Het kan veel tijd en moeite kosten om de regels voor vergoedingsaanvragen volledig te begrijpen. Onkostendeclaraties zijn een van de meest vervelende aspecten van het werk vanwege het gedoe om onkosten uit eigen zak te moeten betalen, papierwerk in te vullen en relevante bonnetjes bij te houden. Het proces van het indienen van een onkostendeclaratie is echter niet alleen vervelend voor de werknemers, maar ook voor het management. Werkgevers moeten rekening houden met de betalingsbewijzen die ze moeten bewaren, hoe ze te bewaren, toegankelijk te maken bij het betalen van belastingen en waar ze te bewaren. Dit idee is over het algemeen recht. Een werknemer maakt zakelijke kosten terwijl hij handelt in de uitoefening van zijn dienstverband en de werkgever betaalt deze terug. Maar hoe maak je nu precies declaraties en wat is de beste app voor declaraties? Hoe voert u onkostennota's online in Express en Quickbooks in?
Meer te weten komen….
Wat is een onkostennota?
Een onkostennota voor bedrijven is een ontvangstbewijs voor een aankoop die is gedaan door een werknemer of aannemer tijdens het uitvoeren van diensten voor een bedrijf. Wanneer een werknemer of aannemer een onkostendeclaratie indient voor vergoeding, moet hij alle relevante bonnen als aankoopbewijs meesturen.
Om de kosten vast te leggen of terug te verdienen van aankopen die tijdens het werk zijn gedaan, zoals zakenreizen, benodigdheden voor kantoor of apparatuur voor gebruik tijdens een klantvergadering, hebt u in principe een onkostennota nodig. Van werknemers wordt doorgaans verwacht dat ze deze onkostennota's indienen met een onkostendeclaratie die regelmatig wordt verwerkt, zodat werkgevers eventuele gemaakte kosten kunnen vergoeden.
Met behulp van apps waarmee je met een cameratelefoon een momentopname van de bon kunt maken, maken recentere reis- en kostenprogramma's het verwerken van declaraties een stuk eenvoudiger. De OCR-technologie (optical character recognition) kan door de app worden gebruikt om belangrijke informatie uit de afbeelding te halen. Ze bevatten de tijd, het bedrag, het btw-percentage en de naam, evenals het adres van de handelaar. Bij minder geavanceerde oplossingen kan de werknemer de foto als bewijs uploaden, maar moet hij het digitale formulier nog steeds met de hand invullen.
Werkgevers controleren of de gedeclareerde onkosten voor geautoriseerde kosten zijn door te kijken naar onkostennota's. Organisaties hebben vaak een kostenbeleid dat specificeert welke werknemers in aanmerking komen voor aanspraak, hoeveel ze mogen uitgeven en wiens leveranciers ze mogen gebruiken. Deze kwitanties zullen door de uitgavenafdeling van een groot bedrijf worden onderzocht om ervoor te zorgen dat ze worden nageleefd.
Hoe onkostenbewijzen werken
Het financiële of HR-team is mogelijk verantwoordelijk voor het beoordelen van onkostennota's in kleinere bedrijven. Verschillende topbedrijven gebruiken oplossingen voor digitaal kostenbeheer om het moeizame proces te versnellen, waaronder automatische goedkeuringen voor sommige producten en de mogelijkheid voor managers om claims online of via mobiele apps te beoordelen en goed te keuren.
Kwitanties voor zakelijke uitgaven zijn meer dan alleen het bewijs dat de werkgever de kosten vergoedt. Ze zijn ook vereist door belastinghandhaving (HMRC, IRS, enz.) om te bevestigen dat het bedrijf heeft voldaan aan alle belastingwetten met betrekking tot zakelijke uitgaven.
Werkgevers kunnen de nauwkeurigheid van de onkostendeclaraties van hun werknemers verbeteren door het voor hen eenvoudiger te maken om bonnen rechtstreeks in te dienen. Er is bijvoorbeeld minder kans dat een werknemer het bonnetje kwijtraakt, het niet opeist of er pas maanden later om vraagt als hij een mobiele telefoonafbeelding van de betaling voor versnaperingen kan overleggen tijdens een klantbijeenkomst in een koffielounge van het resort terwijl hij wacht op de drankjes. Topsoftware voor het boeken van toerisme en het beheer van uitgaven omvat functionaliteit voor het boeken van reizen, waarmee gebruikers tickets voor reizen en accommodatie kunnen plannen, reserveren en maken.
