Zie je, bijna iedereen kan een e-mail schrijven en toch een bericht doorgeven. Maar er is meer nodig om een memo te schrijven. Een memo moet niet alleen informatie doorgeven, maar ook heel duidelijk en beknopt zijn, anders verveel je de lezers alleen maar en missen ze uiteindelijk het hele punt. Hier geef ik je praktische stappen voor het schrijven van een beknopte memo, met handige sjablonen. Maar voor het geval u een memo met een e-mail door elkaar haalt, laten we eerst een memo definiëren, ook wel bekend als een memorandum.
Key Takeaways
Een memo is een korte boodschap die op efficiënte wijze belangrijke informatie in een organisatie overbrengt. Het is zo gestructureerd dat het efficiënt en beknopt een schat aan informatie presenteert.
Om een goede memo te schrijven:
- Begin met een kop
- Maak een duidelijke, objectieve verklaring
- Zorg voor een uitgebreide hoofdtekstparagraaf
- Geef achtergrondinformatie
- Voeg specifieke taken en richtlijnen toe
- Voeg een korte conclusie toe
- Vermeld uw contactgegevens
- Voeg indien nodig bijlagen toe
Wat is een memorandum?
Een memo is een korte boodschap die op efficiënte wijze belangrijke informatie overbrengt. U heeft de flexibiliteit om het meest geschikte medium voor communicatie op uw werkplek te kiezen, zoals een e-mail, Slack-aankondiging of een fysieke mededeling op een prikbord.
De memo is zo gestructureerd dat een schat aan informatie op efficiënte en bondige wijze wordt gepresenteerd. Van het aankondigen van wijzigingen in het bedrijfsbeleid tot het verstrekken van essentiële projectupdates: deze communicatie zorgt ervoor dat de tijd van lezers niet wordt verspild. Het schrijven van een e-mail kan een taak zijn die iedereen kan volbrengen, maar het beheersen van de kunst van het schrijven van memo's vergt tijd en oefening.
Lees ook: E-MAILSYSTEMEN VOOR ZAKEN: 17+ beste keuzes in 2023 (gedetailleerde beoordeling)
Wanneer moet je een memo schrijven?
Gallup's 2022 Status van het Global Workplace Report blijkt dat een significante 41% van de werknemers de wens uitdrukt om de betrokkenheid of cultuur van hun bedrijf te veranderen. Communicatie is hiervan een goed voorbeeld. Een sterke cultuur wordt versterkt door vergaderingen, e-mails en effectieve memo's, die interacties ondersteunen.
Als u de juiste timing voor het schrijven van een memo begrijpt, kunt u de meest geschikte vorm van communicatie voor de gegeven omstandigheden selecteren en de vorming van geïsoleerde informatiezakjes voorkomen. Hier zijn enkele scenario's waarin u een memo moet schrijven:
#1. Personeel op de hoogte stellen van bedrijfsbeleid of wijzigingen
Een memo is een geweldig hulpmiddel om uw personeel op de hoogte te houden van eventuele updates of wijzigingen in het beleid, de procedures of de strategieën van uw organisatie. Een uniform begrip wordt bevorderd en moedigt onmiddellijke vragen aan, waardoor tijd wordt bespaard en de verspreiding van verkeerde informatie wordt voorkomen.
#2. De aandacht vestigen op een probleem
Een memo is een effectieve manier om iedereen te informeren over een belangrijk probleem dat van invloed is op het functioneren van uw organisatie. Een goed opgestelde memo speelt een cruciale rol bij het bevorderen van de betrokkenheid en het verbeteren van de werknemerservaring. Door individuen op de hoogte te houden van belangrijke zaken en het belang van hun bijdragen te benadrukken, zorgt de memo ervoor dat iedereen verbonden en gewaardeerd blijft.
Lees ook: ONDERZOEK NAAR WERKNEMERSBETROKKENHEID: Beste aanbieders, vragen en antwoorden
#3. Updates geven over een project
Memo's informeren belanghebbenden effectief over de voortgang van een project, eventuele aanpassingen aan de tijdlijn of eventuele benodigde middelen. Iedereen op de hoogte houden van de deadlines en lopende ontwikkelingen van het project is van cruciaal belang om obstakels te vermijden en een soepele projectuitvoering te garanderen.
