Interne controle is het systeem, het beleid en het proces dat door een bedrijf is ingesteld om de nauwkeurigheid van financiële en boekhoudkundige gegevens te waarborgen, aansprakelijkheid aan te moedigen en fraude te voorkomen. In dit artikel wordt uitgelegd wat interne beheersing is, de boekhouding, voorbeelden en het COSO Framework.
Interne controle: een overzicht
Sinds het begin van de jaren 2000 boekhoudschandalen is interne controle een kritieke bedrijfsfunctie geworden voor elk bedrijf in de Verenigde Staten. Na de tenuitvoerlegging ervan werd de Sarbanes-Oxley-wet van 2002 ingevoerd om investeerders te beschermen. Met name tegen boekhoudfraude en om de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van zakelijke openbaarmakingen te verbeteren. Vandaar het aansprakelijk stellen van het management voor de financiële rapportage en het genereren van een audit trail. Dit heeft een grote impact gehad op de corporate governance. Bovendien worden managers die vastbesloten zijn er niet in te zijn geslaagd om de interne controle naar behoren tot stand te brengen en te beheren, geconfronteerd met aanzienlijke strafrechtelijke gevolgen.
De mening van de accountant die bij een winst- en verliesrekening hoort, is afhankelijk van een audit van de processen en records die werden gebruikt om ze te creëren. Ondertussen zullen externe accountants de boekhoudsystemen van een bedrijf onderzoeken. En interne beheersing als onderdeel van een audit en zicht bieden op hun effectiviteit.
Bovendien?
Interne audits beoordelen de interne controles van een bedrijf, waaronder de corporate governance en boekhoudsystemen. Daarnaast garanderen ze dat regels en voorschriften worden nageleefd. Dat financiële rapportage en gegevens nauwkeurig en actueel zijn. En die operationele efficiëntie wordt gehandhaafd door problemen te ontdekken en hiaten op te lossen voordat ze worden ontdekt tijdens een externe audit. Interne audits worden steeds belangrijker in de bedrijfsvoering en corporate governance van een bedrijf.
Hoewel geen twee internecontrolesystemen hetzelfde zijn, hebben veel kernideeën met betrekking tot financiële eerlijkheid en boekhoudnormen standaardbeheermethoden vastgesteld. Hoewel interne controle kostbaar kan zijn, kan een effectieve implementatie van interne controle helpen om de activiteiten te stroomlijnen, de operationele efficiëntie te vergroten en fraude te voorkomen.
Ongeacht het beleid en de procedures van een organisatie kan alleen een aanzienlijke mate van zekerheid worden gegeven dat de interne controle functioneert en dat de financiële informatie juist is. Bovendien beperkt menselijk oordeel de efficiëntie van interne controle. Om redenen van operationele efficiëntie kan een bedrijf hooggeplaatste werknemers vaak de bevoegdheid verlenen om interne controles teniet te doen, en interne controles kunnen worden omzeild door samenspanning.
Soorten interne controle
Hieronder vindt u soorten interne controle en hun uitleg.
Controles kunnen in de eerste plaats preventief zijn, om fraude en fouten te voorkomen, of in de tweede plaats detective, het identificeren van problemen nadat ze zich hebben voorgedaan. Door samen te werken, kunnen ze lopende bedrijfsactiviteiten een boost geven door bestaande problemen op te lossen en toekomstige problemen te voorkomen.
Preventieve interne controle
Preventieve interne controleoperaties, waaronder gedetailleerde documentatie en autorisatienormen. Om fouten of fraude in de eerste plaats te voorkomen. Een fundamenteel onderdeel van dit proces is de scheiding van taken. Wat garandeert dat geen enkele persoon op een plek is om te autoriseren of op te nemen. Of controle hebben over een financiële transactie en het bijbehorende actief. Interne controle omvat factuurautorisatie en onkostenverificatie. Bovendien houden preventieve interne controles ook in dat de fysieke toegang tot apparatuur, voorraden, valuta en andere activa wordt beperkt.
Detective Interne Controle
Detectivecontrole is een alternatief proces om objecten te vangen. Of gebeurtenissen waarbij je de eerste verdedigingslinie mist. De belangrijkste activiteit hier is echter verzoening. Dat is gebruiken om datasets te analyseren en passende maatregelen te nemen wanneer er materiële verschillen zijn. Tot slot zijn externe audits van accountantskantoren en interne audits van activa zoals inventaris voorbeelden van detectivecontroles.
Voorbeelden van interne controleboekhouding
Hieronder volgen de boekhoudkundige interne beheersingsvoorbeelden.
#1. Takenscheiding: voorbeelden van interne controle
Dit is wanneer er een scheiding is van werkverantwoordelijkheden tussen verschillende werknemers om het gevaar van fouten of ongepast gedrag te beperken.