Werkgevers kunnen op een aantal manieren profiteren van een snellere en nauwkeurigere verwerking van uitgavenontvangsten. Wanneer OCR wordt gebruikt om de cijfers automatisch vast te leggen in plaats van dat de werknemer gegevens opnieuw invoert, leidt dit tot een nauwkeurige indiening van meer claims. De werknemer krijgt meer gemak door het mogelijk te maken om onkosten per regel in te dienen, waardoor bonnen kunnen worden geüpload zodra de kosten zijn gemaakt. In plaats van een beetje schrikken aan het einde van het jaar wanneer het personeel er uiteindelijk toe komt om een achterstand van onkostennota's in te voeren, kunnen bedrijven de uitgaven in realtime bijhouden.
Heb ik ontvangstbewijzen nodig voor onkosten?
Alle bedrijven moeten alle kosten van meer dan $ 75 schriftelijk documenteren voor indiening bij de Internal Revenue Service. Het ontbreken van een ontvangstbewijs voor dergelijke kosten wordt over het algemeen afgekeurd. Zelfs als een kwitantie niet vereist is, is het altijd een goed idee om alle betalingen die u doet te documenteren. Elk type schriftelijke documentatie, zoals een dagboek, spreadsheet of computerlogboek, is voldoende.
Welke bonnen zijn vereist voor onkostendeclaraties?
In tegenstelling tot aankopen zijn uitgaven geld dat u besteedt aan het runnen van uw bedrijf. Geef een beschrijving van het artikel dat u koopt of de diensten die u ontvangt, de datum waarop u de uitgaven doet en het bedrag dat u betaalt om te bewijzen dat u het geld uitgeeft aan legitieme zakelijke behoeften.
Wat zijn de 4 soorten uitgaven?
Waar alle uitgaven een impact hebben op uw financiële administratie, hebben ze de meeste impact op uw resultatenrekening. Uitgaven worden op de inkomstenverklaring onderverdeeld in vijf categorieën, waaronder;
- Financiële uitgaven
- Prijs van de verkochte goederen
- Bedrijfskosten
- Niet-operationele kosten
- Buitengewone kosten
Wat zijn de drie soorten ontvangsten?
Een ontvangstbewijs is een document dat een transactie bevestigt; het dient als aankoopbewijs dat handelaren aan klanten verstrekken wanneer ze onder andere voor een goed of dienst betalen. Afhankelijk van uw soort aankoop, kunt u verschillende bonnen ontvangen. Elektronische bonnen zijn al beschikbaar en ze zijn net zo legitiem als papieren als gevolg van de wereldwijde expansie van e-commerce.
De taxonomie van bonnen omvat de volgende soorten bonnen:
- ORIGINELE
- Kredietkaartstrookje
- Factuur
Welk type ontvangstbewijzen moet ik bewaren?
Het volgende is een lijst met aankoopdocumenten of bonnen die u dient te bewaren:
- Geannuleerde cheques of andere documenten die bewijs leveren van betalingen of
- Elektronische overboekingen
- Bandbonnen uit het register
- Afschriften en kwitanties voor creditcards.
Onkostenbewijzen App
Over het algemeen moet u een nauwkeurige financiële administratie bijhouden als onafhankelijke contractant, bedrijfseigenaar of ondernemer. U hoeft echter niet per se bonnetjes te bewaren of op te slaan om dat te doen.
Tegenwoordig kun je georganiseerd blijven, je afschrijvingen krijgen en het allemaal doen met een paar tikken op je telefoon met behulp van onkostenbewijzen-apps.
Met deze bonnen-apps tot uw beschikking, stopt u met het uitstellen van het onaangename onkostendeclaratieproces en begint u het onmiddellijk af te ronden. Er zijn apps met functies die het proces, laten we zeggen, zelfs een beetje plezierig maken, of u nu wekelijks uitgaven bijhoudt of af en toe zakenreizen maakt.
Het is de moeite waard om de beste apps voor het bijhouden van mobiele bonnen te bekijken waarmee u onderweg uitgaven kunt volgen. Ze zullen u helpen om dat dieper te doen dan de meeste apps voor persoonlijk financieel beheer. Neem hoe dan ook de tijd om erachter te komen welke gegevensextractie, rapportexport, scannen van bonnen en andere services bieden. Daarom kunt u degene selecteren die heeft wat u zoekt in apps voor het bijhouden van onkostenbewijzen.
