Organisaties van elke omvang moeten met verschillende contracten tegelijk jongleren, elk op een ander punt in de contractlevenscyclus. Toonaangevende levenscyclussoftware voor contractbeheer vermindert risico's, verbetert de productiviteit en maximaliseert de waarde van een contract. Maar wat is contract lifecycle management? Wat zijn de beste softwarebedrijven voor contractbeheer voor de levenscyclus? Lees verder om erachter te komen!
Wat is contractlevenscyclusbeheer?
Van het eerste schrijven tot de uiteindelijke uitvoering en het beheer na het contract, Contract Lifecycle Management is het proces van het beheren van elke fase van het leven van een contract. Dit omvat het bijhouden van alle belanghebbenden bij de overeenkomst, het bewaken van contractuele verantwoordelijkheden en het waarborgen van de naleving van toepasselijke wet- en regelgeving.
CLM helpt organisaties bij het maximaliseren van de waarde van hun commerciële contracten en het vermijden van het risico van niet-naleving of het niet nakomen van contractuele verplichtingen.
Essentiële stappen in het contractlevenscyclusbeheerproces
De specifieke processen voor een contractbeheerproces kunnen verschillen, afhankelijk van het type contract en de branche, maar er zijn verschillende stappen die nodig zijn voor elke contractlevenscyclus. Laten we ze eens nader bekijken om te zien hoe het proces werkt:
#1. Verzoeken
In deze eerste fase van de levenscyclus kunnen zakelijke belanghebbenden essentiële informatie verkrijgen over een nieuw contract, herziening, verlenging, enzovoort. De aanvraagfase zet ongetwijfeld de toon voor de vraag of een contract efficiënt of met vertraging wordt afgehandeld.
#2. Schrijven
Dit proces, ook wel de contractschrijffase genoemd, houdt in dat contractpartijen standaardcontractclausules, contractsleuteldata, contracttegenpartijinformatie en andere relevante gegevens consolideren in de schriftelijke kopie van een contract.
#3. Onderhandelingen
Partijen onderhandelen tijdens de contractonderhandelingsfase over de parameters die tijdens de vorige stap zijn opgesteld. Na over en weer communiceren en redlining geven de bereikte voorwaarden inzicht in de verwachtingen van alle betrokken partijen.
#4. Goedkeuringen
Er wordt door alle partijen getoetst. Er worden parameters gespecificeerd om te voldoen aan nalevingsnormen, contractuele verplichtingen, mijlpalen en speciale contractclausules. Een toegankelijk en up-to-date overzicht van contractwijzigingen is vereist voor een gezonde contractgoedkeuringsprocedure. Als gevolg hiervan is een audittraject van contractbeheersoftware van cruciaal belang voor effectief contractlevenscyclusbeheer.
#5. Handtekeningen
Een contract wordt bekrachtigd wanneer een hoofdmedewerker of autoriteit met hoge goedkeuring het ondertekent. Platforms die vooruitstrevende en gebruiksvriendelijke softwarefuncties voor elektronische handtekeningen bieden, maken het eenvoudig om contracten een voor een of in bulk te ondertekenen, op kantoor of onderweg, in een steeds mobieler landschap waar handgeschreven handtekeningen tijdrovend en inefficiënt zijn .
#6. Verplichtingen
Iedereen is het eens over hun rollen, mijlpalen, kritieke datums, deliverables en betalingsvensters.
#7. Naleving
Er wordt overeengekomen dat algemene en veldspecifieke contractuele normen, standaarden, richtlijnen en werkwijzen, naast die welke in een contract worden vermeld, zullen worden gevolgd. Goed nalevingsbeheer vermindert late vergoedingen, rechtszaken en knelpunten en legt tegelijkertijd de basis voor toekomstige contracten.
#8. Verlengingen
De beslissing om een bestaand contract te verlengen of op te zeggen wordt in deze stap genomen door managementteams.
De keuze moet gebaseerd zijn op een onderzoek van de prestaties van beide partijen in het verleden en hun vermogen om in de toekomst aan alle contractuele verplichtingen te voldoen. Als tot contractverlenging wordt besloten, moeten op dit moment over eventuele noodzakelijke herzieningen worden onderhandeld om ervoor te zorgen dat beide partijen tevreden zijn met de nieuwe voorwaarden.
Indien daarentegen voor beëindiging wordt gekozen, moeten maatregelen worden getroffen om ervoor te zorgen dat alle resterende taken worden vervuld, evenals passende financiële regelingen.
