Een human resources-assistent is een getrainde persoon die dagelijks toezicht houdt op de administratieve en HR-functies van een organisatie. Ze bieden administratieve ondersteuning aan het voltallige personeelsbestand en helpen de HR-managers met taken als het aannemen en opsporen van kandidaten en het verwerken van de salarisadministratie. Lees verder om meer te weten te komen over de functieomschrijving en het salaris van een human resources-assistent. Geniet van de rit!
Wat is Human Resources-assistent?
Een human resources-assistent helpt bij het beheren van aanwervingen, uitkeringen en dossierbeheer voor de andere werknemers van het bedrijf in middelgrote en grote bedrijven. Simpel gezegd, zij zijn de bemiddelaar tussen de HR-divisie en de rest van het bedrijf. Ze werken de arbeidsgegevens bij en zorgen ervoor dat nieuwe medewerkers toegang hebben tot de tools die ze nodig hebben om te slagen in hun functie. Een human resources-assistent houdt nauwkeurige bestanden bij, verwijdert verouderde documenten en communiceert met werknemers om ervoor te zorgen dat hun contactgegevens en ander essentieel papierwerk up-to-date zijn.
Wat doet Human Resources-assistent?
Human Resource-assistenten zijn verantwoordelijk voor een breed scala aan taken, waaronder het screenen, aannemen en oriënteren van kandidaten. Deze mensen zijn ook verantwoordelijk voor het ontwikkelen en handhaven van beleid en procedures die bedoeld zijn om het welzijn van werknemers te verbeteren. Ze kunnen verantwoordelijk zijn voor de salarisadministratie, personeelsdossiers of gewoon voor het algemene onderhoud van de HR-divisie.
Voor een efficiënte communicatie en geschillenbeslechting kan een human resources-assistent ook optreden als contactpersoon tussen de personeelsafdeling en het personeel. Het plannen van vergaderingen en het bijhouden van personeelsdossiers zijn extra verantwoordelijkheden van een human resources-assistent. Als je je carrière in human resources vooruit wilt helpen en over sterke interpersoonlijke en communicatieve vaardigheden beschikt, dan is dit de perfecte functie voor jou. Het volgende zijn dingen die een human resources-assistent doet:
#1. Hulp bij administratieve taken
Bestandsbeheer, e-maildistributie en het maken van afspraken zijn slechts enkele van de taken die binnen uw bevoegdheid kunnen vallen, aangezien u helpt bij het efficiënt runnen van uw afdeling.
#2. Zorg ervoor dat u werknemersgegevens bijhoudt
Voor het bijhouden van nauwkeurige interne gegevens kan het nodig zijn een database te gebruiken om werknemersinformatie vast te leggen of een salaristool om de werkuren te controleren.
#3. Hulp bij de wervingsprocessen
Het publiceren of bijwerken van vacatures online of in vaktijdschriften kan uw bedrijf helpen zijn wervingsdoelstellingen te behalen. Interviews en andere communicatie met kandidaten kunnen worden gepland naarmate het tewerkstellingsproces vordert.
#4. Hulp bij nieuwe medewerkers
U kunt oriëntatieprogramma's of trainingssessies organiseren om te helpen bij het onboardingproces. U kunt hen ook op de hoogte stellen van interne middelen en voordelen.
Functieomschrijving Medewerker Personeelszaken
Het volgende is de functieomschrijving voor een assistent human resources:
- Reageer op alle HR-gerelateerde vragen of verzoeken, zowel binnen als buiten het bedrijf.
- Bewaar alle personeelsgegevens in digitale en elektronische vorm.
- Neem het voortouw in de communicatie met de vele partijen die betrokken zijn bij het toeslagenstelsel.
- Help mee met het inhuren door potentiële werknemers te vinden, hun referenties te controleren en contracten uit te delen.
- Houd de roosters van de HR-leiding up-to-date.
- Toezicht houden op het invullen van loon- en uitkeringsformulieren.
- Bijdragen aan de processen van het managen van de prestaties van medewerkers.
- Regelen en bijhouden van vergaderingen, interviews en planningen van HR-evenementen.
- Plannen en uitvoeren van seminars en workshops.
