Salarisbeheer is een essentiële functie voor elk bedrijf, hoe groot of klein ook. Nauwkeurige en tijdige beloning van werknemers is van cruciaal belang voor het behoud van een productieve werkplek, en een goed beheerd salarissysteem kan kleine bedrijven helpen om aan deze verplichting te voldoen en mogelijk hoge boetes van de Internal Revenue Service en individuele staten te voorkomen. De ingewikkeldheid en het belang van de salarisverwerking leiden ertoe dat veel bedrijven externe hulp inhuren. Om een betrouwbaar systeem op te zetten, moet u echter eerst kiezen welke aspecten van de salarisverwerking u intern afhandelt en welke u uitbesteedt. Vervolgens kunt u de controle over de salarisadministratie behouden door de administratie up-to-date te houden en de uren van werknemers bij te houden, zodat de verwerking van de salarisadministratie een eenvoudige, nauwkeurige aangelegenheid is. In dit stuk leggen we uit hoe u de salarisadministratie voor kleine bedrijven kunt beheren, terwijl we ook benadrukken hoe het werkt met Intuit en Quickbooks.
Wat betekent Payroll beheren?
De term "loonadministratie beheren" verwijst naar het administratieve proces van het volgen en rapporteren van financiële gegevens met betrekking tot de werknemers van een organisatie, inclusief hun werktijden, hun lonen en eventuele bronbelastingen.
Salarisbeheer kan echter moeilijk en riskant zijn vanwege de gevoelige aard van werknemersgegevens, de complexiteit van belastingberekeningen en de mogelijkheid van directe stortingen op bankrekeningen van werknemers. Daarom vereist naleving van de wet dat u weet hoe u de salarisadministratie op de juiste manier beheert.
Wat is het salarisproces in HR?
Als u verantwoordelijk bent voor personeelszaken of salarisadministratie, weet u hoe belangrijk het is om ervoor te zorgen dat werknemers op tijd en correct worden betaald. Eén vergissing is voldoende om de geloofwaardigheid van een organisatie te schaden en het vertrouwen van haar personeel te verliezen. Het correct afhandelen van de salarisadministratie is dan ook een belangrijke verantwoordelijkheid.
De term "loonlijstverwerking" verwijst naar het proces van het uitbetalen van geld aan werknemers, rekening houdend met hun classificatie, salaris en ook eventuele inhoudingen. Bovendien gaat het om het betalen en rapporteren van arbeidsbelasting aan HMRC.
De betrokkenheid van HR bij de salarisverwerking varieert echter systeem- en organisatiespecifiek. Als een organisatie een payroll-service gebruikt, hoeft HR zich misschien niet veel zorgen te maken, terwijl als ze payroll-software gebruiken, HR misschien de leiding heeft over ieders salaris.
Hoe dan ook, dit moet tijdig worden gedaan, in overeenstemming met de toepasselijke vereisten en het betalingsschema van de organisatie.
Vanwege de vele variabele factoren, waaronder loonschalen, werknemersclassificaties, promoties en beëindigingen, kan de verwerking van de salarisadministratie moeilijk zijn.
Om de meest effectieve fout te voorkomen, is het daarom van cruciaal belang om controlepunten te hebben in de cruciale stadia van de salarisverwerking.
Wat zijn de basisprincipes van loonadministratie?
Payroll is de vergoeding die een bedrijf zijn werknemers verschuldigd is voor een bepaalde periode en op een bepaalde dag. De basisloonprocedure kan betrekking hebben op;
- Bijhouden van gewerkte uren van medewerkers
- Het uitzoeken van salaris en lonen, en
- Geld uitbetalen via cheque of directe storting.
Wat zijn de soorten salarisadministratie?
Er zijn in principe vier typen salarisschema's, elk met hun eigen voor- en nadelen, die helpen bepalen welke strategie het meest geschikt is voor een bepaald bedrijf.
Zij zijn;
- wekelijks
- Tweewekelijks
- Half maandelijks
- Maandelijks
Salarisadministratie voor kleine bedrijven beheren
Salarisverwerking is over het algemeen een van de meest uitdagende, vermoeiende en tijdrovende zakelijke taken voor eigenaren van kleine bedrijven. Aan de andere kant is het ook een van de belangrijkste. Salariskwesties kunnen het moreel van werknemers onder druk zetten, vitale bedrijfsmiddelen verspillen en zelfs de meest welvarende bedrijven op de knieën krijgen.
Daarom is het voor kleine bedrijven van essentieel belang om hun salarisadministratie op tijd effectief te beheren. En een die voldoet aan de geldende eisen en het salarisschema van de organisatie.
