VOORRAADBEHEERSYSTEEM: wat het is, hoe het te verbeteren en de beste software

Voorraadbeheersysteem
Afbeeldingsbron: referentie voor bedrijven
Inhoudsopgave Verbergen
  1. Wat is voorraadbeheer?
    1. Wat zijn de 4 soorten voorraadbeheer?
    2. #1. Economische bestelhoeveelheid (EOQ)
    3. #2. Door leveranciers beheerde inventaris (VMI)
    4. #3. Just-in-time (JIT)
    5. #4. Fifo (eerst binnen, eerst uit)
  2. Wat zijn de 3 belangrijkste technieken voor voorraadbeheer?
    1. #1. De Pull-strategie
    2. #2. Just-In-Time (JIT)-methode
    3. #3. De push-strategie 
  3. Waarom voorraadbeheer belangrijk is?
    1. #1. Houdt nauwkeurig de score bij
    2. #2. Vergemakkelijkt een gezond oordeel in voorraadbeheer
    3. #3. Minimaliseert afschrijvingen
    4. #4. Zorgt ervoor dat u genoeg voorraad heeft om aan de vraag te voldoen
  4. Voorraadbeheersysteem
    1. Wat is voorraadbeheersysteem?
    2. Kenmerken van het voorraadbeheersysteem
  5. Hoe werkt het voorraadbeheersysteem?
  6. Soorten voorraadbeheersystemen
    1. #1. Periodiek voorraadbeheersysteem
    2. #2. Systeem voor eeuwigdurend voorraadbeheer
  7. Voorraadbeheersysteemsoftware
    1. Voorraadbeheersysteemsoftware kiezen
  8. Overzicht van de beste voorraadbeheersysteemsoftware
    1. #1. VeiligheidCultuur 
    2. #2. gesorteerd
    3. #3. NetSuite
    4. #4. activeren 
    5. #5. Cin7
  9. Systeemvereisten voor voorraadbeheer
    1. #1. Voorraadbeheer
    2. #2. Voorraad bijhouden
    3. #3. Beheer van overboekingen
    4. #4. Inkoop
    5. # 5. Levering
    6. #6. Inzet
    7. #7. Mobiele ondersteuning
  10. Wat is het meest voorkomende voorraadbeheersysteem?
  11. Voorraadbeheersysteem voor kleine bedrijven
    1. Overzicht van het beste voorraadbeheersysteem voor kleine bedrijven
    2. #2. Zoho-inventaris
  12. Conclusie
  13. Veelgestelde vragen over het voorraadbeheersysteem
  14. Wat is de gouden regel van voorraadbeheer?
  15. Wat is een voorbeeld van een voorraadbeheersysteem?
  16. Vergelijkbare artikelen
  17. Referentie

Het is verleidelijk om zoveel mogelijk voorraad op te slaan om aan de vraag van de klant te voldoen. Het spreekt echter voor zich dat eenvoud niet noodzakelijkerwijs de sleutel tot succes is. Bij het runnen van een online winkel is het beheren van uw voorraad essentieel. Het op het juiste moment beschikbaar hebben van de juiste hoeveelheid voorraad is essentieel om aan de behoeften van de consument te voldoen, en dit kan alleen worden bereikt door zorgvuldig voorraadbeheer. Lagere kosten van verkochte goederen dankzij een nauwkeurig voorraadbeheersysteem en meer verkopen dankzij een kant-en-klare voorraad zijn twee manieren om de winst van uw bedrijf te verbeteren. U kunt tijd en moeite besparen door voorraadbeheer te gebruiken door een voorraadbeheersysteem te gebruiken. Dit artikel behandelt de basisprincipes van voorraadbeheer voor kleine bedrijven, inclusief de benodigde systeemsoftware en vereisten.

Het concept van voorraadbeheer moet echter worden begrepen voordat u verder gaat met het voorraadbeheersysteem.

Wat is voorraadbeheer?

Voorraadbeheer, ook wel voorraadbeheer genoemd, is het optimaliseren van de voorraadniveaus in een magazijn of magazijnen om de voorraadopslagkosten te stabiliseren en tegelijkertijd voldoende voorraad aan te houden om aan de vraag van de klant te voldoen.

Bovendien kan effectief voorraadbeheer, mits correct uitgevoerd, logistieke kosten besparen en ervoor zorgen dat u altijd net voldoende product bij de hand heeft. Je hebt toegang nodig tot tools en data om betere voorspellingen te doen over vraag en aanbod om de voorraad te reguleren. 

Wat zijn de 4 soorten voorraadbeheer?

Zelfs als het onmogelijk is om precies te weten hoeveel voorraad u bij de hand moet hebben of wanneer u moet bijbestellen, kunt u bepaalde beproefde technieken toepassen om uw prognoses te verbeteren. Deze strategieën zijn gericht op aanpassingsvermogen, precisie en optimale voorraadniveaus.

De meeste online retailers gebruiken de volgende strategieën voor voorraadbeheer:

#1. Economische bestelhoeveelheid (EOQ)

Als u de kosten wilt minimaliseren en de opslagruimte wilt maximaliseren, kan de methode van de economische bestelhoeveelheid (EOQ) u helpen bepalen hoeveel u bij de fabrikant moet bestellen.

Deze strategie, die soms 'optimale partijgrootte' wordt genoemd, kan nuttig zijn om te bepalen hoe stockouts kunnen worden voorkomen, hoeveel buffervoorraad moet worden aangehouden en wanneer nieuwe voorraadorders moeten worden geplaatst.

Voorraadkosten, jaarlijkse vraag en de prijs van bestellingen zijn de drie factoren waarop EOQ is gebouwd. Daarnaast kunt u onze EOQ-calculator zelf uitproberen door hier te klikken. 

#2. Door leveranciers beheerde inventaris (VMI)

Het inschakelen van een derde partij voor het afhandelen van bestellingen en het aanvullen van de voorraad vormt de kern van de VMI-strategie. De verkoper neemt de verantwoordelijkheid op zich voor het beheer en de eigendom van de voorraad die wordt gebruikt in de online detailhandel, samen met eventuele aansprakelijkheden die daaruit kunnen voortvloeien. 

