SALONBEHEER: software en best practices

Inhoudsopgave Verbergen

Wat is Salarisadministratie?
Wat is een salarisadministratiesysteem?
Waarom is salarisadministratie belangrijk?
Wat zijn sommige Payroll Management-technieken?
Uit welke stappen bestaat het Payroll Management-proces?
Wat zijn de functies van een salarisadministratiesysteem?
Wat zijn de voordelen van het gebruik van software voor salarisadministratie?
Hoe u het beste salarisbeheersysteem kiest
Tips voor salarisadministratie
The Bottom Line
1. Gerelateerde artikelen
2. Referenties

Het afhandelen van de salarisadministratie is een van de meest cruciale taken voor ondernemers, maar het hoeft niet de meest stressvolle te zijn. Met het juiste salarisbeheersysteem kunnen bedrijven gemoedsrust krijgen en meer tijd overhouden om zich te concentreren op het opbouwen van hun bedrijf.

Wat is Salarisadministratie?

Het totale bedrag aan salaris of lonen dat een bedrijf aan zijn werknemers betaalt, wordt bijgehouden via salarisbeheer. Het belang van payroll management is erkend door bedrijven en particulieren. Een verscheidenheid aan geautomatiseerde functies helpt om tijd te besparen. Remainder helpt de gebruiker bij het bijhouden van loonstroken en belastingaangiftes. Wanneer u de salarisadministratie handmatig beheert, is het eenvoudig om fouten te maken, maar met de juiste oplossing voor salarisbeheer worden dergelijke fouten voorkomen.

Wat is een salarisadministratiesysteem?

Eenvoudig gezegd is een salarisbeheersysteem de methode waarmee werkgevers de salarissen van hun werknemers betalen. Het is ook hoe bedrijven hun toewijding aan hun werknemers tonen, hun verplichtingen jegens overheidsorganisaties nakomen en hun financiële administratie op orde houden.

Waarom is salarisadministratie belangrijk?

Een salarisbeheersysteem is een cruciaal onderdeel van elk bedrijf, omdat het de betrokkenheid van werknemers en naleving van de regelgeving stimuleert. Werkgevers kunnen te maken krijgen met loonclaims en dure boetes als ze geen effectieve en precieze methode hebben om werknemers te betalen, belastingen te storten en aan te geven en gegevens te bewaren.

Wat zijn sommige Payroll Management-technieken?

Werkgevers hebben tal van keuzes voor salarisbeheer, afhankelijk van hun budget en gewenste mate van betrokkenheid, waaronder:

#1. Spreadsheets voor handmatig salarisbeheer.

Bedrijven met een paar werknemers kunnen ervoor kiezen om de salarisadministratie handmatig te beheren met behulp van spreadsheets. De potentiële kostenbesparingen worden echter meestal gecompenseerd door nadelen. Handmatige doe-het-zelfprocessen verhogen de kans op kostbare fouten en leiden tijd af van taken die het succes van het bedrijf bevorderen.

#2. Software voor salarisadministratie

Door arbeidsintensieve procedures te automatiseren, verlaagt hoogwaardige salarissoftware de administratieve kosten en bespaart het tijd. Bedrijven kunnen erop vertrouwen om op betrouwbare wijze brutosalarissen, inhoudingen en nettovergoedingen te berekenen, terwijl ze enige controle over het proces behouden.

#3. Uitbesteding

Bedrijven die de payroll volledig willen ontlasten, schakelen doorgaans een payroll-aanbieder voor administratieve diensten in of sluiten een samenwerkingsovereenkomst met een professionele werkgeversorganisatie (PEO). Bij dergelijke regelingen kan de leverancier of PEO alle aspecten van de loonadministratie afhandelen, inclusief belastingaangiften, rapportage en naleving.

Uit welke stappen bestaat het Payroll Management-proces?

Ongeacht hoe bedrijven ervoor kiezen om de salarisadministratie te beheren, het proces bestaat doorgaans uit drie fasen:

#1. Pre-payroll

Werkgevers verzamelen relevante gegevens voor de loonperiode op basis van gedefinieerd bedrijfsbeleid en wettelijke vereisten, zoals niet-vrijgestelde gewerkte uren van werknemers, uitzonderingstijd (vakantie, ziekte, juryplicht, enz.) en aanpassingen van werknemers, zoals nieuwe aanwervingen, scheidingen , salarisverhogingen of wijzigingen in inhoudingen op uitkeringen en belastinginhoudingen. Deze gegevens worden vervolgens gecontroleerd en gebruikt voor het verwerken van de salarisadministratie.

