Wanneer je gaat werken als freelancer of als zzp'er voor een bedrijf, komt er altijd veel papierwerk bij kijken. De meeste van uw individuele klanten of bedrijven die u zullen betalen, vereisen dat u een formulier W9 invult, evenals een fiscaal identificatienummer (TIN) en certificering. Hoe vult u een W9-formulier in voor een bedrijf of een LLC, als particulier of als freelancer?
Dit artikel dat u gaat lezen, zal u antwoorden geven op alle mogelijke vragen.
Wat is formulier W9?
Formulier W9 is een veelgebruikt formulier dat de IRS meestal gebruikt. Het is een belastingformulier van één pagina dat het juiste identificatienummer van de belastingbetaler geeft aan andere personen, klanten of bedrijven, banken en financiële instellingen. Een klant kan u vragen een W9 in te vullen en in te dienen, zodat zij uw 1099-NEC-formulier op de juiste manier kunnen voorbereiden. Dit maakt het voor hen ook gemakkelijk om alle betalingen die ze aan het einde van het jaar aan u doen te melden en te weten of u vatbaar bent voor back-upinhouding of niet.
Als onafhankelijke contractant moet u dit formulier waarschijnlijk naar iemand sturen die u vervolgens een formulier 1099 terugstuurt. Dit formulier 1099 moet u nu indienen bij de IRS als u een totale betaling van ten minste $ 600 van iemand heeft ontvangen dit jaar.
Door het formulier te ondertekenen, gaat u er ook mee akkoord belasting in te houden op uw inkomsten als aannemer of freelancer. Werkgevers houden soms een deel van uw loon in voor federale en staatsinkomstenbelastingen (VAIS-belastingen), vooral wanneer u voltijds werkt.
Dit is hoe het werkt: het bedrijf, de klant of de persoon waarvoor je hebt gewerkt, gebruikt de informatie die je hebt verstrekt op de W9 die je naar hen hebt gestuurd om een 1099-MISC in te vullen. Deze 1099-MISC is wat u aan het einde van het belastingjaar bij de IRS indient. Op het formulier ziet u een overzicht van alle betalingen die u in de loop van het jaar van uw werkgever heeft ontvangen.
In de meeste gevallen wordt u gevraagd een W9-formulier in te vullen voordat bedrijven of bankinstellingen zaken met u gaan doen. Hoe dan ook, als u ooit een W9-formulier moet maken dat u kunt gebruiken, kunt u er altijd een vinden op de IRS-website.
Wie moet een W9-formulier invullen?
Over het algemeen is het gebruikelijk om een W9-formulier voor uw bedrijf te presenteren of in te vullen wanneer u werkt met een persoon of bedrijf waarvoor mogelijk informatie moet worden ingediend bij de IRS. Deze informatie kan bestaan uit het ontvangen van betalingen voor diensten die u levert als onafhankelijke contractant of freelancer, het doen van maandelijkse aflossingen van hypotheken of het abonneren op uw IRA-account.
Door het W9-formulier te gebruiken, verkrijgt een persoon of organisatie waarmee u samenwerkt legaal enkele van uw persoonlijk identificeerbare informatie, waaronder uw belastingidentificatienummer (TIN).
Mogelijk moet u ook een W9-formulier invullen bij gelegenheden zoals:
- Bepaalde soorten onroerendgoeddeals
- Aan- of verkoop van een beveiligd pand.
- Schulden kwijtschelding
- Bijdragen aan een pensioenplan voor een individu (IRA)
Een formulier invullen W9
Hoewel de W9-formulieren voor de meeste mensen gemakkelijk te begrijpen lijken, vindt u hieronder het proces of de richtlijnen over hoe het werkt.
#1. Download het W9-formulier van de IRS-website
Hoewel u een kopie van het formulier van een klant kunt ontvangen, kunt u het formulier ook downloaden van de website van de IRS en het zelf afdrukken. Als u echter vragen heeft over de kleine lettertjes, onthoud dan dat u contact kunt opnemen met de IRS, uw CPA, geregistreerde agent of andere belastingprofessionals.
#2. Voer uw volledige wettelijke naam in
Geef uw volledige officiële naam op regel 1 van het formulier. Of u nu een aanvraag indient als een individu, eenmanszaak of eenmanszaak LLC, het is het beste om de naam te gebruiken die op uw individuele belastingaangiften staat en deze op dezelfde manier te schrijven.