- Woon oriëntaties van werknemers bij en registreer updates.
- Rapporten maken en indienen waarin de HR-activiteiten als geheel worden beschreven.
- Beheer de salarisadministratie en corrigeer eventuele fouten.
- Afronden van vertrekgesprekken en beëindigingsdocumentatie.
- Meer informatie over geavanceerde HR-strategieën en deze implementeren.
Kwalificaties voor een Human Resources-assistent
- Bachelor's degree in human resources of aanverwant
- Minimaal twee jaar werkervaring als HR-assistent is vereist.
- Risico om in strijd te komen met arbeidswetgeving en beleid inzake gelijke kansen.
- In staat om HR-activiteiten en personeel effectief te beheren.
- Bewustwording van salarisprocedures.
- Expertise in alle facetten van human resources, inclusief best practices.
- Superieur vermogen om zich zowel schriftelijk als persoonlijk uit te drukken.
- Presteert bewonderenswaardig onder stress en in een krappe tijd.
- Vaardig in het gebruik van e-mail, Microsoft Office en andere computergebaseerde zakelijke en communicatietoepassingen.
- Uitstekend vermogen om te plannen en prioriteiten te stellen.
- Vermogen om kritisch te denken en problemen effectief op te lossen.
- Zorgvuldige aandacht voor elk laatste detail.
- Vermogen om aanwijzingen nauwkeurig te begrijpen en uit te voeren.
Sjabloon voor functieomschrijving van Human Resources-assistent
We moeten een human resources-assistent inhuren met uitstekende organisatorische en interpersoonlijke capaciteiten. Een human resources-assistent moet effectief kunnen multitasken en conceptueel kunnen denken. Je moet betrouwbaar zijn, aanwijzingen nauwkeurig kunnen volgen, multitasken en je aanpassen aan een hectisch tempo.
Human Resources-assistent heeft sterke conflictbeheersing en besluitvormingsvaardigheden nodig, evenals kennis van interacties met werknemers, personeelsbeheer en salarisadministratie en uitkeringsadministratie, om effectief te zijn in hun rol. Kandidaten die uitblinken in deze rol zijn creatieve denkers, nauwgezette planners en snelle probleemoplossers.
Vaardigheden van een HR-assistent
U moet vertrouwd zijn met het gebruik van spreadsheets, databases en tekstverwerkingsprogramma's om te slagen in de functie van een human resources-assistent. Je hebt ook 'zachte vaardigheden' nodig, zoals het vermogen om georganiseerd te blijven en je op de fijnere punten te concentreren. Technische vaardigheden die vereist zijn voor een functie als human resources-assistent zijn onder meer:
# 1. Computervaardigheid
U hebt geavanceerde kennis van Microsoft Office, met name Word en Excel, nodig om te slagen in deze rol als human resources-assistent. U moet in staat zijn om professioneel klinkende brieven te schrijven, werknemersgegevens up-to-date te houden via tekstverwerkingssoftware en eenvoudige wiskundige en statistische berekeningen en spreadsheets te maken. U moet ook in staat zijn om e-mails op te stellen en te verzenden, evenals presentaties te maken en te presenteren met behulp van geschikte software.
#2. Database administratie
U moet bekend zijn met het gebruiken en bijwerken van databases, aangezien HR-assistenten verantwoordelijk zijn voor het bijhouden van gegevens van bestaande werknemers, voormalige medewerkers en potentiële kandidaten.
# 3. Organisatie
Human resources-assistenten zijn verantwoordelijk voor het onderhouden van nauwkeurige en up-to-date archiefsystemen, zowel digitaal als fysiek. Je zult het goed doen in deze functie als je het leuk vindt om orde te bewaren en een basiskennis hebt van bestandssystemen.
#4. Focus op Details
Een Human Resources-assistent houdt zich over het algemeen bezig met gegevensinvoer en beheert enorme hoeveelheden gegevens, dus nauwkeurigheid is cruciaal. U moet weten hoe u uw eigen werk moet proeflezen en een basisstrategie moet ontwikkelen om fouten te vinden.
