U vraagt zich misschien af of er een verschil is tussen een uitvoerend assistent en een administratief assistent. De rol van een uitvoerend assistent is vergelijkbaar met die van een administratief medewerker of secretaresse, omdat ze elk administratieve taken voor een andere werknemer uitvoeren of er toezicht op houden. Als u in de administratie en het bedrijfsleven wilt werken, kunt u uitvoerend assistent of administratief medewerker worden van de CEO van een organisatie. Dit artikel bespreekt echter het verschil tussen een uitvoerend en administratief medewerker, het salaris dat ze kunnen verdienen, evenals hun strategische functiebeschrijving.
Wat zijn de belangrijkste taken van een uitvoerend assistent?
Uitvoerende assistenten helpen de leidinggevenden waarvoor ze werken door hun schema's te coördineren, oproepen te beantwoorden en terug te beantwoorden, e-mails te bekijken en te beantwoorden, papierwerk in te dienen en te organiseren, dossiers bij te houden en aantekeningen te maken tijdens vergaderingen.
Hoe heten Executive Assistants nu?
Ze staan ook bekend als administratieve zakenpartners, senior ondersteuningsspecialisten, senior administratieve assistenten en hoofdadministratieve assistenten.
Welke kwalificaties heb ik nodig om uitvoerend assistent te zijn?
Mensen die als uitvoerend assistent willen werken, moeten het hoogste niveau van geloofwaardigheidscertificering van de IEAA krijgen. Dit is niveau 5 en als je hiervoor slaagt, ben je gecertificeerd als directieassistent.
Uitvoerend assistent versus administratief assistent: wat is het verschil?
Dus, hoe verschillen de diensten van een uitvoerend medewerker van die van een administratief medewerker? EA's bieden over het algemeen ondersteuning op hoog niveau. Zij zijn project management experts, terwijl administratieve assistenten meer op taakmanagers lijken.
Een EA kan taken uitvoeren die vergelijkbaar zijn met die van AA's. Ze kunnen u ook helpen met strategieën die specifiek zijn voor hun rol. Een EA kan in zijn eigen tijd naar mogelijke oplossingen kijken, stappen voorstellen om u te helpen uw doelstellingen te bereiken en nuttige hulpmiddelen aanbevelen.
Houd bij het kiezen tussen een uitvoerend assistent versus een administratief assistent rekening met uw doelen om er een aan te nemen. Heeft u iemand nodig die proactief ontwikkelingsgebieden kan identificeren en tegelijkertijd een deel van uw werklast op zich kan nemen? Wil je mensen liever wijzen in de richting van een bepaalde visie?
Denk ook aan de kosten van het inhuren van een EA of een AA. Het inhuren van een assistent is geen eenmalige uitgave; u moet er zeker van zijn dat de maandelijkse kosten de moeite waard zijn. Denk aan andere kosten naast het salaris dat u ze betaalt. U zult bijvoorbeeld geld moeten uitgeven aan softwareabonnementen zodat uw EA zijn werk goed kan doen.
Salarissen voor Executive Assistant versus Administratief Medewerker
De tarieven voor persoonlijke assistenten variëren. In de Verenigde Staten begint het salaris van een administratief medewerker op instapniveau bij $ 16 per uur. Afhankelijk van de staat kunnen bekwame administratieve assistenten tot $ 20 per uur verdienen.
Daarentegen is het beginsalaris voor een uitvoerend assistent $ 15- $ 30 per uur voor basisdiensten, waarbij sommige assistenten maar liefst $ 75 per uur in rekening brengen. Deze EA's hebben gewerkt op gebieden zoals financiën en webontwikkeling.
Wanneer u virtuele hulp op afstand overweegt, worden uw mogelijkheden uitgebreid. Veel bedrijven rekenen een uurtarief voor assistentiediensten op afstand, die gemiddeld $ 38 per uur bedragen. Het lijkt een goede deal, behalve dat het inhuren van een parttime assistent je voor deze prijs meer dan $ 3,000 per maand kost. Andere bedrijven bieden abonnementen van $ 449 met beperkte insluitsels, zoals slechts 12 uur aan taakwerk per maand.
