Virtuele datarooms zijn een onmisbaar instrument geworden voor ondernemingen. Ze bieden een veilige en efficiënte manier om gevoelige gegevens te verwerken, delen en archiveren met andere belanghebbenden, inclusief teamleden. Desalniettemin kan het een lastige opgave zijn om de beste VDR-aanbieder uit te kiezen, gezien de overvloed aan alternatieven die op de markt beschikbaar zijn. In dit artikel bespreken we belangrijke factoren waarmee u rekening moet houden bij het selecteren van een VDR-service.
VDR versus platforms voor het delen van bestanden
Er bestaan nog steeds talloze ongerijmdheden te midden van de verspreiding van enkelvoudige en collectieve dossiers cloud server resoluties. Bedrijfsdocumenten vereisen een verhoogde versterking die verder gaat dan wat op maat gemaakte bestandsdeling of cloudserverresoluties kunnen bieden. Zelfs populaire Microsoft-oplossingen missen basisfuncties zoals configuratie van beveiligingsbeleid en het maken van rollen. Dit komt omdat deze oplossingen zijn ontworpen met individuele gebruikers in gedachten. De onderstaande lijst geeft een gedetailleerder overzicht van de verschillen. Als je meer wilt weten over de technologie, data-rooms.org biedt duizenden gebruikers topoverzichten van de meest populaire.
- Aanbieders van virtuele datarooms beschikken over een unieke voorsprong op bedrijfsoplossingen omdat ze ook buiten het primaire internet kunnen functioneren. In tegenstelling tot bedrijfsoplossingen zijn aanbieders van virtuele datarooms gemakkelijk bereikbaar.
- Online dataroomsoftware biedt veel meer veiligheid dan de gratis cloudopslagdiensten van Microsoft of Google. Bij deze gratis diensten ontbreekt het aan fundamentele regelgeving op het gebied van het veiligheidsbeleid, wat een gevaarlijk precedent is dat datalekken kan veroorzaken. De openbaarmaking van dergelijke gevoelige informatie zou niet alleen uitmonden in financiële schade en reputatieschade, maar zou ook potentieel aanleiding kunnen geven tot rechtszaken tegen cliënten en personeelsleden wier gegevens openbaar zijn gemaakt.
- Als het op tools aankomt, hebben de beste dataroomaanbieders een veel sterker aanbod dan populaire oplossingen voor particuliere gebruikers. Deze laatste mist het volledige scala aan tools die nodig zijn voor bedrijfsoplossingen, zoals de mogelijkheid om bestanden en bedrijfsdocumentatie van elkaar te isoleren. Dit is een functie die VDR's bieden vanwege de uiteenlopende behoeften van verschillende afdelingen in bedrijven.
- Een elektronische dataroom biedt robuuste encryptie die een superieure beveiliging garandeert en de mogelijkheid van gegevensonderschepping door externe entiteiten voorkomt. Dit is een cruciaal kenmerk voor elk individu dat zijn gegevens wil beschermen.
Als het gaat om de oplossingen van Google en Microsoft, onderscheiden ze zich door verschillende verschillen. Helaas werkt geen van deze verschillen in hun voordeel. De VDR blijkt daarentegen in verschillende opzichten superieur te zijn, waardoor het een wenselijker optie.
“Virtuele datarooms zijn een must-have voor elk bedrijf dat met vertrouwelijke gegevens werkt.” Sarah Lee, CFO.
Security
Het belangrijkste aspect waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van een VDR-service is beveiliging. De VDR moet over sterke beveiligingsmechanismen beschikken. Houd bij het winkelen rekening met de volgende beveiligingskenmerken:
- Door gebruikers te vragen twee verschillende vormen van identificatie te verstrekken, namelijk een wachtwoord en een code die naar hun mobiele apparaat worden verzonden, verbetert tweefactorauthenticatie de veiligheid door een extra laag van beveiliging toe te voegen.
- De dataroomsoftware moet gebruik maken van geavanceerde encryptietechnieken om gegevens te beschermen terwijl deze onderweg en in rust zijn.
- U zou moeten kunnen beheren wie bepaalde documenten mag openen, lezen, wijzigen of exporteren met behulp van de gedetailleerde toestemmingsinstellingen van de provider.
- De VDR zou audit trail-functionaliteit moeten bevatten die alle gebruikersacties bijhoudt, zoals wachtwoorden, toegankelijkheid van inhoud en bewerkingsactiviteiten.
Gebruikers vriendelijkheid
De VDR moet gemakkelijk te gebruiken en te navigeren zijn, zelfs voor niet-technische gebruikers. Een ingewikkelde interface kan leiden tot frustratie en fouten, waardoor de veiligheid van uw gegevens in gevaar kan komen. Zoek naar de volgende gebruiksvriendelijke functies:
- Intuïtieve interface: De interface van VDR moet eenvoudig en gebruiksvriendelijk zijn om te navigeren en te begrijpen.
- Slepen en neerzetten: het proces van het overbrengen van documenten zou net zo moeiteloos moeten zijn als het slepen en neerzetten van elektronische bestanden van uw pc naar de virtuele dataroom.
- Zoekfunctionaliteit: Er moet een zoekfunctie in de VDR zitten waarmee u het gewenste document snel kunt vinden.
- Mobiele toegang: De VDR moet toegankelijk zijn vanaf mobiele apparaten, zodat u onderweg toegang hebt tot documenten.
Klantenservice
Goede klantenondersteuning is essentieel bij het kiezen van een VDR-provider. U heeft een aanbieder nodig die bij eventuele problemen tijdig en behulpzaam ondersteuning biedt. Hier zijn enkele klantondersteuningsfuncties waar u op moet letten:
- 24/7 ondersteuning: De aanbieder moet 24/7 ondersteuning bieden om ervoor te zorgen dat u hulp kunt krijgen wanneer u die nodig heeft.
- Toegewijd ondersteuningsteam: De provider moet een speciaal ondersteuningsteam hebben dat kennis heeft van de virtuele dataroom en u kan helpen bij eventuele problemen.
- Trainingsbronnen: De aanbieder moet trainingsbronnen aanbieden, zoals videotutorials en gebruikershandleidingen, om u te helpen aan de slag te gaan met de VDR.
Prijzen
Bij het selecteren van een VDR-aanbieder moet rekening worden gehouden met de kosten. Werken met een service die duidelijke prijzen biedt en geen extra kosten, is wat u wenst. Houd deze prijskenmerken in de gaten:
- Vaste vergoeding: De beste aanbieders van virtuele datarooms zouden een vast bedrag moeten aanbieden dat alle functies en diensten omvat.
- Geen verborgen kosten: De provider mag geen verborgen kosten in rekening brengen, zoals opstartkosten of kosten voor documentopslag.
- Schaalbaarheid: De dataroomleveranciers moeten schaalbare prijzen bieden waarmee u alleen hoeft te betalen voor de functies en services die u nodig heeft.
Reputatie
Houd ten slotte rekening met de reputatie van de VDR-provider voordat u een definitieve beslissing neemt. Zoek naar recensies en beoordelingen van andere bedrijven die de VDR hebben gebruikt. Een gerenommeerde aanbieder van dataroomdiensten zal positieve beoordelingen hebben en een goede staat van dienst hebben in het bedienen van bedrijven zoals het uwe.
