Het vermogen om het grote geheel te zien is nuttig op de meeste gebieden van het leven, maar als het om uw bedrijf gaat, is het absoluut noodzakelijk dat u een holistische kijk op de zaken heeft. Tegenwoordig is het gemakkelijk om uw bedrijfsfinanciën bij te houden en al uw transacties bij te houden met behulp van een grootboek.
Wat is een grootboek?
Een grootboek is een overzicht van alle eerdere transacties van een bedrijf, geordend op rekeningen. Grootboekrekeningen bevatten alle debet- en credittransacties die hierop van invloed zijn. Ze bevatten ook gedetailleerde informatie over elke transactie, zoals Datum, Beschrijving, Bedrag, en kunnen ook beschrijvende informatie over de transactie bevatten.
Hoe werkt een grootboek?
Een grootboek is de basis van een systeem dat accountants gebruiken om de financiële gegevens op te slaan en te ordenen die worden gebruikt om de deals voor te bereiden. Transacties worden geboekt op individuele subgrootboekrekeningen zoals gedefinieerd in het rekeningschema van het bedrijf.
De transacties worden vervolgens afgerond of samengevat in het grootboek en de accountant maakt een proefbalans aan die dient als rapport over het saldo van elke grootboekrekening. De proefbalans wordt gecontroleerd op fouten en aangepast door extra vereiste boekingen te boeken. Het aangepaste steekproefsaldo wordt vervolgens gebruikt om de jaarrekening op te stellen.
Hoe een grootboek werkt met dubbele boekhouding
Een grootboekrekening is het belangrijkste onderdeel van een grootboekrekening. Een grootboekrekening registreert alle transacties voor die rekening. Transacties met betrekking tot verschillende elementen van boekhoudkundige, inclusief activa, passiva, eigen vermogen, inkomsten, uitgaven, winsten en verliezen.
Bedrijven die de dubbele boekhoudmethode gebruiken, gebruiken een grootboek. Dit betekent dat elke financiële transactie minimaal twee grootboekrekeningen raakt en dat elke boeking minimaal één incasso- en één credittransactie bevat. Dubbele transacties, ook wel journaalboekingen genoemd, worden geregistreerd in twee kolommen met debetboekingen aan de linkerkant en creditposten aan de rechterkant. Er moet een saldo zijn voor het totaal van alle debet- en creditboekingen.
De boekhoudkundige vergelijking waarop dubbele boekhouding is gebaseerd, is als volgt:
Aandeelhoudersvermogen = Activa (passiva)
Het saldo volgt dit formaat en toont gedetailleerde informatie op rekeningniveau. Op de balans worden bijvoorbeeld meerdere activarekeningen, inclusief contanten en debiteuren, vermeld in het gedeelte "Vlottende activa".
De methode met dubbele invoer is gebaseerd op de vereiste voor de boekhoudkundige vergelijking dat de transacties die op de rekeningen links van het gelijkteken in de formule worden geboekt, gelijk moeten zijn aan het totale aantal transacties die op de rekening (of rekeningen) aan de rechterkant zijn geboekt. Ook als de vergelijking er anders uitziet (bijv. activa = passiva + eigen vermogen), geldt altijd de balansregel.
Er zijn andere Financieel management strategie die u wellicht moet kennen.
Grootboekvoorbeelden
Enkele van de meest voorkomende financiële activiteiten die in het grootboek worden geregistreerd, zijn:
- Stortingen op uw bankrekeningen
- Aansprakelijkheidsrekeningen inclusief handelsschulden, handelsschulden, voorzieningen en klantendeposito's
- Cheques uitgeschreven bij meerdere aanbieders voor bedrijfskosten
- Loonstroken voor uw medewerkers
- Aandeelhoudersrekeningen zoals gewone aandelen, ingehouden winsten, schatkistaandelen en andere totale geaccumuleerde inkomsten
- Inkomstenbelasting betaald aan staats- en federale agentschappen
- Verkoopactiviteit en gerelateerde debiteurenactiviteit
- Registratie van ontvangen betalingen van klanten en klanten
- Voorraadaanpassingen zoals het ontvangen van het product of het aanpassen van voorraadniveaus
- Facturen ontvangen en geboekt
- Alle bijdragen van de eigenaar aan het bedrijf of opnames van de eigenaar
- Elke journaalboeking die wordt gebruikt om transacties zoals rente en bankkosten vast te leggen.
Waarom heb ik een grootboek nodig?
Het is eigenlijk altijd aan u en uw financieel adviseur om te beslissen wat het beste is voor uw kleine onderneming. Voor het geval u zich dit afvraagt, zijn er zeven dwingende redenen waarom u een grootboek voor uw kleine bedrijf zou willen gebruiken:
- Biedt een nauwkeurig overzicht van alle financiële transacties.
- Helpt u bij het maken van een toetssaldo en zo uw boeken in evenwicht te houden
- Maak belastingaangifte eenvoudig omdat u uw uitgaven en inkomsten op één plek hebt staan
- Rapporteert werkelijke inkomsten en uitgaven, zodat u de uitgaven kunt bijhouden
- Helpt u ongebruikelijke transacties onmiddellijk te herkennen
- Helpt u bij het identificeren (en stoppen) van fraude
- Het helpt bij het maken van belangrijke financiële overzichten die essentieel zijn voor het beoordelen van uw winstgevendheid, liquiditeit en algehele financiële gezondheid. Dit omvat het kasstroomoverzicht, de resultatenrekening en de balans.