Met het meest betaalbare abonnement van Wing, dat slechts $ 6.24 per uur kost, kun je 4 uur per dag werken, van maandag tot en met vrijdag, met een responstijdgarantie van 5 minuten. Dit plan geeft u toegang tot een toegewijde assistent die taakwachtrijen zal voltooien en ervoor zal zorgen dat uw werk van hoge kwaliteit is.
Uitvoerend assistent versus administratief assistent-vaardigheden
Een van uw belangrijkste overwegingen, naast de kosten, zou de mogelijke compatibiliteit van uw uitvoerend assistent met de rest van uw personeel moeten zijn. Uitvoerend assistenten moeten vaardigheden hebben die relevant zijn voor het team dat ze ondersteunen, maar ze moeten ook over 'zachte' vaardigheden beschikken die hen in staat stellen hun werk effectiever te doen. Over het algemeen moeten alle uitvoerende assistenten over de volgende vaardigheden beschikken:
- Tijdsbeheer. Ondernemers hebben vaak meerdere verplichtingen, zowel binnen als buiten het bedrijf. Een assistent moet in staat zijn om te 'managen', prioriteiten te stellen voor vergaderingen en projecten en een efficiënt schema te maken voor bedrijfsleiders.
- Research. Assistenten moeten informatie uit verschillende bronnen kunnen halen en wat ze vinden in een licht verteerbaar formaat kunnen destilleren.
- Project management. Een AA of EA moet grote en complexe taken kunnen opdelen in kleinere. Ze moeten goed op details letten en belanghebbenden op de hoogte houden van de status van een actieplan.
- Probleemoplossing. Effectieve probleemoplossende vaardigheden zijn essentieel voor assistenten op de werkplek van vandaag, omdat ze vaak belangrijke beslissingen moeten nemen met onvoldoende informatie. Ze moeten in staat zijn om projectwijzigingen voor te stellen of aan te brengen zonder hun manager erbij te betrekken.
- Communicatie. Zowel EA's als AA's moeten uitstekende communicators zijn. Ze moeten in staat zijn om effectief te communiceren met mensen op verschillende niveaus van anciënniteit, met hen om te gaan en updates of verzoeken door te geven.
- Empathie. Empathie is essentieel voor alle EA's en AA's. Ze moeten de eisen van hun baas of klant begrijpen en deze vertalen in actiepunten. Ten slotte moet een assistent kunnen schakelen als dat nodig is. EA's en AA's moeten flexibel zijn om te voldoen aan de steeds veranderende eisen van hun zakelijke klanten.
Wat is de strategische taakomschrijving van een uitvoerend assistent?
Executive assistants helpen CEO's en andere hooggeplaatste executives met administratieve taken, zodat ze zich kunnen concentreren op het leiden van het bedrijf. Ze houden de communicatie van de leidinggevende zo georganiseerd dat de belangrijkste informatie gemakkelijk toegankelijk is zonder items met een lage prioriteit te hoeven sorteren. Terwijl ze een beleefde en competente klantenservice bieden, screenen uitvoerende assistenten bezoekers en beoordelen ze hun behoeften. Ze beheren de dagelijkse agenda van de executive, inclusief het plannen van vergaderingen, het bevestigen van afspraken, het schrijven van reisschema's en vervoersregelingen. Executive Assistants zijn ook verantwoordelijk voor het opleiden van ander administratief personeel over bedrijfsbeleid en best practices.
Hoe schrijf je een strategische functieomschrijving voor een uitvoerend assistent?
Om gekwalificeerde kandidaten voor de functie van Executive Assistant aan te trekken, is het belangrijk om eerst een overzicht te geven van het bedrijf en de functiebeschrijving zelf. Beschrijf kort de werkomgeving, wat uw bedrijf onderscheidt en waarom de functie belangrijk is voor uw bedrijf.
