De raden van bestuur nemen collectieve beslissingen voor de verbetering van het bedrijf en om de belangen van de bedrijfseigenaren te beschermen. In traditionele bestuurssituaties kwamen bestuursleden bijeen in noodbestuursvergaderingen of AVA's. Dat is in het hedendaagse bedrijfsleven flink veranderd en het management communiceert regelmatiger.
Het is voor bedrijven lastig om meer fysieke bijeenkomsten te organiseren voor bestuurders en andere bestuursleden. Daarom is er een enorme toename in de vraag naar online communicatieplatforms zoals virtuele datarooms.
Hoe gebruiken besturen virtuele of online dataroomsoftware voor bestuurscommunicatie? Hier is een gedetailleerde gids over dataroomsoftware voor het beheer van bestuurscommunicatie.
Wat is virtuele dataroomsoftware?
Een virtuele dataroom (VDR) of elektronische dataroom is een digitale documentopslagplaats met geavanceerd projectbeheer en online communicatietools. Virtuele datarooms zijn met andere woorden virtuele databeheerplatforms waar je data kunt opslaan, delen en distribueren en op een andere manier kunt communiceren.
In tegenstelling tot oplossingen voor vergaderbeheer, zijn datarooms multifunctionele zakelijke tools die vergaderingen automatiseren en informatie veilig opslaan die kan worden gedeeld of geopend wanneer dat nodig is.
Daarom worden virtuele datarooms gebruikt bij investeringsbeheer, fusies, overnames, klinische proeven, fondsenwerving, onroerend goed en beheer van bestuursdocumenten.
| Naast vele andere use-cases is boardcommunicatie een van de meest populaire toepassingen van datarooms. Hoe virtuele datarooms boardmanagement vergemakkelijken, leest u hier: https://www.idealsvdr.com/board-communications/. |
Waarom zijn virtuele datarooms belangrijk voor raden van bestuur?
#1. Betere en snellere bestuursvergaderingen
Het effectief leiden van bestuursvergaderingen blijft een uitdaging voor het management. Ze moeten meerdere softwarepakketten gebruiken voor audio- en videoconferenties, gegevensopslag, taakbeheer en de voorbereiding van het boordboek.
Digitale datarooms geven het management de luxe om alles op één plek te beheren. Hier is hoe dataroomsoftware helpt bij het beheren van bestuursvergaderingen:
- VDR's hebben aanpasbare sjablonen voor het opstellen van vergaderagenda's en deze vervolgens naar elke verwachte deelnemer te sturen.
- Deelnemers aan de vergadering kunnen toegang tot elk document direct uit de VDR-repository.
- Gebruikers kunnen de presentator modus om hun presentaties te geven door middel van visuele ondersteuning.
- Het bestuur kan noteer de vergadering voor toekomstig gebruik.
- Met VDR's kunt u de notities maken proces.
- Deelnemers kunnen uitgebrachte stemmen en onderteken documenten elektronisch in VDR's
- De Q&A-tool in de VDR's is handig voor real-time Q&A-sessies.
- Taakmanager helpt bij het toewijzen, beheren en volgen van de prestaties van gebruikers.
- Notulenbouwer voor vergaderingen automatiseert de voorbereiding en distributie van minuten.
#2. Gecentraliseerd gegevensbeheer
Aangezien online dataroomsoftware een op de cloud gebaseerde technologie is, gebruiken besturen deze als een centrale opslagplaats voor documenten. Gecentraliseerd gegevensbeheer zorgt ervoor dat alle documenten die nodig zijn voor governance op één plek staan. Bestuursboeken, beleidshandleidingen, notulen en agenda's van vergaderingen, jaarrekeningen, M&A-voorstellen, etc. kunnen voor bestuursleden op één plek worden bewaard.
Ook het bestuur kan gegevens categoriseren op elke gewenste manier, en VDR-gebruikers hebben er altijd en overal toegang toe. De beste aanbieders van virtuele datarooms op de markt hebben speciale mobiele apps voor 24/7 toegang. Veel dataroomaanbieders geven zelfs offline toegang naar VDR-documenten.
#3. Document controle
100% controle over documenten is een andere factor die virtuele datarooms onderscheidt van andere beheerplatforms voor vergaderingen. Het VDR-beheer kan worden ingesteld machtigingen voor bestandstoegang voor bestuursleden, investeerders of commissieleden dienovereenkomstig.
Zo kan bijvoorbeeld worden voorkomen dat ongeoorloofd gebruik van uiterst geheim of zeer gevoelig materiaal plaatsvindt door middel van de hek-uitzicht voorzien zijn van. Het beperkt gebruikers van het bekijken van het document; ze kunnen dat bestand niet scannen, bewerken, controleren, opslaan, verwijderen, afdrukken of fotograferen. Functies voor documentbeveiliging omvatten digitale watermerken, documentversnippering, gegevenscodering en intrekking van de toegang tot documenten.
#4. Realtime gegevensuitwisseling en communicatie
Los van bestuursvergaderingen is het delen van data veel sneller en veiliger in virtuele datarooms. Bestuursleden kunnen zelfs samenwerken met hun ondergeschikten in datarooms. Ze kunnen bestanden in realtime delen, bewerken, annoteren en distribueren.
VDR's staan ook toe bulksgewijs uploaden en delen van documenten; gebruikers kunnen dat ook plannen om documenten te delen op een toekomstige datum.
Datarooms hebben chat-boodschappers die gebruikers kunnen gebruiken voor één-op-één-gesprekken en groepschats. Andere communicatiemiddelen zijn onder meer live peilingen en speciale e-mail.
#5. Platformbeveiliging en transparantie
Naast documentbeheer is de beveiliging van het virtuele dataroomplatform ongeëvenaard. Functies zoals autorisatie in twee stappen uitroeien de kansen van ongeautoriseerde deelnemers in de VDR. Dataroombeheer kan per direct verwijder elk apparaat van de VDR en elk bestand dat is opgeslagen of gedownload van het platform.
Moderne dataroomdiensten houden alles transparant door auditlogboeken. Dit zijn gedetailleerde auditrapporten die volledige details geven over dataroomactiviteiten.
Laatste woorden
Virtuele datarooms creëren een gecentraliseerd platform voor besturen waar ze hun vergaderingen kunnen beheren, documenten naadloos en veilig kunnen delen en opslaan, in realtime kunnen communiceren en hun belangrijke gegevens kunnen beschermen tegen datalekken of diefstal.