#3. Voer uw bedrijfsnaam in
U moet regel 2 van het formulier W9 invullen als u een andere bedrijfsnaam heeft. Hier moet u de naam van uw bedrijf of "buiten beschouwing gelaten entiteit" invoeren, indien van toepassing. Als u bijvoorbeeld een eenmanszaak bent, maar u wilt uzelf onder een andere naam op de markt brengen, voert u uw bedrijf onder een andere naam. Dat is de exacte naam die u in dit veld zou zetten. Anders, als uw bedrijf een partnerschap is, een LLC met meerdere leden, een C-bedrijf of een S-bedrijf, moet u de wettelijke naam van uw bedrijf gebruiken.
#4. Beschrijf de organisatiestructuur van uw bedrijf
Nadat u uw bedrijfsnaam hebt opgegeven, selecteert u de juiste bedrijfsstructuur uit regel 3. Voor belastingdoeleinden moet de IRS een duidelijk begrip hebben van hoe u bent geclassificeerd. Ondertussen moet een duidelijke correlatie tussen dit en het jaarlijkse federale belastingformulier van uw bedrijf mogelijk zijn.
Eenmanszaak, partnerschap, C-bedrijf, S-bedrijf, trust / landgoed, vennootschap met beperkte aansprakelijkheid of "andere" zijn allemaal voorbeelden van federale belastingclassificaties. Selecteer de juiste optie die het beste bij uw bedrijf past.
# 5. Vrijstellingen
In regel 4 zullen deze vakken hoogstwaarschijnlijk leeg blijven. Het is een niet-essentieel gebied voor de overgrote meerderheid van mensen en bedrijven. Als uw bedrijf echter een bedrijf is, moet u dit misschien doen, dus neem contact op met uw belastingaccountant voordat u een beslissing neemt.
#6. Voer uw postadres in
U dient regel 5 en 6 correct in te vullen met uw postadres. Dit adres moet het adres zijn dat u kunt gebruiken als u essentiële belastinginformatie wilt ontvangen. Geef uw adres, stad, staat en postcode op. Naast het gebruik van dit adres voor uw belastingaangifte, als u als freelancer of individuele aannemer werkt, zal uw klant ook het adres gebruiken zoals het op de W9 staat om ervoor te zorgen dat uw 1099-NEC-formulier correct wordt opgesteld. Als je een W-9 voor een ander doel invult, kun je nog steeds een 1099-MISC verwachten op dit adres.
Vervolgens gaat u naar het eerste gedeelte, deel 1 genaamd. Dit houdt in dat u uw Taxpayer Identification Number (TIN) invoert, het belangrijkste onderdeel van dit formulier. Over het algemeen zijn SSN of EIN de twee meest voorkomende methoden om uzelf te identificeren tijdens het solliciteren naar een baan. Het hangt allemaal af van de structuur van uw bedrijf.
Omdat de Internal Revenue Service naar dit gedeelte verwijst als deel 1, maakt het de zaken misschien nog verwarrender, maar het is zo simpel als het klinkt. Als bedrijf moet u een werkgeversidentificatienummer (EIN) of een sofinummer (BSN) opgeven als bewijs van het belastingnummer van uw bedrijf. De IRS geeft echter de voorkeur aan het gebruik van een SSN op het W-9-formulier.
#8. Ontdek of u het formulier moet ondertekenen en dateren
Deel 2 van het W-9-formulier is de certificeringssectie. Dit houdt vaak in dat u wordt gevraagd om te verifiëren of u een Amerikaans staatsburger of een inwonende vreemdeling bent. Evenzo, voordat u formulier W9 kunt ondertekenen, moet u getuigen van de juistheid van al uw informatie in sectie II. De IRS heeft een nultolerantiebeleid als het gaat om het oneerlijk indienen van een belastingformulier, en als zodanig kunt u een boete of gevangenisstraf krijgen als u bewust informatie weglaat of op een belastingformulier liegt.
Een W9-formulier voor een LLC invullen
Normaal gesproken moet u een W9-formulier invullen om uw LLC-belastingen op de juiste manier in te dienen. Hypotheekrente, niet-werknemersinkomen en kwijtschelding van schulden zijn allemaal opgenomen in dit formulier. Hoewel het W9-formulier vrij eenvoudig is, kan het er lastig uitzien om in te vullen als u een LLC aanvraagt. Maar als u dit op de juiste manier doet, kunnen u en uw bedrijf allerlei fiscale moeilijkheden of problemen vermijden.
Vanwege het feit dat de IRS LLC's niet erkent als onafhankelijke bedrijfsentiteiten, kunnen LLC's ervoor kiezen om te worden belast als een eenmanszaak (een buiten beschouwing gelaten entiteit), partnerschap of bedrijf. Dit betekent dat als u de enige eigenaar (lid) van uw LLC bent, deze wordt belast als een buiten beschouwing gelaten entiteit.