#4. Een verzoek doen
Een memo is een uitstekende manier om formele verzoeken, zoals verzoeken om hulpmiddelen, goedkeuringen of feedback, helder en direct over te brengen. Een memo dient als overtuigend hulpmiddel om steun of goedkeuring te verkrijgen door duidelijk de redenen en potentiële voordelen van uw verzoek te vermelden. Bovendien kan het anticiperen op eventuele vragen die zich kunnen voordoen en deze beantwoorden.
#5. Erkenning van de prestaties van medewerkers
Memo's kunnen worden gebruikt om uitzonderlijke prestaties en prestaties van medewerkers, zoals promoties, te erkennen en onder de aandacht te brengen. Het uiten van erkenning voor hard werken en tegelijkertijd de nadruk leggen op de bedrijfswaarden heeft een multifunctioneel effect. Het verhoogt het moreel en bevordert een positieve werkomgeving.
Waarom duidelijke en beknopte memo's belangrijk zijn
Stel dat u een memo krijgt overhandigd die lang is en vol staat met verwarrend taalgebruik en onduidelijke instructies. Leest u het goed door en onderneemt u actie? Hoogstwaarschijnlijk niet. Duidelijke en beknopte memo's zijn van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat uw boodschap wordt begrepen en dat er effectief naar wordt gehandeld.
Hoe u een duidelijke en beknopte memo schrijft
Opmaak speelt een cruciale rol bij het schrijven van een beknopte en gedegen memo. Elk stukje informatie in de memo speelt een rol bij het gemakkelijk verteerbaar en bruikbaar maken ervan, net als in een professionele e-mail. Dit omvat alles, van de onderwerpregel tot de aanhef.
Volg deze stappen om ervoor te zorgen dat uw berichten duidelijk zijn en de gewenste resultaten behalen:
#1. Begin met een kop.
Begin met het opnemen van een gedetailleerde koptekst om de context vast te stellen. Vermeld de datum en het algemene onderwerp in de kop, evenals de ontvangers en afzenders van de memo. Bied contextuele elementen aan om lezers te helpen het uitgangspunt te begrijpen en de nodige acties te ondernemen.
#2. Maak een duidelijke, objectieve verklaring
Begin uw memo door het doel ervan, beknopt en direct, duidelijk te vermelden. Gebruik een objectieve verklaring of probleemstelling om het belangrijkste punt over te brengen. Het doel van de memo moet gemakkelijk te begrijpen zijn voor de ontvangers, zodat ze snel de bedoeling ervan kunnen begrijpen.
Overweeg een Voorblad. Doorgaans vermeldt de openingszin van een memo rechtstreeks het doel, zodat de lezers onmiddellijk op de hoogte zijn van de aard en het doel van het document.
Lees ook: Missieverklaringen integreren in branding: een uitgebreide gids voor bedrijven
#3. Zorg voor een uitgebreide hoofdtekstparagraaf
Zorg ervoor dat de hoofdtekst van de memo grondig is, ook al heeft deze beperkte ruimte. Hierdoor kunt u uw hoofdpunten effectief uitwerken. Begin meteen met de belangrijkste details en ga dan geleidelijk over naar minder cruciale, maar nog steeds relevante informatie.
Verbeter de leesbaarheid door de hoofdtekst te ordenen met opsommingstekens of genummerde lijsten. Zorg ervoor dat uw schrijven duidelijk is en vermijd onnodig jargon dat uw lezers in verwarring zou kunnen brengen. Zorg ervoor dat uw memo beknopt en gemakkelijk te begrijpen is.
#4. Geef achtergrondinformatie
Voeg een kort achtergrondgedeelte toe als uw memo verwijst naar eerdere gebeurtenissen, omstandigheden of memo's. Dit biedt context, oriënteert uw lezers en verbindt uw huidige communicatie met gebeurtenissen of acties uit het verleden, waardoor u een uitgebreid inzicht krijgt in de huidige situatie.
#5. Voeg specifieke taken en deadlines toe.
Neem een duidelijke call-to-action op in memo's, waarin u de lezers vertelt welke stappen ze vervolgens moeten nemen. Denk hierbij aan het bevestigen van de ontvangst of het direct zoeken naar een vergaderruimte. Het is belangrijk om de te nemen stappen duidelijk te definiëren, de verantwoordelijke partijen te identificeren en de deadlines voor deze taken te specificeren
Door het aanmoedigen van verantwoordelijkheid en het bevorderen van een gedeeld begrip van de verwachtingen ontstaat een meer georganiseerde en efficiënte werkomgeving.
