Het boekhoudsysteem helpt bedrijven hun financiële activiteiten te volgen en te beheren. Verkopen, acquisities, activa en passiva zijn inbegrepen. In dit artikel zult u echter begrijpen wat boekhoudsystemen zijn, inclusief geautomatiseerde en online systemen, en ten slotte zijn de interne controleprocedures die moeten worden gevolgd voor effectieve resultaten.
Boekhoudsystemen
Een boekhoudsysteem is echter een verzameling boekhoudprocessen die verband houden met regelgeving en controles. Het doel van een boekhoudsysteem is dus om vaste transacties vast te leggen, deze samen te vatten in geaggregeerde vormen en rapporten te geven aan besluitvormers om de activiteiten te controleren, te beoordelen en te verbeteren.
Hoewel een boekhoudsysteem volledig op papier kan worden gebaseerd, komt dit vaak alleen voor bij extreem kleine bedrijven. Kant-en-klare boekhoudoplossingen zijn over het algemeen gebaseerd op alle procedures die nodig zijn voor het invoeren van gegevens in de software.
Inhoud van het boekhoudsysteem
Een compliancesysteem omvat over het algemeen de belangrijkste functionele gebieden van een organisatie, zoals de aankoop van goederen en diensten, de verkoop van goederen en diensten, betalingen aan werknemers voor verdiende lonen en financieringsactiviteiten zoals het innen van schulden, de verkoop van aandelen en de betaling van rente aan kredietverstrekkers. Daarom omvatten alle componenten van een boekhoudsysteem boekhouding, facturen en debiteuren, vaste activa, inventaris en loonlijst. Afhankelijk van het aantal verrichte verrichtingen kan aan elk van de voorgaande modules gespecialiseerd boekhoudkundig personeel worden toegewezen.
Soorten boekhoudsystemen
#1. Management accounting
Dit soort boekhouding biedt managers echter de informatie die ze nodig hebben voor de planning en controle van de operaties. Voorbeelden van management accounting zijn cost accounting en slanke boekhouding. Kostenberekening is dus de procedure voor het volgen van de kosten die een bedrijf maakt voor verschillende transacties en transacties. Lean accounting onderzoekt procedures om te bepalen hoe kosten kunnen worden verlaagd en verspilling kan worden verwijderd terwijl de waardering toeneemt.
#2. Voorraadboekhouding
U kunt ook voorraadniveaus en andere relevante bewerkingen volgen en plannen. Het volgen van streepjescodes en RFID zijn ook enkele van de meest gebruikte technologieën voor voorraadboekhouding.
#3. Sectorspecifieke boekhouding
Dit woord verwijst dus naar een systeem dat gespecialiseerd is in een bepaalde sector. Een systeem voor een verkoopbedrijf is bijvoorbeeld heel anders dan een systeem systeem voor juridische boekhouding. Elk heeft echter zijn eigen behoeften die zijn aangepast aan de verschillende sectoren.
#4. Boekhouding zonder winstoogmerk
Dit type boekhouding heeft zijn eigen behoeften. Het gaat er vooral om dat de gelden op de juiste manier worden verdeeld; en ook moet het systeem uitgavenrapporten kunnen produceren.
Een boekhoudsysteem is daarom een systeem dat wordt gebruikt om financiële informatie in een bedrijf te ordenen. Het kan nog steeds handmatig of geautomatiseerd zijn. De belangrijkste reden waarom u nog steeds een boekhoudsysteem moet gebruiken, is om kosten, inkomsten en andere activiteiten bij te houden. Kortom, houd alle feiten in de gaten die van invloed zijn op de financiën van een bedrijf.
Geautomatiseerde boekhoudsystemen
De tijd dat accountants boekhoudkundige transacties met grootboekboeken en potloden vastlegden, is voorbij. Desalniettemin hebben bedrijven onlangs het nut van moderne computers voor economische planning en voorspelling erkend. Accountantskantoren omarmen ze nu. Als gevolg hiervan gebruiken veel bedrijven, van Fortune 100 tot eenmanszaken, nu geautomatiseerde boekhouding.
Een geautomatiseerd boekhoudsysteem is echter een boekhoudinformatiesysteem dat transacties en gebeurtenissen in financiële systemen verwerkt in overeenstemming met de Algemeen geaccepteerde boekhoudprincipes (GAAP) voor rapportage op gebruikersbasis.