De voordelen van contractlevenscyclusbeheer
Het is eenvoudig te begrijpen waarom contract lifecycle management steeds belangrijker is geworden in de hedendaagse zakenwereld. Hier zijn enkele van de voordelen die CLM uw bedrijf kan bieden, variërend van het verbeteren van contractprocessen tot het vergroten van de zichtbaarheid.
#1. Vereenvoudigde aanbestedingsprocedures
Organisaties kunnen een effectief CLM-systeem gebruiken om tijdrovende handmatige contractbewerkingen, zoals documentproductie, beoordeling, goedkeuring, uitvoering en archivering, te automatiseren en te stroomlijnen. De automatisering van deze bewerkingen vermindert het papierwerk en elimineert fouten die kunnen optreden bij het handmatig verwerken van documenten.
Het stroomlijnen van het proces bespaart kopers en verkopers ook tijd doordat ze snel biedingen kunnen analyseren, contracten goedkeuren en uitvoeren.
Bovendien kan een bedrijf door het digitaliseren van contractprocessen alle inkoopgerelateerde acties beter volgen, meer inzicht krijgen in de activiteiten en tegelijkertijd naleving van wet- en regelgeving garanderen.
#2. Verhoogde naleving
Vooraf goedgekeurde sjablonen, clausules, meldingen voor verlopen/verlengingen, geautomatiseerde audittrajecten, configureerbare rapportagemogelijkheden en andere elementen zijn opgenomen in CLM-systemen om te zorgen voor naleving van wet- en regelgeving.
Dit stelt bedrijven in staat hun contracten gedurende hun hele levenscyclus onder controle te houden, waardoor het risico op niet-naleving of boetes als gevolg van gemiste deadlines of vergeten regels wordt verkleind.
Bovendien maken CLM-oplossingen toegangscontrole mogelijk om te beperken wie toegang heeft tot bepaalde contracten en informatie die daarin is opgenomen - een cruciaal onderdeel voor het waarborgen van veilige gegevensbeheerpraktijken.
#3. Kostenbesparende maatregelen
Bedrijven kunnen hun totale kosten minimaliseren door een gestroomlijnde en gecoördineerde aanpak voor het beheer van contracten te gebruiken. Ze kunnen geld besparen door snel te bepalen waar ze te weinig of te veel uitgeven.
Bovendien kunnen organisaties door gebruik te maken van geautomatiseerde processen, zoals regelmatige meldingen over verval- en verlengingsdata, kostbare blunders voorkomen, zoals te late betalingen, ontbrekende facturen of gemiste deadlines.
Ten slotte helpen contractautomatiseringstechnologieën managementteams bij het onderhandelen over betere voorwaarden met leveranciers door gegevensgestuurde inzichten te bieden in de huidige markttarieven voor bepaalde goederen en diensten. Hierdoor kunnen ze betere leverancierskosten onderhandelen, wat over de hele linie kan resulteren in aanzienlijke kostenbesparingen.
#4. Betere onderhandelingen
CLM-software biedt onderhandelingsteams realtime toegang tot prijzen en voorwaarden van hun leveranciers voor elk specifiek product of elke dienst die wordt besproken. Deze transparantie stelt kopers in staat om de waarde nauwkeuriger in te schatten en betere beslissingen te nemen tijdens onderhandelingen.
Automatiseringstools, zoals automatische verzoeken voor het routeren van voorstellen, helpen ook om ervoor te zorgen dat iedereen die deelneemt aan de overeenkomst tijdens de besprekingen op de hoogte wordt gebracht van wijzigingen, zodat deze snel en correct kunnen worden aangepakt.
Dit kan helpen om alle partijen die betrokken zijn bij de overeenkomst tevreden te houden met hun onderhandelingen, wat resulteert in betere contracten voor iedereen.
#5. Verhoogde zichtbaarheid
Contract lifecycle management stelt ondernemingen in staat om van begin tot eind een beter inzicht te krijgen in het gehele contractproces en de bijbehorende gegevens. Dit geeft inkoopteams een uitgebreid overzicht van hun contracten en stelt hen in staat om de contractmijlpalen van elke overeenkomst beter te volgen.
Verhoogde zichtbaarheid vergroot de transparantie tussen partijen, waardoor communicatie en samenwerking tijdens het contractproces beter verloopt.
Bovendien elimineert het handmatige processen door real-time updates te geven over contractwijzigingen of -ontwikkelingen, waardoor organisaties snel kunnen reageren op elke omstandigheid die zich kan voordoen tijdens onderhandelingen of implementatie.