#2. Fysieke beperkingen: voorbeelden van interne controle
Wanneer infrastructuur, inventaris, effecten, contanten en andere kostbaarheden fysiek worden beschermd. Dit kan echter worden bereikt door gebruik te maken van sloten, kluizen of andere omgevingsbeperkingen. Bovendien is de toegang beperkt tot degenen met de nodige autoriteit.
#3. afstemmingen
Om ervoor te zorgen dat de transactie-informatie correct is en dat alle transacties correct zijn vastgelegd. Er worden vergelijkingen gemaakt tussen gelijkaardige dossiers die door verschillende personeelsleden worden bijgehouden. Bovendien is het uitvoeren van een afstemming van bankafschriften om registers/records te verifiëren een voorbeeld. register
#4. Beleid en processen
Beleid, processen en documentatie die richtlijnen en educatie bieden om consistente prestaties op een noodzakelijk kwaliteitsniveau te garanderen, zijn aanwezig. Daarom moeten deze op alle organisatieniveaus worden aangeboden. Zowel departementaal als de universiteit/organisatie.
#5. Beoordeling van transacties en activiteiten
Managerbeoordelingen van een transactie, operatie en samenvattende rapporten helpen bij het volgen van de effectiviteit ten opzichte van doelen en doelstellingen. Ook het signaleren van problemen, het signaleren van trends, enzovoort. Bijzondere voorbeelden zijn: maandelijks vergelijken van begrotingsoverzichten met werkelijke kosten. Onderzoek de activiteitsgegevens van telefoongesprekken voor persoonlijke of niet-zakelijke telefoongesprekken. Medewerkers bekijken hun tijdkaarten en overuren.
#6. Controle voor informatieverwerking
Kortom, wanneer informatie wordt verwerkt, wordt een aantal interne controles uitgevoerd om de juistheid, volledigheid en autorisatie van transacties te waarborgen. Op ingevoerde gegevens worden bovendien controles aangepast of vergeleken met goedgekeurde controlebestanden of -totalen. Daarnaast worden transacties numeriek verantwoord en worden bestandstotalen beheerd. En ook afgestemd met saldi en controlerekeningen uit het verleden. De toegang tot gegevens, bestanden en programma's is beperkt, evenals de ontwikkeling van nieuwe systemen en wijzigingen aan bestaande systemen.
#7. Sjablonen
Het formaliseren van financieel papierwerk bevordert de consistentie, waardoor de auditing proces makkelijker. Hoewel sommige rapporten, zoals een balans of winst- en verliesrekening, een gemeenschappelijke stijl hebben. Andere papieren kunnen sterk verschillen tussen zakelijke teams. Bovendien zorgt het ontwikkelen en gebruiken van dezelfde sjablonen voor schattingen, facturen, inkooporders, financieringsverzoeken, ontvangsten en uitgavenrapporten ervoor dat vergelijkbare items tijdens een audit kunnen worden vergeleken. Het stroomlijnen van deze items is een belangrijke interne boekhoudcontrole die bedrijven vaak negeren in hun streven naar meer zichtbare controlesystemen.
#8. Proefsaldi
Boekhouding met dubbele invoer garandeert dat de boeken constant in evenwicht zijn. Desalniettemin kunnen er nog steeds fouten en fraude optreden in een dubbel boekhoudsysteem, daarom zouden proefsaldi bij deze methode moeten worden gebruikt. Proefbalansen zijn een soort boekhoudcontrole die stabiliteit aan het systeem toevoegt. Door een intern overzicht van bij- en afschrijvingen bij te houden, kunnen organisaties problemen vroegtijdig ontdekken.
#9. Back-upgegevens
Het meest over het hoofd geziene interne boekhoudcontrolesysteem zijn gegevensback-ups. Aangezien nauwkeurige financiële gegevens een technologische verbinding tussen platforms vereisen, kan verlies van financiële input leiden tot scheeftrekking van rapporten en vertroebeling van audits. Bovendien kunnen, wanneer de technologie faalt, eerdere rapporten en cruciale gegevens verloren gaan, waardoor rapportagevertragingen ontstaan en essentiële boekhoudtaken worden aangetast.
Wanneer computerservers uitvallen, beschermt het maken van back-ups van digitale bestanden naar de cloud gegevens tegen verlies.
opmerkelijke informatie
Het implementeren van effectieve boekhoudcontroles heeft geen zin, tenzij werknemers zijn opgeleid om te handelen wanneer ze een probleem of verdacht gedrag opmerken. Er moeten formele procedures worden ontwikkeld om het personeel te leren hoe om te gaan met problemen wanneer deze zich voordoen. Bovendien moeten alle werknemers weten aan wie ze het kunnen vertellen en wat voor soort reactie ze kunnen verwachten als er een vermoeden van een vergissing of kwaadwillige bedoelingen bestaat. Bovendien moet hierdoor hun identiteit worden veiliggesteld.