Met deze strategie kunt u een onverkocht product teruggeven aan de verkoper en er pas voor betalen als het is verkocht. Hierdoor kunnen bedrijven een derde partij inhuren om namens hen het voorraadbeheer uit te voeren. 

#3. Just-in-time (JIT)

De Just-in-Time (JIT) voorraadstrategie is het verwerven van net genoeg voorraad om aan de huidige klantbehoeften te voldoen, plus genoeg extra om de voorraad snel aan te vullen voor de volgende golf van bestellingen.

Deze strategie van voorraadbeheer is gericht op het minimaliseren van overheadkosten en het maximaliseren van productiviteit en winstgevendheid door alleen de items te kopen die snel zullen verkopen. 

Deze aanpak heeft voordelen, maar heeft ook een aantal grote nadelen. Als een e-commercebedrijf de JIT-aanpak wil gebruiken, moet het de vraag van de klant goed kunnen voorspellen en in realtime toegang hebben tot de huidige voorraadniveaus.

#4. Fifo (eerst binnen, eerst uit)

Bij het volgen van het FIFO-systeem moeten goederen het magazijn verlaten in de volgorde waarin ze zijn ontvangen. Ongeacht schommelingen in leveranciersprijzen, vereenvoudigt dit het proces van het bepalen van de kosten en waarde van beschikbare voorraad.

Dit systeem geeft prioriteit aan de verkoop van producten met de langste tijd vanaf hun productie of ontvangst. 

Hoewel FIFO ervoor zorgt dat onverkochte voorraad aan het einde van het fiscale jaar geen effect heeft op COGS, kan dit leiden tot fouten in de voorraadadministratie. Bovendien zijn er geen fiscale voordelen aan verbonden. 

Wat zijn de 3 belangrijkste technieken voor voorraadbeheer?

Het spreekt voor zich dat een van de belangrijkste onderdelen van het runnen van een succesvol bedrijf het bijhouden van uw voorraad is. Het handhaven van een gestage verkoop vereist het bijhouden van populaire items en het bijhouden van schommelingen in de markt. Genoeg van een item bij de hand hebben wanneer je het het meest nodig hebt, is de sleutel om een ​​tekort te voorkomen. Technologische vooruitgang zorgt voor meer toegankelijkheid tot inventaris.

Bedrijven moeten bekend zijn met de drie primaire benaderingen van voorraadbeheer. Door meer te weten te komen over deze technieken, kunt u kiezen welke het beste zijn voor uw bedrijf op een bepaald moment.

#1. De Pull-strategie

Bij de pull-techniek wordt achteruit gewerkt vanuit de behoefte van de consument. Dit vereist ook dat aan de behoeften van consumenten wordt voldaan op het moment dat ze die behoeften uiten. Marktonderzoek kan worden bijgewerkt, prognoses kunnen worden verfijnd en inzichten in de wensen en behoeften van klanten kunnen in realtime worden verzameld, wat allemaal toekomstige acties kan stimuleren.

Het ontbreken van een voldoende aanbod van een product of het falen van reclame om het bewustzijn van de consument te vergroten, zouden als negatieve aspecten worden beschouwd.

#2. Just-In-Time (JIT)-methode

Hoewel de JIT-benadering is ontworpen om voorraad te verminderen, kan deze ook worden toegepast op andere onderdelen van een bedrijf. Om dit doel te bereiken, is het noodzakelijk om snel precies te produceren wat op een bepaald moment nodig is. Daarom is het zo belangrijk voor bedrijven om relaties met hun leveranciers en consumenten op te bouwen die voor beide partijen voordelig zijn.

Voordelen zijn onder meer een betere cashflow omdat er minder geld werd geïnvesteerd in aandelen die nooit zouden worden verkocht en lagere voorraadkosten omdat er minder opslagruimte nodig was.

#3. De push-strategie 

Het fundamentele principe van de Push-benadering is de overtuiging dat u uw goederen zo breed mogelijk moet verspreiden (vandaar de naam "Push"). Het einddoel van een push-systeem is het distribueren van opgeslagen goederen naar consumenten. De kosten kunnen worden verlaagd door niet te veel voorraad bij de hand te houden, en zonder veel contant geld bij de hand te hebben, is de kans kleiner dat dingen worden beschadigd tijdens opslag.

Het potentieel voor negatieve resultaten, zoals lage verkopen of de plotselinge impopulariteit van een product, is altijd aanwezig. Bedrijven met een goed begrip van de voorkeuren van klanten en het vermogen om op hun behoeften te anticiperen, hebben de meeste kans op succes met deze tactiek.

Waarom voorraadbeheer belangrijk is?

Voorraadbeheer dat goed werkt, bespaart geld, maakt kapitaal vrij, verbetert de opslag en zorgt voor tevreden consumenten. Enkele van de voordelen die het beheer van voorraden met zich meebrengt voor online winkels, worden hieronder vermeld.

#1. Houdt nauwkeurig de score bij

Nauwkeurige kennis van wat er op voorraad is, wordt mogelijk gemaakt door software voor voorraadbeheer. De meest efficiënte methode is het gebruik van een digitaal inventarisatiesysteem dat gebruikmaakt van barcodescanningtechnologie om de toevoeging van nieuwe voorraad en het ophalen van elke voor een bestelling gepickte eenheid te registreren. Dit maakt onmiddellijke rapportage van voorraadvoorraadniveaus mogelijk.

#2. Vergemakkelijkt een gezond oordeel in voorraadbeheer

Het beheren van de voorraad vereist meer dan alleen het bijhouden van een telling. Het houdt ook rekening met de voorraadomzet of de snelheid waarmee voorraad wordt verkocht en aangevuld gedurende een bepaald tijdsbestek. Aangezien de verkoop waarschijnlijk niet perfect lineair verloopt, moet u trends in de loop van de tijd volgen en uw bestelling dienovereenkomstig aanpassen.

Om vertragingen te voorkomen, operaties te versnellen, trage of achterhaalde producten op te sporen en leveranciers te beoordelen, vergemakkelijkt voorraadbeheer de communicatie tussen de stroomopwaartse (inkoop en productie) en stroomafwaartse (verkoop en productvraag) stadia van de toeleveringsketen.

