IMPLEMENTEREN van EPD: definitie, proces, kosten en baten

Het elektronisch patiëntendossier is een uitgebreidere verzameling elektronische gezondheidsgegevens over bepaalde patiënten of gemeenschappen (EPD). In de loop der jaren heeft de gezondheidszorg een revolutie teweeggebracht en is begonnen met de implementatie van het EPD-plan om de gegevensinvoer te verbeteren. EPD's hebben de gezondheidszorg ook op andere manieren geprofiteerd. Er zijn echter nog enkele uitdagingen waarmee u te maken kunt krijgen bij het implementeren van het EPD. Ook de kosten van het implementeren van EPD zijn een nadeel gebleken.

Wat is de implementatie van EPD?

Wanneer een zorgorganisatie zich voorbereidt op en uitvoering geeft aan de invoering van een elektronisch zorgsysteem, maken ze gebruik van een implementatieplan voor elektronische medische dossiers (EPD). Het implementeren van een EPD biedt nauwkeurige, actuele en volledige informatie over patiënten op het zorgpunt. Het verbetert ook de privacy en veiligheid van de patiëntenzorg.

Wat is EPD?

EPD betekent simpelweg Elektronisch patiëntendossier (EPD). Het is een gestructureerde verzameling van patiënt- en bevolkingsgezondheidsgegevens die digitaal is opgeslagen. Deze documenten kunnen worden overgedragen tussen verschillende zorginstellingen.

EPD's zijn patiëntgerichte, realtime dossiers die informatie onmiddellijk en veilig toegankelijk maken voor geautoriseerde gebruikers. Op het netwerk aangesloten bedrijfsbrede informatiesystemen, evenals andere informatienetwerken en -uitwisselingen, worden gebruikt om records te delen.

Elektronische medische dossiers repliceren digitaal de papieren kaart van een patiënt. Hoewel een EPD de medische en behandelingsgeschiedenis van een patiënt bevat, is het ontworpen om verder te gaan dan de typische klinische gegevens die in het kantoor van een zorgverlener worden verzameld en kan het ook een breder perspectief op de zorg van een patiënt bevatten.

Waarom het implementeren van Ehr belangrijk is

• EPD's helpen bij het verbeteren van het beheer en de levering van patiëntenzorg. Dit gebeurt door artsen en andere beroepsbeoefenaren in de gezondheidszorg te voorzien van volledige, nauwkeurige en actuele patiëntinformatie op het punt van service.
• Het biedt ook snelle toegang tot patiëntendossiers voor een effectievere zorgcoördinatie.
• Het gebruik van een succesvolle implementatieaanpak voor een nieuw EPD-systeem kan de resultaten verbeteren, vertragingen verminderen en het moreel van zorgmedewerkers verbeteren.

Wie is verantwoordelijk voor het implementatieplan van het EPD?

Een cruciale deelnemer in het algehele proces van de implementatie van een EPD-plan is de teamleider. Zij moeten de uiteindelijke keuzes maken op het EPD-implementatieplan. De Projectmanager en andere afdelingshoofden werken nauw samen met deze persoon omdat zij het gehele proces begeleiden.

Kosten van implementatie Ehr

Het implementeren van EPD is een grote taak en vereist veel geld. Als gevolg hiervan hechten veel praktijken nu veel belang aan het kiezen en implementeren van een EPD-systeem binnen hun budget. Bovendien kunnen de kosten van het implementeren van EPD variëren afhankelijk van bepaalde factoren.

Ondanks dat het duidelijk belangrijk is, bestaat er enorm veel onduidelijkheid over het juiste begrip van de financiële zaak voor EPD's en hoe een nauwkeurig en praktisch budget voor systeemselectie kan worden gecreëerd.

Hoeveel kost het implementeren van EPD-onderhoud?

Onderzoek schat de onderhoudskosten op gemiddeld $ 1,500 per arts per maand. Aangezien we nu in de cloud leven, is uw EPD-leverancier grotendeels verantwoordelijk voor het uitsplitsen van de onderhoudskosten. Om de veiligheid van uw gegevens te behouden en te garanderen, moet u rekening houden met ondersteuning en training, evenals extra serverkosten en de werkelijke kosten van het runnen van uw IT-afdeling. (Clubdeportestolima)

Wat Zijn de kosten van het implementeren van EPD??

