Voorraadbeheer als multichannel retailer, groothandel of e-commercebedrijf kan een veeleisende taak zijn. Toch zijn er nu systemen, methoden en technologie beschikbaar om bedrijven te helpen bij het stroomlijnen van hun toeleveringsketen. U kunt uw goederen efficiënt en correct volgen met behulp van voorraadbeheersystemen.
Dit artikel zal u helpen door uit te leggen wat voorraadbeheer is, met duidelijke voorbeelden van voorraadbeheer, verschillende vormen van voorraadbeheer en hun nut, evenals de voordelen en problemen van het voorraadbeheersysteem. Het biedt ook suggesties voor voorraadbeheer en onderzoekt bepaalde beheersystemen en -praktijken voor voorraadbeheer.
Wat is voorraadbeheer?
Voorraadbeheer, ook wel voorraadbeheer genoemd, verwijst naar de systemen en procedures die worden gebruikt om voorraadgoederen in het magazijn van een bedrijf te beheren. Het volgt de beweging en opslag van artikelen in een magazijn om bedrijven te helpen bij het handhaven van een voldoende en in goede staat verkerende voorraad. Door een voorraadbeheersysteem in te voeren, kunnen ze voldoen aan verzoeken van consumenten en tegelijkertijd de inkomsten verhogen.
Voorraadbeheer is een belangrijk onderdeel van een voorraadbeheersysteem. Magazijnbeheerders en productieplanners dienen de volgende activiteiten en procedures voor voorraadbeheer te volgen:
- Goederen ontvangen, opslaan en verplaatsen
- Objecten op strategische plaatsen plaatsen
- Voorraad volgen van artikelen en magazijnlocatie
- Bijhouden van productgegevens en geschiedenissen
- Het controleren van de staat van voorraadgoederen
- Inkooporders afronden met beschikbare voorraad
- Inclusief barcodescanners
- Het maken van herschikkingsrapporten
Wat maakt voorraadbeheer belangrijk?
Hier zijn enkele voorbeelden van waarom voorraadbeheer belangrijk is voor uw bedrijf, zodat u een fundamentele kennis van de functie ervan kunt opdoen.
#1. Kwaliteitscontrole
Met een voorraadbeheersysteem kunt u een strengere kwaliteitscontrole toepassen. U kunt de kwaliteit beter controleren als u alle aspecten van uw levering kunt volgen en beheren. Hoe langer u de inventaris bijhoudt, hoe groter de kans dat deze beschadigd raakt. U kunt dit voorkomen door ervoor te zorgen dat uw magazijnvoorraad rouleert.
U kunt de kwaliteit van de voorraad die u van leveranciers krijgt bewaken met behulp van voorraadbeheerstrategieën. Hoe vaak krijg je bepaalde dingen terug? Hoe vaak worden die geretourneerd omdat ze kapot gaan of andere gebreken vertonen? Als u ziet hoe producten door uw voorraad gaan, kunt u problemen identificeren en afschrijvingen voorkomen.
#2. Organisatorische controle
U hebt organisatorische controle over uw bedrijf als u voorraadbeheer heeft. Met een goed georganiseerd magazijn kunt u uw koopwaar beheren en uw investering in fysieke voorraad optimaal benutten. Dit onderdeel van voorraadbeheer is van cruciaal belang om te weten waar uw koopwaar is en hoe snel u deze kunt ophalen.
Voor de goede werking van uw bedrijf is voorraadbeheer in termen van de voorraadorganisatie van cruciaal belang. Het zorgt ervoor dat je genoeg eenheden hebt om bestellingen uit te voeren en als back-up te bewaren. Goede voorraadbeheertactieken helpen u ook bij het voorkomen van dode voorraad en overstock. Veiligheidsvoorraad dient als buffer, waardoor de kans kleiner wordt dat een artikel uitverkocht raakt. Voorraad die niet verkoopt, staat bekend als dode voorraad. Dat is in een notendop de reden waarom voorraadbeheer essentieel is.