#2. Berekeningen

Werkgevers bepalen het nettoloon door het totale brutoloon te nemen dat elke werknemer verdiende tijdens de loonperiode en belastingen en aftrekposten af te trekken. Ze dragen ook hun eigen belastingdruk voor dezelfde periode.

#3. Na de salarisadministratie

Werkgevers brengen hun loonlijst in evenwicht, storten belastingen op de vervaldatum en verwerken eventuele gerelateerde betalingen, zoals loonheffingen. Ook betalen ze hun werknemers en verstrekken ze een loonstrookje of salarisoverzicht, wat in de meeste rechtsgebieden vereist is.

Wat zijn de functies van een salarisadministratiesysteem?

De volgende functies, uitgevoerd met aandacht voor detail en een constant oog voor nieuwe wetgeving, zijn vaak vereist om elke fase van het salarisbeheer succesvol te doorlopen:

#1. Bereken het loon van de werknemer.

Werkgevers moeten de gewerkte uren van niet-vrijgestelde werknemers elke werkweek nauwkeurig bijhouden met behulp van urenstaten of tijd- en aanwezigheidssoftware om het loon te berekenen. Tijdbewaking is minder belangrijk voor loontrekkenden omdat hun brutoloon de uitkomst is van hun jaarloon gedeeld door het aantal loonperioden in het kalenderjaar. Desalniettemin kunnen bepaalde niet-vrijgestelde werknemers worden gecompenseerd, in welk geval hun uren moeten worden gedocumenteerd om ervoor te zorgen dat eventuele overuren worden betaald zoals vereist door de wet.

Werkgevers moeten bepaalde inhoudingen op de loonlijst afhandelen, waaronder:

Belastingen: Werkgevers houden belastingen in op basis van de inhoudingsverklaringen van hun werknemers en het totale belastbare loon.
Het gebruik van vrijwillige inhoudingen: Voordat een werkgever pensioenpremies, ziektekosten- of levensverzekeringspremies of vakbondscontributie kan aftrekken, moet hij een schriftelijke toestemming van werknemers ontvangen.
Vereiste inhoudingen: Werkgevers krijgen meestal een formeel bevel van een overheidsinstantie of rechtbank waarin staat dat ze IRS- of staatsbelastingheffingen, kinderalimentatie of andere loonbeslag moeten inhouden.

Wanneer alle inhoudingen op het brutoloon worden verwijderd, wordt het nettoloon of het nettoloon van de werknemer bepaald.

#2. Loonheffingen verwerken.

Bedrijven zijn verplicht om federale, staats- en lokale belastingen te berekenen en in te houden op de inkomsten van werknemers. De bedragen worden berekend op basis van de huidige belastingtarieven, het W-4-formulier van elke werknemer, het inhoudingscertificaat van de werknemer en alle toepasselijke staats- of gemeentelijke inhoudingscertificaten.

Bedrijven zijn ook verplicht om werknemersbijdragen aan sociale zekerheid en Medicare, vaak bekend als Federal Insurance Contribution Act (VAIS) belastingen, te matchen, en zijn mogelijk exclusief verantwoordelijk voor federale en nationale werkloosheidsbelastingen. Toch vereisen verschillende staten dat werknemers bijdragen aan staatsprogramma's voor werkloosheid, arbeidsongeschiktheid en betaald verlof om gezinsredenen door middel van inhoudingen op de loonlijst. Alle betalingen aan overheidsinstanties moeten binnen de genoemde termijnen worden gedaan.

#3. Voldoe aan de normen voor het bijhouden van de loonadministratie.