Het is een uitdaging om gemiddelde kosten voor de implementatie van EPD te geven, omdat deze variëren afhankelijk van de situatie en het implementatieplan.

Case-specifieke illustraties kunnen echter enig inzicht geven in de kosten die gepaard gaan met het implementeren van EPD. Een typische praktijk van meerdere artsen zou bijvoorbeeld ongeveer $ 162,000 uitgeven om een ​​EPD aan te nemen, waarbij $ 85,500 naar de onderhoudsuitgaven voor het eerste jaar gaat, volgens de hierboven geciteerde studie van Health Affairs.

Bovendien berekenden ze dat het "voorbereiden en implementeren" van het EPD-systeem de implementatieteams ongeveer 611 uur kostte. Daarentegen bleek uit een Medical Economics-enquête onder 30 huisartsenpraktijken dat de gemiddelde aanschafkosten van hardware, software, randapparatuur en netwerkverbindingen $ 5,900 waren en dat de gemiddelde kosten van "IT en andere externe ondersteuning" $ 3,094 waren voor bijna de helft van de praktijken.

In het algemeen zijn er vijf onderdelen waaruit het implementatieproces bestaat: het opzetten van de hardware, het aanschaffen van de software, het bieden van ondersteuning bij de implementatie, het opleiden van de medewerkers, het betalen van terugkerende netwerkkosten en het onderhoud.

De andere kosten voor het implementeren van EPD omvatten ook de directe kosten zoals:

• Softwarelicenties 
• Gepland onderhoud
• Advies- en opleidingskosten
• Arbeid inclusief overuren
• Hardware (indien nodig – meestal alleen nodig voor installaties op locatie)

Uitdagingen die u kunt tegenkomen bij het implementeren van Ehr

Hoewel het implementeren van EPD misschien de juiste keuze lijkt, zijn er enkele uitdagingen waarmee u te maken kunt krijgen. Er zijn ook grote hindernissen waar providers zich bewust van moeten zijn bij het implementeren van EPD.

#1. EPD implementeren is duur

De kosten voor het implementeren van een EPD zijn erg hoog. Dit komt omdat het grootste deel van de verwachte kapitaalinvesteringen zal worden verbruikt door de keuze, acceptatie en optimalisatie van EPD. Onderzoek toont aan dat elke provider tussen de $ 15,000 en $ 70,000 zou besteden aan het kopen en implementeren van een EPD-systeem.

Naarmate de implementatie vordert, kunnen er nog meer onverwachte kosten ontstaan. Een van de grootste uitdagingen, vooral voor kleinere instellingen, is het verkrijgen van de nodige financiële middelen voor de implementatie van EPD.

#2. Stafweerstand

Het idee om EPD's in de inrichting te gebruiken, stuit nog steeds op tegenstand van medewerkers. Bovendien maken sommige medische professionals zich zorgen over privacyprotocollen en de effectiviteit van elektronische medische dossiers.

Door het ontbreken van digitale integratie kunnen ze terughoudend zijn om het documentatieproces te verlaten. In bepaalde omstandigheden zijn de medewerkers niet op de hoogte van de meest recente technologische ontwikkelingen en de uitgebreide voordelen van het implementeren van een EPD. Het zorgt voor vertraging in de uitvoering van EPD. 

#3. Gebrek aan bruikbaarheid

Aanbieders hebben moeite om zich aan te passen aan het EPD-systeem omdat het onvoldoende past in de huidige workflow. Het one-size-fits-all-criterium is niet geschikt voor het EPD-systeem omdat de workflow van een therapeut verschilt van die van een cardioloog en vice versa.

De EPD-software is moeilijker te gebruiken vanwege ontwerpproblemen of onvoldoende training. De gezondheidsuitkomsten voor patiënten kunnen dodelijk worden beïnvloed door gecompromitteerde gegevens over de gezondheidszorg.