Geautomatiseerde functies van het sccountingsysteem
1. Heel mooi en precies werk
2. Behoefte aan minder ondergeschikt werk
3. Efficiënte kosten en tijd
4. Minder fout- en weglatingspotentieel
5. In realtime complete MIS-rapporten gegenereerd
Voordelen van geautomatiseerde boekhoudsystemen
- In tegenstelling tot handarbeid is computergegenereerde boekhouding meestal netjes, nauwkeurig en leesbaar.
- Computers verbeteren de efficiëntie van de werknemers door de registratie en rapportage te versnellen. Tijd wordt dus bespaard.
- Boekhoudcomputers kunnen nog steeds meer controle en informatie bieden.
- Geautomatiseerde boekhouding vermindert ook repetitieve en tijdrovende boekhoudtaken
- Boekhoudsoftware maakt het ook veel gemakkelijker om buiten kantoor veilig toegang te krijgen tot boekhoudgegevens. Dit geldt met name bij het gebruik van online boekhouden.
- Computer-gegenereerde financiële overzichten zijn ook zeer nauwkeurig.
- Boekhoudsoftware stroomlijnt ook het proces voor het maken van een account.
- De datarecords van dit systeem zijn dus veilig.
Nadelen van geautomatiseerde boekhoudsystemen
- Systeemstoringen zoals malware-aanvallen en problemen met computercircuits.
- Training in geautomatiseerde boekhoudsystemen is echter vaak vrij duur.
- Vertragingen zijn eveneens onvermijdelijk.
- De meeste boekhoudsystemen ook niet in staat zijn om onverwachte fouten op te sporen.
Soorten boekhoudsoftware
Boekhoudsoftware wordt wereldwijd door professionals gebruikt. Ze worden dus ingedeeld in drie soorten, namelijk:
1. Kant-en-klare software
Deze software is echter ontworpen voor alle gebruikers en heeft geen functies of wijzigingen die een specifieke doelgroep ten goede zouden komen. Kant-en-klare softwareoplossingen zijn ook geschikt voor bedrijven met minimale boekhoudvolumes.
Voorbereidingssoftware is minder duur en neemt minder systeembronnen in beslag. Deze programma's hebben ook een dynamische en gemakkelijke leercurve.
2. Gepersonaliseerde software
Aangepaste boekhoudsoftware is dus een kant-en-klare software die is gewijzigd om aan de specifieke behoeften van de klant te voldoen. Deze initiatieven komen veel voor in grote en middelgrote bedrijven. Aangepaste boekhoudsoftware heeft hogere installatie- en onderhoudskosten dan traditionele boekhoudsystemen. In de meeste gevallen moeten gebruikers aanpassingskosten betalen om de diensten van de leverancier te verkrijgen.
Het gebruik van een dergelijke boekhoudtool verhoogt de gegevensbeveiliging en vereenvoudigt het onderhoud. Alvorens dit professionele werkgelegenheidsprogramma te gebruiken, moeten gebruikers een adequate training ondergaan.
3. Aangepaste software
Op maat gemaakte boekhoudsoftware wordt gemaakt voor specifieke bedrijven. De MID bevat dergelijke programma's. Deze applicaties zijn meestal alleen gebouwd voor grote bedrijven en vereisen gespecialiseerde training voordat gebruikers ze met succes kunnen gebruiken.
Online boekhoudsystemen
Online boekhouden is daarom de toepassing van online- en internettechnologie op de zakelijke boekhoudfunctie. Het heeft ook geen duidelijke betekenis en verwijst alleen naar boekhoudkundige vooruitgang die mogelijk wordt gemaakt door computer- en netwerktechnologie.
#1. Wave (de beste gratis software)
Wave is een geweldig boekhoudsoftwareplatform voor een op service gebaseerd klein bedrijf dat alleen basisfacturen hoeft te verzenden en geen inventaris hoeft op te slaan of de salarisadministratie hoeft uit te voeren. Daarom dekken de gratis functies van Wave alle boekhoudbehoeften van veel freelancers en servicegerichte bedrijven, waardoor het de beste gratis software is in onze recensie.
voordelen wave online boekhoudsystemen
- Boekhouding, facturering en het scannen van bonnen zijn allemaal gratis beschikbaar.
- Er zijn geen limieten voor transacties of facturering.
- Met één account kunt u ook veel ondernemingen beheren.
