starten. Zelfs als ze aan het einde van het jaar meer dan 40 uur ziek zijn, kunt u hun roll-over beperken tot 40 uur.
Wettelijke overwegingen
Oregon's regel voor ziekteverzuim is vrij eenvoudig, maar vereist nog steeds aandacht voor detail om te voorkomen dat u niet meer aan de regels voldoet. Als u het loon verkeerd berekent of de wettelijke rechten van een werknemer schendt, kunt u te maken krijgen met boetes en straffen van de staat, evenals rechtszaken tegen werknemers.
Sancties en boetes
Boetelonen zijn legaal in Oregon. Het niet correct betalen van de ziektetijd van een werknemer kan resulteren in een boeteloon van maximaal acht keer het normale loon van de werknemer. Zelfs kleine fouten in de salarisadministratie kunnen tot dit forse gevolg leiden.
Oregon staat ook een boete van $ 1,000 toe voor elke overtreding. Dus als u drie werknemers heeft die ziekteverlof opnemen, maar uw payroll-team hun ziekteverlofloon niet correct berekent, zal uw bedrijf die werknemers niet alleen acht keer hun normale loon verschuldigd zijn voor elk uur ziekteverlof, maar zult u ook de staat $ 3,000 aan boetes verschuldigd.
Claims van werknemers
Werkgevers die de regels voor ziekteverlof overtreden, hetzij opzettelijk of onbewust, riskeren forse boetes in Oregon. Rechtszaken tegen werknemers kunnen extreem kostbaar zijn voor bedrijven, zowel financieel als qua reputatie.
Wanneer een werknemer ziekteverlof aanvraagt, mag u hem niet vergelden, lastigvallen, straffen of ontslaan. Het uitvoeren van een van deze activiteiten kan leiden tot intimidatie of onrechtmatig ontslag door een werknemer.
U kunt een redelijke reden hebben om vraagtekens te plaatsen bij het gebruik van ziekteverlof door een werknemer als deze buitensporig veel vrije tijd heeft opgenomen of ander beleid heeft misbruikt. Zorg er echter voor dat u deze zorgen documenteert om bewijs te hebben van een echt probleem.
Consistentie behouden en records bijhouden
Houd nauwgezette dossiers bij van alle HR-gerelateerde problemen. Handhaaf de wettelijke naleving door ten minste elk kwartaal een register bij te houden van de opgebouwde en zieke tijd van elke werknemer. Houd ook alle gegevens bij over het ziekteverlof van een werknemer. Omdat het medische dossiers zijn, moet u ze gescheiden houden van het reguliere personeelsdossier van de werknemer en in een vertrouwelijk dossier plaatsen met beperkte toegang.
Wees eerlijk en consistent met uw ziekteverzuimbeleid, zowel wat betreft de hoeveelheid tijd die u toekent als hoe u reageert op werknemers die afwezig zijn. Onthoud dat wat u voor één werknemer doet, voor iedereen moet worden gedaan.
Heeft Oregon een betaalde ziekteverlofwet?
Alle werknemers in Oregon hebben volgens de staatswet recht op ziekteverlof. Als uw werkgever 10 of meer werknemers heeft (6 of meer als ze een locatie in Portland hebben), hebt u recht op betaald ziekteverlof. Anders wordt ziekteverzuim beschermd maar niet gecompenseerd.
Wat is de nieuwe ziekteverlofwet in Oregon?
Particuliere bedrijven met een of meer werknemers in de staat Oregon moeten tot 12 weken betaald verlof bieden binnen een periode van 12 maanden die begint op 1 januari 2023.
Gaan ziektedagen over in Oregon?
Ja, bedrijven zijn wettelijk verplicht om werknemers toe te staan maximaal 40 uur ongebruikt ziekteverlof over te dragen naar het volgende jaar.
Mag je werkgever vragen waarom je je ziek meldt?
Wanneer een werknemer zich ziek meldt, mag de werkgever informeren naar de reden van zijn afwezigheid.
Kunnen ze nee zeggen als je je ziek meldt?
Of ze het nu leuk vinden of niet, bazen mogen je verzoek om ziekteverlof niet weigeren.
Ten slotte,
De meeste bedrijven kunnen voorkomen dat ze het ziekteverlofstatuut van Oregon schenden. Om ervoor te zorgen dat u deel uitmaakt van die groep, moet u weten en begrijpen wat u aan elke werknemer moet verstrekken en hoe u eventuele problemen kunt voorkomen.
Gerelateerde artikelen
- BUITEN HET WERK BELLEN: Verlof aanvragen
- KLEINE BEDRIJFSSUBSIDIES OREGON: TOP 2023-vermeldingen (handleiding toepassen)
- OREGON INKOMSTENBELASTING: Alles wat u moet weten
- Werknemerscontract: voorbeelden, gids en sjabloon
Referenties
