Werknemers in elk bedrijf kunnen zakelijke uitgaven maken die ze uit eigen zak moeten betalen. Dit omvat alles, van reiskosten en klantlunches tot kantoorbenodigdheden en technologische uitrusting. Werknemers zullen een onkostendeclaratie indienen om terugbetaling te vragen voor elk bedrag dat ze hebben betaald, omdat deze onkosten zijn gemaakt namens het bedrijf. In dit artikel leert u alles wat u moet weten over onkostenoverzichten, inclusief wat ze bevatten, waarom ze nodig zijn en, belangrijker nog, hoe u dit rapport kunt invullen met behulp van software en een sjabloon.
Een onkostendeclaratie is een gecategoriseerde en gespecificeerde lijst van onkosten die namens de organisatie zijn gemaakt. Dit rapport helpt de werkgever of het financiële team bij het bepalen hoeveel geld er is uitgegeven, wat er is gekocht en hoeveel van de kosten worden vergoed. De voordelen van declaraties zijn echter niet beperkt tot declaraties. Ze maken het voor bedrijven ook eenvoudiger om belastingaangiften in te dienen, belastingaftrek te claimen en audits uit te voeren.
Wat is een onkostennota?
Wanneer een werknemer een vergoeding vraagt voor bedrijfskosten die hij met eigen geld heeft betaald, worden deze kosten beschreven op een papieren of digitaal document, een onkostendeclaratie genoemd. Deze uitgaven zijn meestal gerangschikt op categorieën, zoals kantoorbenodigdheden, lunches of kilometers. Ze zijn bovendien gespecificeerd, zodat verschillende entiteiten en hun kosten worden vermeld. Dit maakt meer gedetailleerde audits mogelijk tijdens het goedkeuringsproces in plaats van simpelweg het totale bedrag van de gemaakte kosten te vermelden. De bijbehorende ontvangstbewijzen voor elke gespecificeerde transactie worden doorgaans opgenomen in de onkostennota.
Wat staat er in een onkostenoverzicht?
Onkostendeclaraties zijn er in verschillende formaten. Veel zijn cumulatief en geven de totale uitgaven weer voor een bedrijf of afdeling over een bepaalde periode (bijvoorbeeld een maand, kwartaal of jaar). Onkostendeclaraties kunnen ook gedetailleerder zijn, met een overzicht van individuele uitgaven voor een specifieke medewerker of project. Deze rapportages bestaan uit:
- De datum waarop de onkosten zijn betaald
- Of de uitgave kan worden toegerekend aan een bepaalde klant of project.
De begunstigde of verkoper waar het geld naartoe ging - Het volledige betaalde bedrag, inclusief belastingen, commissies en vergoedingen
- De onkostencategorie of -soort
Rapporten kunnen naast deze oppervlakkige details aantekeningen bevatten over het totale betaalde bedrag of specifieke items, zoals waarom de kosten zijn gemaakt of toekomstige verwachte kosten die verband houden met dezelfde klant of hetzelfde project.
Waarom onkostendeclaraties nodig zijn
Onkostendeclaraties zijn belangrijk omdat ze managers in staat stellen de uitgaven van het bedrijf of een specifieke afdeling of team bij te houden, met name kosten die verband houden met een specifieke klant of een specifiek project.
Naast het assisteren van het management, stellen onkostendeclaraties medewerkers in staat om te worden gecompenseerd voor contante zakelijke uitgaven, zoals reizen of het ontvangen van (potentiële) klanten.
Onkostendeclaraties worden vaak gebruikt voor de volgende doeleinden:
- Bewaken van afdelings- en bedrijfsuitgaven, evenals een algehele cashflow
- Kosten aftrekken van de bruto-inkomsten om de winst te berekenen
- Werknemers betalen voor legitieme zakelijke uitgaven
- Het bijhouden van uitgaven die verband houden met een productlijn, een bepaald project of een klant
Onkostendeclaraties worden door verschillende bedrijven voor verschillende doeleinden gebruikt. Consultants en advocaten gebruiken deze rapporten bijvoorbeeld vaak om uitgaven bij te houden die aan een bepaalde klant zijn gekoppeld, terwijl productieorganisaties uitgaven beheren die verband houden met specifieke productlijnen. Ze worden door verkoopvertegenwoordigers gebruikt om reis- en entertainmentkosten te rapporteren en vergoed te krijgen.