#5. Vermogen om zich uit te drukken
Human Resources-assistent heeft uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden nodig voor hun dagelijkse werk. Als je wilt slagen in deze functie, moet je goed kunnen luisteren en communiceren.
#6. Tijdsbeheer
Je moet uitstekende tijdmanagementvaardigheden hebben, aangezien een HR-assistent vaak verantwoordelijk is voor het jongleren met een aantal verschillende verantwoordelijkheden tegelijk. Succesvolle en tijdige projectafronding is mogelijk met goede tijdmanagementvaardigheden.
#7. discretie
Human resources-assistenten hebben regelmatig te maken met gevoelige informatie. Het handhaven van de vertrouwelijkheid van gevoelige gegevens is essentieel voor uw succes in uw functie.
Personeelsassistent Kantoorinstelling
Human resources-assistenten zijn in trek bij bedrijven in alle sectoren, van bankieren en financiën tot reclame en detailhandel. Ze brengen het grootste deel van hun tijd door op werkplekken in kantoren.
Hoe word je een Human Resources-assistent
Hieronder volgen de stappen die u moet nemen om human resources-assistent te worden:
# 1. Verdien een diploma
Het behalen van een tweejarige, vierjarige of graduaat in een relevant vakgebied, zoals bedrijfskunde, is een goede plek om te beginnen. Met een associate's degree kun je sneller aan de slag, terwijl een bachelor je meer diepgaande training en kennis kan geven. Het behalen van een masterdiploma is een goed idee als je in de toekomst in human resources management wilt werken.
#2. Krijg een baan op instapniveau
Zoek banen op instapniveau en start je professionele leven. Je zult meer opvallen als je een diploma hebt en vaardigheid kunt aantonen op gebieden als tekstverwerking en het bijhouden van spreadsheets.
#3. Ervaring opdoen in de echte wereld
Plan om gedurende drie jaar of langer in een of twee functies op instapniveau te werken om de administratieve ervaring op te doen die nodig is voor veel HR-assistentfuncties.
#4. Verwerven van nuttige competenties
Zoek naar manieren om je technische en zachte vaardigheden te verbeteren naarmate je verder komt in je carrière. Je zou er bijvoorbeeld aan kunnen denken om je in te schrijven voor een cursus om je interpersoonlijke communicatieve vaardigheden aan te scherpen.
# 5. Word gecertificeerd
Het behalen van een SHRM- of HRCI-certificering is een geweldige manier om de wereld te laten zien dat u het menens bent. Beide vereisen een formele opleiding na de middelbare school, evenals beroepservaring en het behalen van een test.
- PHR: Je hebt een bachelordiploma, twee jaar HR-ervaring en een voldoende score op een examen van 150 vragen nodig om dit certificaat van het HR Certification Institute te behalen.
- SHRM-CP: Om deze kwalificatie te behalen, moet u slagen voor een examen van 160 vragen en een associate's degree en drie jaar relevante ervaring of een bachelor's degree en een jaar HR-ervaring hebben.
Personeelsassistent Salaris
Gemiddeld is het salaris van een human resources-assistent $ 45,176. Het salaris van een personeelsassistent kan worden beïnvloed door factoren zoals jarenlange ervaring, opleidingsniveau en geografie.
Opleidings- en trainingsvereisten voor Human Resources-assistent
Een Associate's Degree in Human Resources of een verwant vakgebied, zoals personeelsmanagement of bedrijfskunde, is vereist voor de functie van human resources-assistent. Human resource management majors zijn zeer gewild bij de meeste werkgevers. Een masterdiploma in bedrijfskunde (MBA) met een concentratie in human resource management kan wenselijk zijn als in de toekomst een positie in HR op het hoogste niveau ligt.
De training van een HR-assistent moet het gebruik van alle software en tools omvatten die door uw HR-team worden gebruikt. Als uw organisatie propriëtaire software gebruikt, geef dan prioriteit aan het inhuren van mensen die ervaring hebben met vergelijkbare software.
Ervaringsvereisten voor Human Resources-assistent
De ideale kandidaat voor de functie van assistent human resources heeft tussen de drie en vijf jaar relevante werkervaring. Ze moeten bekend zijn met loonadministratieprocedures en arbeidswetgeving. Het vermogen om goed te communiceren en goed samen te werken met anderen is cruciaal voor deze rol. De vaardigheden van een HR-assistent moeten het vermogen omvatten om problemen op te sporen en werkbare oplossingen te vinden.