Lees ook: DE IDEALE WERKOMGEVING: Dingen die samen een ideale werkomgeving vormen
#6. Voeg een korte conclusie toe
Overweeg om een korte conclusie op te nemen om de belangrijkste punten samen te vatten als uw memo een complexe kwestie behandelt of opmerkelijk lang is. Door de belangrijkste punten te herhalen via een korte samenvatting, worden de essentiële elementen van uw boodschap versterkt, waardoor het voor anderen gemakkelijker wordt om deze te begrijpen.
#7. Vermeld uw contactgegevens.
Communicatie kan vaak onduidelijk zijn, hoeveel moeite je er ook in steekt. Je zou een manier moeten vinden om eventuele vragen van mensen over wat ze vervolgens moeten doen, te beantwoorden. Daarom moet u uw contactgegevens aan het einde van uw memo vermelden. Het kan uw mobiele contactpersoon, bureaulocatie of Slack-handvat zijn. Jouw collega’s kunnen gemakkelijk contact met je opnemen als ze vragen hebben of op bepaalde punten meer uitleg nodig hebben.
#8. Voeg indien nodig bijlagen toe
Voeg toegankelijke links toe of geef deze aan voor alle documenten, grafieken of materialen waarnaar wordt verwezen. Uw lezers zullen over alle noodzakelijke middelen beschikken om de memo volledig te begrijpen en ernaar te handelen. Door uit te linken, kunt u voorkomen dat de memo wordt overladen met overmatige informatie.
Memo-voorbeelden
Hier zijn enkele memovoorbeelden voor verschillende situaties, zodat u beter begrijpt hoe u een goed opgestelde en op maat gemaakte memo kunt schrijven:
#1. Memo voor beleidsupdate
Dit voorbeeld schetst effectief de veranderingen in het bedrijfsbeleid en geeft een duidelijke uitleg van de redenen achter de verandering. De tekst stimuleert de nieuwsgierigheid door vragen uit te nodigen en duidelijke aanwijzingen te geven over waar aanvullende informatie te vinden is, waardoor transparantie wordt gewaarborgd en ondersteuning wordt geboden:
Aan: [persoon of afdelingsnaam]
Van: [naam persoon of afdeling]
Datum: [vul datum in]
Onderwerp: [onderwerp] Beleidswijziging
Dag Allemaal,
Ik schrijf u om u op de hoogte te stellen van een belangrijke update met betrekking tot [beleid]. Met ingang van [datum] zullen we wijzigingen doorvoeren in [specifieke details van de beleidswijzigingen].
Het doel van deze verandering is om [de reden achter de verandering en de voordelen ervan uit te leggen]. Wij zijn van mening dat deze aanpassingen zullen bijdragen aan [doel].
Neem de tijd om het bijgevoegde document door te nemen, waarin het bijgewerkte beleid in detail wordt beschreven. Mocht u vragen of opmerkingen hebben, neem dan gerust contact op met [contactpersoon of afdeling].
Bedankt voor uw aandacht voor deze matter.
Met vriendelijke groet,
[naam]
[positie]
#2. Memo voor projectupdate
Een projectupdatememo houdt iedereen op de hoogte van de voortgang van een project, eventuele wijzigingen in het oorspronkelijke plan of eventuele uitdagingen onderweg. Door op deze manier continu te communiceren, voorkom je problemen en zorg je ervoor dat iedereen dezelfde doelstellingen nastreeft:
Aan: [persoon of afdelingsnaam]
Van: [naam persoon of afdeling]
Datum: [vul datum in]
Onderwerp: [projectnaam] Update
Beste team,
Hier is een update over de voortgang van [projectnaam]. Dit zijn de belangrijkste ontwikkelingen sinds onze laatste update:
[een samenvatting van taken en mijlpalen]
[eventuele uitdagingen of problemen en hoe deze zijn opgelost]
[eventuele aanpassingen aan de tijdlijn of reikwijdte van het project, indien van toepassing]
Over het geheel genomen boeken we gestage vooruitgang en blijven we op koers om onze doelen te bereiken. Blijf waakzaam en blijf uw uiterste best doen om de succesvolle afronding van dit project te garanderen.
Als u vragen heeft of meer uitleg nodig heeft, aarzel dan niet om contact met mij op te nemen. Laten we doorgaan met het uitstekende werk!