#3. Boekhoudkundige precisie
Het bijhouden van een nauwkeurige inventarisatie is van cruciaal belang voor activabeheer. Het helpt u ook als u wordt gecontroleerd. Als u begrijpt welke activa u heeft, kunt u uw algehele schade en de waarde van uw organisatie begrijpen.
Het is mogelijk dat uw organisatie op grond van financiële boekhoudwetgeving en belastingwetgeving verplicht is om een fysieke voorraadrekening bij te houden. In uw voorraadsystemen en boekhoudsoftware moet alle voorraad de juiste aantallen en prijzen hebben. Dit zorgt ervoor dat de boekhoudkundige integriteit van uw bedrijf niet in twijfel wordt getrokken tijdens audits.
Hoe houdt u voorraadkosten onder controle?
Software voor voorraadbeheer vergemakkelijkt de registratie van voorraad-, verpakkings- en verzendinformatie op één enkele locatie, waardoor het inkoopproces van uw bedrijf wordt geoptimaliseerd. Realtime updates van voorraadbewegingen kunnen u helpen bij het automatiseren van voorraadniveaubeheer voor nauwkeurige verkoopprestaties en voorraadanalyses. Dit alles draagt bij aan de beheersing van de voorraadkosten.
Voorraadcontrolesystemen
Bedrijven kunnen verschillende voorraadbeheersystemen en aanverwante methoden gebruiken. Dus, welke soorten voorraadbeheer heeft u nodig voor uw bedrijf?
Afhankelijk van de hoeveelheid van uw voorraad en de activiteiten van uw bedrijf, heeft elk voor- en nadeel. De behoeften van retailers kunnen verschillen van die van bijvoorbeeld een groothandel. Begin met het definiëren van uw zakelijke doelen en statistieken om uw huidige en toekomstige eisen te bepalen en het beste voorraadbeheersysteem te selecteren.
Bepaal vervolgens of uw bedrijf:
#1. Gebruik een rekenblad.
Een spreadsheet als handmatige voorraadbeheerstrategie werkt goed voor kleine organisaties die niet veel voorraad hebben of een grote verscheidenheid aan voorraad hebben. Hoewel het bijhouden van een spreadsheet goedkoper is dan de andere twee opties, kan het moeilijker zijn om de voorraad te beheren. Uw teamleden hoeven daarentegen geen tijd te besteden aan het leren gebruiken van een geautomatiseerd systeem voor voorraadbeheer.
Hoewel u misschien denkt dat het u meer controle geeft, is handmatig voorraadbeheer via een spreadsheet aanzienlijk vatbaarder voor menselijke fouten en arbeidsintensiever. Supply chain management kan ook moeilijker te onderhouden zijn omdat een medewerker verschillende bewegende elementen moet bijhouden. Voorraadaanvulling zal ook moeilijker te volgen zijn in een handmatig systeem.
#2. Periodiek voorraadsysteem
Fysieke voorraadtellingen worden doorgaans gebruikt in een periodiek inventarisatiesysteem. Wanneer een fysieke telling wordt uitgevoerd, wordt de voorraadinformatie regelmatig bijgewerkt. Voor bedrijven die te maken hebben met enorme hoeveelheden voorraad of frequente voorraadbewegingen, is deze vorm van het voorraadbeheersysteem buitengewoon tijdrovend. Toch kunnen dergelijke strategieën voor voorraadbeheer effectief zijn voor kleine bedrijven met weinig bestellingen.
De volgende formule wordt vaak gebruikt in periodieke inventarisatie:
COGS = (beginvoorraad + aankopen) - eindinventaris.
Dit voorraadbeheersysteem is eenvoudig op te zetten en vereist weinig kennis. Toch zijn uw voorraadniveaus zelden up-to-date, wat resulteert in vertragingen en aanzienlijke afschrijvingen. Het vertrouwt ook op voorraadcontroles in plaats van op een realtime geautomatiseerd systeem.
