Een documentrepository is een bestandsopslagsysteem waar gebruikers documenten kunnen opslaan en ophalen. Het biedt gemakkelijke toegang tot bedrijfsinformatie voor alle medewerkers, ongeacht de locatie of afdeling. Documentrepository's stellen organisaties in staat om elk type gegevens op een gemakkelijk toegankelijke manier vast te leggen, te beheren en te delen. Laten we nu eens kijken naar de software voor het opslaan van studentendocumenten en huisdocumenten.
Wat zijn documentopslagplaatsen?
Een documentrepository is een systeem voor het opslaan en beheren van documenten. Het is een plaats waar documenten worden opgeslagen, beheerd en geopend door geautoriseerde gebruikers.
Een typisch voorbeeld van een documentrepository is elk systeem dat bestanden op een of meer locaties opslaat, zoals uw lokale schijf of een luide opslagservice zoals Dropbox. Dit soort applicaties kan door grote organisaties worden gebruikt omdat ze hun workflow gemakkelijker kunnen beheren dan wanneer ze alleen zouden moeten vertrouwen op het e-mailen van individuele bestanden van persoon tot persoon
Er zijn twee primaire typen documentopslagplaatsen: gecentraliseerd (één locatie) en gedistribueerd (meerdere locaties). Gecentraliseerde systemen zijn meestal gemakkelijker voor grotere bedrijven; gedistribueerde systemen zorgen echter voor snellere toegangstijden omdat er meerdere locaties tegelijkertijd beschikbaar zijn - en dit gaat ten koste van de toegenomen complexiteit bij het opzetten van nieuwe afdelingen binnen een organisatie, aangezien elke afdeling zijn eigen aangepaste dashboardinterface (UI) nodig heeft.
SharePoint is een documentopslagplaats, wat betekent dat het wordt gebruikt om documenten op te slaan, te beheren en te delen. SharePoint is oorspronkelijk gebouwd als een DMS (documentbeheersysteem). Het is echter uitgegroeid tot veel meer dan dat.
Dit is een van de belangrijkste manieren waarop u SharePoint kunt gebruiken:
- Een enterprise content management (ECM)-systeem verwijst naar alle verschillende tools en applicaties die door een organisatie worden gebruikt om haar gegevens op te slaan, te beheren en te delen op meerdere platforms, zoals Microsoft Office 365 of Google Drive. Dit omvat zaken als e-mailsystemen zoals Gmail of Outlook; oplossingen voor bestandsopslag zoals Box; communicatie-apps zoals Slack; tools voor videoconferenties zoals Skype voor Bedrijven; sociale mediaplatforms zoals Facebook Messenger enz.
Software voor documentopslag
Voor de doeleinden van ondernemingen en andere organisaties verwijst "software voor documentopslag" naar een reeks hulpmiddelen voor het beheren en delen van documenten.
Bedrijven gebruiken documentopslagplaatsen om documenten op één centrale locatie op te slaan, zodat meerdere mensen er tegelijk toegang toe hebben. Het voordeel van het gebruik van een documentarchief is dat u zich geen zorgen hoeft te maken over wie welk stuk papier of welk bestand op uw bureau heeft - het systeem doet het voor u!
Opslagplaats voor studentendocumenten
Student Document Repository is software die wordt gebruikt om de documenten van studenten op te slaan en te beheren. U kunt dit gebruiken bij het beheren van de documenten van de studenten, zoals hun opdrachten, projecten en toetsen. De Student Document Repository heeft ook een optie waarmee u uw aantekeningen erin kunt plaatsen, zodat u deze kunt raadplegen wanneer dat nodig is.
U moet dit programma op uw computer uitproberen voordat u het aanschaft, want er kunnen problemen zijn met het installatieproces als het niet goed wordt uitgevoerd.
Waarom hebben we een documentarchief nodig?
Een documentrepository is een systeem waarmee u documenten kunt opslaan, ordenen en beheren. U kunt het voor verschillende doeleinden gebruiken, zoals het opslaan en beheren van uw workflows of zelfs het maken van een online portfolio. Er zijn veel voordelen van het gebruik van software voor documentopslag, zoals:
- Makkelijk te gebruiken
- Flexibele opties
- schaalbare
Wat is een gecentraliseerde documentrepository?
