Het is moeilijk om gegevensbeveiliging te handhaven wanneer honderden en duizenden documenten regelmatig worden gedeeld, beoordeeld en gemarkeerd. Wanneer een document door meerdere handen gaat, neemt de kans op een inbreuk op de gegevensbeveiliging toe, voornamelijk door menselijke fouten en zwakke cyberbeveiligingssystemen. Dit stelt uiteindelijk uitdagingen voor juridische en compliance-afdelingen in een organisatie.
Het gebruik van virtuele datarooms is een van de meest effectieve manieren om complianceproblemen op te lossen. Dat komt vooral omdat gecertificeerde aanbieders van virtuele datarooms strikt voldoen aan internationale en lokale normen voor gegevensbescherming en cyberbeveiliging.
De discussie van vandaag gaat over hoe online dataroomsoftware helpt bij uw complianceproces. Hier is een korte inleiding tot dataroomsoftware.
Wat is dataroomsoftware?
Dataroomsoftware, ook wel elektronische dataroom genoemd, is een gecertificeerde online gegevensopslag voor het opslaan en beheren van juridische, financiële en bedrijfsdocumenten. Als virtuele datarooms in bredere termen worden gedefinieerd, zijn ze een mix van meerdere technologieën die drie belangrijke bedrijfsgebieden aanspreken.
#1. Gegevens opslag
Alle virtuele dataroomdiensten zijn in wezen documentopslagplaatsen waar alle soorten professionals en bedrijven hun gegevens kunnen opslaan voor tijdelijk of permanent gebruik. Dataroomsoftware gaat echter niet alleen over gegevensopslag: de technologie biedt een complete oplossing voor gegevensbeheer. Dat gezegd hebbende, kunt u documenten delen met andere gebruikers in de dataroom, gegevens organiseren volgens uw behoeften en volledige controle hebben over de gegevensstroom in de gegevensroom.
#2. Online samenwerking
Online datarepository's bieden meestal geen online samenwerkingstools, maar een virtuele dataroom wel. Hoogwaardige elektronische dataroomsoftware beschikt over meerdere samenwerkingstools, waaronder chatberichten, audio- en videoconferentietools, privé- of openbare aantekeningen, groepschats, vraag- en antwoordmodules, gedeelde documenten en live polls.
#3. Projectmanagement en dealmaking
Een groot percentage van het gebruik van virtuele datarooms is afkomstig van deals. Bedrijven, organisaties en andere bedrijven gebruiken regelmatig online dataroomsoftware voor activiteiten zoals rechtszaken, fondsenwerving, vastgoedtransacties, due diligence, beursintroducties, strategische partnerschappen en fusies en overnames.
5 tips voor succesvolle naleving
#1. Definieer wat u wilt opslaan, bewaren en voor hoe lang
Weten wat u moet opslaan, hoe lang u gegevens moet bewaren en hoe u gegevens moet opslaan, is de eerste grote uitdaging voor bedrijven. Dat komt omdat het onnodig opslaan van gegevens een last kan zijn, en een kleine fout kan zeer kostbaar blijken te zijn.
De meest effectieve manier om dit probleem op te lossen is om juridisch advies in te winnen bij het ontwikkelen van een formeel en verdedigbaar beleid voor het bewaren van gegevens voor digitale en papieren gegevens. Zorg ervoor dat het beleid aangeeft welk type gegevens moet worden opgeslagen en voor hoe lang. Het klinkt misschien heel eenvoudig, maar het kan de kans op mislukte audits en onbedoelde openbaarmaking van vertrouwelijke gegevens verkleinen.
Virtuele datarooms helpen niet alleen bij digitaal gegevensbeheer, maar minimaliseren ook de behoefte aan papieren documenten.
#2. Integreer digitale oplossingen in uw datamanagementbeleid
Als u nog steeds vasthoudt aan papieren documentatie, loopt u al risico's. Papieren documenten zijn gemakkelijk te stelen en zijn kwetsbaarder voor natuurrampen. Als u een digitale back-up onderhoudt, voegt u ook meer kosten toe aan uw winst.
In dit geval kan het gebruik van digitale oplossingen zoals virtuele datarooms in uw gegevensbeheersysteem u helpen om twee grote uitdagingen het hoofd te bieden:
- Elimineer of minimaliseer de behoefte aan papieren documenten.
- Verminder onnodige kosten voor gegevensback-up.
Dat komt omdat VDR's gemakkelijk toegankelijk zijn vanaf uw mobiele telefoons of andere draagbare apparaten en dataroomleveranciers houden gratis een back-up van al uw gegevens bij.
#3. Ontwikkel een begin-tot-eind gegevensbeveiliging
Gegevensbeveiliging is een integraal onderdeel en een wettelijke vereiste, vooral voor openbare organisaties en financiële instellingen die te maken hebben met gevoelige klantgegevens. Een begin-tot-eind databeveiligingssysteem is noodzakelijk voor compliance. Dat gezegd hebbende, moet het gegevensbeschermingsproces beginnen bij het vastleggen van gegevens en via het delen van gegevens naar de beschikking gaan.
Dataroomsoftware helpt u van begin tot eind het hoogste beveiligingsniveau te handhaven. U kunt bijvoorbeeld voorkomen dat hackers toegang krijgen tot de dataroom via multi-factor autorisatie en de gegevensstroom regelen met behulp van documenttoegangscontrole. Daarnaast bieden datarooms verschillende document-, toegangs- en infrastructuurbeveiligingsmaatregelen. De belangrijkste zijn end-to-end-codering, omheiningsweergave, redactie, gedetailleerde machtigingen, digitale watermerken en meer.
#4. Blijf op de hoogte van nieuwe regelgeving en beleid
Bedrijfspraktijken evolueren, en dat geldt ook voor nalevings- en regelgevend beleid. Als u de veranderende dynamiek van compliance niet bijhoudt, kunt u te maken krijgen met nadelige gevolgen.
Dit is waar virtuele datarooms het beste zijn vanwege hun strikte naleving van interne en lokale normen voor cyberbeveiliging en gegevensbeheer. De meest voorkomende zijn ISO 27081, ISO 27001, FINRA, AVG, SOC2 en meer.
#5. Bereid due diligence-checklist voor wanneer nodig
Het opstellen van een due diligence-checklist is erg belangrijk in het geval van fusies, overnames, audits, fondsenwerving of beursintroducties. Of het nu gaat om auditing (verplicht voor beursgenoteerde bedrijven) of juridische of financiële due diligence, een due diligence-checklist zorgt ervoor dat u niets overslaat en maakt het accountants of juridische teams gemakkelijker.
Enkele van de beste dataroomproviders voor due diligence bieden kant-en-klare checklists voor due diligence. Ze kunnen worden aangepast aan uw specifieke behoeften of worden gebruikt zoals ze zijn. De bedrijven die due diligence-checklists aanbieden die klaar zijn voor gebruik, zijn onder meer iDeals, DealRoom, Merrill Data-site en vele anderen.
Laatste woorden
Door hoogwaardige oplossingen voor gegevensbeheer in te voeren, een begin-tot-eind mechanisme voor gegevensbeveiliging te ontwikkelen en de wijzigingen in de regelgeving bij te houden, kan naleving van de regelgeving eenvoudiger worden. Een virtuele dataroom kan u helpen met alle bovengenoemde procedures. Volg gewoon onze tips voor het succesvol implementeren van virtuele dataroomsoftware en profiteer van de voordelen van deze technologie voor uw complianceproces!