#3. Perpetual inventory systeem
Wanneer er een transactie plaatsvindt of nieuwe voorraad wordt verkregen via technologische oplossingen, werken permanente voorraadsystemen uw voorraad in realtime bij. Bijna 72% van alle retailers is van plan realtime zichtbaarheid in hun toeleveringsketen te implementeren met behulp van automatisering, sensoren en analyses. Het maakt voorraadbeheerstrategieën zoals Economic Order Quantity eenvoudig te implementeren (EOQ). EOQ zorgt ervoor dat de voorraad aan de vraag voldoet, terwijl de bewaar- en opslagkosten worden verlaagd.
Eeuwigdurende systemen bieden meer inzicht in de voorraad dan periodieke systemen. Deze functionaliteiten van het voorraadbeheersysteem besparen de kosten en tijd die nodig zijn voor fysieke voorraadtellingen.
Wat zijn enkele praktijkvoorbeelden van voorraadbeheer?
Sterk voorraadbeheer kan uw bedrijf op de volgende manieren ten goede komen:
- Tijdens een audit geeft het computersysteem aan dat er 1000 zonnebrillen op de plank zouden moeten liggen, maar dat zijn er maar 980. Wat is er van de anderen geworden? Zijn ze gestolen of heeft de aanbieder de verkeerde hoeveelheid verzonden? Terwijl u onderzoekt, kunt u het systeem aanpassen zodat wordt weergegeven dat er slechts 980 paar beschikbaar zijn voor aankoop op uw website, zodat kopers niet proberen iets te kopen dat niet bestaat.
- Tijdens het beoordelen van de voorraadniveaus ziet uw voorraadbeheerder dat een bepaald soort reep al geruime tijd op de plank ligt en dat de vervaldatum nadert. Nadat dit is vastgesteld, kan het bedrijf besluiten de artikelen met korting te verkopen of ze te bundelen met een andere populaire zoetwaren om de voorraad te verplaatsen.
- Een ander voorbeeld is winkelvoorraadbeheer, waarbij voorraadniveaus, productkwaliteit en beschikbaarheid in uw fysieke en e-commerce winkels worden gecontroleerd. Het is belangrijk dat uw software voor voorraadbeheer gegevens over verschillende kanalen synchroniseert, zodat u onmiddellijk kunt detecteren of artikelen bijna op zijn of de vervaldatum naderen. Een kassasysteem in een fysieke winkel informeert het personeel onmiddellijk of een item al dan niet toegankelijk is vanaf een andere locatie.
Technieken voor voorraadbeheer om te overwegen
Een complexe zaak is voorraadbeheer. Er is niet één methode om het correct te doen, en verschillende technieken voor voorraadbeheer zullen voor verschillende bedrijven en scenario's werken. Dit zijn enkele populaire benaderingen en overwegingen voor voorraadbeheer:
#1. JIT (net op tijd)
Deze methode, ontwikkeld door Toyota in de jaren zeventig, houdt in dat bedrijven zo min mogelijk voorraad aanhouden. In plaats van voorraad van tevoren te kopen en in uw schappen te houden, koopt u het gewoon wanneer het nodig is - en de zending arriveert "precies op tijd" om aan de vraag te voldoen.
Hierdoor kunt u kleinere magazijnen runnen (lagere kosten en werknemerslonen), minder uitgeven aan voorraad en het gedoe voorkomen dat gepaard gaat met overtollige voorraad. Maar als er vertragingen zijn, loop je het risico van een stockout omdat je geen veiligheidsvoorraad als back-up hebt.
#2. Bulkzendingen
Of u nu bij een leverancier bestelt of ze naar uw netwerk van magazijnen, distributiecentra of winkelpuien verzendt, het kopen en leveren van producten in bulk is bijna altijd goedkoper. Wanneer u dingen in bulk koopt, moet u erop kunnen vertrouwen dat ze zullen verkopen, anders krijgt u extra voorraad.