Als u ervoor kiest om een LLC met één lid te belasten als een buiten beschouwing gelaten entiteit, betekent dit dat u bedrijfswinsten en -verliezen op uw individuele belastingaangifte rapporteert (bekend als pass-through-belasting). Als u rechtstreeks 1099 voor LLC-inkomsten ontvangt, moet u mogelijk nog steeds een W9-formulier invullen.
Als u een C- of S-onderneming bent, vinkt u het W9-vakje aan onder de bedrijfsnaam en geeft u naast dit vakje ook een C of S aan, afhankelijk van uw bedrijfstype. U kunt ook formulier 2553 gebruiken om een S-vennootschap te vormen, waardoor dubbele belasting wordt voorkomen.
Of u nu uw LLC runt als een individueel lid, een bedrijf of een partnerschap, met de volgende stappen kunt u eenvoudig formulier W9 voor uw bedrijf invullen of invullen;
LLC voor één lid
De Internal Revenue Service beschouwt een eenpersoonsvennootschap met beperkte aansprakelijkheid als een buiten beschouwing gelaten entiteit voor de doeleinden van de federale inkomstenbelasting. De enige eigenaar van een LLC moet dus belastingen op dezelfde manier indienen als een eenmanszaak.
- Vul op de eerste twee regels van het formulier W9 uw naam en de wettelijke naam van uw naamloze vennootschap (LLC) in. Voer de wettelijke naam van de LLC in op de tweede regel na de naam waaronder u uw belastingaangifte indient.
- Voer de bedrijfslocatie in, inclusief de stad, staat en postcode van de vestiging.
- U moet controleren als een individu/eenmanszaak/eenpersoons LLC en niet als een "vennootschap met beperkte aansprakelijkheid", want dat is wat u voor belastingdoeleinden geclassificeerd bent.
- Voer vervolgens uw burgerservicenummer in. Het gebruik van uw Burgerservicenummer (BSN) is noodzakelijk. De Internal Revenue Service (IRS) staat u ook toe om een EIN in te voeren die u als enige eigenaar hebt verdiend.
- Onderteken de certificering en stuur deze samen met het W9-formulier naar de aanvrager.
Samenwerking of joint venture
Om het formulier W9 voor bedrijven en partnerschappen (LLC) in te vullen, kunnen de te volgen stappen zijn:
- Voer de officiële naam van de LLC in. Dit zou moeten zijn zoals het op de belastingaangifte staat. Als er echter een is, moet u de secundaire naam van de LLC op de tweede regel 'Bedrijfsnaam' vermelden.
- Selecteer "Limited Liability Company" in het vervolgkeuzemenu.
- Voor een partnerschap voert u "P" in op de belastingclassificatieregel en voor S-bedrijven kunt u "S" schrijven.
- Voer de bedrijfslocatie in, zoals de stad, staat en postcode.
- Voer het werkgeversidentificatienummer (EIN) van de LLC in.
- Maak een kopie van het W-9-formulier en stuur het naar de persoon die erom vraagt.
Elke klant voor wie een freelancer of aannemer heeft gewerkt, moet een W-9-formulier hebben ingevuld. Bewaar dus voor de zekerheid een kopie van het W-9-formulier voor uw eigen administratie. Als een klant zijn 1099-MISC aan het einde van het jaar niet ontvangt, kunt u dit formulier ook gebruiken om contact met hem op te nemen.
Een W9-formulier voor een bedrijf invullen
In plaats van het in te dienen bij de IRS, is de W9 een belastingformulier dat u naar andere bedrijven verzendt. Stel dat uw bedrijf het werk voor een lokaal bedrijf voltooit; om u een 1099-belastingformulier te sturen of om te bevestigen dat u of uw bedrijf er geen nodig heeft, geeft het formulier W9 dat u invult hen de informatie die ze mogelijk nodig hebben. Het goede nieuws is dat de W9-instructies zo eenvoudig zijn dat het invullen van de vakken niet al te lang duurt.
Op het formulier W9 geeft u informatie op zoals uw naam, uw bedrijfsnaam, uw belastingbetaleridentificatienummer (TIN) en de structuur van uw organisatie. Ook moet u eventuele vrijstellingen van bepaalde rapportagemandaten aangeven. Zodra u het W9-formulier opzettelijk voor uw bedrijf heeft ingevuld, kunt u het gewoon ondertekenen.