Lees ook: UITGAVENRAPPORT: Betekenis, software en hoe in te vullen
Beste app voor onkostennota's
Er zijn veel effectieve apps voor onkostennota's en het beheren van uitgaven. Hier zijn de beste apps voor onkostenbewijzen, variërend van een krachtige alles-in-één belastingoplossing tot een app die vreemde valuta omrekent.
#1. Snelboeken
QuickBooks geeft kleine bedrijven die op het punt staan te groeien de kans om hun eigen boekhouding te doen. Met de software kunt u uw PayPal, Square, bankrekeningen, creditcards en nog veel meer koppelen. Het integreert alle aankopen op elk van deze accounts en categoriseert ze ook.
U kunt foto's maken van uw bonnen en de mobiele QuickBooks-app deze voor u laten bewaren. Alle informatie wordt direct gekoppeld aan eerdere transacties op uw account. Ook als u voor uw werk rijdt, houdt de app uw kilometerstand bij met behulp van GPS op uw smartphone.
Voor onafhankelijke contractanten of nieuwe kleine ondernemingen kan QuickBooks te ingewikkeld zijn. Deze tool kan echter iets voor u zijn als u toezicht houdt op een groeiend personeelsbestand en u zich overbelast voelt door uw boekhoudkundige vereisten.
#2. kosten maken
Expensify, een favoriet onder regelmatige reizigers, stelt u in staat uw uitgavencontrole onderweg te stroomlijnen. Maak gewoon een foto van elke kassabon die aan het bedrijf is gekoppeld en upload deze. Het is eenvoudig genoeg, of je nu op een zakendiner zit, in de rij staat op het vliegveld of zelfs door Disneyland reist.
U kunt die applicaties onmiddellijk verbinden met Expensify om uw aankopen te importeren als u rideshare-oplossingen gebruikt en tijdens uw zakenreis in hotels verblijft. Ondersteunde services zijn Uber, Lyft, Airbnb en HotelTonight.
Rijdt u liever zelf als u op zakenreis gaat? Expensify heeft daar ook geen problemen mee. Met de app kun je je afstand bijhouden.
Expensify kan worden gebruikt via een webbrowser en is niet alleen compatibel met Android- en iOS-apparaten. Het lijdt geen twijfel dat deze app echt naam heeft gemaakt in de zakenreisbranche, ook al functioneert hij als een allesomvattende bon-tracker. Als u niet vaak reist voor uw werk, wilt u misschien alternatieven voor Expensify bekijken.
#3. Verse Boeken
Deze mobiele bon-app maakt deel uit van de cloudgebaseerde boekhoudsoftware. Gebruik gewoon je telefoon om een foto te maken van een kassabon en voer vervolgens de informatie in die je nodig hebt om je belastingen te voltooien, zoals de locatie en de reden voor de aankoop, de omzetbelasting die je hebt betaald en of het item verschuldigd is .
Elke bon die u typt, samen met alle bijbehorende informatie, wordt toegevoegd aan uw FreshBooks-account. Dit impliceert dat het synchroniseren van veel apparaten eenvoudig is. Pas je iets aan op bijvoorbeeld je laptop, dan is de update de volgende keer zichtbaar als je incheckt op je smartphone.
Hoewel het verzenden en verwerken van facturen niet de primaire functie van FreshBooks is, is het organiseren van ontvangstbewijzen dat wel. Hierdoor is het een fantastische keuze voor aannemers die meerdere klanten beheren.
#4. Evernote-bonnen
Het maken van notities is de roem van Evernote. Het is echter ook stilaan een naam aan het vestigen op het gebied van onkostendeclaraties. Je kunt afbeeldingen van je bonnen opslaan in de Evernote Receipts-app en ze gebruiken om onkostendeclaraties voor je belastingen te maken. Gebruik de traditionele notitie-app om deze te bekijken.
In Evernote Receipts kun je met behulp van beeldherkenning zoeken naar specifieke bonnen. Het kan echt uw kilometers bijhouden en uw persoonlijke en zakelijke uitgaven organiseren.