#3. Minimaliseert afschrijvingen

Voorraadadministratie, of bijhouden hoeveel geld is verdiend of verloren door verkopen, wordt rechtstreeks beïnvloed door voorraadbeheer. Verspilling verminderen, voorraadwaardering vereenvoudigen en uw bedrijfsresultaten verbeteren: dit zijn slechts enkele van de voordelen van goed voorraadbeheer die voorkomen dat u een waardevermindering op onverkoopbare goederen moet nemen.

#4. Zorgt ervoor dat u genoeg voorraad heeft om aan de vraag te voldoen

Als het goed wordt gedaan, zou voorraadbeheer u in staat moeten stellen om net genoeg voorraad in uw magazijn(en) aan te houden om aan de vraag van de klant te voldoen zonder overbevoorrading. Als u niet te laat wilt zijn met bestellingen of klanten wilt laten wachten, is dit hoeveel extra u als veiligheidsvoorraad bij de hand moet hebben.

Vraagprognoses en voorraadbeheer zorgen er samen voor dat u nooit zonder voorraad van een product komt te zitten en nooit de gevreesde "niet op voorraad"-verklaring op uw website hoeft te plaatsen.

Voorraadbeheersysteem

De voorraadniveaus van een bedrijf moeten worden geoptimaliseerd, zodat ze geen geld verliezen of klanten boos maken door constant geen voorraad meer te hebben. Een voorraadbeheersysteem wordt gebruikt om de delicate evenwichtsoefening tussen te veel en te weinig voorraad bij de hand te houden. Een voorbeeld van een databaseprogramma is een voorraadbeheersysteem. Er is een overvloed aan kant-en-klare opties voor software voor voorraadbeheer.

Een op maat gemaakt databasesysteem kan echter de kosten waard zijn als de organisatie extreem grote en complexe voorraden moet beheren. En als je gewoon met een paar SKU's te maken hebt, is een handmatig beheerde spreadsheet misschien alles wat je nodig hebt.

Wat is voorraadbeheersysteem?

Een voorraadbeheersysteem, ook wel een voorraadbeheersysteem genoemd, bevat alle functies die nodig zijn voor het beheren en onderhouden van voorraadniveaus. Het moet alles omvatten, van voorraadinvoer, verzending, ontvangst en herbestelling tot productaankoop, tracking en omzet.

Het handmatig vastleggen van informatie in een stockboek, op stockkaarten of in spreadsheets is echter het meest fundamentele handmatige systeem. Dit kan voldoende zijn voor een klein bedrijf dat net van de grond komt, maar het zal de expansie niet kunnen bijhouden. Hiervoor is een geautomatiseerd voorraadbeheersysteem vereist.

Tegenwoordig maken zelfs grote en kleine bedrijven gebruik van geautomatiseerde voorraadbeheersystemen. Ongetwijfeld zijn er nog steeds veel winkels, fabrieken en andere ondernemingen die hun voorraad handmatig bijhouden. De investering in een elektronisch voorraadbeheersysteem kan voor sommige kleine bedrijven, zoals gemakswinkels, schoenenwinkels of kinderdagverblijven, inderdaad een lichtzinnig gebruik van kapitaal zijn. Maar voor sommige bedrijven, vooral die in sectoren met een hoge omzet van grondstoffen en/of voltooide producten, zijn geautomatiseerde volgsystemen een integraal onderdeel geworden van de bedrijfsstrategie om de productiviteit te verhogen en concurrerend te blijven. 

Bovendien heeft de recente vooruitgang van robuuste computersystemen die kunnen voldoen aan een breed scala aan archiveringsbehoeften, waaronder voorraadbeheer, in één geïntegreerd systeem, ook geleid tot de stijgende populariteit van keuzes voor elektronisch voorraadbeheer.

Kenmerken van het voorraadbeheersysteem

De belangrijkste kenmerken van een voorraadbeheersysteem worden hieronder beschreven. U weet precies waar u op moet letten als u rondkijkt, of u nu nieuw bent op de markt of uw huidige oplossing voor voorraadbeheer wilt verbeteren. 

#1. Breng de juiste bevelsrangen tot stand

Structuur brengt hiërarchie tot stand. Door de handelingen van bepaalde medewerkers binnen een stuk software te beperken, voorkom je dat de draden per ongeluk elkaar kruisen. Dubbele bestellingen zijn hierdoor minder waarschijnlijk.

Het is verleidelijk om iedereen mee te laten doen met de actie terwijl je projectmanagementsoftware gebruikt. Onbeperkte toegang kan handig zijn, en het kan zelfs eenvoudiger zijn met slechts twee of drie medewerkers. 

Als echter meer dan vijf mensen toegang tot de software nodig hebben, kan het onhandelbaar worden als er niet voldoende training wordt gegeven. Het is verstandig om gezagsniveaus in te stellen met specifieke managers en leidinggevenden die de leiding hebben over elk niveau. 

"Te veel koks bederven de bouillon" (of is het "te veel loodgieters verdraaien de leidingen") is een veelgehoord gezegde. In beide gevallen maakt het gebruik van software het delegeren van bevoegdheden noodzakelijk.

Zonder machtigingen is voorraadbeheer hetzelfde als proberen dit te doen met pen en papier. 

Meerdere autoriteitsniveaus verbeteren de training. Het vereenvoudigt het leren van software en hardware. Zeker als ze net beginnen met jouw bedrijf. Bovendien moet men moeite doen om het juiste gereedschapsgebruik te leren. Werknemers hebben misschien niet altijd een natuurlijk begrip van de procedures van uw bedrijf. Limieten helpen ervoor te zorgen dat de voorraad efficiënt wordt beheerd door alle teamleden. 

Het is van vitaal belang om te onthouden dat de rangen van autoriteit flexibel zijn.

Hierdoor kunt u een basis leggen die stevig genoeg is om leren en werken te ondersteunen, maar toch kneedbaar genoeg om veranderingen op te vangen naarmate het bedrijf evolueert en de werknemers ervaring opdoen. Het is ook handig in het dagelijks leven. Als een manager ziek is of op reis is, kan hij bevoegdheden delegeren en intrekken.