#4. Gegevensprivacy

De zorgen van patiënten en zorgverleners over gegevensprivacy vormen een ander belangrijk obstakel voor EPD. Belanghebbenden uiten regelmatig hun zorgen over de mogelijkheid van gegevensverlies als gevolg van een natuurramp of een cyberaanval.

De federale regel heeft een nationale strategie vastgesteld om de vertrouwelijkheid van persoonlijke gezondheidsinformatie te waarborgen. In het geval van een inbreuk op de beveiliging kan het bedrijf in juridische problemen komen en uiteindelijk miljoenen dollars moeten betalen om het probleem op te lossen. Hierdoor heeft de aanbieder nu een grote plicht om de gegevensbeveiliging van de EPD-systemen te waarborgen.

#5. Gegevensmigratie

Datamigratie is een van de uitdagingen bij het implementeren van een EPD. De poging van het personeel om papieren documenten om te zetten in digitale documenten is een logistieke nachtmerrie. Dit komt doordat er tal van documenten aanwezig zullen zijn waarin de medische geschiedenis van veel patiënten wordt beschreven, waardoor het invoeren van gegevens een arbeidsintensieve en tijdrovende handeling voor het personeel wordt.

Bovendien, als er een onjuist formaat is in het oude systeem, verdubbelt het de benodigde inspanning.

#6. Beperking van technische middelen

Een van de uitdagingen bij het implementeren van EPD die kleine klinische instellingen en particuliere gezondheidswerkers vaak tegenkomen, is deze. Ze hebben zelden de technische expertise en het toezicht op de leverancier in-house.

Bovendien hebben ze misschien niet de benodigde uitrusting om de EPD-oplossing op te zetten. Het opbouwen van een intern team met het juiste personeel en de nodige vaardigheden, evenals het inkopen van technologie, is vrij duur. Dit is de belangrijkste reden waarom kleine zorginstellingen de implementatie van EPD's uitstellen.

#7. Interoperabiliteit

Interoperabiliteit is het proces waarbij geïntegreerde gezondheidsgegevens beschikbaar worden gesteld voor eenvoudigere informatie-uitwisseling met ziekenhuizen en zorgverleners. Het biedt clinici en zorgprofessionals gestructureerde, geïntegreerde toegang tot patiëntgegevens.

Om de medische geschiedenis van een patiënt volledig te begrijpen, is interoperabiliteit in een EPD essentieel. Desondanks blijft het een van de belangrijkste obstakels voor een correcte gegevensoverdracht in elektronische medische dossiers. Het onvermogen om met elkaar te communiceren kan het moeilijk maken om de zorg te coördineren en kan van invloed zijn op hoe goed mensen het medisch doen.

Voordelen van het implementeren van EPD

#1. Betere kwaliteit van zorg

Het EPD geeft snel toegang tot patiëntendossiers, waardoor patiënten effectiever kunnen worden behandeld. Ze verbeteren de operationele effectiviteit van de praktijk en helpen ook bij de effectiviteit van de behandeling.

Aan de kant van de zorgverlener geven de meeste EPD's artsen toegang tot: gezondheidsanalyses die patroonherkenning, diagnosevoorspelling en therapieaanbeveling ondersteunen. In plaats van alleen afhankelijk te zijn van trial-and-error-technieken, produceren deze analyses de eerste keer effectievere algemene patiëntresultaten.

Patiëntenportalen, waartoe patiënten toegang hebben, bieden hen toegang tot medische gegevens uit het verleden, zoals laboratorium- en beeldvormingsresultaten, voorschriften, diagnoses en meer. Patiënten en artsen kunnen verbinding maken door notities, instant messages en zelfs videogesprekken uit te wisselen.
Zowel patiënten als artsen kunnen het ook gebruiken om de voortgang van een individuele behandeling te volgen. Dit maakt ook preventieve zorg gemakkelijker.

#2. Nauwkeurigere patiëntinformatie

Elektronische bestanden waren een eerste kennismaking met de vervanging van papieren medische dossiers om het opslaan en openen van patiëntinformatie gemakkelijker te maken. Maar ze bieden ook een aantal andere voordelen. Een voordeel van de opslag van elektronische documenten is dat er geen mogelijkheid is dat gevoelige gegevens door slechte factoren niet beschikbaar zijn. Digitale documenten kunnen ook fouten en fouten elimineren die worden veroorzaakt door onleesbaarheid en onleesbaar handschrift.