Volledige betekenis van COSO
Het Committee of Sponsoring Organizations (COSO) van de Treadway Commission creëerde in 1992 een COSO-raamwerk voor de evaluatie van interne beheersing. Dit model is dan ook uitgebreid als het algemeen erkende raamwerk voor interne beheersing. En wordt algemeen beschouwd als de gouden standaard waartegen bedrijven de doeltreffendheid van hun interne controlesystemen beoordelen.
COSO-kader voor interne controle
Intern control definieert het COSO Framework-model als “een proces dat wordt uitgevoerd door de raad van bestuur, het management en andere mensen van een entiteit om redelijke zekerheid te bieden over het bereiken van de doelstellingen in het volgende. Doeltreffendheid en effectiviteit in operaties, betrouwbaarheid van financiële rapportage en tot slot naleving van toepasselijke wet- en regelgeving.
De onderliggende vijf componenten van een effectief internecontrolesysteem werken samen om de missie, strategieën en gerelateerde bedrijfsdoelstellingen van een entiteit te ondersteunen:
#1. Omgevingscontrole
- Handhaaf uw integriteit en ethische idealen.
- Zorg ervoor dat u zich inzet voor meesterschap.
- Maak gebruik van de raad van bestuur en het auditcomité.
- Faciliteren van de ideologie en werkstijl van het management.
- Opzetten van een organisatiestructuur.
- Bepaal de delegatie van autoriteit en plicht.
- Maak gebruik van personeelsbeleid en -procedures.
#2. Risicobeoordeling
- Maak eerst bedrijfsbrede doelen.
- Ten tweede, neem doelen op procesniveau op.
- Ten derde, voer een risico-identificatie en -analyse uit.
- Ten slotte moet verandering worden beheerd.
#3. Activiteiten onder controle
Houd u allereerst aan het beleid en de procedures, verhoog vervolgens de beveiliging (applicatie en netwerk), beheer het wijzigingsproces van de applicatie, bereid u voor op bedrijfscontinuïteit/back-ups, outsourcing moet worden gedaan.
#4. Communicatie en informatie
Beoordeel de kwaliteit van de informatie, Evalueer de doeltreffendheid van communicatie.
#5. Toezicht houden
Houd de situatie voortdurend in de gaten, voer afzonderlijke evaluaties uit en meld eventuele gebreken.
Door gericht leiderschap, gemeenschappelijke waarden en een cultuur die de nadruk legt op verantwoordelijkheid voor controle. Bovendien werken deze componenten samen om de basis te leggen voor sterke interne controle binnen de organisatie. Bovendien worden de talrijke risico's waarmee het bedrijf wordt geconfronteerd, regelmatig geïdentificeerd en beoordeeld op alle niveaus en in alle functies. Bovendien worden controle-inspanningen en andere procedures van tevoren gepland om grote gevaren aan te pakken en tot een minimum te beperken. Informatie is cruciaal voor het herkennen van risico's en het behalen van zakelijke doelstellingen die via gevestigde kanalen binnen de onderneming worden verspreid. Ten slotte wordt het hele systeem regelmatig gecontroleerd en worden storingen tijdig verholpen.
Welke vijf interne controles zijn er?
Een raamwerk voor interne controle bestaat uit vijf samenhangende elementen: de controleomgeving, risicobeoordeling, controleacties, informatie en communicatie en monitoring.
Wat dient als doel van de interne controle?
Interne controles zijn bedoeld om fouten en anomalieën te stoppen, problemen op te sporen en te garanderen dat de juiste stappen worden ondernomen om ze op te lossen.
Welke interne controle is het meest cruciaal?
Scheiding van rollen, juiste toestemming voor transacties en activiteiten, adequate documentatie en archivering, fysieke controle over activa en gegevens en onafhankelijke prestatiecontroles behoren tot de meest cruciale controleprocedures.
Wat zijn de voordelen van interne controle?
Interne controles verminderen het risico van een te grote afhankelijkheid van een paar sleutelfiguren door het bedrijf procesgestuurd te maken in plaats van mensgestuurd. Interne controles kunnen u helpen bij het vinden van overlappingen in uw operationele en nalevingsprocedures, waardoor u de kans krijgt om uw bedrijf te stroomlijnen.
Wie is verantwoordelijk voor de interne controle?
Interne controles moeten worden ingesteld door het management. Het management moet voldoende regels en procedures handhaven om efficiënte interne controles te ondersteunen. Deel deze richtlijnen en beleidsregels.
Wat is de checklist voor interne controle?
De internecontrolechecklist is een hulpmiddel dat door de campusgemeenschap kan worden gebruikt om interne controles te beoordelen en te verbeteren, effectieve en efficiënte bedrijfspraktijken aan te moedigen en naleving in een afdeling of functionele eenheid te stimuleren.
Conclusie
Interne controle is het systeem, het beleid en het proces dat door een bedrijf is ingesteld om de nauwkeurigheid van financiële en boekhoudkundige gegevens te waarborgen, aansprakelijkheid aan te moedigen en fraude te voorkomen.
