Ben je bestuurslid en vraag je je af wat de notulen van bestuursvergaderingen zijn? Geen idee wat notuleren inhoudt? Of misschien bent u een nieuweling in de wereld van corporate governance en wilt u weten hoe bedrijfsminuten werken.
Notulen zijn het officiële verslag van een vergadering en vormen een belangrijk onderdeel van het besluitvormingsproces. Als je een bestuurslid bent en wilt weten wat er tijdens je vergaderingen gebeurt, maar je kunt ze niet allemaal bijwonen, of als je hulp nodig hebt bij het opstellen van je eigen notulen, dan is dit artikel iets voor jou!
Wat zijn notulen van bestuursvergaderingen?
Notulen van bestuursvergaderingen zijn een gedetailleerd verslag van de werkzaamheden van de raad van bestuur van een bedrijf. Ze omvatten alle acties die door het bestuur zijn ondernomen en worden gebruikt als referentie-instrument door management, investeerders en regelgevende instanties.
Notulen worden meestal voor, tijdens en na elke vergadering geschreven en worden ondertekend door alle aanwezige leden op de vergadering. De notulen moeten weergeven wat er tijdens de vergadering is besproken en welke besluiten er zijn genomen. Minuten kunnen ook worden aangeduid als "notulen van de procedure" of gewoon "minuten."
Notulen van bestuursvergaderingen zijn een belangrijk onderdeel van het runnen van een succesvol bedrijf. Ze zijn een schriftelijk verslag van wat er tijdens de vergadering gebeurt en bevatten de datum, tijd en locatie van de vergadering, evenals een lijst van aanwezigen en hun titels.
Terwijl notuleren bij een bestuursvergadering lijkt misschien een onnodig karwei, ze kunnen op veel manieren buitengewoon nuttig zijn. Bijvoorbeeld:
- Zij leggen schriftelijk vast wat er tijdens de vergadering is gebeurd. Dit maakt het gemakkelijk voor iedereen die niet aanwezig kon zijn, inclusief leden die op vakantie waren of andere verplichtingen hadden, om precies te zien wat er tijdens hun afwezigheid is gebeurd.
- Ze helpen ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde golflengte zit over de belangrijkste beslissingen van het bestuur. Zonder dit dossier kan het voor alle betrokkenen moeilijk zijn om zich precies te herinneren hoe iets is besloten of opgelost.
- Ze helpen de transparantie binnen uw organisatie te vergroten door elke beslissing van het bestuur te documenteren, zodat alle belanghebbenden op elk moment precies weten waar de zaken voor staan.
- Ze kunnen worden gebruikt om beslissingen van de raad van bestuur van uw organisatie in de loop van de tijd bij te houden. Ze kunnen ook worden gebruikt als bewijs wanneer het tijd is om de prestaties van uw organisatie te presenteren in rapporten of subsidieaanvragen.
Wat moet u opnemen in uw notulen?
Notuleren is een van de belangrijkste taken van elk bestuurslid. Het is uw verantwoordelijkheid om elke beslissing, actie en discussie vast te leggen die plaatsvindt tijdens een bestuursvergadering. De informatie die u verzamelt, wordt gebruikt om andere leden te informeren en op te leiden, en om een officieel verslag te geven van wat er tijdens de vergadering is gebeurd.
Notulen worden meestal opgenomen op basis van wat er tijdens de vergadering is gezegd of gedaan. Voeg alle informatie toe die u moet weten over elke beslissing die tijdens de vergadering is genomen, inclusief wie die beslissingen heeft genomen en waarom ze zijn genomen.
Om de best mogelijke vergadernotulen te maken, wil je tijdens de vergadering zelf gedetailleerde aantekeningen maken. Hierdoor kunt u in realtime vastleggen wat er is gezegd en gedaan, zodat uw aantekeningen later als referentie kunnen worden gebruikt bij het schrijven van de notulen. Dit is wat er in uw notities moet worden opgenomen:
#1. Een inleiding op de bijeenkomst
Dit moet de reden voor de bijeenkomst en de doelstellingen ervan bevatten. Het is ook een goed idee om speciale omstandigheden te benadrukken, bijvoorbeeld als het op een ongebruikelijke tijd of locatie wordt gehouden. Geef een korte samenvatting van wie er was en wat ze hebben besproken.
