Salarisadministratie is een essentiële functie binnen de HR-afdeling van een bedrijf die betrekking heeft op het beheren en volgen van de lonen en secundaire arbeidsvoorwaarden van werknemers. Het HR-salarisproces omvat afhandelingstaken zoals het berekenen van lonen, het inhouden van belastingen en andere inhoudingen en het verstrekken van betalingen. De verwerking kan echter tijdrovend en complex zijn, maar het gebruik van HR-salarissoftware kan deze processen vereenvoudigen en stroomlijnen door middel van automatisering. In dit artikel bespreken we het HR-salarisproces, het gebruik van payroll-software, de functies en voordelen ervan. We zullen ook onderzoeken welke bedrijven HR-salarissoftware aanbieden en hoe u een demo van hen kunt krijgen.
Wat is HR Payroll?
Human resources (HR) payroll houdt de lonen en voordelen van werknemers binnen een bedrijf bij en beheert deze. De afdeling Human Resources (HR) is verantwoordelijk voor het op tijd berekenen en uitbetalen van het loon, de salarissen, bonussen en inhoudingen van werknemers.
HR Salarisadministratie
Het proces verwijst naar de stappen die betrokken zijn bij het compenseren van werknemers voor hun werk, inclusief het berekenen van lonen, het inhouden van belastingen en andere inhoudingen en het uitgeven van betalingen. Het is een kritieke functie die ervoor zorgt dat werknemers correct en op tijd worden betaald. Het proces omvat:
Belastinggegevens van werknemers verzamelen
De eerste stap in het proces is het verzamelen van de benodigde belastinginformatie van uw werknemers, inclusief het ingevulde IRS-formulier W-4 en eventuele door de staat vereiste inhoudingsformulieren. Met deze informatie kan HR nauwkeurige belastinginhoudingen berekenen.
Opstellen van een loonlijst
Stel een regelmatig salarisschema op dat schetst wanneer werknemers worden betaald. Het schema dat u opstelt, moet rekening houden met factoren zoals betaalperioden, frequentie van betalingen (bijvoorbeeld wekelijks, tweewekelijks, maandelijks) en leveringsmethoden voor betalingen (bijvoorbeeld papieren cheques, directe storting).
Brutoloon berekenen
Om het brutoloon voor elke werknemer te berekenen, telt u eenvoudig hun basisloon, eventuele overuren die ze ontvangen, eventuele bonussen of commissies die ze ontvangen, evenals alle andere passende inkomsten bij elkaar op.
Belastingen en andere inhoudingen aftrekken
Trek federale, staats- en lokale belastingen af van het brutoloon op basis van de belastinggegevens van de werknemer. Trek daarnaast andere inhoudingen af, zoals socialezekerheidsbijdragen, Medicare-belastingen en vrijwillige inhoudingen (bijv. Pensioenbijdragen, ziektekostenverzekeringspremies).
Nettoloon berekenen
Bereken het "nettoloon" van de werknemer, het bedrag dat overblijft nadat belastingen en inhoudingen zijn afgetrokken. Dit is het bedrag dat op het loonstrookje van de werknemer zal verschijnen.
Salarisoverzichten genereren
Maak rapporten met een samenvatting van het salarisproces, inclusief werknemersinkomsten, inhoudingen en belastingen. Deze rapporten zijn nuttig voor het bijhouden van gegevens, naleving en financiële analyse.
Uitgifte van betalingen
Betaal de werknemers hun nettoloon met behulp van de betalingsmethode die is geselecteerd, zoals het uitgeven van papieren cheques of het starten van directe stortingen op de bankrekeningen van de werknemers.
Aangifte loonheffingen
Zorgen voor tijdige en nauwkeurige aangifte van loonheffingen bij de juiste belastingautoriteiten, zoals de Internal Revenue Service (IRS) en nationale/lokale belastinginstanties. Dit omvat het afdragen van belastingbetalingen en het indienen van vereiste belastingformulieren, zoals formulier 941 voor federale belastingen.
Salarisadministratie bijhouden
Houd een grondige en georganiseerde administratie bij van alle salarisgerelateerde documenten, inclusief belastingformulieren voor werknemers, rapporten, belastingaangiften en betalingsgegevens. Deze gegevens moeten gedurende de vereiste duur worden bewaard om te voldoen aan de wettelijke en regelgevende vereisten.