- Er zijn geen beperkingen op het aantal mensen dat gebruik kan maken van de dienst.
- App voor smartphones en tablets
#2. QuickBooks online (beste algemeen)
QuickBooks Online is de beste boekhoudsoftware voor kleine bedrijven. Niet alleen gebruiken de meeste boekhoudprofessionals van kleine bedrijven QuickBooks Online, maar er zijn ook onbeperkte online trainingsbronnen en forums om indien nodig ondersteuning te krijgen. Alle boekhoudfuncties zijn ook gemakkelijk toegankelijk op één enkel dashboard om een soepelere en effectievere boekhouding te garanderen.
Voordelen van QuickBooks online boekhoudsystemen
- schaalbare
- Veel gebruikt door professionele accountants
- Integratie met applicaties van derden
- Cloud-based
- Applicatie voor de mobiele telefoon
#3. Verse Boeken
Voor de meeste servicegerichte bedrijven is facturering van cruciaal belang. In tegenstelling tot andere boekhoudsoftware, biedt FreshBooks u meer personalisatie van facturen. Het verstuurt en ontvangt niet alleen facturen, maar kan ook de basisboekhouding voor een bedrijf aan. Deze boekhoudsoftware helpt op service gebaseerde bedrijven dus om voorstellen en facturen te verzenden, aanbetalingen te innen, de tijd op projecten bij te houden en betalingen te ontvangen.
Voordelen van FreshBooks online boekhoudsystemen
- cloud-gebaseerde
- App-integratie van derden
- betaalbare
- Een interface die eenvoudig te gebruiken is
Er zijn app-connectoren van derden voor Shopify, Gusto, Stripe, G Suite en andere platforms. FreshBooks-facturen kunnen ook volledig worden aangepast en gewijzigd voor een professionele uitstraling. FreshBooks is nog steeds geweldig voor het budgetteren van projecten, het verzenden van schattingen en het innen van betalingen.
#4. Xero
Met deskundige Xero-accountants voor bedrijven om u door het proces te begeleiden, kan ook de ervaring en prestaties van cloudaccounting voor uw bedrijf verbeteren. Xero is de beste oplossing voor micro-ondernemingen die op zoek zijn naar relatief eenvoudige boekhoudsoftware in onze analyse. De software heeft daarom een eenvoudige gebruikersinterface en maakt eenvoudig verbinding met een externe salarisadministratie. Met de integratie van Xero's Stripe en GoCardless kunnen klanten bedrijven dus online betalen.
Voordelen van Xero online boekhoudsystemen
- Cloud-based
- Applicatie voor de mobiele telefoon
- Payroll-integratie met Gusto
- Marktplaats voor apps van derden
- Eenvoudig voorraadbeheer
Interne controles en boekhoudsystemen
Interne controles zijn beleidslijnen en procedures om de voortdurende betrouwbaarheid van boekhoudsystemen te verzekeren. Nauwkeurigheid en betrouwbaarheid zijn cruciaal in de accountantsbranche. Maar zonder nauwkeurige boekhouding kunnen managers geen volledig geïnformeerde financiële beslissingen nemen en kunnen financiële rapporten fouten bevatten. Interne controlemethoden in de boekhouding zijn gegroepeerd in zeven categorieën, die elk zijn ontworpen om fraude te voorkomen en fouten te identificeren voordat ze problemen worden.
Hieronder staan de procedures voor interne controles en boekhoudsystemen in het boekhoudsysteem, laten we ze respectievelijk bekijken.
#1. Scheiding van verantwoordelijkheden
Het scheiden van rollen omvat het verdelen van de verantwoordelijkheid voor boekhouding, deposito's, rapportage en controle. Hoe meer taken verdeeld zijn, hoe kleiner de kans dat één persoon fraude pleegt. Het delen van verantwoordelijkheden tussen twee of meer personen of het eisen van collega's om kritieke acties te beoordelen, kan hetzelfde doel dienen in kleine bedrijven met weinig boekhoudkundig personeel.
#2. Toegang tot interne controles voor boekhoudsystemen
Wachtwoorden, uitsluitingen en elektronische toegangslogboeken kunnen helpen onbevoegde gebruikers buiten een boekhoudsysteem te houden en bieden tegelijkertijd een middel voor het controleren van systeemactiviteit om de bron van fouten of discrepanties te bepalen. Bovendien kan robuuste toegangscontrole helpen bij het voorkomen van frauduleuze toegangspogingen.
