Veranderingen in de wereldhandel, vooral de groeiende bekendheid van de digitale economie, hebben invloed gehad op het douaneproces. Op een gegeven moment werd de opkomst van e-commerce gezien als een vloek voor de douane, wat ook gevolgen had voor het gemak van naleving door bedrijven die gebruik maken van verzenddiensten. Sommige organisaties stuiten op hindernissen als ze te maken krijgen met verschillende regelgeving, systemen en processen.
Het proces om aan de douanevereisten te voldoen klinkt misschien eenvoudig en gemakkelijk, maar de realiteit is dat verre van. Er spelen veel factoren. Er zijn uitdagingen, vooral met de evolutie van de internationale handel en het veranderende overheidsbeleid. Hier vindt u een korte handleiding voor het overwinnen van verschillende obstakels bij de naleving van de douanewetgeving.
Regels en eisen duidelijk maken
Deze aanwijzer is een no-brainer, maar moet worden benadrukt omdat velen nog steeds de fout maken om regelgeving als een bijkomende zorg te beschouwen. Ze proberen alleen kennis te maken met de vereisten, regels en processen omdat ze al bezig zijn met het verzenden van hun producten. De douane-inklaringsproces: is een essentieel onderdeel van de internationale handel en scheepvaart. Het zou een van de eerste dingen moeten zijn die bedrijven onder de knie moeten krijgen. Het kan geen bijzaak zijn of iets dat geheel aan de rederij wordt overgelaten.
Verschillende landen hebben verschillende douanevoorschriften, vereisten en procedures. Sommige kunnen overeenkomsten hebben, maar het is belangrijk om aandacht te besteden aan de mogelijke verschillen. Het verschepen van landbouwproducten naar landen in Zuidoost-Azië kan bijvoorbeeld anders zijn als de bestemming Australië is, omdat dit land strengere bioveiligheidsregels kent. Het opnemen van verboden voorwerpen in de container kan leiden tot weigering van toegang voor de gehele container als er een vermoeden bestaat van besmetting die wordt toegeschreven aan een specifiek item dat over het hoofd is gezien door het team dat verantwoordelijk is voor de voorbereiding van de verzending.
Het is belangrijk om zeer goed geïnformeerd te zijn over douanevoorschriften en -processen, vooral bij verzending naar een nieuw land met onbekende regels en vereisten. Fouten bij de douaneafhandeling zijn niet alleen lastig, ze kunnen ook aanzienlijke extra kosten of verliezen met zich meebrengen. Vergeet bovendien niet rekening te houden met vrijhandelsverdragen (FTA). Ze kunnen douanerechten en belastingen verlagen of afschaffen, maar er zijn procedures die moeten worden gevolgd.
Zorg voor een goede documentatie en productclassificatie
Documentatieproblemen behoren tot de belangrijkste oorzaken van vertragingen bij de douaneafhandeling. Deze omvatten onnauwkeurigheden, onvolledige informatie en inconsistente details. Er komen vaak fouten voor in paklijsten, facturen, vrachtbrieven, vergunningen en certificaten van oorsprong. Daarom is het van cruciaal belang om een systeem op te zetten dat ervoor zorgt dat documentatieproblemen worden vermeden. Het is raadzaam om meerdere documentatiecontroles uit te voeren, anders kan er personeel worden aangesteld om de documenten te onderzoeken, vooral als het gaat om de hoeveelheden, beschrijvingen en tariefkwalificaties. Het helpt ook bij het automatiseren en digitaliseren van documenten, zodat u ze gemakkelijker kunt controleren en volgen.
Aan de andere kant is het belangrijk om de goederen die worden verzonden op de juiste manier te classificeren onder de Harmonised System (HS)-code om de juiste betaling van belastingen en heffingen te garanderen. Het verkeerd classificeren van producten kan ertoe leiden dat er te weinig of te veel rechten worden betaald; Beide kunnen lastig zijn voor de douaneafhandeling. Het is ook essentieel om kennis te nemen van specifieke documentatienormen voor specifieke bestemmingen. Zendingen naar Brazilië moeten bijvoorbeeld de Mercosur Common Nomenclature (NCM) volgen. Het niet implementeren van de standaard kan onnodige vertragingen en inefficiënties veroorzaken.