Blijf compliant
Blijf op de hoogte van relevante wet- en regelgeving en belastingvereisten met betrekking tot loonverwerking. De verwerking moet voldoen aan nationale en federale wetten, zoals de Fair Labor Standards Act (FLSA). U kunt overwegen om professionele hulp in te schakelen, zoals een afdeling voor belastingcontrole of een gecertificeerde professionele accountant, om een nauwkeurige en conforme verwerking te garanderen.
HR-salarissoftware
HR-salarissoftware verwijst naar elk type HR-beheersysteem dat zowel uw HR-kerngegevens als uw salarisadministratieprocessen beheert. Het is een brede categorie, met veel verschillende subtypes van HR-softwareoplossingen die bij de rekening passen. Deze omvatten human resources informatiesystemen (HRIS), human capital management (HCM) systemen en human resources management systemen (HRMS), allemaal met ingebouwde functies voor salarisverwerking.
Wanneer HR- en salarissoftware zijn geïntegreerd, kunnen gegevens automatisch tussen de twee systemen worden gedeeld, waardoor het risico op fouten wordt verkleind en handmatige gegevensinvoer wordt geminimaliseerd. Wanneer bijvoorbeeld het loontarief of de belastinginformatie van een werknemer wordt bijgewerkt in de HR-software, kan de salarisadministratiesoftware automatisch de salarisadministratie van de werknemer bijwerken zonder dat dubbele gegevensinvoer nodig is.
Wat zijn de voordelen van een HR Payroll-software
De software biedt verschillende voordelen voor bedrijven, waaronder:
- Salarisbeheer vereenvoudigen: De software vereenvoudigt het salarisbeheerproces door taken zoals het berekenen van lonen en het genereren van salarisstroken te automatiseren, waardoor bedrijven zich kunnen concentreren op hun kernactiviteiten.
- Het verminderen van menselijke fouten: De software minimaliseert menselijke fouten bij de verwerking van de salarisadministratie en voorkomt kostbare fouten en IRS-boetes door handmatige gegevensinvoer en ongeautoriseerde toegang te elimineren.
- Naleving verbeteren: De software automatiseert de berekeningen van de geschiktheid van uitkeringen en aanwezigheidsregistratie en integreert met de salarisadministratie voor nauwkeurigheid. Daarom zorgen voor naleving en het voorkomen van kostbare schendingen.
- Het stroomlijnen van HR-processen: De software stroomlijnt de salarisadministratie en HR-activiteiten en elimineert losgekoppelde systemen. Zo verbeteren we de efficiëntie, inzichten en besluitvorming voor bedrijven.
- Tijd en middelen besparen: Salarisadministratiesoftware stroomlijnt handmatige processen, waardoor tijd en middelen worden bespaard. Het vermindert ook het papierwerk en biedt zelfbedieningsopties voor werknemers.
- Gegevensbeveiliging verbeteren: HR-salarissoftware beschermt werknemersgegevens door middel van op rollen gebaseerde toegang, regels en geüpdatet beleid en biedt analyses voor weloverwogen besluitvorming en kostenbeheer.
- Milieuvriendelijk: De software beschikt over online databases voor het opslaan van gegevens. Vandaar het verminderen van het papierverbruik en de ecologische voetafdruk van het bedrijf en het bevorderen van duurzaamheid.
Functies van HR-salarissoftware
De belangrijkste kenmerken van HR-salarissoftware zijn onder meer:
Integratie met bestaande systemen
Het is essentieel om een salarisadministratiesoftware te kiezen die kan worden geïntegreerd met de boekhoudoplossing, de werknemersdatabase of het HR-systeem van uw bedrijf. Dit zorgt voor een naadloze gegevensoverdracht en vermijdt de noodzaak voor handmatige gegevensinvoer.
Schaalbaarheid
Zoek naar salarisadministratiesoftware die de groei van uw bedrijf kan opvangen. Het moet in beide richtingen schaalbaar zijn, zodat u een toenemend personeelsbestand kunt verwerken of indien nodig kunt inkrimpen. Zorg er dus voor dat de software effectief blijft, ongeacht de grootte van uw bedrijf.
Industriespecifieke kenmerken
Als uw bedrijf specifieke eisen heeft of behoort tot een branche met specifieke eisen, kies dan software die aan die aspecten voldoet. Als u bijvoorbeeld in de verkoopbranche werkt, moet de software functies bieden voor verkoopbeloningen of bonussen.
Fiscale naleving
Salarissoftware moet een goed opgeleid team voor belastingnaleving in huis hebben om op de hoogte te blijven van belastingregelgeving en te zorgen voor nauwkeurige belastinggegevens. Dit helpt om de naleving te behouden en fouten te voorkomen.