Deze strategie is het meest geschikt voor grondstoffen met een consistente vraag en een lange houdbaarheid. Het vereist vooraf meer geld, zorg er daarom voor dat dit wordt gecompenseerd door lagere prijzen. Bulkzendingen zijn misschien ook duurder in termen van containerruimte, maar er zullen minder zendingen worden verzonden.
#3. Dropshipping
Dropshipping is een methode om geld te besparen door de tussenpersoon uit te schakelen. In plaats van artikelen van leveranciers of fabrikanten te verzamelen en in uw magazijn te bewaren, werkt u samen met een partner (de drop-shipper) die bestellingen rechtstreeks bij uw klanten aflevert.
Uw bedrijf is verantwoordelijk voor het verwerken van klantbestellingen en het doorgeven van de informatie aan de drop-shipper, maar u ziet of behandelt nooit de dingen die u verkoopt. Dit verlaagt uw overhead, maar het impliceert dat u geen controle heeft over kwaliteit of leveringssnelheid. En als er een probleem is, zullen klanten nog steeds bij u klagen!
#4. Zending
Wanneer u een bestelling plaatst bij een leverancier, leveren zij de artikelen aan u, maar u betaalt ze pas als de goederen zijn verkocht. De leverancier wordt bij deze techniek de "afzender" genoemd en uw bedrijf wordt de "geadresseerde" genoemd.
Als u de producten niet verkoopt, mag u ze zonder boete terugsturen naar de afzender. Het is een uitstekende manier om nieuwe productlijnen uit te testen als u niet zeker weet hoe goed ze zullen verkopen, zonder vooraf een enorme som geld te investeren. De afzender draagt het grootste deel van het risico.
#5. Cross-docken
Dit is een andere methode om de hoeveelheid voorraad die u aanhoudt te verminderen of de behoefte aan opslag volledig te elimineren. Goederen komen van een leverancier en worden onderzocht, gesorteerd en klaargemaakt voor transport in een speciale cross-docking-faciliteit. Vervolgens worden ze op bestelauto's gezet en snel verzonden.
Als u uw bedrijf volledig volgens een cross-dockingstrategie laat draaien, heeft u slechts minimale ruimte nodig voor het ontvangen en herladen. Je zou deze strategie zelfs kunnen beperken tot specifieke producten. Artikelen zoals geadverteerd voor bezorging op dezelfde dag of met een extreem beperkte houdbaarheid zijn voorbeelden.
#6. Cycli tellen
De meerderheid van de retailers verafschuwt volledige voorraadopnames. Ze zijn tijdrovend en vervelend en trekken personeel weg van andere verantwoordelijkheden. Uw eigenlijke winkel moet misschien zelfs een dag sluiten. Cyclustelling, waarbij u regelmatig kleine hoeveelheden voorraad telt, is veel handiger.
U kunt controleren of de werkelijke voorraad overeenkomt met de geregistreerde hoeveelheden in uw software voor voorraadbeheer door slechts één type product tegelijk te inspecteren. Als dat niet het geval is, weet u dat er een probleem is en kunt u een grondigere audit uitvoeren. Cyclustelling neemt de noodzaak van een uitgebreide inventarisatie niet weg; het vermindert gewoon de frequentie waarmee het wordt uitgevoerd.
Methoden voor voorraadbeheer en best practices
Voorraadbeheer heeft invloed op uw inkomende en uitgaande logistieke procedures, evenals op uw verkoop, bedrijfsvoering, klanttevredenheid en bedrijfsresultaten. Met een voorraadbeheersysteem kunt u uw activiteiten verfijnen en de ideale cadans voor kooporders bepalen. Gebruik deze best practices voor effectief voorraadbeheer.
#1. Implementeer real-time voorraadbeheer
Voorraad volgen is het in de gaten houden van voorraadniveaus en het lokaliseren van specifieke producten in een magazijn. Voorraadtracering moet in realtime worden uitgevoerd, zodat u weet hoeveel product er kan worden verzonden als een klant vandaag een artikel bestelt, snelle beslissingen kunt nemen als eenheden ergens anders naartoe moeten worden gestuurd en eventuele vertragingen kunt doorgeven als er iets niet in orde is voorraad. Elke week bespaart het me uren aan Excel-spreadsheets, en ik kan een bestelling plaatsen in minuten in plaats van uren.