Hieronder is een voorbeeld van de functiebeschrijving voor een uitvoerend assistent
Bedrijf [naam van uw bedrijf] is op zoek naar een goed georganiseerde Executive Assistant om twee van onze afdelingshoofden te assisteren. Dit is een uitstekende gelegenheid om relaties op te bouwen met leidinggevenden op hoog niveau en bij te dragen aan de algehele efficiëntie van onze organisatie.
Bedrijf [naam bedrijf] zet zich in om een cultuur te creëren waarin medewerkers zich gewaardeerd voelen. We zijn blij dat we een score voor werkgeluk hebben die boven het branchegemiddelde ligt en een algemene beoordeling van 4.5 sterren op Indeed-bedrijfspagina's. Als dit klinkt als de baan en werkomgeving voor jou, solliciteer dan vandaag nog!
Hieronder vindt u nog een voorbeeld van een functiebeschrijving van een strategische executive assistant, zodat u een boeiende en effectieve vacature voor uzelf kunt schrijven. De eerste functiebeschrijving is een perfect voorbeeld van een functiebeschrijving van een uitvoerend assistent, inclusief een uitgebreide lijst met verantwoordelijkheden waaraan u moet denken om deze in uw functiebeschrijving op te nemen.
Uitvoerend assistent van de Chief Legal Officer
We zijn op zoek naar een Executive Assistant om de Chief Legal Officer bij te staan, die verantwoordelijk is voor Legal, Compliance, Government Affairs en Human Resources. Deze rol zal de planningen van leidinggevenden coördineren en beheren, belangrijke juridische en strategische materialen en plannen voorbereiden en organiseren, en helpen bij bestuursvergaderingen en de voorbereiding van bestuursmaterialen.
Deze rol is de ogen en oren van het CLO. Het verbindt organisaties, projecten en belangrijke bedrijfsinformatie met de CLO. Het zorgt er ook voor dat vergaderingen en materialen efficiënt en nuttig zijn, en het werkt samen met de CLO als een vertrouwde partner om te voldoen aan de wettelijke prioriteiten van het bedrijf.
Vanwege het dynamische karakter van deze rol, moet de ideale kandidaat beschikken over uitzonderlijke vaardigheden op het gebied van tijdbeheer en het vermogen om de behoeften van de CLO te identificeren en erop te anticiperen. De rol moet naadloos en professioneel samenwerken met een diverse groep mensen, waaronder leden van het Senior Management Team, de Raad van Bestuur en leiders die rapporteren aan de CLO.
Om dit werk goed te doen, moet de persoon in staat zijn zeer gevoelige en vertrouwelijke financiële, juridische, personeels- en institutionele informatie met professionaliteit en gezond verstand te behandelen.
Deze korte introductie tot de functie van uitvoerend assistent dient als een uitstekend model voor uw volledige functiebeschrijving.
Tips om te beslissen om administratief of uitvoerend assistent te worden
Als je overweegt een van deze carrières na te streven, overweeg dan het volgende advies:
#1. Ga verder met je opleiding of behaal aanvullende certificeringen.
Hoewel voor de baan misschien alleen een middelbare schooldiploma of gelijkwaardig vereist is, kan aanvullende opleiding en training je potentiële werkgever laten zien dat je kunt slagen in de rol. Certificeringen in zakelijk schrijven en relevante softwaretoepassingen zijn beschikbaar. Extra cursussen en trainingen kunnen u voorbereiden op uw verantwoordelijkheden als uitvoerend of administratief medewerker, naast mogelijk indruk maken op uw werkgevers.
#2. Doe wat werkervaring op
Door relevante werkervaring op te doen, kunt u kennismaken met de dagelijkse taken en verantwoordelijkheden van administratieve en uitvoerende medewerkers. Dit kan je helpen om te bepalen welke rol het beste bij je past. Werkgevers hebben mogelijk eerdere werkervaring nodig als u uitvoerend assistent wilt worden, dus dit kan u helpen in aanmerking te komen voor uw toekomstige carrière. U kunt ook vertrouwd raken met algemene kantoorapparatuur zoals computerprogramma's, printers en telefoonsystemen die u in een van deze beroepen kunt tegenkomen.