Cloudgebaseerde oplossing
Cloudgebaseerde salarissoftware biedt gemak, zeker als uw organisatie verspreid is over verschillende locaties. Het biedt overal gemakkelijke toegang tot de software en kan kosten besparen, aangezien het meestal maandelijks wordt gefactureerd op basis van gebruik.
Training en ondersteuning
Bekijk de trainings- en ondersteuningsopties die beschikbaar zijn met de software. Zorg ervoor dat het gemakkelijk te begrijpen en te gebruiken is, vooral voor medewerkers die meer technische kennis nodig hebben. U kunt zoeken naar softwareleveranciers die online en onsite training aanbieden voor maximale waarde.
Prijs opties
Leveranciers van salarissoftware bieden verschillende prijsopties. Maak dus een lijst met functies die u nodig hebt en vergelijk beschikbare oplossingen om een pakket te vinden binnen uw budget. Kies vervolgens een systeem dat bij uw budget past, eenvoudig te installeren en te gebruiken is en de meest benodigde functies biedt.
Payroll Management
Salarissoftware moet lonen, inhoudingen en netto-inkomen voor werknemers berekenen. Het moet verschillende componenten afhandelen, zoals bonussen, extraatjes, verlof, onkostenbeheer en aftrek van inkomstenbelasting. Het moet ook zorgen voor naleving van de belastingwetten en rapporten, loonstrookjes en formulieren genereren.
Zelfbediening van medewerkers
Zoek ook naar software die zelfbedieningsopties voor werknemers biedt. Waardoor werknemers toegang hebben tot hun loontarief, secundaire arbeidsvoorwaarden, werkuren en andere informatie en deze kunnen bekijken.
Meldingen en waarschuwingen
De software moet realtime en geplande berichten naar werknemers kunnen sturen via sms, dashboardmeldingen, enz. Het verzenden van meldingen en waarschuwingen helpt bij het communiceren van belangrijke loongerelateerde informatie en zorgt voor tijdige updates.
Mobiliteit
Zoek naar salarisadministratiesoftware die een mobiele versie biedt voor betere connectiviteit en gemakkelijke toegang. Hierdoor hebben werknemers en HR-personeel onderweg toegang tot de software, wat het handiger en efficiënter maakt.
Werknemersorganisatie per salarisschaal
De software moet een gemakkelijke organisatie van werknemers mogelijk maken op basis van hun salarisschaal en positie in de organisatie. Dit helpt bij een efficiënte salarisverwerking en -beheer.
Meerdere betaalmethoden
Salarissoftware moet verschillende betalingsmethoden ondersteunen, zoals directe storting, cheque of contant geld. Het moet flexibel genoeg zijn om verschillende betalingsfrequenties aan te kunnen, zoals maandelijks of wekelijks.
HR-salarissoftwarebedrijven
Verschillende bedrijven bieden HR-salarissoftware op de markt. Ze omvatten het volgende:
- Papaja wereldwijd: Dit is een van de payrollsoftwarebedrijven die wordt aanbevolen om externe betalingsintegratoren uit te schakelen. Het biedt salarisadministratie en andere functies voor personeelsbeheer.
- kabbelend: Rippling is geschikt voor middelgrote bedrijven met een gevestigde HR-afdeling. Het biedt salarisadministratie en functies zoals operationele workflows, het volgen van sollicitanten en IT-voorraadbeheer. Het heeft ook geavanceerde mogelijkheden voor HR-workflowbeheer.
- Paychex-flex: Deze salarisadministratiesoftware is het beste voor middelgrote tot grote bedrijven. Het biedt flexibele HR-oplossingen, inclusief salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden. Het is ook het meest geschikt voor startups en schaalbedrijven.
- ADP-personeel nu: ADP is een van de bekende HR-salarissoftwarebedrijven met een cloudgebaseerde oplossing genaamd ADP Workforce Now. Het combineert HR-kernfuncties met loonverwerking, tijdregistratie, talentbeheer en secundaire arbeidsvoorwaarden. Het is geschikt voor het opschalen van bedrijven en startups die een snelle groei doormaken.
- JustWorks: Justworks is cloudgebaseerde HR-software die salarisadministratie en tijdregistratie omvat voor zowel werknemers op uurbasis als werknemers in loondienst. Het biedt functies zoals beheer van personeelsbeloningen, HR-ondersteuning en hulp bij naleving. Het vereenvoudigt salarisadministratieprocessen en zorgt voor naleving van belasting-, betalings- en HR-regelgeving.