Werkgevers zijn door overheidsinstanties verplicht om de loonadministratie van elke werknemer bij te houden. Deze informatie omvat vaak:

Naam, beroep en adres
Burgerservicenummer
De dag en het uur waarop de werkweek van een werknemer begon
Aantal gewerkte uren per dag en per week
De stichting waarop het loon van de werknemer is betaald
Uurloon
Totale dagelijkse of wekelijkse lineaire inkomsten
Voor elke werkweek, overwerkvergoeding
Bruto inkomen
Inhoudingen op loon
Toeslagen geëist
Netto salaris
Datum van elke betaling en de betalingsperiode waarop deze betrekking heeft
Ingehouden belastingen
Staat inhoudingscertificaten en formulier W-4

Documenten die nodig zijn voor federale belastingdoeleinden moeten ten minste vier jaar worden bewaard; alle andere documenten moeten worden bijgehouden in overeenstemming met de vele regels die van toepassing zijn op het bedrijf. Als het onderworpen is aan zowel federale als staatsvoorschriften, moet het degene met de langere tijdspanne volgen. Bij twijfel dienen werkgevers de bevoegde autoriteiten te raadplegen om ervoor te zorgen dat zij de juiste papieren gedurende de juiste tijd bewaren.

#4. Geef werknemers hun salarisoverzichten.

De meeste staten eisen dat bedrijven betalingsoverzichten aan hun werknemers verstrekken op het moment dat ze hun salaris ontvangen om de transparantie te bevorderen. De loontarieven, gewerkte uren, brutoloon, nettoloon en inhoudingen moeten voor elke loonperiode worden weergegeven. Er gelden andere beperkingen voor de levering van elektronische loonoverzichten en de manier waarop werknemers deze openen. Om schendingen te voorkomen, moeten bedrijven hun nationale arbeidsafdelingen raadplegen voor nauwkeurige voorschriften.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van software voor salarisadministratie?

Proberen een expert te worden in payroll is een tijdrovende procedure die ondernemers weinig ruimte biedt om hun producten of diensten te ontwikkelen. Daarom vertrouwen veel mensen op software voor salarisadministratie, die hen tijd bespaart en andere belangrijke voordelen biedt, zoals:

#1. Nauwkeurige berekeningen

Automatisering helpt bij het waarborgen van nauwkeurige loonberekeningen, looninhoudingen en belastingbetalingen.

#2. Hulp bij naleving

Verschillende leveranciers van salarisadministratiesoftware stellen werkgevers op de hoogte van wijzigingen in de arbeids- of belastingwetgeving die van invloed kunnen zijn op hun bedrijf.

#3. Belastingformulieren zijn toegankelijk

Werkgevers hebben via hun salarissoftware eenvoudig toegang tot cruciale belastingdocumenten zoals formulier W-4, formulier W-2, formulier 1099, formulier I-9 en andere.

#4. Flexibele betalingsmogelijkheden

Naast typische loonstrookjes, kan salarisadministratiesoftware vaak directe stortingen en alternatieve betalingsmethoden, zoals betaalkaarten, verwerken.

#5. Uitgebreide administratie

Verschillende digitale salarissystemen genereren werknemersprofielen met een verscheidenheid aan salarisgegevens die kunnen worden samengevoegd en gedownload om te voldoen aan de wettelijke vereisten.

#6. Zelfbediening voor medewerkers

Via een mobiele app of computer kunnen werknemers mogelijk hun persoonlijke gegevens wijzigen, inhoudingen wijzigen, belastinginhoudingsgegevens indienen, loonoverzichten bekijken en meer.

#7. Salarisfouten zijn gedaald

Salarisadministratiesoftware die kan worden geïntegreerd met HR- en tijdregistratieprogramma's vermindert repetitieve gegevensinvoer en voorkomt fouten.

#8. Geautomatiseerde waarschuwingen

Workflowmelding is beschikbaar in veel salarissystemen. Als de software een probleem met gegevensinvoer ontdekt, kan het gebruikers op de hoogte stellen, zodat ze het kunnen verhelpen voordat de salarisadministratie is voltooid.

Hoe u het beste salarisbeheersysteem kiest

Het ideale salarisbeheersysteem moet in staat zijn om nauwkeurige en tijdige loonverwerking en belastingaangifte te bieden, ondersteund door deskundige kennis en geïntegreerde technologie. Om een dergelijke oplossing te vinden, moeten bedrijfseigenaren de volgende vragen stellen:

#1. Is de prijs in lijn met budgetten of geplande groei?

Kleine ondernemingen met beperkte financiële middelen kunnen kiezen voor elementaire payrollactiviteiten, terwijl organisaties die op ontwikkeling anticiperen wellicht bereid zijn meer te investeren in robuuste capaciteiten.