Met vriendelijke groet,
[naam]
[positie]
#3. Waarschuwingsmemo uitgeven
Dit soort memo vergroot het bewustzijn. Het richt zich op een bepaald probleem dat van invloed is op het bedrijf, een afdeling of een specifiek project. Naast het onder de aandacht brengen van het probleem, kan het ook mogelijke stappen voorstellen om het aan te pakken, waardoor het proactief oplossen van problemen binnen de organisatie wordt gestimuleerd.
Aan: [persoon of afdelingsnaam]
Van: [naam persoon of afdeling]
Datum: [vul datum in]
Onderwerp: [onderwerp] Probleem
Hoi team,
Ik schrijf om uw aandacht te vestigen op een probleem met [onderwerp]. Het is onder onze aandacht gekomen dat [het probleem en de impact ervan op het bedrijf of de werknemers beschrijft].
We begrijpen de potentiële uitdagingen die dit met zich mee kan brengen en werken actief aan het oplossen van de situatie. In de tussentijd moedigen we iedereen aan om [de nodige instructies of voorzorgsmaatregelen te geven].
U kunt er zeker van zijn dat we deze kwestie serieus nemen en dat we u op de hoogte houden van eventuele voortgang of verdere instructies. Als u inzichten of suggesties heeft met betrekking tot dit onderwerp, deel deze dan met [contactpersoon of afdeling].
Bedankt voor uw begrip en medewerking.
Hoogachtend,
[naam]
[positie]
#4. Memo opvragen
De verzoekmemo dient als een formeel document waarin de behoefte aan middelen, feedback of goedkeuring wordt uitgedrukt. Wanneer u de redenen achter het verzoek duidelijk uiteenzet, communiceert u effectief de behoefte aan deze items en de impact die ze kunnen hebben op het team.
Aan: [persoon of afdelingsnaam]
Van: [naam persoon of afdeling]
Datum: [vul datum in]
Onderwerp: [specifiek verzoek]
Hallo [naam persoon of afdeling],
Ik hoop dat dit bericht je in goede gezondheid bereikt. Ik schrijf om formeel een verzoek in te dienen voor [specifiek verzoek]. De reden hiervoor is dat [geef een beknopte toelichting op het verzoek, inclusief het belang ervan en de potentiële voordelen voor het bedrijf].
Ik heb een gedetailleerd voorstel bijgevoegd waarin de details van het verzoek worden uiteengezet, inclusief [details, ondersteunende gegevens en relevante informatie].
Mocht u vragen hebben of meer informatie wensen, aarzel dan niet om contact met mij op te nemen. Ik waardeer uw aandacht.
Met vriendelijke groet,
[naam]
[positie]
#5. Erkenningsmemorandum voor medewerkers
Het verzenden van een memo is een snelle en effectieve methode om de prestaties of waardevolle bijdragen van een medewerker aan het bedrijf te erkennen en te eren. Het uiten van waardering voor hard werken verhoogt niet alleen het moreel, maar bevordert ook een gezonde omgeving voor iedereen.
Aan: [persoon of afdelingsnaam]
Van: [naam persoon of afdeling]
Datum: [vul datum in]
Onderwerp: Snelle complimenten
Dag Allemaal,
Laten we allemaal even de tijd nemen om [naam medewerker] te waarderen vanwege de uitzonderlijke prestaties en toewijding van [afdeling/team]. Ze hebben consequent [specifieke prestaties, kwaliteiten of bijdragen] getoond.
Hun harde werk en toewijding aan uitmuntendheid zijn werkelijk opmerkelijk geweest en verdienen erkenning. De inspanningen van [naam medewerker] hebben een positieve weerslag op het hele team en dragen bij aan ons algehele succes als bedrijf.
Feliciteer samen met mij [naam werknemer] met zijn uitstekende prestatie. Wij waarderen hun voortdurende toewijding en professionaliteit. Laten we deze mijlpaal vieren en elkaar blijven inspireren en ondersteunen in onze respectieve rollen.
Nogmaals van harte gefeliciteerd!
Met vriendelijke groet,
[naam]
[positie]
Lees ook: DAG VAN DE WERKNEMERSWAARDERING: de beste ideeën om uw werknemers in het zonnetje te zetten
Formaat voor een zakelijke memo
Het formaat van de zakelijke memo is ontworpen om uw boodschap op een duidelijke en beknopte manier effectief over te brengen. Een goed opgestelde memo moet de essentiële informatie leveren op een manier die een groot aantal werknemers in staat stelt deze gemakkelijk te begrijpen en in zich op te nemen.