Basisinstructie voor het invullen van formulier W9 voor uw bedrijf
Laten we uitgaan van de veronderstelling dat uw bedrijf vorig jaar een lokaal bedrijf heeft geleverd met een waarde van $ 2,800. Om 1099 voor de IRS in te dienen, heeft dat bedrijf een W9-formulier van uw bedrijf nodig. U kunt het W9-formulier eenvoudig downloaden van de IRS-website en het volgens de instructies voor uw bedrijf invullen. De informatie vereist:
- Uw volledige wettelijke naam zoals deze op uw aangifte inkomstenbelasting staat.
- Als u een andere bedrijfsnaam heeft dan uw naam, moet u deze opgeven.
- De juridische of IRS-classificatie van uw bedrijf (eenmanszaak, naamloze vennootschap, vennootschap, enz.).
- Voor eenmanszaken moet u uw burgerservicenummer of fiscaal identificatienummer (TIN) opgeven.
- Details die verduidelijken of het geld dat u ontvangt al dan niet is vrijgesteld van back-upinhouding.
- Als het gaat om het rapporteren van buitenlandse rekeningen, ongeacht of u bent vrijgesteld van de rapportagevereisten als uw geld buiten de Verenigde Staten wordt gestort,
Onderteken het document zodra u het hebt ingevuld. Als beëdigde verklaring dat de informatie op de W9 voor uw bedrijf correct is, moet u echter uw handtekening nogmaals controleren. Als u dit niet doet, betekent dit praktisch dat u meineed hebt gepleegd, wat toevallig een misdaad is.
Bovendien haalt back-upinhouding 24 procent uit, net zoals de looninhouding van een werknemer voor belastingen plaatsvindt. Deze kunnen van invloed zijn op inkomen, dividenden, huren en royalty's, evenals op vergoedingen voor niet-werknemers, maar ze hebben geen effect op onroerendgoedtransacties. In dit geval zou het bedrijf dat uw services aanvraagt, een bepaald bedrag aftrekken van uw $ 2,800-service. Als zodanig zal het bedrijf uw loon niet opnemen als u uw TIN verstrekt en verklaart dat u niet onderworpen bent aan back-upinhouding.
Een W9-formulier invullen als freelancer
Een W9-formulier is een document dat zelfstandigen, zoals freelancers, die diensten verlenen aan bedrijven, moeten invullen om hun fiscale en financiële gegevens bij te houden. Met behulp van dit formulier kan een sponsorend bedrijf de Internal Revenue Service nauwkeurige informatie over de freelancer verstrekken, evenals een fiscaal identificatienummer.
Als onafhankelijke contractant of freelancer wordt het IRS-formulier W9 het meest gebruikt bij elke werkgever. Fulltime medewerkers hebben geen W9 nodig. U moet een W9-formulier invullen, aangezien werkgevers geen belastingen inhouden bij een onafhankelijke contractant of freelancer.
Als u een freelancer bent, kan de onderstaande procedure u helpen te leren hoe u het formulier W9 correct kunt invullen
#1. Vul uw naam in
Gebruik de officiële naam op uw belastingaangifte, schrijf of typ uw volledige naam.
#2. Voer uw bedrijfsnaam in
Typ of schrijf de naam van uw bedrijf, of negeer de naam van de entiteit.
#3. Beslis over uw IRS-classificatie
Selecteer hier de juiste optie federale belastingclassificatie. Als zakelijke entiteit bent u waarschijnlijk een eenmanszaak, een C-vennootschap, een S-vennootschap, een partnerschap, een trust of een landgoed, een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid of een ander type bedrijf.
#4. Selecteer uw vrijstellingen
Als u vrijstellingen hebt van back-upinhouding of rapportage op grond van de Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA), dient u onder dit deel de juiste begunstigde of rapportagecode in te voeren. Sommige bedrijven zijn uitgesloten van back-upinhouding als het gaat om rente- en dividendbetalingen. Toch moet u voor de zekerheid de instructies op het formulier raadplegen.
#5. Geef uw adres op
Hier moet u het volledige adres vermelden dat u op uw belastingaangifte gebruikt, samen met het nummer, de straatnaam en het flat- of appartementnummer. Dit kan uw woonplaats of uw bedrijf zijn.
#6. Voer de rest van uw adres in
Meestal omvat dit uw stad, staat en postcodes. Om ervoor te zorgen dat de IRS uw 1099-documenten als freelancer aan uw 1040-formulier koppelt, moet u een overeenkomend adres opnemen op het W9-formulier dat u invult.
#7. Voer de gegevens van de aanvrager in
In dit gedeelte moet u ook de volledige naam en het adres vermelden van de persoon of het bedrijf dat u heeft verzocht dit formulier in te vullen. Ook al is het geen vereiste, het is een goed idee om deze informatie voor uw eigen administratie op te schrijven.