#2. Lijst met aanwezigen en excuses voor afwezigheden
Voeg een lijst toe van aanwezigen, inclusief hun functietitels en de organisaties die ze vertegenwoordigen. Het is ook handig om op te merken of iemand zich van tevoren heeft verontschuldigd voor zijn afwezigheid of dat er andere mensen zijn die hebben gevraagd om aanwezig te zijn, maar dit bij deze gelegenheid niet kunnen doen.
#3. Correcte datum, tijd en locatie van de vergadering
Kijk voordat je begint met notuleren op je horloge, zodat je precies kunt noteren wanneer het begint en eindigt. Zorg ervoor dat je alle details correct hebt voordat je begint op te schrijven wat er tijdens een vergadering is gebeurd. Dit helpt later verwarring te voorkomen wanneer u iets probeert te achterhalen van iemand anders die er was.
#4. Titel van de agendapunten
Beschrijf waar elk punt op de agenda over gaat voordat u eventuele discussies eromheen uitlegt - u kunt dit doen door een agenda of aantekeningen van eerdere vergaderingen over soortgelijke onderwerpen door te lezen. Dit zal lezers helpen snel te identificeren waar elk item op hun agenda over gaat door ze een korte beschrijving of kop te geven voordat ze er dieper op ingaan.
#5. Een nauwkeurige lijst van wie tijdens vergaderingen heeft gesproken
Bij het notuleren gaat het niet alleen om het bijhouden van wat er tijdens de vergadering is gebeurd; het gaat er ook om vast te leggen wie wat heeft gezegd. Als u aantekeningen maakt tijdens een vergadering en u weet niet wie er heeft gesproken, dan kunt u hun bijdragen niet correct opnemen. Dit kan het ook gemakkelijker maken om ze terug te vinden als u later contact met ze moet opnemen.
#6. Belangrijkste discussies over agendapunten
Als u ervoor wilt zorgen dat uw notulen nauwkeurig en bruikbaar zijn, dan is het belangrijk om de belangrijkste discussies over elk agendapunt in de notulen op te nemen. Op deze manier kan een personeelslid dat de notulen later wil doorlezen, gemakkelijk terugvinden wat er is besproken en overeengekomen met betrekking tot elk punt op de agenda.
#7. Overeengekomen acties en deadlines
Het is belangrijk om afgesproken acties en deadlines vast te leggen, zodat iedereen kan zien wat er moet gebeuren en wanneer dat moet gebeuren. Deze informatie is van vitaal belang voor het managen van verwachtingen rond taken binnen uw afdeling of team, en om ervoor te zorgen dat iedereen weet waar ze verantwoordelijk voor zijn in termen van werktaken en projecten in de toekomst.
#8. Datum en titel van de volgende vergadering
Ook voor notulisten is het handig om de datum en titel van de volgende vergadering op te schrijven. Dit maakt het voor deelnemers gemakkelijker om meer te weten te komen over toekomstige vergaderingen, en biedt ook een referentiepunt voor notulen van eerdere vergaderingen, zodat ze kunnen worden vergeleken en gecontrasteerd met nieuwe.
Conclusie
Notuleren is een belangrijk onderdeel van het proces van bestuursvergaderingen. Bij een vergadering worden de notulen gemaakt door een of meer personen die aantekeningen maken van wat er tijdens de vergadering is gebeurd. Het doel van notuleren is het vastleggen van de besluiten, acties en discussies die tijdens een vergadering plaatsvinden. De notulen moeten een nauwkeurige weergave zijn van wat er is gezegd.
Het helpt het gesprek op de rails te houden en zorgt ervoor dat iedereen duidelijk begrijpt wat er is besproken. De persoon die de notulen maakt, moet onpartijdig en objectief zijn. Ze mogen niet proberen de uitkomst van een beslissing of discussie te beïnvloeden. Onthoud: een goede notulist is iemand die grondig, nauwkeurig en georganiseerd is, maar ook creatief genoeg om aantekeningen te maken op een manier die later logisch is wanneer de notulen opnieuw worden gelezen.