Er zijn verschillende manieren waarop kleine bedrijven de salarisadministratie kunnen beheren. Ongeacht welke, de hele procedure omvat het verzamelen van personeelsinformatie en het nauwkeurig invoeren ervan in een dossier of document. Elk salaris moet voor elke betaalperiode worden opgesteld, waarbij nauwkeurige belastingberekeningen een must zijn. Ervoor zorgen dat uw personeel en de relevante overheidsinstanties hun loon op tijd en nauwkeurig ontvangen, is het einde van het proces. Hier zijn de drie manieren om de salarisadministratie af te handelen of te beheren.
#1. Handmatige verwerking
Hier, om cheques af te drukken of directe stortingen te verzenden, moet u alle berekeningen en verwerkingen voor de salarisadministratie zelf uitvoeren. U moet ook een strategie bedenken om de loonadministratie en betalingen zelf bij te houden.
#2. Salarissoftware
Met behulp van een van de vele verkrijgbare salarissoftware kunt u de salarisverwerking vereenvoudigen. Dit kan u helpen geld te besparen, uw administratieve lasten te verminderen en uw werknemers en belastingdienst op tijd te betalen.
#3. Uitbesteedde salarisadministratie
Ten slotte kunt u een salarisadministratie alles voor u laten regelen. De provider zorgt voor alles met betrekking tot het beheer van de personeelsdatabase van uw software en het volgens schema verwerken van de salarisadministratie. Prijzen beginnen bij $ 40/maand en gaan vanaf daar omhoog, met extra kosten per werknemer. Vanwege de individuele aard van uw behoeften, dringen veel bedrijven erop aan dat u eerst contact met hen opneemt voordat zij een schatting van hun diensten kunnen geven.
Het op de hoogte brengen van nieuwe medewerkers aan uw salarisadministratie en ervoor zorgen dat het benodigde geld op uw bankrekening staat, is alles wat nodig is om uw salarisadministratie op deze manier af te handelen. Het is de minst arbeidsintensieve methode, waardoor u zich kunt concentreren op andere aspecten van het runnen of uitbreiden van uw bedrijf.
Hoe de salarisadministratie voor kleine bedrijven te beheren
Als u op zoek bent naar manieren om uw salarisadministratieprocessen te beheren, vindt u hier tips over hoe kleine bedrijven hun salarisadministratie kunnen beheren!
#1. Vraag een werkgeversidentificatienummer aan
Het is noodzakelijk om een EIN te verkrijgen voordat u kunt beginnen met het betalen van werknemers (EIN). Uw EIN dient als een unieke identificatie voor uw bedrijf, op dezelfde manier als uw SSN voor u als individu.
Een EIN is door veel autoriteiten vereist voordat een bedrijfseigenaar dingen kan doen zoals het aanvragen van een vergunning, het indienen van loonheffingen of zelfs het openen van een bankrekening. De locatie van het hoofdkantoor van uw bedrijf bepaalt of u naast uw federale EIN al dan niet een werkgeversidentificatienummer (EIN) nodig heeft.
#2. Stel de salarisstatus en betaalfrequentie in
Als ondernemer heeft u een aantal belangrijke keuzes, waaronder hoe vaak u werknemers betaalt en wat voor soort loon zij ontvangen. Laten we hier wat dieper op ingaan;
Betaalfrequentie, ook wel betalingsschema genoemd, verwijst naar de timing en regelmaat van werknemersbetalingen. Zorg ervoor dat u niet onder het minimumloon op uw locatie komt door zowel federale als staatswetten te controleren. Wekelijks, tweewekelijks en maandelijks zijn over het algemeen de verschillende voorbeelden van betaalperioden. Wat u ook beslist, het belangrijkste is echter dat u consistent bent en tijdig betaalt.
Salarisstatus daarentegen omvat het bepalen van de hoogte van het salaris van de werknemer. Zowel uurtarieven (voor niet-vrijgestelde werknemers) als salarisafspraken zijn haalbare opties (voor vrijgestelde werknemers). De juiste compensatiestatus wordt sterk beïnvloed door de functie van de werknemer en de specifieke behoeften van uw kleine onderneming.
#3. Leer en volg de wetten met betrekking tot lonen
U dient er in ieder geval voor te zorgen dat uw organisatie zich houdt aan alle van toepassing zijnde lokale en landelijke regelgeving. Dit vereist dat u (of iemand in uw bedrijf) bekend bent met uw financiële en wettelijke verantwoordelijkheden als werkgever.