Een gecentraliseerde documentrepository is een database waarin documenten worden opgeslagen. Het is het equivalent van een centrale archiefkast, de plek waar u al uw belangrijke bestanden kunt bewaren.
Het idee achter dit type systeem is dat je overal en op elk apparaat toegang hebt tot je documenten - en het maakt niet uit of ze lokaal op je computer zijn opgeslagen of in een cloudgebaseerd opslagsysteem zoals Dropbox of Google Drive (die is eigendom van Alphabet).
Huis Document Repository
House Document Repository (HDR) is een online platform waarmee gebruikers hun documenten kunnen opslaan, ordenen en delen. Iedereen die zijn werk moet bijhouden, kan de software gebruiken.
Het beste van House Document Repository is dat het een eigen zoekmachine heeft, zodat u niet handmatig door al uw bestanden hoeft te bladeren voordat u vindt wat u zoekt. Typ gewoon het woord of de zin en druk vervolgens op enter - het systeem zal alle exemplaren ervan vinden in elk document op uw computer!
Wat is een documentbibliotheek?
Een documentbibliotheek is een verzameling documenten die op een centrale locatie zijn opgeslagen. Om elk type bestand op te slaan, inclusief Word-documenten, PDF's of afbeeldingen, kunt u documentbibliotheken gebruiken.
Een documentbibliotheek is vergelijkbaar met een online archiefkast waarin u uw bestanden opslaat zodat ze toegankelijk zijn vanaf meerdere apparaten en locaties.
Wat is dms op een computer?
Als u nieuw bent in de wereld van documentbeheer, dan is het belangrijk om te begrijpen wat een DMS is. Een documentbeheersysteem (DMS)-software slaat documenten op, haalt ze op en distribueert ze efficiënt.
Het kan door elk type bedrijf worden gebruikt voor het opslaan van documenten zoals agenda's, notulen, enz., behalve dat ze verloren gaan als er een verandering in het topmanagement is of iets anders dat verband houdt met de activiteiten van uw bedrijf.
7 beste hulpmiddelen voor documentopslag
We zitten midden in een digitale transformatie. En terwijl bedrijven op zoek zijn naar nieuwe manieren om hun gegevens te beheren en te beveiligen, wenden ze zich steeds meer tot een hele reeks tools die hen helpen begrijpen hoe hun informatie wordt opgeslagen en gedeeld. Een populaire optie is gedocumenteerde repository-software (DR). Dit is wat u moet weten over de 7 beste DR-tools die momenteel op de markt zijn:
#1. Buiten
Alfresco is een open-source ECM-platform (Enterprise Content Management) dat één enkel, uniform platform biedt voor alle informatie en documenten van uw organisatie.
Met Alfresco kunt u veilig en eenvoudig enorme hoeveelheden gegevens opslaan en beheren. Het maakt het ook gemakkelijk om inhoud te delen tussen teams binnen hetzelfde bedrijf of organisaties in verschillende sectoren.
SharePoint is een documentbeheersysteem, samenwerkingsplatform, contentbeheersysteem en enterprise-zoekmachine die kunnen worden gebruikt voor de opslag van documenten. Het is een effectief hulpmiddel om de gegevens van uw bedrijf op één plek op te slaan.
Het beste van SharePoint is dat u zich geen zorgen hoeft te maken over het onderhouden van meerdere systemen, omdat het één opslagplaats creëert voor al uw belangrijke bestanden. Het op één na beste eraan is de mogelijkheid om informatie met andere gebruikers of collega's te delen via diensten zoals extranet- of intranetportalen, waardoor delen gemakkelijker dan ooit tevoren is!
#3. Nuxeo
Nuxeo is software voor documentbeheer waarmee u oplossingen op maat kunt bouwen. Iedereen die het wil gebruiken, kan het omdat het een open-sourceoplossing is.
Nuxeo is een webgebaseerde applicatie en vereist daarom geen installatie op uw computer of server. Je hebt alleen internettoegang nodig om het platform goed te laten functioneren.