#3. Maak een relevant cv.
Onderzoek de functie waarvoor u solliciteert en maak een lijst van de vaardigheden en kwalificaties die uw potentiële werkgever nodig heeft. Overweeg om uw cv bij te werken met alle trainingen, certificeringen en harde en zachte vaardigheden die aantonen waarom u de beste kandidaat bent. Het gedeelte over uw werkervaring kan ook een samenvatting bevatten waarin alle relevante verantwoordelijkheden of vaardigheden, zoals organisatie, worden benadrukt die aantonen dat u klaar bent voor uw toekomstige functie.
#4. Aanvullende informatie voor de functiebeschrijving
Bovendien moet informatie over uw bedrijf en de branche, met name met betrekking tot de rol en verantwoordelijkheden van de uitvoerend assistent, in de functiebeschrijving worden opgenomen. Als het bedrijf bijvoorbeeld een CEO en een COO heeft en de uitvoerend assistent zal voor beide werken, neem deze informatie dan op in de functiebeschrijving. Als het bedrijf zich bijvoorbeeld in de digitale media-industrie bevindt, wilt u misschien dat kandidaten praktische kennis hebben van die branche, inclusief processen, terminologie en veelgebruikte technologieprogramma's.
Het kan nuttig zijn om ook salarisgegevens op te nemen. Als u werknemers in Nevada heeft of een externe functie vervult met sollicitanten uit Nevada, kan het zijn dat u salarisinformatie moet opnemen. Voeg ook informatie over arbeidsvoorwaarden toe en vergeet niet informatie over gelijke kansen op werk of andere wettelijk vereiste informatie op te nemen.
Doen uitvoerende assistenten persoonlijke boodschappen?
Uw Executive Assistant op het werk kan u waarschijnlijk helpen met enkele persoonlijke taken. Veel Double Assistants regelen gezinsreizen en kopen cadeaus voor hun Executives.
Conclusie
Naast bovengenoemde kwaliteiten moeten executive assistants ook goed zijn in leiderschap, nauwgezetheid en netwerken. EA's kunnen optreden als stafchefs, vooral voor kleine en middelgrote bedrijven, en bedrijfsleiders vertrouwen vaak op hen om namens hen beslissingen te nemen. Bij het kiezen tussen het inhuren van een uitvoerend assistent versus een administratief assistent, is het, naast het nadenken over de 'harde' vaardigheden die u nodig hebt, van cruciaal belang om talent te onderzoeken op basis van hun interpersoonlijke vaardigheden.
Wat doet een Executive Assistant?
Wat doet een directiesecretaresse dagelijks?
Uitvoerende assistenten werken rechtstreeks samen met het hogere management en zijn verantwoordelijk voor de boekhouding, boekhouding, agendabeheer, klantenrelaties, archiveringssystemen, reisplannen en meer.
Wat zijn de belangrijkste vaardigheden van een uitvoerend assistent?
Topvaardigheden voor uitvoerend assistent
- Communicatieve vaardigheden.
- Organisatorische vaardigheden. Elk type administratieve rol vereist uitstekende organisatorische vaardigheden.
- Goed tijdmanagement.
- Netwerkmogelijkheden
- Kennis van informatietechnologie.
- multitasking
- Beschikbaarheid om te leren.
- Een teamspeler zijn
Wat zoekt een CEO in een executive assistant?
Een uitvoerend assistent van uw CEO moet uitzonderlijk zijn in het anticiperen op de behoeften en voorkeuren van de CEO. Dit betekent dat ze niet constant afhankelijk zijn van de leiding van de leider voor elke kleine stap die ze moeten zetten.
Gerelateerde artikelen
- Virtuele administratieve assistent: banen, services, bedrijven, vereisten en alles wat u nodig heeft.
- http://VIRTUAL ASSISTANT SERVICES: Best Virtual Assistance Services
- Administratief medewerker: functieomschrijving, vaardigheden en salaris (bijgewerkt!)
- VIRTUAL ASSISTANT BUSINESS: Gedetailleerde opstartgids 2022 (+ gratis tips)
Referenties