Uw team is beter in staat om essentiële componenten en personeelsbehoeften te beheren door bevoegdheden te delegeren. Orders kunnen eenvoudig worden beheerd en het bedrijf kan onaangename en kostbare schokken voorkomen.

#2. Gebruik de ingebouwde streepjescodelezer van het apparaat

Fysiekheid is ook aanwezig in het proces van voorraadbeheer.

Hoewel het mogelijk is om de vereiste componenten naar u te laten verzenden, zal het altijd individueel werk vergen om componenten te loggen en toe te voegen aan een voorraad-/inventarisdatabase nadat ze zijn ontvangen. 

Integraal in de meeste moderne voorraadbeheersystemen is het gebruik van barcodescanners. En dan is er de kwestie van het fysiek vervoeren naar hun laatste rustplaats in een magazijn, opslagruimte of transportvoertuigen. De mogelijkheid hebben om gegevensinvoer te versnellen, kan een uitkomst zijn, zelfs als gespecialiseerde voorraadsoftware u niet helpt de onderdelen over te dragen die u nodig hebt. Barcodescanning is hiervoor handig.

Voorraadbeheer wordt vereenvoudigd door het gebruik van een barcodescanner, zoals die afgebeeld in de bovenstaande afbeelding, of een scanner geïntegreerd in een mobiel apparaat.

Bovendien is het scannen van streepjescodes een integraal onderdeel van elk effectief voorraadbeheersysteem.

Het bijhouden van uw inventaris in een digitaal archief is een enorme tijdsbesparing bij het gebruik van barcodesoftware voor voorraadbeheer.

Dit pakket kan de snelheid waarmee gebruikers gegevens invoeren alleen maar verbeteren. De magazijnbeheerder kan eenvoudig alle geleverde onderdelen scannen en loggen binnen enkele minuten wanneer ze bij de leverancier aankomen. Dit stelt hen in staat om informatie samen te voegen met de aandelencategorieën die u hebt ingevoerd.

Barcodescanning zorgt voor nauwkeurig, real-time voorraadbeheer. Het kan door iedereen worden gezien, ongeacht waar de componenten naartoe worden gestuurd of waar ze uiteindelijk terechtkomen.

#3. Online back-up- en opslagservices

De technici van uw bedrijf zijn mobieler als ze vanaf elke locatie toegang hebben tot voorraadgegevens. Ze kunnen de componenten vinden die ze nodig hebben, of ze nu onderweg zijn of thuis aan hun bureau. 

Door cloud computing is wachten geen probleem meer.

Het is nu meer dan ooit van cruciaal belang dat uw team de middelen heeft om hun taken effectief uit te voeren vanaf elke locatie. Dit is vooral handig voor tijdgevoelige taken en last-minute planning dankzij cloudgebaseerde technologieën.  

#4. Automatische leveranciersintegratie

Integratie met externe leveranciers en leveranciers is een waardevolle troef in elk voorraadbeheersysteem. De interacties van een bedrijf met zijn leveranciers kunnen enorm profiteren van dergelijke koppelingen.

Bij het bestellen van materialen en het invullen van inkooporders heb je onvermijdelijk veel contact met leveranciers. Daarom is het zo belangrijk dat deze uitwisselingen exact, leerzaam en duidelijk zijn, hoe dwaas dat ook mag klinken.

Het is een goede optie om na te denken of de voorraad bijna op is of als je helemaal op bent. Met deze tools kan uw team snel en eenvoudig inkooporders plaatsen bij leveranciers voor de benodigde voorraden.

De tijd die wordt bespaard door automatisering te gebruiken om een ​​PO te genereren in plaats van er een met de hand in te typen, is aanzienlijk. Garanderen:

  • Voor elke klus kunt u altijd de benodigde materialen vinden.
  • Het benodigde papierwerk is snel geregeld. 
  • Bijhouden wat je hebt gekocht en wanneer is een fluitje van een cent met behulp van de bestelgeschiedenis.

Nauw contact onderhouden met uw leveranciers is cruciaal als u een positieve werkrelatie met hen wilt onderhouden. Bovendien leert het u hoe u geld kunt beheren en de financiële stroom kunt analyseren. 

Als uw proces soepel verloopt, hoeft u zich geen zorgen te maken dat uw technici zonder de benodigde materialen komen te zitten. Of dat u in een alarmerend tempo geld verliest. Teams kunnen hun percentage succesvolle reparaties bij de eerste poging gemakkelijker verhogen, wat op zijn beurt de klanttevredenheid verhoogt.

Hoe werkt het voorraadbeheersysteem?

Om hun voorraad beter te beheren, kunnen bedrijven gebruik maken van de vele functies die beschikbaar zijn in voorraadbeheersystemen en apps. Streepjescodes en voorraadbeheersystemen vormen de ruggengraat van de meeste moderne voorraadbeheersystemen, waarbij alle relevante gegevens over de voorraad in een gecentraliseerde database worden bewaard. Barcodelabels worden gebruikt om de voorraad bij te houden en kunnen in een computer worden gescand om details te geven zoals de prijs van het artikel, de beschikbare hoeveelheid, waar het zich in het magazijn bevindt en meer.

Met de beste software voor voorraadbeheer kunnen gebruikers echter de voorraadniveaus volgen terwijl ze van de ene locatie naar de andere reizen binnen hetzelfde gebouw of door andere gebouwen. Sommige apps voor het bijhouden van aandelen zijn alleen beschikbaar op mobiele apparaten, terwijl andere ook desktop-tegenhangers bevatten, zodat de voorraad vanaf elke computer kan worden gevolgd. Magazijnbeheerders kunnen kiezen uit verschillende software voor voorraadbeheer die is ontwikkeld met het oog op hun behoeften. Als u op zoek bent naar een app voor voorraadbeheer, houd dan rekening met de unieke eisen van uw bedrijf. Dit omvat functies zoals waarschuwingen voor wanneer een aandeel onder een bepaald niveau zakt, automatisch opnieuw ordenen en gegevensanalyse en rapportage die kunnen worden gebruikt voor zaken als prognoses.