Behoud eerlijkheid en transparantie
Het is beter om ervan uit te gaan dat de douaneautoriteiten altijd alle toepassingsregels en -vereisten zullen handhaven en dat het onwaarschijnlijk is dat ze compromissen zullen sluiten. Hoewel er misschien enkele anekdotische verhalen zijn over ontmoetingen met douanebeambten die blijk geven van een gebrek aan grondigheid tijdens inspecties of clementie bij het toepassen van regels, is het raadzaam om te anticiperen op rigoureuze inspecties en de implementatie van regels. Daarom zijn eerlijkheid en transparantie een must. Vermijd pogingen om producten te onderwaarderen of verkeerd aan te geven, verboden artikelen te verbergen of te verhullen, en fouten in het papierwerk te verbergen.
Als er problemen zijn die te laat zijn ontdekt, is het beter om deze met de ambtenaren te bespreken dan te wachten tot zij het probleem ontdekken en het goedkeuringsproces voor onbepaalde tijd uitstellen. Rectificaties of probleemoplossingen kunnen sneller worden verzonden als bedrijven eerlijk zijn over hun zorgen, met name documentaire problemen. Een mentaliteit van volledige samenwerking met douanebeambten is niet alleen ethisch verantwoord; het helpt ook bij het opbouwen van een goede verstandhouding, waardoor processen naadloos en prettig verlopen.
Beheer risico's en problemen proactief
Internationale handel en de scheepvaart zal altijd gepaard gaan met risico's en problemen, zoals vertragingen bij de verzending, nalevingsproblemen, inbeslagnames en problemen met douane-audits en -inspecties. Het zou uiterst zeldzaam zijn om bedrijven te vinden die nog nooit met douane-inklaringsrisico's en -problemen te maken hebben gehad. Het is daarom verstandig om noodplannen op te stellen voor het geval zich ongewenste incidenten voordoen.
Om te beginnen moeten toeleveringsketens altijd rekening houden met de mogelijkheid van verzendschema's. Havencongestie, documentatiefouten en problemen die bij inspectie worden ontdekt, kunnen niet volledig worden geëlimineerd. Hierop moet worden geanticipeerd en weerspiegeld in de planning van het goederenverkeer.
Profiteer van moderne technologie
Het douane-inklaringsproces kan profiteren van verschillende technologieën om verschillende valkuilen te vermijden. Het digitaliseren van documenten maakt het om te beginnen gemakkelijk om alle documenten te overzien en de nauwkeurigheid en consistentie ervan te garanderen. Er zijn ook IoT-apparaten die het monitoren van productbewegingen en voorraadniveaus vereenvoudigen. Het is belangrijk voor moderne bedrijven om hun IT-middelen uit te breiden in plaats van vast te zitten aan het gebruik van computers voor het bijhouden van gegevens en bepaalde online communicatie.
Verschillende moderne technologieën kunnen de naleving van de douanewetgeving sneller en eenvoudiger maken. Bovendien maken veel douaneautoriteiten gebruik van moderne technologieën om hun efficiëntie te vergroten. Bedrijven die er niet in slagen nieuwe technologieën te omarmen, zouden voor hun eigen vertragingen kunnen zorgen als ze communiceren met douaneautoriteiten die over elektronische archiverings- en inklaringssystemen beschikken. Het is raadzaam om kennis te maken met en gebruik te maken van douaneafhandelingssoftware en automatiseringstools om processen te versnellen en de risico's op menselijke fouten te verminderen.
Concluderend kan worden gesteld dat het douane-inklaringsproces vol kan zitten met valkuilen op het gebied van naleving van de regelgeving, documentatie- en classificatieproblemen, risico's en onverwachte omstandigheden, en verkeerde voorstellingen. Deze zijn echter niet onvermijdelijk. Er zijn manieren om deze uitdagingen te omzeilen en processen te versnellen en tegelijkertijd problemen en ernstige hinder in de havens te vermijden.
