Ben je een drukke ondernemer die graag meer tijd besteedt aan de groei van je bedrijf en minder tijd aan alledaagse activiteiten zoals boekhouding? Dan is deze gids iets voor jou! Boekhouden hoeft niet overweldigend te zijn of te veel van uw kostbare tijd in beslag te nemen.
Hier bespreken we het optimaliseren van uw workflow en tegelijkertijd zorgen voor nauwkeurigheid in de cijfers, een evenwichtsoefening die alle drukke ondernemers zouden moeten begrijpen en waarnaar ze moeten streven.
Deze gids is speciaal geschreven voor niet-accountantsondernemers die het super druk hebben. Het biedt eenvoudige, gemakkelijk te volgen instructies voor het beheren van uw boeken, van het opzetten van een effectief administratiesysteem tot het invullen van nauwkeurige financiële rapporten.
Dus als je probleemloze boekhoudprocessen en inzichten om ze te verbeteren wilt, lees dan verder!
Bepaal welke boekhoudmethode u gaat gebruiken
Als het gaat om het bijhouden van uw financiën, zijn er twee verschillende methoden waaruit u kunt kiezen: enkele invoer en dubbele invoer.
Single-entry houdt in dat transacties worden geregistreerd zoals ze zich voordoen in één grootboek, terwijl double-entry vereist dat debet- en creditnoteringen in ten minste twee grootboeken worden geregistreerd.
Houd bij het kiezen tussen de twee archiveringstechnieken rekening met de mate van complexiteit die inzicht in uw financiële transacties vereist.
Dubbele invoer registreert meer informatie over uw economische activiteit, waardoor het ideaal is voor bedrijven met aanzienlijke financiële activiteiten. Ondertussen is single-entry een eenvoudigere methode voor het bijhouden van gegevens, meestal het beste voor individuen die hun financiën bijhouden.
Hoe u het ook aanpakt, het kiezen van een consistente methode voor het vastleggen van financiële gegevens is essentieel voor het begrijpen en rapporteren van uw economische prestaties in de loop van de tijd.
Blijf op de hoogte van belastingen door afzonderlijke zakelijke accounts aan te maken
Het bijhouden van gescheiden rekeningen is een goede gewoonte en maakt het indienen van belastingen veel eenvoudiger. Bovendien kunnen belastingautoriteiten, zoals de Internal Revenue Service (IRS), door georganiseerde documentatie van alle financiële informatie direct beschikbaar te hebben, de records indien nodig snel bekijken.
Dit vermindert aanzienlijk de tijd tussen het verzamelen van informatie en het controleren of alles op uw belastingformulieren correct is.
De meest gebruikelijke zakelijke rekening omvat een lopende rekening voor dagelijkse banktransacties, een spaarrekening om geld op een laag risico manier op te slaan en rente op te bouwen in de loop van de tijd, en een handelaarsrekening voor het accepteren van klantbetalingen.
Elk type account heeft zijn eigen vereisten en biedt ook verschillende beveiligingsniveaus om de financiën van uw organisatie te beschermen.
Bovendien bieden afzonderlijke accounts gemoedsrust, wetende dat u niet hoeft te zoeken naar last-minute documenten wanneer het eindelijk tijd is om een aangifte in te dienen.
Naast gescheiden rekeningen is het ook belangrijk om vertrouwd te raken met eventuele aanvullende lokale regelgeving met betrekking tot financiële zaken, afhankelijk van waar u opereert, zoals kapitaalvereisten, etc. Informeer u dus voordat u actie onderneemt, anders ontstaan er boetes of straffen vanwege het niet -nakoming.
Houd uw financiële rapporten veilig
Het veilig en beschermd houden van gegevens is ook essentieel voor het handhaven van de nauwkeurigheid van de boekhouding. Overweeg de nodige stappen te ondernemen om gegevens te ordenen in gemakkelijk toegankelijke systemen, zodat boekhouders snel en efficiënt toegang hebben tot documenten.
Met de opkomst van cloudgebaseerde oplossingen kan het automatiseren van deze processen veel sneller en eenvoudiger dan ooit.
Cloudgebaseerde boekhoudsoftware is een krachtige tool waarmee gebruikers hun financiële informatie veilig in de cloud kunnen opslaan en er altijd en overal toegang toe hebben. Dus waar u zich ook bevindt, u hebt altijd toegang tot up-to-date informatie die essentieel is voor een nauwkeurige boekhouding.
Aangezien alle gegevens in de cloudomgeving worden opgeslagen, hoeven gebruikers zich bovendien geen zorgen te maken over het maken van back-ups of het verliezen van informatie.