#2. Bepaal bestelpunten
Bestelpunten definiëren het voorraadniveau waarop u extra voorraad moet bestellen om stockouts te voorkomen. Dit wordt gedaan voor elke individuele SKU, aangezien sommige producten goed verkopen en andere niet. Minder handmatige controle en meer tijd voor bestellen is het resultaat van geautomatiseerde nabestelling.
#3. Kwaliteitscontrole uitvoeren
Orderkwaliteitscontrole helpt u bij het op de hoogte blijven van leveranciers, het bewaken van elke voorraadpartij, het nemen van slimmere beslissingen over toekomstige verkooporders, het tevreden houden van klanten en het voldoen aan alle wettelijke vereisten. Kwaliteitscontrole wordt sterk vereenvoudigd door voorraadbeheer. U kunt reageren op een terugroepactie als u precies weet hoeveel eenheden u heeft en waar elke voorraadeenheid is opgeslagen. U kunt ook kruisverwijzingen gebruiken om ervoor te zorgen dat uw gegevens overeenkomen met de werkelijke gegevens.
#4. Identificeer opgeslagen en niet-voorradige producten.
Voorraadoptimalisatie is belangrijk, of u nu een seizoensbedrijf of een snelgroeiend merk runt, omdat uw voorraadbehoeften het hele jaar door veranderen. Het is bijvoorbeeld onwaarschijnlijk dat een kledingfabrikant in de vroege zomer winterjassen draagt, omdat dit inefficiënt zou zijn. Bepaalde kledingstukken, zoals spijkerbroeken en T-shirts, kunnen echter het hele jaar door in voorraad gehouden moeten worden. Artikelen die niet op voorraad zijn, of artikelen die onregelmatig worden verkocht, vereisen een andere voorraadcontroleprocedure.
Niet alle SKU's zijn hetzelfde en vereisen niet dezelfde hoeveelheden of aanvullingen als andere. U kunt zelfs ontdekken dat specifieke SKU's u in de hele toeleveringsketen veel geld kosten, terwijl u zeer weinig inkomsten opbrengt.
#5. Implementeren zonering
Als u de orderafhandeling intern houdt (in plaats van uit te besteden), moet u investeren in infrastructuur om uw magazijn op te schalen voor verbeterde efficiëntie. Als u een groot aantal SKU's en een brede productcatalogus heeft, kan zonering belangrijk zijn om uw producten georganiseerd en gemakkelijk vindbaar te houden.
De manier waarop producten worden opgeslagen, de structuur van het magazijn en de nabijheid van bepaalde artikelen hebben allemaal invloed op de bedrijfsvoering, de picklijsten en de productiviteit. Zonering maakt het mogelijk om specifieke regio's aan te wijzen, zoals regio's die koeling vereisen, gevaarlijke chemicaliën of gevaarlijke items opslaan, hetzelfde product verdelen op lotnummer of vervaldatum, of gewoon SKU's bewaren die vaak gegroepeerd of naast elkaar worden gekocht.
#6. Voer regelmatig audits uit
Met voorraadbeheer kunt u de inventaris op een gestroomlijnde manier controleren, zodat u eventuele problemen eerder of voordat ze zich voordoen, kunt ontdekken. Met een goed georganiseerde omgeving, nauwgezette administratie en software voor voorraadbeheer, kunt u regelmatig voorraadniveaus controleren en automatiseren voor een beter voorraadbeheer.
Typische uitdagingen op het gebied van voorraadbeheer
Chaos kan ontstaan in elke situatie waar er een gebrek aan controle is. De meest voorkomende problemen met voorraadbeheer waarmee u rekening moet houden, staan hieronder vermeld.