Soorten voorraadbeheersystemen

Na een overzicht van voorraad en de functie van een voorraadbeheersysteem, gaan we verder met een bespreking van de twee belangrijkste typen van dergelijke systemen.

#1. Periodiek voorraadbeheersysteem

In tegenstelling tot reguliere trackingmethoden geven periodieke inventarisatiesystemen alleen inzicht in de voorraad aan het begin en einde van een vooraf bepaald tijdsbestek. Fysieke tellingen vormen de ruggengraat van een dergelijk voorraadbeheersysteem. Bij inventarisatie wordt het resterende bedrag op de inkooprekening overgeboekt naar de inventarisrekening en aangepast om de kosten van de uiteindelijke inventaris weer te geven. Begininventaris is de eindinventaris van de voorgaande periode, dus het is niet relevant of een organisatie LIFO, FIFO of een ander mechanisme gebruikt om de kosten van het beëindigen van de inventaris te bepalen.

Verder heeft een periodiek voorraadbeheersysteem enkele nadelen. Ten eerste worden routinematige bedrijfsactiviteiten aanzienlijk verstoord tijdens fysieke voorraadtellingen. Daarom kan het personeel door de beperkte tijd haastig fysieke tellingen uitvoeren. Vanwege het gebrek aan constante monitoring, is de kans op fouten en diefstal groter in periodieke inventarissystemen die geen inventaristrackers gebruiken. Naarmate de tijd verstrijkt tussen voorraadtellingen in een periodiek systeem, wordt het een grotere uitdaging om de oorzaak van voorraadverschillen te achterhalen. Een periodiek voorraadbeheersysteem vergt veel handwerk en is daarom meer geschikt voor kleinere organisaties.

#2. Systeem voor eeuwigdurend voorraadbeheer

In een permanent voorraadbeheersysteem worden objecten gevolgd wanneer ze worden toegevoegd aan en verwijderd uit de voorraad, van de ene locatie naar de andere, door medewerkers die ze verzamelen, en wanneer ze worden afgevoerd. Er zijn bedrijven die systemen voor permanente inventarisatie gebruiken vanwege de nauwkeurigheid van hun gegevens en het feit dat ze minder fysieke tellingen nodig hebben. Wanneer correct beheerd, bieden permanente inventarissystemen ook consistente nauwkeurigheid bij het volgen van inventaris. 

In combinatie met magazijninventaris - een database met voorraadaantallen en opslaglocaties die in realtime worden bijgewerkt door magazijnmedewerkers met behulp van barcodescanners - blinkt dit type voorraadbeheersysteem uit. Mobiele apps zijn een vorm van een eeuwigdurend voorraadbeheersysteem.

Bovendien is een Perpetual voorraadbeheersysteem niet zonder problemen. Om te beginnen zijn de implementatiekosten hoger dan nodig omdat deze systemen niet handmatig kunnen worden onderhouden en speciale hardware en software vereisen, wat een probleem is voor bedrijven met verschillende locaties of magazijnen. Systemen voor eeuwigdurende voorraad vereisen regelmatig onderhoud en updates, wat aanzienlijke kosten voor het systeem kan veroorzaken. Aangezien gebruikers van permanente inventarisatie niet regelmatig fysieke inventaristellingen uitvoeren, wat zelfs belangrijk is bij het gebruik van inventaristrackers, bestaat het risico dat de geregistreerde inventaris na verloop van tijd de werkelijke inventaris niet nauwkeurig weergeeft. Bijgevolg komen de geregistreerde inventarisgegevens niet overeen met de werkelijke inventaristellingen vanwege onnauwkeurigheden, gestolen items en onjuist gescande objecten.

Voorraadbeheersysteemsoftware

Om bij te houden hoeveel van elk product een bedrijf op een bepaald moment in voorraad heeft, is voorraadbeheersysteemsoftware belangrijk. Inkopen, leveranciers beoordelen, behoeften voorspellen, bestellingen optimaliseren en vele andere processen kunnen allemaal worden beheerd met behulp van software voor voorraadbeheer.

Bovendien zijn de flexibiliteit en volledigheid van voorraadbeheersysteemsoftware onmisbaar in een op productie gebaseerd bedrijf. Tot deze opties behoren mogelijkheden zoals projecties op voorraadniveau, het volgen van bedrijfsmiddelen, databases op voorraadniveau en records op voorraadniveau.

Het voorraadbeheersysteem van een bedrijf kan van invloed zijn op elk facet van de bedrijfsvoering, van het leveren van nauwkeurige productgegevens tot het helpen van verkoopteams om u het inzicht te geven dat u nodig hebt om inefficiënte interne procedures te moderniseren. Bedrijven kunnen profiteren van het identificeren en elimineren van knelpunten in de productie en verzending met behulp van voorraadbeheersysteemsoftware. Lees ook INVENTARISBEHEER & SYSTEEM: Best Practices.

Bovendien zijn magazijnbeheer en barcodemogelijkheden gebruikelijk in software voor voorraadbeheer, waardoor klanten een uitgebreide tool hebben om hun voorraad te beheren. Integratie met software voor magazijnbeheer, streepjescodes en boekhouding is een veelvoorkomend kenmerk van een voorraadbeheersysteem dat geen uitgebreide reeks hulpmiddelen voor voorraadbeheer heeft.

Er zijn enkele vereisten voor producten die moeten worden opgenomen in Voorraadbeheer.

  • Neem één locatie op voor het bijhouden van de voorraad
  • Om alles in de gaten te houden, is het gebruik van streepjescodes of RFID-scanners vereist.
  • Geef ons een manier om voorraadniveaus te voorspellen

Voorraadbeheersysteemsoftware kiezen

Als u weet waarnaar u moet zoeken in een voorraadbeheersysteem, kunt u het juiste programma voor uw bedrijf kiezen.

Bespreek uw behoeften met het juiste personeel in uw bedrijf en stel een lijst samen met onmisbare functies. Mogelijke componenten zijn als volgt:

  • Acceptatie van een aantal verschillende valuta's
  • Capaciteit om een ​​aantal opslagfaciliteiten te beschermen
  • Kan meegroeien met uw bedrijf
  • Behoud van serie-/batchnummers
  • Zorg voor gelijktijdig gebruik door veel mensen.