#5. Abukai
Abukai is de bon-tracker voor u als de meeste van uw zakenreizen u naar het buitenland brengen. Deze software is perfect voor reizigers en kan gemakkelijk bonnen uit andere landen lezen. Het beste deel is dat het real-time valutaconversie biedt, zodat u uw precieze dollaruitgaven kunt berekenen.
Maak gewoon een foto van uw bonnetje met uw iPhone, Blackberry of Android-telefoon om Abukai te gebruiken. Samen met de categorie van uw aankoop, de handelaar, de datum en andere informatie, slaat Abukai de foto op.
Met het gratis abonnement van Abukai kunt u jaarlijks tot 12 kostenrapporten maken. Onbeperkte rapporten zijn inbegrepen in premiumprogramma's, die beginnen bij $ 99 per gebruiker per jaar. Maar het kan u meer kosten om collega's en leden van het team toegang te geven tot uw account.
#7. Dext
Dext, voorheen Receipt Bank, biedt drie methoden voor het digitaliseren van bonnen: een mobiele app, e-mailintegratie of een online interface.
Met deze app kun je ook een enkele foto uploaden met meerdere bonnetjes. Bovendien kunt u uw PayPal- of Dropbox-accounts koppelen aan uw creditcard om nieuwe transacties automatisch te laten importeren. Dext werkt ook met andere boekhoudprogramma's, zoals Sage, Quickbooks en Gusto.
Dext is in de ideale positie om accountants en boekhouders te helpen. Bovendien kan het ondernemers helpen die tonnen bonnetjes produceren om georganiseerd te blijven.
Abonnementen beginnen bij $ 20 per maand voor 300 documenten. Hoewel het premium Enterprise-abonnement $ 60 per maand kost, kunt u maar liefst 4,000 documenten invoeren.
#7. Golf
Wave biedt een gemakkelijke manier om uw geld te beheren als u een freelancer, oprichter van een bedrijf of ondernemer bent met basisbehoeften op het gebied van boekhouding.
Met deze gebruiksvriendelijke tool worden al je inkomsten en uitgaven op één scherm weergegeven. Je hebt er altijd en overal toegang toe zolang er een internetverbinding is, aangezien het in de cloud is opgeslagen.
Zelfs als je offline bent, kun je een foto maken met de Wave-app voor het scannen van bonnen. Wanneer je weer toegang hebt tot internet, wordt de bon automatisch geüpload nadat je je transactiegegevens hebt gezien en goedgekeurd.
U kunt uw rekeningen bijhouden door de Wave-app te gebruiken om op de hoogte te blijven van betalingen, facturen en bankgegevens. De app is volledig gratis, wat het beste is voor zowel freelancers als ondernemers die net zijn begonnen.
Hoe onkostenbewijzen in te voeren in Quickbooks Online
Met de mobiele QuickBooks-app kunt u foto's van bonnen maken en opslaan, en we zullen alle gegevens op de bon direct koppelen aan een bestaande transactie. Daarom zult u het ermee eens zijn dat het bijhouden van uitgaven nog nooit zo eenvoudig is geweest.
Om alles overzichtelijk te houden, groepeert QuickBooks uitgaven automatisch in categorieën. Bovendien zorgt het eenvoudige bijhouden van uitgaven ervoor dat u nooit een belastingaftrek mist.
QuickBooks houdt uw kosten het hele jaar door bij, zodat u uw cashflow kunt voorspellen en eenvoudig kunt beheren. Controleer uw beschikbare middelen met behulp van het geïntegreerde kasstroomoverzicht om er zeker van te zijn dat u genoeg heeft om uw verplichtingen te betalen.
Maak gewoon een momentopname van bonnen en neem de factureerbare uitgaven op in uw notitieboekjes als u uw klanten kosten in rekening brengt die u heeft gemaakt. De factureerbare kosten moeten dan samen met de bon aan de factuur worden toegevoegd.
Uw bonnen worden door QuickBooks gebruikt om onkostengegevens te extraheren, zoals datum, leverancier, bedrag en betalingstype. Daarna maakt QuickBooks met uw toestemming nieuwe uitgaven of koppelt uw bonnen misschien aan reeds bestaande kosten.
Hoe volg ik onkostenontvangsten in de Quickbooks-app?