Welke kwalificaties moet een HR-assistent hebben?
Aangezien de functie Human Resources Assistant een instapniveau is, moeten kandidaten blijk geven van sterke interpersoonlijke en organisatorische vaardigheden. Ervaring op gebieden als gegevensinvoer, receptie en administratieve ondersteuning is vaak een indicatie van succes in de rol van HR-assistent. Human Resources-assistenten hebben te maken met veel privégegevens, dus het is belangrijk om alleen diegenen aan te nemen die hun betrouwbaarheid tijdens het sollicitatieproces kunnen bewijzen. Het cv moet er professioneel uitzien en vrij zijn van fouten om aan te tonen dat de sollicitant in staat is tot gegevensinvoer en het schrijven van memo's.
Wat doet een HR-assistent precies de hele dag?
Human Resources-assistenten brengen het grootste deel van hun tijd door in een kantooromgeving tijdens reguliere kantooruren. Zij zijn degenen die e-mails beantwoorden en werknemers in contact brengen met de juiste mensen als ze vragen hebben. Personeelssecretarissen schrijven en archiveren memoranda waarin beleidswijzigingen worden beschreven. Human Resources-assistenten hebben vaak de verantwoordelijkheid om verschillende bedrijfsdatabases bij te werken met nieuwe gegevens. Ze printen kopieën van bestanden en controleren de ingevoerde gegevens nogmaals. De HR-assistent maakt de dag af met het afhandelen van de print-, kopieer- en mailbehoeften van de afdeling.
Wat zijn de belangrijkste vaardigheden voor een Human Resources-assistent?
- HR kennis en expertise.
- Goede presentatievaardigheden.
- Multitasking.
- Leidinggevend vermogen.
- Motivatie.
Wat is het verschil tussen HR-medewerkers en een HR-assistent?
De taken van een HR-medewerker zijn complexer dan die van een HR-assistent. Terwijl de laatste primair verantwoordelijk is voor administratieve taken, kan de eerste belast zijn met beleidsrichting, het leiden van vergaderingen zoals exit-interviews en het nemen van beslissingen zoals welke ziektekostenverzekeringen daarbij horen.
Welk niveau is Human Resources-assistent?
Aangezien de functie Human Resources Assistant een instapniveau is, moeten kandidaten blijk geven van sterke interpersoonlijke en organisatorische vaardigheden.
Hoe bereid ik me voor op HR-assistent?
- Een kwalificatie in Human Resources of een gerelateerd veld.
- Twee jaar werkervaring in een soortgelijke functie.
- Organisatorische vaardigheden en oog voor detail.
- Bekendheid met arbeidsvoorwaardenregelingen en arbeidsrecht.
- Algehele kennis van payrollpraktijken.
Hoe bereid ik me voor op een sollicitatiegesprek met een HR-medewerker?
Het bekijken van voorbeeldvragen en het onderzoeken van succesvolle interviewstrategieën is een geweldige manier om je voor te bereiden op een interview. De beste kandidaten gaan verder dan dit en beoordelen en bereiden zich voor op vragen die met name betrekking hebben op de functie waarnaar ze solliciteren.
Conclusie
U kunt een bedrijf aanzienlijk beïnvloeden door een carrière als HR-assistent na te streven. In deze rol ben je mogelijk verantwoordelijk voor het screenen van sollicitaties, het regelen van sollicitatiegesprekken, het organiseren van oriëntaties en het opleiden van nieuwe medewerkers. Dus waarom zou je vandaag niet voor deze carrière gaan?
Gerelateerde artikelen
- HR-MANAGER SALARIS: hoeveel HR-managers verdienen in 2023?
- HR-coördinator: taakomschrijving en salaris
- HR-MANAGER: definitie, taken, salaris, vaardigheden en kwalificaties
- HR ANALYTICS: belang, voorbeelden, cursussen, banen
- Human Resource Management: definitie en gids voor kleine bedrijven
Referenties