Wat is een maandelijks onkostendeclaratie?
Onkostendeclaraties worden meestal maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks uitgegeven. Een maandelijks onkostendeclaratie geeft een overzicht van alle noodzakelijke aankopen die een bedrijf in de loop van de maand heeft gedaan.
Om uitgaven af te trekken van de belastingen van een bedrijf, wordt vaak een jaarlijkse onkostennota gebruikt. Een maandelijkse onkostendeclaratie zou daarom worden gebruikt voor aanvullende doeleinden, zoals het bepalen of de uitgaven van een bedrijf binnen het budget vallen. Een maandelijkse onkostendeclaratie kan worden gebruikt om te bepalen hoe kosten kunnen worden verlaagd of geëlimineerd om de winst te verhogen in tijden van financiële problemen.
Wat wordt beschouwd als een uitgave?
Elke keer dat een bedrijfsvertegenwoordiger geld uitgeeft voor een commercieel doel, wordt dit als een uitgave beschouwd. Het kan gaan om het verkrijgen van apparatuur, een dienst of iets anders. De uitgave moet echter een legitieme bedrijfsuitgave zijn, vooral in het geval van werknemers die een vergoeding willen. Verschillende bedrijven hebben hier strenge wetten over, daarom moeten werknemers op de hoogte zijn van dit beleid voordat ze uitgaven indienen.
Onkostendeclaratiesoftware
Bedrijven kunnen "T&E" of "zakelijke reizen en onkosten" gemakkelijker beheren en volgen met behulp van onkostendeclaratiesoftware. Software voor onkostenbeheer kan de naleving van de normen voor bedrijfsuitgaven verbeteren en bedrijven helpen bij het budgetteren en voorspellen van toekomstige uitgaven door de zichtbaarheid van de uitgaven van werknemers te vergroten.
Het volgende is een lijst met de beste software voor onkostenoverzichten:
#1. Verse Boeken
FreshBooks is een webgebaseerde boekhoudtool die is ontworpen voor kleine bedrijven. FreshBooks bedient ook een breed scala aan bedrijven, waaronder marketing, juridisch en zakelijk advies, handel en thuisdiensten, en informatietechnologie (IT).
Facturering, onkostenregistratie, urenregistratie, rapportage en betalingsbeheer zijn enkele van de belangrijkste functies van FreshBooks. Gebruikers kunnen hun facturen personaliseren, online betalingen doen en automatische betalingsherinneringen instellen. Uitgaven kunnen worden gevolgd door bonnen aan facturen te koppelen, terugkerende uitgaven in te stellen en bonnen te fotograferen.
#2. SAP Akkoord
Concur is een cloudgebaseerde softwaretoepassing voor onkosten- en reisbeheer waarmee leidinggevenden hun reiskosten kunnen beheren. Financiële managers kunnen reisgerelateerde uitgaven en cashflows volgen.
De reis- en kostentool van Concur helpt bij het boeken, goedkeuren en betalen van reizen. Bovendien automatiseert de software het verzamelen van fotogegevens van ontvangstbewijzen en uploadt onkostendeclaraties ter goedkeuring.
#3. Xero
Xero is een cloudgebaseerd boekhoudsysteem voor kleine en zich ontwikkelende ondernemingen. Xero verbindt ook kleine bedrijven met vertrouwde adviseurs en geeft eigenaren snel toegang tot hun financiële status. Xero is mogelijk toegankelijk vanaf elk apparaat met een actieve internetverbinding omdat het een webgebaseerde oplossing is.
Kleine bedrijven kunnen hun cashflows, transacties en rekeninggegevens overal bekijken dankzij de geavanceerde boekhoudmogelijkheden van Xero. Banktransacties worden allemaal automatisch geïmporteerd en gecodeerd. Online rekeningen betalen helpt bij het bijhouden van uitgaven en het op de hoogte blijven van openstaande rekeningen, terwijl het ook de contacten met leveranciers die essentiële zakelijke producten leveren, stimuleert. Met Xero kunnen persoonlijke uitgaven ook worden gecontroleerd met mobiele weergave en goedkeuring van elke bon.
#4. Snel boeken online
QuickBooks Online-gebruikers kunnen creditcardtransacties downloaden en afstemmen, waardoor bedrijven wekelijkse urenstaten kunnen beheren en bankdeposito's kunnen volgen.