#4. WebXtender
WebXtender is cloudgebaseerde software voor documentbeheer waarmee u documenten kunt maken, beheren en opslaan in een centrale opslagplaats. U kunt het gebruiken voor het opslaan van alle soorten bestanden - van documenten tot afbeeldingen en video's - en ze vervolgens openen vanaf elk apparaat of elke locatie met behulp van de mobiele WebXtender-app. Dit maakt het ideaal voor organisaties met externe medewerkers die vaak reizen of hun gegevens altijd bij de hand willen hebben zonder zich zorgen te hoeven maken over de kosten van back-upopslag.
De applicatie biedt geavanceerde functies voor documentbeheer en samenwerking, waaronder versiebeheer (een functie waarmee gebruikers wijzigingen van anderen kunnen zien), metadata (gegevens over afzonderlijke stukken inhoud), beveiliging (zodat gebruikers alleen privé-items kunnen publiceren) en workflow automatisering zodat taken automatisch worden voltooid wanneer aan bepaalde criteria wordt voldaan (zoals het creëren van een goedkeuringsproces).
#5. OCR
OCR (Optical Character Recognition) is een technologie die afbeeldingen van tekst omzet in bewerkbare tekst. Met OCR kunnen afbeeldingen van documenten, foto's en andere dingen worden omgezet in tekst die kan worden gebruikt.
OCR-software is erg handig voor het archiveren, zoeken en delen van documenten. Het maakt gebruik van optische tekenherkenning (OCR) om woorden in een afbeelding of document om te zetten in bewerkbare tekst.
#6. CustomShow – Software voor zakelijke presentaties
CustomShow is een tool voor zakelijke presentaties waarmee u presentaties, diavoorstellingen en andere inhoud kunt maken en bewerken.
Het is beschikbaar in zowel gratis als betaalde versies. De gratis versie wordt geleverd met beperkte functies, maar biedt genoeg om met het programma aan de slag te gaan. het is door veel klanten gezien als de beste optie voor beginners die net zijn begonnen met het maken van hun presentaties op internet of lokaal op hun computers/laptops/tablets, enz. . Voor degenen die meer functionaliteit willen dan wat beschikbaar is in de gratis versie, kunnen verschillende pakketten worden gekocht tegen verschillende prijzen, afhankelijk van hoe lang (maximaal 2 jaar) u wilt dat uw abonnement duurt voordat u toegang heeft tot alle functies opnieuw wanneer het verloopt (u hebt echter nog steeds toegang tot die tijd).
#7. Clearslide (voorheen SlideRocket)
presentatietool voor het online maken en delen van presentaties. Het werd in 2018 overgenomen door Clearslide, dat een oplossing voor presentatiesoftware aanbiedt met de naam ClearSlide.
Clearslide is een cloudgebaseerde oplossing voor presentatiesoftware waarmee gebruikers enquêtes, quizzen, peilingen, formulieren en dashboards rechtstreeks in hun browservenster kunnen maken. Dit maakt het gemakkelijk voor bedrijven die meer uit hun bezoekers willen halen door boeiende inhoud op webpagina's of bestemmingspagina's te maken zonder extra plug-ins of add-ons op de hostserver van hun website te hoeven installeren.
Samengevat
De beste software voor het opslaan van huis- en studentendocumenten helpt je bij het organiseren van je processen en maakt het voor je team gemakkelijker om samen te werken. Het geeft je ook de mogelijkheid om nieuwe documenten te maken vanuit de applicatie, wat erg handig kan zijn bij het maken van iets nieuws dat constant moet worden bijgewerkt. Bovendien zijn er veel verschillende functies beschikbaar bij elk stuk software dat we vandaag hebben beoordeeld, zoals samenwerkingsmogelijkheden of versiebeheersystemen, zodat iedereen in uw team te allen tijde precies weet wat er aan de hand is!
Veelgestelde vragen over de beste documentenopslagsoftware
Waarom hebben we een documentrepository nodig?
Het gebruik van een documentarchief helpt uw informatie en bestanden te beschermen door uw gegevens te versleutelen.
Wat is elektronisch archiefbeheer ERM?
Gebruikt geautomatiseerde technieken om records te beheren, ongeacht het formaat.
Welk DMS is het beste?
Hieronder staan de 5 beste Document Management Software:
- M-bestanden
- Templafy
- eFileCabinet
- teken nu.
- hightail
Referenties