Beste softwarebedrijven voor contractlevenscyclusbeheer
CLM staat voor contract lifecycle management software, die organisaties helpt bij het automatiseren van het maken, onderhandelen en ondertekenen van contracten. Het kan ook helpen bij de opslag en het beheer van ondertekende contracten. Hierdoor kunnen organisaties tijd en geld besparen door contractgerelateerde procedures te automatiseren. We hebben de toonaangevende softwarebedrijven voor contractlevenscyclusbeheer beoordeeld om de beste contractbeheeroplossingen te vinden. Ze zijn als volgt:
#1. PandaDoc
PandaDoc is een goedkope alles-in-één oplossing met een krachtig platform voor contract- en documentbeheer. PandaDoc, opgericht in 2011, gebruikt ook eenvoudige software om u te helpen de hele levenscyclus van uw contracten te beheren. Deze veelzijdige, goedkope software onderscheidt zich van de massa, waardoor het de beste totaaloplossing is voor bedrijven van elke omvang.
#2. DocuSign
DocuSign biedt kleine bedrijven goedkope oplossingen voor contractbeheer, variërend van elektronische handtekeningen tot een volledig CLM-systeem.
Daarom werd DocuSign in 2003 gelanceerd als een start-up voor elektronische handtekeningen, maar de overname van SpringCM in 2018 bood het bedrijf CLM-mogelijkheden. DocuSign wordt ook vaak gebruikt door bedrijven, omdat het voor alle partijen eenvoudig te gebruiken is. De plannen voor elektronische handtekeningen van DocuSign waren volgens onze beoordeling optimaal voor kleine bedrijven, hoewel er end-to-end-oplossingen beschikbaar zijn voor operaties met veel contracten.
#3. Verdrag
Concord stelt bedrijven in staat een oneindige hoeveelheid papieren te verspreiden met volledige onboarding-ondersteuning en mogelijkheden op ondernemingsniveau. Concord is ook het beste alternatief voor grote ondernemingen vanwege de oneindige capaciteit en cruciale integraties.
Concord lijkt op het eerste gezicht identiek aan Gmail. U kunt het in enkele minuten instellen en krijgt volledige onboarding-assistentie bij alle programma's. U kunt werken met elke gewenste software, of het nu het Concord-dashboard is of Google Drive.
#4. Balling
Outlaw, een nieuwkomer in de organisatie, werd opgericht in 2017. Deze Outlaw is de beste oplossing die we hebben gevonden voor uw rapportagebehoeften, vanwege het robuuste dashboard en de door AI ondersteunde analyses. Outlaw is ook geschikt voor de meeste organisaties, en dankzij de onbeperkte cloudopslag, contracten en elektronische handtekeningen hoeft u zich geen zorgen te maken over het volume.
Wat kost software voor contractbeheer?
De meeste software voor contractbeheer is maandelijks of jaarlijks beschikbaar, met kortingen voor jaarlijkse betalingen, een hoog contractvolume of een groot aantal gebruikers. Omdat u uw eigen overeenkomst kunt uploaden of een gemeenschappelijk sjabloon kunt gebruiken en deze vervolgens kunt e-mailen voor een elektronische handtekening, zijn de gratis en goedkope abonnementen ideaal voor kleine bedrijven met conventionele contracten.
Betaalde opties met basistools voor contractbeheer beginnen bij $ 25 per gebruiker per maand. Lager geprijsde abonnementen hebben daarentegen vaak geen geavanceerde aanpassings-, rapportage- of merkkeuzes. Aan de andere kant kosten AI-technologie, automatisering en ultieme aanpassing u elke maand tot $ 125 per gebruiker.
Wat zijn gemeenschappelijke kenmerken van software voor contractbeheer?
Hoewel de kenmerken van CLM-softwareprogramma's verschillen, helpen bijna alle oplossingen ondernemers gedurende de hele levenscyclus van het document. Dit zijn de meest gewilde softwarefuncties voor contractbeheer:
- Aangepaste of slimme velden: Voor uw contracten kunt u standaardvelden gebruiken of aangepaste velden toevoegen om relevante informatie over uw klant te verzamelen.
- Geautomatiseerd goedkeuringsproces: Met software op ondernemingsniveau kunt u processen zo configureren dat uw papier zonder tijdverspilling naar de juiste personen wordt gestuurd voor goedkeuring.
- Geautomatiseerde waarschuwingen: Van e-mailmeldingen over contractwijzigingen tot mijlpaalwaarschuwingen, geautomatiseerde herinneringen houden iedereen tijdens het hele proces op de hoogte.