Demo van HR-salarissoftware
Demo's van HR-salarissoftware zijn cruciaal voor potentiële gebruikers om de functies, functionaliteiten en bruikbaarheid te evalueren voordat ze tot aanschaf overgaan.
Wat u tijdens een softwaredemo moet controleren, zijn onder meer kernfunctionaliteit, belangrijkste functies, beoordeling van bruikbaarheid, gegevensnauwkeurigheid en naleving, evenals aanpassing en schaalbaarheid.
Demo van HR Payroll-software aanvragen
Om een softwaredemo aan te vragen en toegang te krijgen, kunt u deze stappen volgen:
- Onderzoek en maak een shortlist van mogelijke opties voor HR-salarissoftware op basis van de behoeften en vereisten van uw bedrijf.
- Bezoek de website van elke softwareleverancier op de shortlist voor meer informatie over hun aanbod en functies. Zoek naar de knop 'Een demo aanvragen' of 'Contact opnemen met verkoop' op hun website.
- Klik op de knop "Een demo aanvragen" of "Contact opnemen met verkoop" om het aanvraagproces voor een demo te starten. Vul de vereiste gegevens in op het daarvoor bestemde formulier.
- Vermeld in de aanvullende opmerkingen of het berichtgedeelte van het formulier dat u specifiek geïnteresseerd bent in een demo van hun HR-salarissoftware. U kunt ook eventuele specifieke vereisten of vragen over de software opnemen.
- Verzend het formulier en het verkoopteam van de softwareleverancier neemt contact met u op om de demo in te plannen. Ze kunnen via e-mail of telefoon contact met u opnemen om meer informatie te verzamelen over uw zakelijke behoeften en om een geschikte tijd voor de demo af te spreken.
- Tijdens de demo zal de vertegenwoordiger de kenmerken en functionaliteiten van de HR-salarissoftware demonstreren. Zij zullen uitleggen hoe de software aan uw zakelijke vereisten kan voldoen en eventuele pijnpunten aanpakken die u noemde.
- Maak van de gelegenheid gebruik om vragen te stellen en eventuele twijfels over de software op te helderen. U kunt vragen stellen over functies zoals salarisverwerking en integraties met andere systemen.
- Evalueer na de demo de salarissoftware op basis van de functies, het gebruiksgemak, de schaalbaarheid, de prijsstelling, de klantenondersteuning en andere relevante factoren voor uw bedrijf. Vergelijk vervolgens de demo's van verschillende softwareleveranciers om een weloverwogen beslissing te nemen.
Als u na de demo tevreden bent met een bepaalde software, kunt u doorgaan met de aankoop of u abonneren op hun diensten.
Is HR-salarisadministratie moeilijk?
Salarisverwerking is een uitdaging vanwege verschillende factoren, waaronder de complexiteit van loonwetgeving, werknemersclassificatie, handmatige processen en communicatie, archivering en documentatie, en menselijke fouten, vooral nu organisaties groeien en werknemers op afstand werken.
Het is ook nodig om te voldoen aan regionale en nationale wetten en om op de hoogte te blijven om nauwkeurige berekeningen te garanderen. Bovendien is het begrijpen van werknemerstypen en -classificaties essentieel voor nauwkeurige berekeningen. Ondanks de uitdagingen kan het implementeren van HR-software met functies voor salarisadministratie echter de bedrijfsvoering stroomlijnen en deze processen automatiseren en menselijke fouten minimaliseren.
Payroll en HR zijn nauw met elkaar verbonden en werken samen om een vlotte werking te garanderen. HR speelt een cruciale rol bij het verstrekken van gegevens voor een nauwkeurige loonverwerking, het beheren van de aanwezigheid van werknemers, de werkuren en het bepalen van het brutoloon, de kosten voor het bedrijf, beloning, overuren, secundaire arbeidsvoorwaarden, loonsverhogingen en incentives.
De relatie tussen HR en Payroll is belangrijk vanwege hun nauwe correlatie, aangezien HR de beloning van werknemers bepaalt, terwijl Payroll zorgt voor beloningsbeheer. Duidelijke communicatie en samenwerking tussen beide afdelingen is dan ook cruciaal voor een efficiënte salarisverwerking. De organisatiestructuur varieert echter: sommige organisaties hebben afzonderlijke afdelingen en andere maken deel uit van de financiële afdeling.
Gerelateerde artikelen
- WAT IS PAPIEREN HANDEL? Hoe het werkt
- SALONBEHEER: software en best practices
- GEGEVENSRAPPORT: definitie, tools en tips
- SALONSYSTEEM: Definitie, Software & Gids
Referenties