Betaal bovendien het juiste bedrag aan federale, staats- en lokale belastingen, evenals inkomstenbelastingen voor elke werknemer. Dit omvat VAIS (Sociale Zekerheid en Medicare) en andere arbeidsgerelateerde belastingen. U moet uw salarissysteem verifiëren om een tijdige en juiste betaling van alle werknemers te garanderen. Zorg er daarnaast voor dat uw afdracht loonheffingen op een consistente basis en in overeenstemming met uw fiscale verplichtingen wordt gedaan.
#4. Stel een salarisprocedure op
Een salarissysteem omvat meestal elk programma dat het proces van het berekenen en beheren van de beloning van werknemers vergemakkelijkt. Vaak zijn er drie mogelijkheden:
- Handmatig
- Outsourced
- Software
Wat u ook beslist, het is van cruciaal belang om goed na te denken over een aantal zaken voordat u kiest voor een salarissysteem voor uw bedrijf. Houd daarom altijd rekening met het volgende:
- Budget
- Aantal werknemers
- Vertrouwen. Hoe zeker bent u dat u de salarisadministratie correct kunt beheren?
#5. Beschrijf en stel uw salarisadministratieprocedures en -beleid vast
Het standaardiseren van uw salarisadministratie is essentieel voordat u uw eerste salarisadministratie verwerkt. Dit garandeert dat alle partijen die betrokken zijn bij het payrollproces, van hoger management tot human resources tot werknemers, op dezelfde pagina staan met betrekking tot de payrollperiode, verwachte salarisbedragen, betaald verlof en andere voordelen.
#6. Houd de tijd bij met een speciaal softwareprogramma
Als u uw personeel op uurbasis betaalt, is een tijdregistratiesysteem essentieel om hun efficiëntie te bewaken en hun vergoeding te bepalen. Het is cruciaal om een gebruiksvriendelijk tijdregistratiesysteem te ontwerpen dat ook moeilijk te bespelen is. Er zijn een aantal opties voor het verwerken van urenstaten, waaronder geïntegreerde platforms die kunnen worden gesynchroniseerd met uw salarisadministratiesoftware voor de meest nauwkeurige gegevens mogelijk.
#7. Bewaking van uw cashflow
Zonder geld komen te zitten voordat je personeel kunt betalen, is de ergste nachtmerrie van elke ondernemer. Door uw cashflow te bekijken, kunt u erachter komen waarom u altijd een tekort lijkt te hebben op de loonlijst.
Niet genoeg geld hebben om uw werknemers te betalen, is over het algemeen de ergste nachtmerrie van elke ondernemer. Als u merkt dat u chronisch te weinig tijd heeft op de loonlijst, kan een analyse van uw cashflow de onderliggende oorzaak aan het licht brengen. Problemen met de salarisadministratie, zoals overbezetting of te veel betalen, kunnen worden opgespoord door de cashflow zorgvuldig te monitoren. Bovendien kunt u, voordat u overgaat tot drastische maatregelen, zoals het inhouden van lonen of inkrimping, het beste proberen de betaling van een leverancier uit te stellen of uitstaande klantbetalingen te innen in financieel moeilijke tijden.
#8. Huur een Payroll Coördinator of Manager in
Het is geen wonder dat veel bedrijven de gemakkelijkste maar meest betrouwbare optie kiezen. Het inhuren van een professionele payrollmanager, gezien de complexiteit van payroll, vooral voor middelgrote tot grotere bedrijven.
Waarom zou u niet iemand inhuren die efficiënter en vaardiger is in het verwerken van de salarisadministratie, zodat u meer tijd kunt besteden aan de groei van uw bedrijf? Als u hulp nodig heeft bij de salarisadministratie, maar niet over het geld beschikt voor een werknemer die fulltime in dienst is, zoek dan naar contractarbeiders of geef de baan aan een bestaande werknemer die heeft bewezen betrouwbaar en capabel te zijn.
#9. Bewaar een veilige salarisadministratie en personeelsdossiers
Er zijn voorschriften op federaal en staatsniveau die bepalen hoe lang loongegevens moeten worden bewaard en waar ze moeten worden bewaard voor het geval de autoriteiten er toegang toe nodig hebben. Zo moet men bijvoorbeeld tijdkaarten minimaal twee jaar bewaren. Terwijl loonadministratie met betrekking tot geld dat aan werknemers wordt uitbetaald, minimaal drie jaar moet worden bewaard. Ook zijn er regels voor de definitieve vaststelling van loondocumenten.
Wat zijn 4 onderdelen van payroll?