Wat is de beste boekhoudsoftware om mijn grootboek te bekijken?
Elke boekhoudsoftwaretoepassing die dubbele boekhouding ondersteunt, kan ook een grootboekrapport genereren. Hieronder staan slechts enkele van de softwaretoepassingen die geweldige rapportagemogelijkheden voor het grootboek hebben.
GnuCash
GnuCash is in veel opzichten uniek. Het is gratis, open source software die u kunt downloaden en installeren op een desktop, werkstation of laptop. GnuCash is een systeem voor één gebruiker en is daarom zeer geschikt voor kleinere bedrijven of bedrijven die slechts één gebruiker nodig hebben.
GnuCash biedt geweldige rapportage-opties met gedetailleerde actieve en passieve rapporten, evenals een uitgebreid grootboekrapport. De rapporten bieden weinig maatwerk, maar er zijn zoveel rapporten beschikbaar dat maatwerk waarschijnlijk geen probleem zal zijn.
Als open source applicatie is GnuCash volledig gratis. Ga naar de GnuCash-website om de applicatie naar uw desktop, werkstation of laptop te downloaden.
FreshBooks
FreshBooks is een geweldige manier voor kleine bedrijven om hun grootboek te beheren. Het biedt momenteel vier abonnementsopties die de overgang naar een krachtiger abonnement zullen vergemakkelijken. FreshBooks is ontworpen om gemakkelijk te navigeren, waardoor nieuwe gebruikers gemakkelijk kunnen navigeren.
QuickBooks Desktop
QuickBooks Desktop biedt geweldige grootboekrapportage-opties voor kleine en groeiende bedrijven. Het is ontworpen voor kantoren met één gebruiker en voor groeiende bedrijven met meerdere gebruikers en biedt drie abonnementen om uit te kiezen.
QuickBooks biedt ook andere geweldige rapportage-opties met 100+ standaardrapporten in QuickBooks Pro, terwijl het Premier- en Enterprise-abonnement wordt geleverd met 150+ rapporten. U hebt toegang tot Rapportsjablonen in de QuickBooks-desktoptoepassingen en u kunt eenvoudig een grootboekrapport aanpassen om alleen de rekeningen op te nemen die u wilt bekijken.
Je kunt ook leren Een teruggestuurde check-in invoeren in Quickbooks
Gratis grootboeksjabloon
Het belangrijkste doel van deze sjablonen is om alle gemaakte kosten binnen een bepaalde periode vast te leggen. Met een unieke stijl en creatieve achtergrond zijn deze templates erg handig en daardoor zeer geschikt voor de gebruikers.
Hoe maak ik een grootboeksjabloon?
Het maken van een eenvoudig grootboeksjabloon vergt veel intensief veldonderzoek voordat de gewenste conclusies kunnen worden getrokken. Hier zijn een paar tips:
- Ontwerp een geschikt sjabloonoverzicht
- Dien alle vereiste informatie in die goed werkt in het voordeel van klanten
- Maak een passend overzicht om de informatie aan het publiek te tonen
- De ontworpen sjablonen moeten gemakkelijk te gebruiken en zeer effectief zijn in hun aanpak.
- Stel een geschikte grafiek op om uitgaven te berekenen die belastingen en andere heffingen omvatten.
- Het bevat ook gegevens over de rentetarieven die zijn toegepast op het bedrag aan schulden.
Hieronder vindt u gratis voorbeeldsjablonen voor grootboekpapier. Deze vakkundig ontworpen sjablonen behoren tot de best beoordeelde sjablonen op de markt. Met een futuristisch ontwerp en opvallende textuur zijn deze sjablonen zeer productief en bieden ze daarom voordelen voor klanten. Bovendien bevat elk van deze sjablonen alle informatie die ze voor het bedrijf kunnen verbeteren. Klik op onderstaande knop om te downloaden.
Papieren grootboeksjabloon
Afdrukbare grootboeksjabloon
Ledger-papieren sjabloon
Conclusie
Het grootboek is uw hoofddocument voor alle financiële transacties voor uw bedrijf. Begrijpen hoe het werkt, kan in het begin overweldigend zijn, maar dat hoeft niet zo te zijn. Het enige dat u hoeft te doen, is de basisprincipes van dubbele boekhouding, de basisboekhoudingsvergelijking en het overboeken van journaalboekingen naar het grootboek begrijpen.
Zodra u het grootboek begrijpt en gebruikt, zult u zien hoe krachtig het is. Het biedt een aantal overtuigende voordelen voor uw bedrijf. Misschien wel het belangrijkste is dat het de basis vormt voor het opstellen van financiële overzichten, die essentieel zijn voor het beoordelen van uw financiële zaken.
Gerelateerd artikel
- Wat is een graad van financiële hefboomwerking: overzicht, formule, belang?
- Wat is strategisch financieel management?- Functies en belang
- DAGEN UITSTEKENDE VERKOOP - Alles wat u moet weten
- Verliesaanpassingskosten (LAE): betekenis, hoe LAE werkt
- Boek-tot-marktverhouding: definitie, formule en berekeningen