Uiteindelijk is cloudgebaseerde boekhoudsoftware van onschatbare waarde voor diegenen die tijd en geld willen besparen bij het maken en bijwerken van hun budgetten.
Maak een budget
Het maken van een budget is de eerste stap om uw financiën onder controle te houden. Met een budget kunt u uw inkomsten en uitgaven bijhouden om precies te weten waar uw geld elke maand naartoe gaat.
Het helpt u ook doelen te stellen die ervoor zorgen dat uw bedrijf winstgevend blijft.
Zorg er bij het maken van een budget voor dat u het volgende opneemt:
- Al uw vaste maandelijkse kosten (huur/hypotheekbetalingen, nutsvoorzieningen)
- Variabele kosten (reiskosten)
- Alle andere diverse kosten (kantoorbenodigdheden)
Veel boekhouddiensten bieden budgetplanning als onderdeel van hun dienstenportfolio voor degenen die inzicht willen krijgen in hun financiële toekomst. Dit kan het opstellen van jaarlijkse of driemaandelijkse budgetten en maandelijkse trackingrapporten omvatten, waardoor bedrijfseigenaren inzicht krijgen in waar kosten kunnen worden bespaard en hoe fondsen kunnen worden toegewezen voor toekomstige investeringen.
Bovendien ondersteunt budgetplanning vaak strategische zakelijke beslissingen doordat bedrijven winsten en uitgaven nauwkeurig kunnen voorspellen.
Ten slotte kan het implementeren van een betrouwbaar budget de dagelijkse activiteiten van bedrijven soepeler laten verlopen, waardoor het giswerk bij de financiële planning wordt weggenomen.
Boekhoudsoftware instellen
Een van de beste manieren voor drukbezette ondernemers om hun boekhoudprocessen te stroomlijnen, is door ze te automatiseren. U kunt op de lange termijn tijd en moeite besparen door specifieke taken te automatiseren, zoals facturering, debiteuren en crediteuren, belastingbetalingen en salarisadministratie.
Er zijn veel tools beschikbaar waarmee u deze processen snel en efficiënt kunt automatiseren.
Een geweldige manier voor drukbezette ondernemers om hun financiën onder controle te houden, is door boekhoudsoftware zoals QuickBooks of Xero op te zetten.
Deze programma's maken het voor ondernemers gemakkelijk om hun inkomsten en uitgaven bij te houden, facturen voor klanten of opdrachtgevers te maken, loonheffingen te beheren en meer! Ze bieden ook gemakkelijk te begrijpen rapporten, zodat u op elk moment snel kunt zien hoe uw bedrijf er financieel voor staat.
Besteed uw boekhoudkundige behoeften uit
Het uitbesteden van de boekhouding kan een enorm voordeel zijn voor de drukbezette ondernemer.
Met boekhouddiensten, hebt u toegang tot financieel advies, boekhoudkundige aanbevelingen en ondersteuning op maat van de specifieke behoeften van uw bedrijf. U kunt er ook voor zorgen dat tijdgevoelige rapporten, zoals belastingen, nauwkeurig en up-to-date zijn.
Het belangrijkste is dat slimme bedrijven zich veilig zullen voelen in de wetenschap dat hun accountants hun huidige financiële positie duidelijk begrijpen en inzicht krijgen in toekomstige zakelijke beslissingen.
Uit recent onderzoek naar boekhouddiensten blijkt dat 67% van de mkb-eigenaren tevreden is met de diensten die ze hebben ontvangen. Kiezen voor uitbesteden is dus een verstandige beslissing!
Veel accountantskantoren zijn professionals in het helpen van kleine bedrijven met hun boekhoudkundige behoeften. Het inhuren van een ervaren accountant kan ervoor zorgen dat uw boeken te allen tijde up-to-date en nauwkeurig worden gehouden, waardoor u meer van uw kostbare tijd vrijmaakt voor andere essentiële taken.
Conclusie
Op de hoogte blijven van de financiën van uw bedrijf hoeft niet ontmoedigend te zijn. Met wat planning en het gebruik van tools zoals de hierboven genoemde, kan het verrassend eenvoudig zijn!
Naast het waarborgen van nauwkeurigheid bij het bijhouden van gegevens, kan het waardevolle inzichten opleveren in waar de kosten onverwacht kunnen stijgen of waar er in de loop van de tijd potentiële besparingsmogelijkheden zijn.
Door uw boekhouding vanaf het begin op orde te houden, bespaart u zich later een hoop kopzorgen. Dat doe je met simpele tips of gebruik ze om je toekomstige boekhoudkundige op de proef te stellen. Ongeacht uw route, stel uw boekhouding niet uit.
Het maakt het op de lange termijn alleen maar moeilijker!