Bovendien is cloudgebaseerde systeemsoftware voor voorraadbeheer een must-have voor elk klein groeiend bedrijf. Uw bedrijf in de cloud laten hosten heeft verschillende voordelen. 

Overzicht van de beste voorraadbeheersysteemsoftware

Hier is de beste software voor voorraadbeheer.

#1. VeiligheidCultuur 

SafetyCulture is veelzijdige software voor voorraadbeheer die door zowel kleine als grote bedrijven kan worden gebruikt. Deze systeemsoftware biedt een uitgebreide digitale toolkit die gestroomlijnde processen mogelijk maakt, wat uiteindelijk leidt tot een beter voorraadbeheer. Dit platform kan worden aangepast om te voldoen aan de specifieke vereisten van elk formaat detailhandel-, productie-, distributie- of opslagbedrijf.

Vereenvoudig de invoer en inspectie van uw inventarisgegevens met QR- of streepjescodes in plaats van goederen handmatig in een grootboek te registreren. Maak vervolgens gebruik van de technologie voor het volgen van activa van de app om de locatie, toestand en beschikbaarheid van activa in de opslagfaciliteit bij te houden. Bovendien wordt de informatie die u verzamelt opgeslagen in een gecentraliseerde database, waardoor het mogelijk is om de voorraadniveaus vanaf elke computer of elk mobiel apparaat te volgen.

Kenmerken

  • In-magazijnvoorraadbeheer vergemakkelijkt door vereenvoudigde activatracering en geolocatietechnologieën
  • Maak en lees streepjescodes en QR-codes om productinformatie op te slaan, inclusief fabricage- en gebruiksdatums, productcodes en serienummers
  • Formulieren voor controle van de voorraadconditie die kunnen worden aangepast aan uw behoeften
  • Meldingen en stappen die automatisch moeten worden genomen om aan verzoeken te voldoen, kapotte of vervallen voorraad te vervangen en uitgeputte schappen aan te vullen.
  • Opslagfaciliteiten uitgerust met klimaatbeheersing en sensortechnologie om bederfelijke goederen te bewaren.

#2. gesorteerd

Sortly biedt tools voor volledig voorraadbeheer die zowel gebruiksvriendelijk als krachtig zijn. Met deze eenvoudige software voor voorraadbeheer kunt u uw eigen streepjescodes en QR-codes maken om uw voorraadniveaus beter te bekijken en te volgen. Gebruik deze betrouwbare voorraadoplossing om aan de eisen van uw klanten te voldoen.

Kenmerken

  • Aangepaste notities en tags voor het organiseren van voorraadartikelen
  • Toegangscontroles en beperkte machtigingen
  • Dashboard en activiteitenrapporten
  • Aangepaste QR-codes en labels
  • In-app barcode- en QR-codescanner

#3. NetSuite

NetSuite is software voor het beheer van de toeleveringsketen die wordt gebruikt voor voorraadbeheer en de automatisering van gerelateerde activiteiten. Een gecentraliseerd systeem stelt bedrijven in staat om voorraadniveaus te bewaken, de vraag van klanten te voorspellen en de meest efficiënte wijze van bevoorrading te bepalen. Bovendien kan NetSuite eenvoudig worden geïntegreerd met uw bestaande back-endsoftware, zodat u al uw financiële en operationele gegevens op één plek kunt bewaren.

Kenmerken

  • Procure-to-Pay inkooptools
  • Voorraad op meerdere locaties en orderafhandeling
  • Voorraadzichtbaarheid in realtime
  • Mogelijkheden voor het tellen van cycli

#4. activeren 

Voor groothandels van elke omvang heeft Acctivate digitale oplossingen. Automatisering van inkooporders, het volgen van serienummers en real-time voorraadzichtbaarheid zijn slechts enkele van de slimme oplossingen die helpen bij het versnellen van productdistributie-inventarissen via tal van kanalen. Door routinematige magazijntaken uit te voeren, kan deze software voor voorraadbeheer uw organisatie helpen uitbreiden.  

Kenmerken

  • Realtime voorraadzichtbaarheid
  • Automatiseringstools bestellen en opnieuw bestellen
  • Magazijnbeheer
  • Traceerbaarheid van lot- en serienummers
  • Verkoop via meerdere kanalen en orderafhandeling
  • Landelijke kosten

#5. Cin7

Bedrijven die zowel B2B- als B2C-verkopen uitvoeren, kunnen profiteren van de voorraadoplossingen van Cin7. Houd voorraad, bestellingen, distributie en rapportage bij vanuit één enkele interface. Integraties met boekhouding, logistiek van derden en online marktplaatsen zijn ook mogelijk met deze software voor voorraadbeheer.

Kenmerken

  • Rapporten en inzichten
  • Automatiseringsbots en workflows
  • Aangepaste voorraadvelden en aanpassingen
  • Voorraad bijhouden en controles
  • Voorraaddocumentatie via mobiel apparaat

Systeemvereisten voor voorraadbeheer

Enkele van de meest cruciale vereisten en kenmerken van een voorraadbeheersysteem worden hieronder in detail beschreven:

#1. Voorraadbeheer

De basisfunctionaliteit van elk voorraadbeheersysteem is het beheren van de voorraad, maar daarnaast zijn hier enkele voordelen die u kunt verwachten.

Voorraadniveaus, productgeschiedenis en andere voorraadstatistieken en -specificaties zijn allemaal toegankelijk vanaf een gecentraliseerde locatie. Gegevenssilo's kunnen worden vernietigd door gegevens te synchroniseren en leveranciers gezamenlijk te inventariseren.

Als het gaat om het onderhouden van productieve zakelijke partnerschappen, is door leveranciers beheerde inventaris (VMI) de juiste keuze.

Ook automatische tekortmeldingen kunnen voor u interessant zijn, zodat u eventuele problemen direct kunt aanpakken. Negeer voorraadproblemen niet totdat de telefoon niet stopt met rinkelen.

De alerts en rapportages geven de vrijheid en doorlooptijd om met deze situaties om te gaan. Daarnaast is een voorraadbeheersysteem een ​​cruciaal onderdeel van het lanceren van een succesvolle webshop.