Zorg ervoor dat de onderwerpregel de ontvangers nauwkeurig laat weten dat deze memo specifiek op hen betrekking heeft. Door te beginnen met een samenvatting kunnen ontvangers de algemene boodschap begrijpen voordat ze zich verdiepen in de details. Context bieden door middel van achtergrondinformatie, potentiële vragen beantwoorden met een overzicht en tijdlijn.
Titel:
Zorg ervoor dat u uw inhoud in de koptekst het label 'Memorandum' geeft, zodat uw lezers duidelijke en nauwkeurige informatie krijgen. Zorg ervoor dat u “TO”, “FROM”, “DATE” en “SUBJECT” vermeldt, zoals eerder vermeld. Het aanpakken van de relevante inhoud houdt onder meer in dat u nadenkt met wie u spreekt en waarom dit belangrijk is.
De eerste paragraaf:
Begin de eerste alinea door het doel van uw memo op een duidelijke en beknopte manier te vermelden. Als u uw zin begint met zinsneden als 'Ik neem contact met u op om u te informeren...' of 'Ik neem contact met u op om te verzoeken...', kunt u uw bericht een persoonlijk tintje geven. Een goed opgestelde memo is beknopt, transparant en komt meteen ter zake. Begin met het meteen presenteren van uw belangrijkste informatie en gebruik vervolgens de volgende paragrafen voor meer diepgaande uitleg.
De tweede paragraaf:
Zorg ervoor dat u context of ondersteunend bewijsmateriaal opneemt in de tweede alinea. Stel je voor dat je een memo schrijft om het bedrijf te informeren over een interne reorganisatie. Als dit het geval is, kan paragraaf twee worden herzien en staat: “De groei van ons bedrijf heeft ons ertoe gebracht ons videoproductieteam te scheiden van ons inhoudsteam. Deze strategische zet stelt beide teams in staat zich te concentreren op hun specifieke doelstellingen.”
De derde alinea:
Zorg ervoor dat u in de derde paragraaf voor elke medewerker een specifiek verzoek opneemt. Als u bijvoorbeeld een teamuitje plant, kunt u iets zeggen als: 'Reageer alstublieft met eventuele dieetbeperkingen' of 'Voel me gerust een e-mail als u vragen heeft.'
Bij het informeren van het personeel over de aanstaande bouw van het gebouw is het juist belangrijk om waardering uit te spreken voor hun medewerking gedurende deze periode. U moet advies geven over hoe u hoopt dat zij met het nieuws zullen omgaan en of er specifieke actie wordt verwacht naar aanleiding van de memo.
Lees ook: 5 manieren om het moreel van het personeel te stimuleren
Hoe schrijf je een schoolmemo?
Als u een schoolmemo wilt schrijven, begint u met een duidelijke koptekst, inclusief datum, ontvangers en afzender. Stel een beknopte objectieve verklaring op, gevolgd door een uitgebreide hoofdtekst, achtergrondinformatie (indien nodig), specifieke taken en deadlines, korte conclusie en contactinformatie.
Hoe lang is een memo?
De lengte van een memo varieert doorgaans van één tot twee pagina's, of ongeveer 200 tot 400 woorden, afhankelijk van de complexiteit en urgentie van de boodschap.
Hebben memo's ondertitels?
Memo's hebben doorgaans geen ondertitels. Het zijn beknopte documenten van één pagina die bedoeld zijn voor snelle communicatie, dus duidelijke opmaak en directe taal krijgen voorrang op complexe structuren.
Heeft een memo een handtekening?
Memo's bevatten doorgaans aan het einde de naam, functie en contactgegevens van de afzender en dienen als vorm van handtekening.
Ten slotte,
Een memo en een e-mail verschillen vooral in de omvang van het publiek, en niet in de mate van complexiteit. Zorg ervoor dat uw memo uw boodschap effectief overbrengt en relevant is voor de ontvangende groep werknemers, of deze nu eenvoudig of ingewikkeld is. Zorg ervoor dat de boodschap duidelijk en beknopt is, ongeacht het memoformaat dat u kiest.
- WAT MOET ER IN EEN CV STAAN: Complete gids [15+ gratis tips] en bewezen stappen in 2023
- Hoe u een postwissel correct invult: stapsgewijze handleiding
- Hoe werken postwissels? (+Hoe te kopen met debetkaarten)
- Een cheque schrijven: de beste manieren om een cheque uit te schrijven (bijgewerkt)
Referenties