De QuickBooks-app heeft een tool met de naam "Projecten". Met deze functie kunt u het bijhouden en afrekenen van toerekenbare kosten vereenvoudigen. Het organiseert al uw projectgerelateerde gegevens, inclusief facturen, onkosten, gewerkte tijd en andere details, op één locatie. Ongeacht de taak, met Projecten kunt u toerekenbare uitgaven nauwkeurig volgen en verantwoorden.
Uitdrukkelijke onkostenbewijzen
ExpressExpense is een maker van kwitanties waarmee u bonnen voor elk doel kunt maken. Druk een kassabon die lang geleden is verdwenen opnieuw af, genereer een kassabon om uw collega's te verbazen of genereer een kassabon voor goederen die u aanbiedt.
Op basis van de gegevens die u indient, genereert de gratis online kwitantiemaker van Express Expense kwitanties van professionele kwaliteit. Selecteer eenvoudig een bonsjabloon, wijzig de geproduceerde bon en download of print deze daarna. U mag de ExpressExpense-service niet gebruiken om fictieve of frauduleuze documenten te produceren. Alle gebruiksaansprakelijkheid voor ontvangstbewijzen van ExpressExpense.com wordt overgenomen door de gebruiker.
Met elke inkjet- of laserprinter kunt u onkostennota's maken op Express. Ze bieden een bijbehorende app, "Instant Thermal Print", om bonnen af te drukken op echt thermisch bonpapier.
Express biedt over het algemeen één gratis bonontwerp voor gebruik door alle klanten. En u kunt er ook voor kiezen om u aan te melden als lid als u toegang wilt tot meer bonsjabloonopties. er zijn jaarlijkse en maandelijkse lidmaatschapsopties, terwijl de PRO- en Enterprise-abonnementen ALLE bonnensjablonen bevatten.
Met Express Expense-technologie kunt u bonnen maken die u op elke inkjet- of laserprinter kunt afdrukken. U kunt ook een Bluetooth-thermische printer en de GRATIS mobiele software Quick Thermal Print gebruiken om uw eigen authentieke bonnen af te drukken.
Hoe houdt u een kostenoverzicht bij?
U kunt de bonnetjes en het papierwerk dat u voor elke categorie wilt bewaren in principe bewaren in bestandsmappen of grote enveloppen. Bovendien, als het tijd is om inkomstenbelastingen in te dienen, kunt u uw maandelijkse kostenoverzichten in een aparte map bewaren om ze gemakkelijk terug te vinden.
Waarom hebben accountants ontvangstbewijzen nodig?
Het is belangrijk om bonnen bij te houden bij het runnen van een bedrijf. Ontvangsten dienen een aantal doelen voor bedrijven, waaronder als bewijs van betaling, rechtvaardiging van belastingaftrek, opname van uitgaven in de resultatenrekening en verificatie van het eigendom van activa op de balans.
Conclusie
Ongetwijfeld is het proces van het indienen van een onkostendeclaratie niet alleen vervelend voor de werknemers, maar ook voor het management. Hoe dan ook, werkgevers moeten rekening houden met de betalingsbewijzen die ze moeten bewaren, hoe ze te bewaren, toegankelijk te maken bij het betalen van belastingen en waar ze te bewaren.
Wanneer een werknemer of aannemer een onkostendeclaratie indient voor vergoeding, moet hij alle relevante bonnen als aankoopbewijs meesturen. Om de kosten vast te leggen of terug te verdienen van aankopen die tijdens het werk zijn gedaan, zoals zakenreizen, benodigdheden voor kantoor of apparatuur voor gebruik tijdens een klantvergadering, hebt u in principe een onkostennota nodig.
Hoewel het allemaal ontmoedigend lijkt, maken recentere reis- en onkostenprogramma's het verwerken van onkostennota's aanzienlijk eenvoudiger met behulp van apps waarmee je een momentopname van de bon kunt maken met een cameratelefoon.
Gerelateerde artikelen
- NEP ONTVANGSTBEWIJS: definitie, hoe het te herkennen en te maken
- EXPENSE MANAGEMENT TOOLS: stapsgewijze handleiding en beste tools om te gebruiken
- Onkostenbeheer: definitie en 13 beste onkostenbeheersoftware
- Hoe u een postwissel correct invult: stapsgewijze handleiding
- Hoe werken postwissels? (+Hoe te kopen met debetkaarten)
Referentie