#8. Geef uw belastingbetaleridentificatienummer (TIN) op en vul deel 1 in
Voor een freelancer is deel 1 van het W9-formulier, dat betrekking heeft op uw belastingidentificatienummer, het volgende gedeelte dat moet worden ingevuld. U kunt dit doen door het FIN-nummer van uw bedrijf in het daarvoor bestemde veld in te voeren. Als zzp'er is uw FIN uw burgerservicenummer (BSN) waarschijnlijk. Als het ondertussen een ander type bedrijf zou zijn, is uw TIN waarschijnlijk uw werkgeversidentificatienummer (EIN).
Een alternatieve optie is om de formulierinstructies te bekijken voor meer informatie over het invullen van het formulier als immigrant of als genegeerde entiteit.
#9. Voltooi deel II om uw W9-formulier te certificeren of te authenticeren
Het laatste deel van uw W9-formulier dat u als freelancer moet invullen, vereist dat u, op straffe van meineed, bevestigt dat de verstrekte informatie juist is. Dit betekent dat u bevestigt dat de door u verstrekte informatie juist is en dat u gedurende het hele proces waarheidsgetrouw bent geweest. Om uw wettelijke rechten te beschermen, is dit deel van het formulier altijd van cruciaal belang. Door uw naam en de datum op het document te ondertekenen, bevestigt u dat de volgende beweringen waar zijn:
- U hebt geschreven of wacht op het verkrijgen van het juiste TIN voor uzelf.
- U hoeft zich geen zorgen te maken over back-up achterhouden omdat je bent vrijgesteld of een geldige reden hebt om dat niet te doen; misschien heeft de IRS u niet op de hoogte gebracht van eventuele aanvullende inhouding.
- Het maakt niet uit of je Amerikaan bent of niet; u bent een Amerikaans staatsburger, een inwoner van de Verenigde Staten of een vreemdeling.
- Misschien bent u een maatschap, bedrijf, firma of andere Amerikaanse entiteit die in de Verenigde Staten is opgericht of opgericht onder de wetten van de Verenigde Staten.
- Heeft u op het formulier de juiste FATCA-code(s) ingevuld?
Conclusie
U moet vertrouwd raken met het IRS-formulier W9 en hoe u het moet invullen als u als individu, freelancer of een genegeerde entiteit werkt. Hiermee kan een klant of bedrijf waarvoor u als individu werkt, eenvoudig uw naam, adres en belastingbetaleridentificatienummer verkrijgen. Het helpt ook individuen te informeren als ze back-up-inhouding nodig hebben of belasting moeten aftrekken van hun inkomsten.
Dit formulier is niet bedoeld voor indiening bij de Belastingdienst. U hoeft het alleen door te sturen naar werkgevers die erom vragen. Hoewel het W9-formulier redelijk eenvoudig in te vullen is, moet u uw informatie nogmaals controleren op juistheid. Als u echter problemen ondervindt bij het invullen van dit formulier, kunt u overwegen een belastingaccountant in te huren om u door het proces te begeleiden.
Hoe een W9-Veelgestelde vragen in te vullen
Hoe ziet formulier W9 eruit?
De IRS W-9 is een document van één pagina met vijf pagina's instructies.
Waar kan ik formulier W9 vinden?
Om een formulier W9 in te vullen als eenmanszaak, eenmansbedrijf LLC of een particulier, krijgt u er een van uw klant, bank of andere financiële instelling. Een pdf-versie ervan is ook beschikbaar op de website van de belastingdienst.
Wat is back-up inhouding?
Back-upinhouding is geld dat van uw salaris wordt afgetrokken en aan de IRS wordt overgemaakt van inkomensbetalingen. Betalers kunnen verplicht zijn om belastingen in te houden zodat de IRS eventuele onbetaalde inkomstenbelastingen kan ontvangen.
Moet een persoon W9 invullen?
Werkgevers die een persoon inhuren als onafhankelijke contractant, moeten een W9-formulier verstrekken dat ze moeten invullen voordat ze beginnen te werken. Een individuele of "onafhankelijke contractant" die een W9-formulier moet invullen, moet echter aan een aantal specifieke criteria voldoen.
Gerelateerde artikelen
- Hoe u een postwissel correct invult: stapsgewijze handleiding
- FREELANCING BUSINESS: 2023 modellen en ideeën om te beginnen (+ gratis tips)
- BELANGRIJKSTE PLAATS VAN BUSINESS LLC: definitie en voorbeelden
- COI INSURANCE: betekenis en hoe u het verzekeringscertificaat kunt krijgen
- VOORAF GOEDGEKEURD VERSUS VOORGEKWALIFICEERD: wat is het verschil?