#2. Voorraad bijhouden

Voorraadtracering is cruciaal in elke fase, van het vaststellen van een juiste waardering tot het tellen van de omzet en het verkrijgen van toegang tot up-to-date voorraadniveaus en hun locaties. Serienummers, RFID-tags, streepjescodes en andere identificatoren kunnen door verschillende systemen worden gebruikt om de voorraad in de gaten te houden.

Daarnaast zijn ordersynchronisatie, zichtbaarheid van de productlevenscyclus, het volgen van meerdere locaties, het voorkomen van tekorten en nauwkeurige prognoses slechts enkele van de voordelen van het bijhouden van uw voorraad.

#3. Beheer van overboekingen

Bedrijven met meerdere locaties kunnen hun winst maximaliseren door goederen te verzenden naar gebieden waar ze de hoogste prijzen kunnen krijgen. Er zijn periodes in het jaar, met name rond de feestdagen, waarin het bundelen of bundelen van uw producten de verkoop kan verhogen. Werknemers raken minder snel verdwaald in het gedoe en zijn productiever dankzij transfermanagement.

#4. Inkoop

De inkoopafdeling is cruciaal voor elke productiefaciliteit die bulk inkoopt bij externe leveranciers. Het primaire gebruik van deze functie is om het maken en afhandelen van inkooporders te vergemakkelijken.

In veel gevallen kan gebruik worden gemaakt van vooraf gemaakte sjablonen, waarbij de benodigde informatie automatisch wordt binnengehaald. Het kan ook handig zijn voor gebruikers om leveranciers te kunnen e-mailen zonder het voorraadbeheersysteem te verlaten.

# 5. Levering

U kunt de levering van artikelen die op voorraad zijn aan uw klanten versnellen door gebruik te maken van praktijken zoals barcodes, het gebruik van meerdere vervoerders en het opsplitsen van bestellingen in meerdere zendingen. Verzendingen kunnen op FIFO- of LIFO-manier worden gedaan met behulp van de lotidentificatienummers die in sommige systemen worden verstrekt.

#6. Inzet

Niet alle systemen ondersteunen beide implementatiestrategieën, dus u moet beslissen welke het meest geschikt is voor uw bedrijf voordat u een shortlist maakt. Producten die voor voorraadbeheer in de cloud worden opgeslagen, hebben vaak lagere initiële kosten, grotere transparantie en gegevensback-up. Vanwege privacyoverwegingen en wettelijke vereisten is on-premise voor veel bedrijven de voorkeursoptie.

Bovendien zijn SaaS, PaaS en IaaS slechts enkele voorbeelden van de vele beschikbare cloudimplementatiemodellen. Het is essentieel om te erkennen dat sommige producten gedetailleerdere implementatiekeuzes bieden dan andere.

#7. Mobiele ondersteuning

Deze factor bepaalt of procesbeheer op afstand mogelijk is en welke hardware u gebruikt om uw processen te beheren. Een mobiele website is een kenmerk van veel systemen waarmee gebruikers vanaf elke computer kunnen inloggen. U dient bij een leverancier te informeren naar de beschikbaarheid van een native applicatie als u tablets, telefoons of andere mobiele apparaten gebruikt.

Houd er bovendien rekening mee dat mobiele OS-specifieke ondersteuning gebruikelijk is. De meeste verkopers vinden het belangrijk om de meest gebruikte platforms te ondersteunen. Zorg er dus voor dat de inventaris-app die u koopt, compatibel is met uw huidige configuratie.

Wat is het meest voorkomende voorraadbeheersysteem?

Gangbare benaderingen voor voorraadbeheer zijn de Economic Order Quantity (EOQ), de Inventory Production Quantity (IPQ) en de ABC-analyse. Elk voorraadmodel gebruikt een unieke methode om het optimale voorraadniveau te bepalen.

Voorraadbeheersysteem voor kleine bedrijven

De ruggengraat van een effectief voorraadbeheersysteem is software voor voorraadbeheer. En er zijn letterlijk duizenden mogelijkheden voor u beschikbaar.

Uw bedrijf heeft dus software voor voorraadbeheer nodig, maar waar begint u met zoeken?

Het meeste voorraadbeheersysteem is echter ontworpen om specifieke kleine en grote bedrijven te bedienen. Dit houdt in dat er rekening moet worden gehouden met uw specifieke zakelijke vereisten bij het kiezen van de beste software voor voorraadbeheer.

Het meest effectieve voorraadbeheersysteem vereenvoudigt routinetaken en biedt inzichtelijke gegevens. Een effectief voorraadbeheersysteem zal dit bereiken zonder te veel te betalen voor functies die u niet zult gebruiken.

Overzicht van het beste voorraadbeheersysteem voor kleine bedrijven

Door uw tracking- en opslagmogelijkheden te verbeteren met software, kunt u regelen hoe snel uw bedrijf groeit. Zoek een voorraadbeheersysteem dat de schaalbaarheid heeft die u nodig hebt om nieuwe diensten te introduceren terwijl uw bedrijf groeit. Hier zijn de beste voorraadbeheersystemen voor kleine bedrijven.

#1. Verse Boeken

FreshBooks staat vooral bekend om zijn boekhoudkundige mogelijkheden, maar het dient ook als een eenvoudig voorraadbeheersysteem voor freelancers en kleine bedrijven met minimale eisen.

Zelfs als u slechts een paar producten verkoopt of de verkoop van producten aan uw servicebedrijf wilt toevoegen, is voorraadbeheer nog steeds tijdrovend en arbeidsintensief. Dit geldt vooral als u via meerdere kanalen of vanaf verschillende locaties verkoopt.

En als u het ook voor de boekhouding gebruikt, is FreshBooks de beste software voor voorraadbeheer voor u.

Als je nog nooit stocksoftware hebt gebruikt, maar wilt zien waar het allemaal om draait, is FreshBooks de beste keuze. Voor degenen die op het punt staan ​​te investeren in voorraadbeheersysteemsoftware, is dit een nuttig antwoord.