- Redlining: Dit is het proces waarbij alle partijen contracten wijzigen en eventuele wijzigingen bijhouden. Dit is ook een kenmerk van digitale discussies, aangezien documenten van en naar partijen stromen, met herzieningen toegestaan of geweigerd.
- e-handtekening: Veel CLM's bevatten native e-signature-faciliteiten, wat betekent dat ze in de software zijn opgenomen. Andere bedrijven nemen een functie voor elektronische handtekeningen van derden op in hun software.
- OCR-mogelijkheden: Dit is een op tekst of spraak gebaseerde zoekmogelijkheid waarmee u snel contracten, clausules of klantgegevens in uw opslag kunt vinden.
- audit trails: Als uw contract wordt betwist, houdt bepaalde CLM-software alle versies, besprekingen en revisies bij om een duidelijk audittraject te bieden.
Wat zijn de 4 fasen van de contractlevenscyclus?
Contractmanagement is onderverdeeld in twee fasen: pre-ondertekening (creatie, onderhandeling/samenwerking en beoordeling/goedkeuring) en post-ondertekening (administratie/uitvoering, verlenging/beëindiging en rapportage/tracking).
Wat zijn de componenten van Contract Lifecycle Management?
Contract Lifecycle Management (CLM) automatiseert en vereenvoudigt contractbewerkingen in kritieke fasen. Initiatie, authoring, proces en workflow, onderhandeling en goedkeuring, uitvoering, doorlopend beheer en compliance (binnen de repository) en contractverlenging behoren tot deze fasen.
Wat zijn de 4 pijlers van CLM?
Gecentraliseerde opslagplaatsen, sjablonen en clausulebibliotheken zijn de vier pijlers van contractnaleving. Benchmarks voor contractprestaties die goed gedefinieerd zijn. Workflows die consistent zijn.
Wat is het contractlevenscyclusmodel?
Het concept "levenscyclus" wordt gebruikt om het pad van een contract weer te geven. Het begint met aanvragen en eindigt wanneer ze volledig tevreden zijn – met de mogelijkheid tot verlenging. Verzoeken, authoring, onderhandelingen, goedkeuringen, handtekeningen, verplichtingen, naleving en verlengingen zijn de acht gebruikelijke stappen.
Wat zijn de 5 belangrijkste stadia van de contractlevenscyclus?
De vijf fasen van de contractlevenscyclus zijn als volgt:
- Opstellen en schrijven van contracten
- Contract samenwerking en onderhandeling
- Contract gunning en uitvoering.
- Contract administratie.
- Contractafsluiting of verlenging.
Wat zijn de zes zes stadia van contractbeheer?
De zes fasen van een contractlevenscyclus zijn als volgt:
- Contractvorming.
- Onderhandelen en samenwerken.
- Beoordeling en goedkeuring.
- Administratie en uitvoering.
- Doorlopend beheer en vernieuwing.
- Rapportage en tracking.
Wat is CLM-workflow?
CLM-workflow verwijst naar alle stappen die een organisatie neemt om een contract aan te maken en legaal uit te voeren. Workflows kunnen worden gecreëerd voor elke fase van het proces, van ideevorming en schrijven tot onderhandeling en goedkeuringen, en ten slotte uitvoering en verlenging of beëindiging.
Wat zijn de 3 ontwerppijlers?
Deze drie pijlers - mensen, procedures en infrastructuur - zijn van toepassing op bedrijven die zich al in de ontwerp-bouwfase bevinden, maar ook op bedrijven die net zijn begonnen.
Conclusie
Kortom, contract lifecycle management is een essentieel hulpmiddel voor bedrijven van elke omvang en uit elke sector. CLM kan tijd, geld en middelen besparen en tegelijkertijd de risico's van handmatige contracten verlagen door de contractverwerking te automatiseren en een beter inzicht in het contractproces te bieden.
CLM kan helpen zorgen voor naleving van industriestandaarden en belangrijke inzichten bieden in contractuele gegevens naast het optimaliseren van de bedrijfsvoering.
Bedrijven kunnen de efficiëntie van hun contract management operaties terwijl ze betere controle krijgen over hun overeenkomsten met de juiste implementatie en ondersteuning van een betrouwbare leverancier.
Gerelateerde artikelen
- Belangrijkste voordelen van het gebruik van contractlevenscyclusbeheer voor kleine bedrijven
- CONTRACTBEHEER: Wat is het, proces en levenscyclus
- SOFTWARE VOOR CONTACTBEHEER: 17+ beste softwaretools voor contactbeheer in 2023
- Projectlevenscyclus: betekenis, stadia en waarom het belangrijk is
Referenties