Quickbooks Online is ook webgebaseerde boekhoudsoftware die alle aspecten van de financiën van een bedrijf beheert. Boekhouding, salarisadministratie, factuurbeheer, bankafstemming, onkostenregistratie, financiële rapportage, belastingbeheer en andere taken kunnen allemaal worden uitgevoerd met behulp van de software.
Hoe een onkostendeclaratie in te vullen
Het belangrijkste doel van het invullen van een onkostendeclaratie is het identificeren van de onkosten die moeten worden opgenomen. Dit kan gebaseerd zijn op de begunstigde, de bestedingscategorie (soort besteding) of het project of de klant waaraan de uitgave is gekoppeld. Of het kan gebaseerd zijn op de werknemer die de kosten heeft gemaakt.
Een onkostendeclaratie kan op verschillende manieren worden gemaakt.
- Identificeer de uitgaven die u in uw rapport wilt opnemen.
- Neem de bovenstaande informatie op in uw lijst met uitgaven die aan uw criteria voldoen.
- Tel alle uitgaven van uw rapport bij elkaar op.
- Voeg notities toe over gemaakte onkosten of betaalde bedragen.
- De datum, het nummer en de titel van het rapport zijn gebaseerd op de inhoud.
Hoe maak je een onkostendeclaratie
Als u boekhoudsoftware voor kleine bedrijven gebruikt, zoals QuickBooks Online, Xero of FreshBooks, weet u waarschijnlijk dat u in deze en vergelijkbare systemen geen onkostennota kunt maken of invullen.
In plaats daarvan werken de meeste boekhoudsoftwarepakketten voor kleine bedrijven samen met onkostendeclaratie-apps van derden die speciaal zijn ontworpen om uitgaven te controleren en onkostendeclaraties te produceren. U kunt ook een Microsoft Excel-sjabloon gebruiken of een van de gratis sjablonen die op internet beschikbaar zijn.
Afhankelijk van uw bedrijf, de boekhoudsoftware die u gebruikt en hoe geautomatiseerd u het proces wilt hebben, zijn er verschillende manieren om een onkostendeclaratie op te stellen of in te vullen. Ongeacht de tools die u gebruikt, het belangrijkste is dat u er een maakt.
#1. Maak gebruik van een online sjabloon.
Een standaard sjabloon voor onkostendeclaraties, zoals die van Excel, wordt door veel kleinere bedrijven gebruikt. Excel-sjablonen kunnen eenvoudig worden gedownload en stellen u in staat regelitemgegevens in de juiste kolommen in te voeren, waar deze automatisch worden berekend.
Deze Excel-spreadsheet is erg handig voor kleine bedrijven die hun uitgaven willen bijhouden zonder geld uit te geven aan extra software.
De standaard zakelijke onkostencategorieën in de sjabloon zijn handig en kunnen indien nodig gemakkelijk worden gewijzigd. Als u extra uitgaven heeft die niet in deze categorieën passen, kunt u altijd nog een kolom toevoegen.
Natuurlijk moet de informatie op de spreadsheet worden ingevoerd in uw boekhoudsoftware om eventuele vergoedingen van werknemers te verwerken en te garanderen dat uw zakelijke uitgaven nauwkeurig en up-to-date zijn.
#2. Maak gebruik van boekhoudsoftware.
Hoewel boekhoudsoftware belangrijk is in het onkostenbeheerproces, bevatten de meeste boekhoudsoftwareproducten voor kleine bedrijven die momenteel op de markt zijn geen functie waarmee gebruikers onkostendeclaraties kunnen maken. In plaats daarvan kunt u een van de verschillende apps voor onkostenbeheer van derden gebruiken die speciaal voor dat doel zijn gemaakt.
#3. Maak gebruik van onkostenbeheersoftware.
Certify integreert rechtstreeks met QuickBooks Online, terwijl Abacus samenwerkt met QuickBooks Online, Sage en Xero.
ReceiptBank is nog een ander goedkoop softwareprogramma voor onkostenbeheer dat het hele proces voor het genereren van rapporten automatiseert. Zelfs Zoho heeft een Expense Management-app die samenwerkt met Zoho Books.
Het voordeel van het gebruik van deze software van derden is de automatisering die ze bieden voor het opstellen van een onkostendeclaratie.