#1. Afwezigheid van zichtbaarheid
Zonder te weten waar uw voorraad zich fysiek bevindt, hoeveel eenheden u bij de hand heeft en wat u via elk online en offline kanaal heeft verkocht, kan dit aanzienlijke knelpunten in uw toeleveringsketen veroorzaken.
Veel merken gaan blindelings om met voorraad, zonder real-time tellingen van eenheden, geïntegreerde systemen en een gestructureerd beheersysteem, wat resulteert in oververkoop en voorraadtekorten. Dit kan u er ook van weerhouden om voorraad bij uw fabrikant of leverancier op tijd bij te bestellen, of zelfs maar te weten wanneer deze aankomt.
#2. Onvoldoende traceerbaarheid
Slecht voorraadbeheer vermindert niet alleen de voorraadtransparantie, maar kan ook een ernstiger bedreiging vormen voor de gezondheid en productveiligheid. Producten die mensen kunnen schaden (vooral producten die kunnen worden gegeten of ingeslikt) kunnen moeilijk te traceren zijn in het geval van een productterugroeping of besmettingsprobleem als er geen controleprocedures zoals partijnummers worden gebruikt.
Dit kan grote gevolgen hebben voor consumenten, maar ook juridische problemen voor uw bedrijf. Voorraadbeheer via partijbewaking helpt u ook om georganiseerd te blijven door te herkennen welke producten u als eerste wilt verzenden, zoals producten met de dichtstbijzijnde vervaldatum of de oudste branding.
#3. Hoe meer je hebt, hoe moeilijker het is om te controleren.
Kleine bedrijven die voorraad in hun eigen huis kunnen huisvesten, missen vaak de juiste systemen voor voorraadbeheer, maar wanneer een bedrijf groeit en meer voorraad koopt, kan het moeilijker worden om te beheren.
Hoe sneller je inventaris omdraait en hoe meer eenheden je nodig hebt, hoe vaker je deze aanvult.
Hoe meer je je productlijn uitbreidt en hoe meer SKU's je hebt, hoe moeilijker het wordt om alles bij te houden.
Het hebben van meer voorraad leidt natuurlijk niet altijd tot meer omzet, winst of een sterker rendement op de investering. Elke SKU heeft zijn eigen opslag nodig, maar ze worden niet allemaal in hetzelfde tempo omgezet. Als u eenvoudige voorraad-KPI's kunt volgen, kunt u mogelijk meer controle krijgen over uw voorraad, wat kan leiden tot onverwachte ontdekkingen.
Conclusie
Efficiënt voorraadbeheer is van cruciaal belang voor elke organisatie, van Amazon tot een nieuw merk. Hiermee kunt u uw cashflow verbeteren en geld besparen op voorraadbeheer. U kunt een voorraadbeheerplan opstellen dat uw bedrijfsmiddelen in realtime volgt door gebruik te maken van geautomatiseerde voorraadbeheersoftwaresystemen en voorraadbeheerstrategieën. Geeft u inzicht in en controle over uw voorraad.
Zelfs als uw bedrijf klein is, heeft u de mogelijkheid om een periodiek of permanent inventarisatiesysteem te gebruiken. Een eeuwigdurend inventarisatiesysteem daarentegen is zonder twijfel een beter alternatief als u een aanzienlijk voorraadvolume of meer geavanceerde bewerkingen heeft. Tot slot, om je retail tech-stack af te ronden, kijk je naar het beste voorraadsysteem dat soepel kan worden geïntegreerd met de rest van de activiteiten van je bedrijf.
Gerelateerde artikelen
- BEHEERCONTROLESYSTEMEN: typen, kenmerken en voorbeelden
- Beste 15+ INVENTARISSYSTEMEN VOOR KLEINE BEDRIJVEN in 2023 (+ gratis opties)
- BESTE APPS VOOR VOORRAADBEHEER IN 2023
- Hoe de gemiddelde voorraad te berekenen - Een complete stapsgewijze handleiding
- BEDRIJFSVOORRAADBEHEER: best practices in 2023
Referenties