Om andere zorgverleners te voorzien van een nauwkeurig en actueel patiëntendossier, kunnen artsen de patiëntgegevens in realtime bijwerken. Via dit elektronisch dossier is elke arts of specialist die betrokken is bij de zorg voor een patiënt bereikbaar. Continuïteit is buitengewoon gunstig, vooral wanneer een patiënt van zorgverlener verandert of een nieuwe arts bezoekt, omdat het artsen een grondige basis geeft van de medische geschiedenis van de patiënt in plaats van dat ze het helemaal opnieuw moeten leren.

#3. Interoperabiliteit

Medische praktijken kunnen de continuïteit van zorg verbeteren door EPD te integreren met andere systemen, zoals EPD. Een EPD-systeem dat interoperabiliteit ondersteunt, is essentieel voor patiënten die specialisten moeten zien, chronische ziekten zoals diabetes moeten behandelen, of naar de thuiszorg moeten verhuizen voor herstel of hospicezorg.

#4. Het verbetert de efficiëntie

EPD stelt artsen niet alleen in staat om een ​​nauwkeurigere behandeling en diagnose te geven, maar ook om tijd te besparen. Ze verhogen de efficiëntie van afspraken en kantoorbezoeken terwijl de patiënt centraal blijft staan, waardoor medische professionals elke dag meer patiënten kunnen zien.

Het gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) op het EPD-platform neemt toe. Het helpt artsen bij het stellen van diagnoses en het ontcijferen van patiëntgeschiedenissen. Een paar bedrijven kunnen ook spraakherkenningsfunctionaliteit toevoegen, zodat leveranciers vragen kunnen stellen aan de platforms.

#5. E-voorschrijven

De meeste zorginstellingen en medische specialisaties beschouwen e-voorschrijven als een normale praktijk. Afhankelijk van hun locatie zijn verschillende zorgorganisaties in het hele land nu verplicht om recepten elektronisch uit te schrijven.

Dit verlaagt de prevalentie van opioïdenmisbruik en -verslaving, met name onder gereguleerde stoffen. Vanuit de zorg kunnen apotheken recepten elektronisch doorgeven.

Bovendien kan het EPD, op basis van de huidige medicatie en diagnose van een patiënt, automatisch controleren op mogelijke interacties tussen geneesmiddelen of geneesmiddelen die kunnen optreden.

#6. Toename van inkomsten

Het doel van elk bedrijf is het verhogen van het inkomen. Hetzelfde geldt vaak voor zorgbedrijven. EPD biedt mogelijkheden voor facturering en betalingen die helpen bij het beheren van inkomsten en garantiebetalingen. Claims die fouten of coderingsfouten bevatten, kunnen automatisch worden opgeschoond om afwijzingen te voorkomen.

Deze functie helpt de vergoedingen te versnellen zonder claims te verliezen of uit te stellen door het percentage verzekeringsclaims dat de eerste keer wordt geaccepteerd te verhogen. EPD maakt het ook eenvoudig voor artsen om elk detail van het bezoek van een patiënt vast te leggen, waardoor het eenvoudig is om specifieke claims te ondersteunen.

# 7. Toegankelijkheid

Het EPD is zeer toegankelijk dankzij online toegang. Gebruikers van door derden beheerd EPD kunnen inloggen en toegang krijgen tot hun gegevens vanaf elke locatie met internettoegang. Deze platforms maken ook samenwerking tussen zorgverleners mogelijk en bieden patiënten een middel om deel te nemen aan hun zorg. Toegankelijkheid stelt zorgprofessionals in staat om vragen en zorgen van patiënten vanaf elke locatie te beantwoorden.

# 8. Veiligheid

Het is van cruciaal belang om elektronische gezondheidsinformatie te beschermen. Een voordeel van het implementeren van EPD-systemen is dat ze kunnen garanderen dat uw kliniek voldoet aan de HIPAA-regelgeving en dat uw medische dossiers veilig zijn. Het hoogste beveiligingsniveau wordt geboden door EPD-firma's die voldoen aan IDC9/10, CPT en andere EPD-normen.