Deze programma's zijn bedoeld om de volgende taken uit te voeren:
- Foto bonnen
- Kosten afstemmen met financiële instellingen
- Maak automatisch onkostendeclaraties
- Route naar de juiste persoon (personen) voor goedkeuring
Sjabloon Onkostendeclaratie
Een eenvoudige manier om uitgaven bij te houden, is met een onkostendeclaratiesjabloon. Maar wanneer het aantal onkosten in uw organisatie toeneemt, wilt u overstappen naar software voor het bijhouden van onkosten die tijd bespaart.
- Een gratis Excel onkostendeclaratiesjabloon is verkrijgbaar bij Microsoft Office.
- Dit kilometerlogboek voor Excel helpt u bij het bijhouden en terugbetalen van uw kilometerstand.
- Uw reiskosten worden bijgehouden en opgeteld met behulp van deze eenvoudige afdrukbare sjabloon voor onkostendeclaraties.
- Een gebruiksvriendelijke onkostendeclaratiesjabloon in Word en PDF
Hoe schrijf je een basis onkostendeclaratie?
Hoe maak je een onkostendeclaratie aan?
- Kies een sjabloon of software voor het bijhouden van onkosten.
- Bewerk indien nodig de kolommen en categorieën (zoals huur of kilometerstand).
- Inclusief uitgaven en gespecificeerde kosten.
- Tel alles op.
- Voeg uw relevante bonnen bij of bewaar ze.
- Verzend het rapport per e-mail of druk het af.
Wat is het proces voor onkostendeclaraties?
Hoe onkostendeclaraties voor uw kleine onderneming op te stellen
- Stel een beleid op.
- Bouw een sjabloon voor het bijhouden van onkosten.
- Bewaar bonnetjes op een aparte plek.
- Controleer uw uitgaven twee keer.
- Tel je uitgaven en ontvangsten bij elkaar op.
- Snel rapporten goedkeuren en terugbetalingen afhandelen.
- 5 best practices voor onkostendeclaraties in uw bedrijf.
Wat is een dagelijkse onkostennota?
Medewerkers kunnen hun uitgaven aan het einde van de dag volgen met behulp van een dagelijks onkostendeclaratieformulier. Of u nu een klein team of een groot kantoor beheert, een dagelijks onkostendeclaratieformulier op uw website helpt u tijd en geld te besparen.
Hoe noem je een onkostendeclaratie?
Het formulier dat bekend staat als een onkostendeclaratie beschrijft de kosten die gepaard gaan met het runnen van een bedrijf. Een klein bedrijf kan onkostendeclaraties van zijn werknemers vragen om hen te compenseren voor zakelijke uitgaven zoals gas of voedsel.
Wat is het doel van onkostendeclaraties?
Dit rapport helpt de werkgever of het financiële team bij het bepalen hoeveel geld er is uitgegeven, wat er is gekocht en hoeveel van de kosten worden vergoed.
Wat is het belang van een onkostendeclaratie?
Onkostendeclaraties zijn essentieel om inzicht te krijgen in de financiële situatie van uw bedrijf. Onkostendeclaraties laten zien hoeveel geld er wordt uitgegeven door het hele bedrijf, een afdeling of aan een project. Medewerkers kunnen ze ook gebruiken om zakelijke kosten vergoed te krijgen.
Conclusie
Om de financiën van uw bedrijf volledig te begrijpen, moet u eerst begrijpen hoe uw geld wordt besteed. Onkostendeclaraties helpen bij het volgen van alle inkomende fondsen. Deze rapporten kunnen u een nauwkeurig beeld geven van hoeveel geld binnen uw bedrijf wordt uitgegeven. Om ervoor te zorgen dat uw administratie correct is, moet u eerst begrijpen wat onkostendeclaraties zijn, hoe ze worden gebruikt, wat erin staat en waarom ze cruciaal zijn.
Gerelateerde artikelen
- EXPENSE MANAGEMENT TOOLS: stapsgewijze handleiding en beste tools om te gebruiken
- XERO VS QUICKBOOKS: beste reviewgids voor 2023 en alles wat je nodig hebt (+ gratis tips)
- BEDRIJFSKOSTENCATEGORIEN: Beste 2023 bedrijfskostencategorieën om te overwegen
- WAT IS EEN KOSTENVERHOUDING EN HOE WERKT HET?
- HUISVESTINGSVERHOUDING: wat het en hoe het te berekenen?
Referenties