#3. Audits van fysieke activa
Deze omvatten het met de hand tellen van contant geld en andere fysieke activa die in het boekhoudsysteem worden bijgehouden, zoals inventaris, materialen en gereedschappen. Fysiek tellen, door geautomatiseerde gegevens volledig te mijden, kan voorheen onontdekte discrepanties in rekeningsaldi aan het licht brengen. Het tellen van contanten in winkels kan regelmatig of misschien meerdere keren per dag worden gedaan. Grotere projecten, zoals het handmatig tellen van de voorraad, zouden minder vaak moeten worden voltooid, misschien een keer per jaar of op periodieke basis.
#4. Standaardisatie van financiële documentatie
Documenten voor financiële transacties, waaronder facturen, interne materiaalverzoeken, inventarisbewijzen en reiskostenrapporten, kunnen worden gestandaardiseerd om te helpen bij het handhaven van consistentie in het bijhouden van gegevens door de tijd heen. Bij het bepalen van de bron van een systeemafwijking kan het gebruik van standaard documentformaten het gemakkelijker maken om eerdere records te verifiëren. Een gebrek aan consistentie tijdens een dergelijke beoordeling kan ertoe leiden dat items over het hoofd worden gezien of verkeerd worden begrepen.
#5. Dagelijkse of wekelijkse proefsaldi
Door ervoor te zorgen dat de boeken consequent in balans zijn, bevordert een boekhoudsysteem met dubbele invoer de betrouwbaarheid. Toch kunnen fouten op elk moment een systeem met dubbele invoer destabiliseren. Het dagelijks of wekelijks berekenen van proefbalansen kan regelmatig inzicht geven in de toestand van het systeem, waardoor afwijkingen snel kunnen worden opgespoord en onderzocht.
#6. Afstemmingen van het boekhoudsysteem op regelmatige basis
Boekhoudkundige afstemmingen die worden uitgevoerd op een 'need-to-know'-basis, kunnen ervoor zorgen dat de saldi in uw boekhoudsysteem overeenkomen met de saldi op de rekeningen van andere entiteiten, zoals banken, leveranciers en kredietklanten. Een bankafstemming vereist bijvoorbeeld het vergelijken van de kassaldi van uw boekhoudsysteem en registraties van stortingen en ontvangsten met uw bankafschriften. Verschillen tussen verschillende soorten complementaire rekeningen kunnen problemen of discrepanties in uw eigen rekeningen aan het licht brengen, of ze kunnen het gevolg zijn van fouten die door andere bedrijven zijn gemaakt.
Door specifieke managers te verplichten bepaalde soorten transacties goed te keuren, kunnen boekhoudkundige gegevens verantwoordelijk worden gehouden door aan te tonen dat transacties zijn bekeken, onderzocht en goedgekeurd door bevoegde autoriteiten. Het vereisen van goedkeuring voor grote betalingen en onkosten kan bijvoorbeeld onethische werknemers ervan weerhouden om grootschalige frauduleuze acties uit te voeren met zakelijk contant geld.
Wat zijn de 4 soorten boekhouding?
- Management accounting
- Voorraadboekhouding
- Branchespecifieke boekhouding
- Boekhouding zonder winstoogmerk
Wat is het basisboekhoudsysteem?
Het proces van het vastleggen van de financiële transacties van een bedrijf wordt basisboekhouding genoemd. Het omvat het beoordelen, samenvatten en rapporteren van deze transacties aan regelgevers, toezichthoudende organisaties en belastingautoriteiten. Boekhouding is een van de belangrijkste functies in praktisch elke vorm van bedrijf.
Welke systemen worden gebruikt voor boekhouding?
- Wave (de beste gratis software)
- Quickbooks Online (Beste algemeen)
- FreshBooks
- Xero
Wat is een voorbeeld van een boekhoudsysteem?
Online boekhoudsoftware, ook wel "cloudgebaseerde" boekhoudsoftware genoemd, is het meest voorkomende type geautomatiseerd boekhoudsysteem. Online boekhoudsoftware is een systeem dat helpt bij het automatiseren van delen van de boekhoudcyclus, zoals het vastleggen van journaalboekingen.
Is Excel een boekhoudsysteem?
QuickBooks en Microsoft Excel zijn twee van de meest populaire boekhoudsystemen, maar ze werken anders, kosten anders en passen anders bij uw bedrijfsstructuur.