Ehr-implementatieplan

Een implementatieplan voor elektronische medische dossiers (EPD) is een uitgebreide reeks strategieën en stappen die zorgorganisaties gebruiken bij het voorbereiden en uitvoeren van de invoering van een elektronisch gezondheidszorgsysteem.

Stadia van EPD-implementatieplan

#1. Stel een specifieke routekaart in

Begin met een grondige evaluatie van de gereedheid van uw instelling om een ​​EPD te gebruiken. Het gebrek aan management om de behoeften vanaf het begin te beoordelen, is een van de redenen waarom EPD-initiatieven misgaan. Om de bestaande status van medische praktijken en capaciteiten effectief te meten, moeten leidinggevenden op hoog niveau bij het planningsproces worden betrokken.

Bovendien moeten ze de EPD-systeemfuncties specificeren die ze nodig hebben en cruciale succesindicatoren kiezen om de prestaties van het systeem na de ingebruikname te evalueren.

#2. Vestig sterk leiderschap

Uw EPD-implementatieplan moet een stuurgroep hebben die deskundig, ervaren en intelligent is. Een applicatieanalist, applicatieontwikkelaar, QA-testengineer, arts-advocatuur, verpleegkundig advocaat en factureringsadvocaat vormen het implementatieteam in een standaard EPD-implementatieplansjabloon. De projectmanager (die ook als praktijkmanager kan fungeren) kan ook in het team zitten.

Gedurende de implementatiefase moet er een open en coöperatieve uitwisseling van informatie zijn tussen de teamleden.

#3. Definieer een budget

Een probleem dat zich vaak voordoet tijdens het EPD-implementatieproces, is het investeren van een aanzienlijke hoeveelheid middelen in EPD om slechts middelmatige resultaten te behalen. De kosten van het implementeren van EPD kunnen hoog zijn. Uw bedrijf moet werken aan het verbeteren van de kwaliteit van de gezondheidszorg en tegelijkertijd de kosten verlagen.

De Healthcare Financial Management Association een voorbeeld van een EPD-implementatieplan ontwikkeld.

U kunt het budget onder andere verdelen in posten voor administratie, administratieve ondersteuning en personeelszaken.

Wat uw huidige EPD-budgetramingen ook zijn, u zou normaal gesproken van plan zijn om ongeveer $ 6,000 meer uit te geven dan u had verwacht vanwege extra kosten in verband met het opzetten van het systeem, het uitvoeren van onderhoud en het nemen van beveiligingsmaatregelen.

U kunt deze echter zo veel mogelijk verminderen met behulp van een welomschreven budget. Zorg ervoor dat de begroting het volgende bevat:

• Systeemverbeteringen
• Advies op maat
• Trainingskosten
• Kosten van cloudmigratie met back-up en opslag
• overleg

#4. Bereid de infrastructuur voor

Om de effectiviteit en hoge uptime te garanderen, moet de informatietechnologie-infrastructuur voor uw EPD-installaties een sterk beveiligingsbeleid en snelle strategieën voor noodherstel omvatten. Registers, interoperabiliteit, beveiliging, privacy en andere elementen moeten deel uitmaken van de architectuur.

Uw systeem moet HIPAA-compatibel zijn, wat niet onderhandelbaar is. Om perfecte naleving te garanderen, kunt u altijd samenwerken met een deskundige EPD-leverancier of -adviseur.

Naast de software moet u ook uw hardwarebehoeften evalueren en in praktijk brengen. Voor de voorbereiding van de hardware zijn extra printerinstallaties en het voorzien van elke medewerker van de juiste technische hulpmiddelen vereist.