#2. Zoho-inventaris

Als het gaat om de verkoopbehoeften van kleine bedrijven via meerdere kanalen, is het voorraadbeheersysteem van Zoho een populaire keuze. Het is compatibel met een breed scala aan services, waaronder Shopify en Amazon. Door informatie over al uw verkoopkanalen te coördineren, krijgt u betere controle over voorraad en kosten.

Bovendien bevat het voorraadsysteem van Zoho ook fundamentele hulpmiddelen voor het beheer van de voorraad. Hierdoor is het een geweldige optie voor bedrijven van elke omvang met lage tot matige voorraadvereisten.

Standaardmogelijkheden van het Zoho-voorraadbeheersysteem, bestaande uit:

  • Software voor voorraadbeheer. Met behulp van de systeemsoftware voor voorraadbeheer van Zoho kunnen kleine bedrijven die via veel kanalen moeten verkopen, de voorraadniveaus in elk kanaal synchroniseren. U kunt uw voorraadniveaus ook optimaliseren door nabestelpunten in te stellen voor automatische nabestelling.
  • Bestelling beheer. Orders van klanten volg je moeiteloos met behulp van orderbeheer. Deze functie kan bijvoorbeeld automatisch inkooporders omzetten in facturen als onderdeel van het uitvoeringsproces.
  • Analyse en rapportage. Met deze functie kunt u op gegevens gebaseerde keuzes maken om uw klanten beter van dienst te zijn. In vergelijking met andere beschikbare systemen schieten de rapportagefuncties van Zoho Inventory ernstig tekort.

Bovendien is end-to-end inventarisatie een andere opvallende functie van Zoho Inventory Management. Functies zoals serienummers vergemakkelijken de bewaking van voorraadniveaus.

Zoho Inventory is weliswaar goedkoop, maar biedt misschien niet het meest aanpasbare systeem voor voorraadbeheer. Het is niet zo goed als sommige rivalen in het doen van voorspellingen of het genereren van rapporten.

#3. Veeqo

Als u een detailhandel- of groothandelsbedrijf runt met eisen om via verschillende kanalen te verkopen, is Veeqo een andere populaire systeemsoftware voor voorraadbeheer. De software beweert naast het beheren van de voorraad ook een verzendplatform te zijn.

Net als Zoho Inventory biedt het een gebruiksvriendelijke interface die al uw verkoopkanalen consolideert op één locatie voor een gestroomlijnde administratie. Het heeft ook tools voor het volgen van bestellingen, het bijhouden van de voorraad, het samenstellen van rapporten en het beheren van voorraden in een magazijn.

Veeqo's vermogen om grote bestellingen snel af te handelen dankzij de ingebouwde barcodescanner onderscheidt hen van de concurrentie. Ook de inventarisatie wordt hierdoor versneld.

Het platform wordt geprezen om zijn handige verzendfuncties. Meer dan 15 grote verladers, waaronder UPS en FedEx, zijn geïntegreerd in het verzendsysteem. Het portaal bevat ook bezorgopties, waaronder real-time tracking en goedkope verzendkosten.

Het kan even duren voordat het is ingesteld, maar daarna werkt alles goed. Als je een flexibele en uitbreidbare oplossing nodig hebt voor het beheren van je voorraad, maar toch snel aan de slag moet, dan is dit de perfecte voorraadbeheersysteemsoftware voor jou.

#4. Heldere parel

Brightpearl is speciaal ontworpen met multi-channel retailers en groothandelaren in gedachten en combineert een retailbeheersysteem met een voorraadbeheersysteem. De software kan de processen die betrokken zijn bij voorraadbeheer voor bedrijven vereenvoudigen. Ook bevat het duurdere pakket alle standaard tools voor voorraadbeheer. De goedkopere optie voor bedrijven met minder dan 1500 bestellingen per maand kent echter veel aanvullende beperkingen.

De geweldige eigenschap van Brightpearl is dat het is ontwikkeld met het oog op enorme transactievolumes. Als u wilt overstappen van Stitch Labs, is Brightpearl een geweldige optie. Na te zijn overgenomen door Square, sluit Stitch Labs in het voorjaar van 2022.

Bovendien is de toewijding van Brightpearl om de software voor het besturingssysteem bij te werken lovenswaardig, hoewel dit af en toe resulteert in softwareproblemen.

Conclusie

Kortom, elke succesvolle online retailer zou verloren zijn zonder hun voorraad. Door de juiste voorraad bij de hand te houden, blijven consumenten tevreden, wordt de kans op nabestellingen kleiner en neemt de winst toe. Door voorheen tijdrovende taken te automatiseren, uw logistieke workflow te verbeteren en u een realtime beeld te geven van voorraadniveaus, kan een effectief voorraadbeheersysteem veel van dit voor u doen.

Veelgestelde vragen over het voorraadbeheersysteem

Wat is de gouden regel van voorraadbeheer?

Als het gaat om voorraadbeheer, is het belangrijkste om te onthouden dat zowel de hoeveelheid als de frequentie van de herbevoorrading precies goed is. Hierdoor kunt u de kosten zo laag mogelijk houden en tegelijkertijd de winstgevendheid en groei behouden.

Wat is een voorbeeld van een voorraadbeheersysteem?

Een bedrijf kan bijvoorbeeld elke derde zondag van de maand een normale bestelling van 500 artikelen laten plaatsen. Dit soort voorraadbeheer is zeer nuttig voor bedrijven met een constante vraag en consistente contracten, maar waar bestellingen onregelmatig en zeldzaam zijn, tenzij ze een aanzienlijke doorlooptijd hebben.

Vergelijkbare artikelen

  1. Beste 15+ INVENTARISSYSTEMEN VOOR KLEINE BEDRIJVEN in 2023 (+ gratis opties)
  2. INVENTARIS VOLGSYSTEEM: Wat is het, soorten en gratis tools
  3. BESTE APPS VOOR VOORRAADBEHEER IN 2023
  4. EENVOUDIGE INVENTARISSOFTWARE: beste software voor voorraadbeheer 2023
  5. BFCM: de ultieme gids voor Black Friday Cyber ​​Monday

Referentie

Laat een reactie achter

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd *

Dit vind je misschien ook leuk