Lonen, salarissen, overuren, vakantiegeld, betaalde vakantiedagen, fooien, bonussen, collegegeldvergoedingen en provisies maken allemaal deel uit van de loonlijst. Bij het verwerken van de loonlijst moeten bedrijven zowel de bruto- als de nettowinst voor elke werknemer bepalen en rapporteren (na aftrek van belastinginhoudingen en uitkeringsbijdragen)
Wat zijn de 5 salarisstappen?
De stappen voor de verwerking van de salarisadministratie omvatten;
- Beslissen over een werkgeversidentificatienummer.
- Het verzamelen van relevante belastinggegevens van werknemers
- Een loonschema kiezen
- Brutoloon inschatten
- Het bepalen van de inhoudingen per werknemer
- Je nettoloon bepalen, dan je personeel uitbetalen.
Wat moet een salarisadministrateur doen?
De Payroll Manager is verantwoordelijk voor het toezicht op alle aspecten van het salarissysteem van het bedrijf om ervoor te zorgen dat alle werknemers op tijd, correct en in overeenstemming met alle toepasselijke wet- en regelgeving worden betaald.
Beheert HR de salarisadministratie?
Payroll kan vallen onder de bevoegdheid van human resources (HR) en financiën (Finance), of het kan een eigen onafhankelijke eenheid zijn die rechtstreeks rapporteert aan de chief executive officer (CEO).
Beheer Payroll Quickbooks
Als u momenteel een gebruiker van QuickBooks Online bent en op zoek bent naar software om uw salarisadministratie te beheren, is QuickBooks Payroll een fantastische optie. Het is bedoeld voor bedrijven met maximaal 50 werknemers of aannemers, maar het kan er zelfs 150 bevatten. Het programma kan de salarisadministratie onmiddellijk verwerken en directe stortingen uitvoeren op die exacte of de volgende werkdag. Het werkt ook naadloos samen met QuickBooks Online. Met de drie beschikbare abonnementen kunnen organisaties eenvoudig schakelen tussen niveaus wanneer hun behoeften veranderen en uitbreiden. Daarnaast biedt het de mogelijkheid om pensioensparen en een ziektekostenverzekering toe te voegen aan uw abonnement.
Als u echter een ander boekhoudprogramma gebruikt dan QuickBooks Online of als uw personeel meer dan één staat omvat, wilt u misschien alternatieve opties onderzoeken. Weet ook dat de enige boekhoudsoftware die werkt met QuickBooks Payroll QuickBooks Online is. En als u werknemers in meer dan alleen een staat beheert, moet u mogelijk extra maandelijkse belastingaangiftekosten betalen.
Hoe beheert u de salarisadministratie met QuickBooks?
QuickBooks Payroll is een cloudgebaseerde payroll-oplossing waarmee bedrijven (klein of groot) werknemers kunnen betalen, personeelsbeloningen kunnen beheren en ook loonheffingen kunnen indienen, allemaal op één locatie. Door automatisch federale en staatsloonbelastingen te berekenen, in te dienen en te betalen, bespaart de software tijd.
U kunt de salarisverwerking voor werknemers automatiseren zodra u alles hebt ingesteld. Met Quickbooks online kunt u de salarisadministratie automatisch beheren. Als u wilt, kunt u het echter handmatig verwerken, op uw computer of met de mobiele app.
Conclusie
Om ervoor te zorgen dat hun werknemers correct en op tijd worden betaald en dat hun bedrijf voldoet aan alle belasting- en arbeidsvereisten, moeten werkgevers de loonlijst beheren.
Elk bedrijf heeft salarisverwerking en -beheer nodig. Wanneer u het salarissysteem effectief beheert, kan het bijvoorbeeld kleine bedrijven helpen een productieve werkplek te behouden en IRS- en staatsboetes te vermijden. Vanwege de complexiteit besteden veel organisaties de salarisverwerking uit. Om een betrouwbaar systeem te creëren, moet u eerst beslissen welke salarisverwerkingstaken u wilt uitbesteden en welke u intern wilt beheren.
Gerelateerde artikelen
- SALONSYSTEEM: Definitie, Software & Gids
- Salarisadministratie voor kleine bedrijven: de beste service voor salarisadministratie in het VK
- HR-SERVICES VOOR KLEINE BEDRIJVEN: functies en voorbeelden van HR-services
- 17 BESTE LOONSYSTEMEN VOOR KLEINE BEDRIJVEN 2023, bijgewerkt!!!
- KOSTEN VAN SALONDIENSTEN EN BELASTINGEN
- ONTVANGSTBEWIJZEN: Wat is het, hoe maak je het en de beste apps
Referentie