#2. Hoe bekend en ervaren is de aanbieder?

Betrouwbare payroll-leveranciers hebben doorgaans langdurige klanten die bereid zijn te praten over de kwaliteit van de diensten die ze hebben ontvangen. En hoe langer een leverancier in een bepaald bedrijf heeft gewerkt, hoe groter de kans dat ze de gerelateerde regelgeving en nalevingsproblemen begrijpen.

#3. Hoe veilig is de dienst?

Encryptie, firewalls, multi-factor authenticatie en back-upprocessen zijn cruciaal voor het beschermen van vertrouwelijkheid en integriteit. Salarisaanbieders die veiligheid serieus nemen, demonstreren doorgaans deze en eventuele aanvullende methoden voor gegevensbescherming die zij gebruiken.

#4. Is de software compatibel met andere programma's?

Bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun salarisadministratie naadloos integreert met urenregistratie, HR en alle andere bestaande tools.

#5. Welke rapportagemogelijkheden zijn er?

Bepaalde payrollproviders kunnen helpen ervoor te zorgen dat nieuwe aanwervingsrapporten, jaarlijkse rapporten en ander papierwerk op tijd bij de juiste overheidsinstanties worden ingediend en alle essentiële informatie bevatten.

Tips voor salarisadministratie

Of u de salarisadministratie nu handmatig of met software verwerkt, er zijn dingen die u kunt doen om uw algehele salarisadministratieproces te optimaliseren.

#1. Bied Salaristraining aan

Het is van cruciaal belang dat iedereen die deelneemt aan het payrollproces voldoende wordt opgeleid. Het is van cruciaal belang om een trainingsprocedure te hebben, of u nu training geeft via uw personeelsafdeling of een derde partij uw personeel laat trainen. Om de payroll zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, moet iedereen zich aan dezelfde procedures en praktijken houden.

Het is ook een goed idee om de salarisadministratie aan te pakken als onderdeel van de onboarding van nieuwe werknemers, zodat ze weten waarop ze kunnen anticiperen en met wie ze contact kunnen opnemen als ze problemen hebben.

#2. Alles documenteren

Het is essentieel om documentatie te hebben voor alles, van uw algemene proces tot elke individuele betaalperiode. Als u een loonbelastingdossier mist of wordt gecontroleerd, kan het ontbreken van de juiste documentatie uw bedrijf schade berokkenen. U hoeft zich geen zorgen te maken over het handmatig bijhouden van alles, omdat salarisadministratiesoftware het grootste deel van de essentiële documentatie afhandelt.

#3. Zorg voor de veiligheid van alle gegevens.

U moet er ook voor zorgen dat alle werknemersinformatie veilig is, zodat deze niet toegankelijk is voor werknemers of anderen. Het laatste wat u wilt, is dat u beschermde werknemersinformatie, zoals salarisbedragen, meegeeft aan werknemers die ontevreden worden over wat ze zien. U moet ervoor zorgen dat burgerservicenummers, bankrekeningen en andere gevoelige informatie niet kunnen worden geopend, gestolen of misbruikt.

#4. Gebruik tijdregistratie van werknemers

Als u uw personeel per uur betaalt, moet u waarschijnlijk een automatisch tijdregistratiesysteem gebruiken. Het handmatig invullen van tijdkaarten is onbetrouwbaar en kan u geld kosten vanwege tijddiefstal. Het gebruik van de juiste technologieën om de tijd van uw werknemers bij te houden, kan de efficiëntie verhogen en het loonadministratieproces versnellen.

#5. Doe een Salariscontrole

Het maakt niet uit wie uw salarisadministratie verwerkt, het is een goede gewoonte om regelmatig audits uit te voeren. U wilt ervoor zorgen dat de procedure op de juiste manier wordt gevolgd en dat al uw belastingdossiers nauwkeurig worden verwerkt en voltooid. Door het proces te controleren, kunt u nieuwe efficiëntieverbeteringen ontdekken of uw salarisadministratieteam leren hoe ze routinetaken of escalatieproblemen beter kunnen beheren.

The Bottom Line

Het succes van uw bedrijf hangt af van een goed salarisbeheer. Hoewel u de salarisadministratie zelf kunt doen, raden we u aan een redelijke salarisadministratiesoftware of -service te kiezen om tijd en ergernis te besparen.