#5. Gegevens uitwisselen

Gegevensoverdracht van uw legacy-systeem is de volgende stap in het opzetten van gecertificeerde EPD-software nadat uw infrastructuur gereed is. Analyseer eerst de optimale strategie voor het comfort van patiënt en arts. De ontevredenheid van het klinische personeel neemt af en de gebruikersacceptatie wordt verhoogd door naadloze gegevensverplaatsing. Denk aan het volgende om de gegevensoverdracht te versnellen:

• De migratiecriteria definiëren, inclusief wat moet worden verplaatst en de grootte van de back-up
• Opleiden van personeel voor gegevensinvoer
• Een workflow-sheet maken om volledige transparantie voor gegevensinvoer te garanderen
• Controleren en bevestigen dat alle gegevens correct zijn ingevoerd
• De papieren kaarten veilig opbergen

#6. EPD-trainingsseminars geven

Om uw medewerkers mee te krijgen in uw EPD-inzet op dit niveau, moet u rekening houden met de opleidingscomponent.

De training moet grondig en specifiek zijn, waarbij de nadruk wordt gelegd op de belangrijke voordelen van een EPD en hoe u er met succes een kunt adopteren.

Hier zijn enkele dingen die u moet doen bij het implementeren van EPD's:

• Een hooggekwalificeerd trainingsteam samenstellen
• Superusers het belangrijkste aanspreekpunt van de afdeling maken
• Opstellen van een trainingsschema met doelstellingen die expliciet zijn
• De training aanpassen aan de bestaande vaardigheidsniveaus van de gebruikers
• Medewerkers aanmoedigen om in realtime deel te nemen om ervaring op te doen

#7. Lanceer het

Test uw nieuwe EPD vóór de officiële lancering in een gesimuleerde omgeving of een productieomgeving om er zeker van te zijn dat er geen grote problemen zijn.

Uw team zou op dit punt bedreven moeten zijn in de functies van het systeem en hun verantwoordelijkheden om er het beste van te maken. Alle benodigde gegevens hadden naar het EPD moeten worden overgedragen. Bovendien moet elke persoon en afdeling over gedocumenteerde workflowmechanismen beschikken voor facturering, klinische documentatie, planning en follow-up van de patiënt.

Het implementatieteam moet worden uitgerust om problemen te identificeren en op te lossen wanneer ze zich voordoen tijdens het testen. U kunt ook overwegen om het aantal patiënten op de eigenlijke introductiedag te verminderen om de spanning van het personeel te verminderen. Klanten moeten bewust worden gemaakt van de lancering en geïnformeerd worden over de voordelen van de innovatie.

Wat is de eerste stap in de implementatie van EPD?

De eerste EPD-implementatiestap is het beoordelen van uw huidige organisatie - haar doelen, behoeften en financiële en technische gereedheid.

Hoe kunnen we de implementatie van EPD verbeteren?

Het ontwerp en de configuratie van het EPD moeten:

• Het verbetert het vermogen van artsen om patiëntenzorg van hoge kwaliteit te leveren
• Ondersteuning voor collaboratieve zorg
• Zorgcoördinatie versterken.
• Bied modulariteit en ook configureerbaarheid aan in uw producten.
• Laat het mentale gewicht los
• Bevorder de liquiditeit van gegevens
• Stimuleer de betrokkenheid van patiënten via digitale en mobiele kanalen
• Versnel gebruikersfeedback na productimplementatie en klantinvoer tijdens productontwerp

Conclusie

Een van de fundamentele kenmerken van een EPD is het vermogen van geautoriseerde clinici om gezondheidsinformatie te creëren en te beheren in een digitaal formaat dat kan worden gedeeld met andere artsen in meerdere zorgorganisaties.

EPD's bevatten gegevens van alle artsen die betrokken zijn bij de zorg van een patiënt, omdat ze zijn ontworpen om informatie te communiceren met andere zorgverleners en organisaties, zoals laboratoria, specialisten, medische beeldvormingsfaciliteiten, apotheken, spoedeisende hulp en school- en werkplekklinieken.

Veelgestelde vragen

Referenties

• ware noorden
• wikipedia

Gerelateerde artikelen

1. Praktijkbeheersoftware: definitie en topkeuzes
2. Strategisch risicobeheer: overzicht, plannen, implementatie (+ gratis tips)
3. Strategie voor groeibeleggen: stapsgewijze handleiding voor beginners (+ gratis tips)
4. Het draaiboek van langetermijnbeleggen in aandelen
5. HULPMIDDELEN VOOR PIJNBEHEER: Gids voor hulpmiddelen voor het beheersen en beoordelen van chronische pijn