Het plannen van diensten voor werknemers is een van de moeilijkste verantwoordelijkheden voor resourcemanagers en bedrijfseigenaren. Het analyseren van tijden waarop mensen moeten werken en hoe dat moet gebeuren, is tijdrovend en veeleisend. Dit is met name het geval wanneer er meerdere werknemers zijn met verschillende planningsbehoeften of een ingewikkelde planningsregeling zoals 24-uurs werkcycli. Om u te helpen, hebben we een paar voorbeelden samengesteld van de beste gratis software en apps voor het plannen van personeelsdiensten die onlangs op de markt zijn gekomen, waarmee u tijd bespaart en bij uw bedrijf past.
Overzicht
Een ploegenplanner is een persoon die roosters voor een bedrijf regelt en afhandelt met als doel het totale aantal werkeenheden op voltooiingsniveaus per tijdseenheid te verhogen. Ook werken planners in verschillende omgevingen, zoals detailhandelbedrijven, fabrieken, transportbedrijven, medische voorzieningen en universiteiten.
Ploegplanner: dagelijkse taken en verantwoordelijkheden
Planners zijn volledig afhankelijk van het bedrijf en zijn toegewijd aan bepaalde administratieve taken, zoals het beheren van zorgen van klanten en klanten, het begroeten van gasten en het beheren van informatie over in- en uitladen. Hieronder staan enkele van de basisverantwoordelijkheden die een werkgever van een planner verwacht:
- Planningen maken en indien nodig bijstellen
- Communiceer met klanten of klanten via de telefoon en via e-mail om afspraken in te stellen en op te volgen
- Dien klantfacturen in en handhaaf het kredietbeleid
- Houd de bedrijfsgegevens bij
- Los planningsproblemen op met medewerkers en klanten
- Financiële toezeggingen aan klanten uitleggen
- Informeer medewerkers over wijzigingen in roosters ter goedkeuring
- Documentatie archiveren en ordenen
- Bereid materiaal voor presentaties voor
Medewerker Ploegplanner
ploegendienst is een methode om werkschema's op te stellen om de productiviteit te verhogen door de behoeften van het bedrijf te benadrukken en tegelijkertijd de tevredenheid van de medewerkers te waarborgen. De ploegendienstplanner omvat veel ontwerp en organisatie om ervoor te zorgen dat het bedrijf het benodigde aantal teamleden aan het werk heeft tijdens een bepaalde dienst, terwijl ook rekening wordt gehouden met de werk-privébalans van de werknemer. Daarom plannen bedrijven personeelsdiensten met behulp van verschillende methoden voor het vastleggen en verspreiden van schema's. Welke procedure ook wordt gekozen, hangt echter volledig af van de belangrijkste doelstellingen van het bedrijf en de beschikbare middelen.
Ploegendienstplanner: best practices voor ploegendienstplanning
Het maken van een ploegenschema is moeilijk, en het kan een uitdaging zijn om een rooster samen te stellen dat voldoet aan de verwachtingen van zowel de werkgever als de werknemer. Overweeg dus deze tips voor een succesvol ploegendienstplanningsproces waar alle teamleden baat bij hebben.
#1. Begrijp de behoeften van het bedrijf.
Alvorens een proces voor ploegenplanning te selecteren, moeten werkgevers rekening houden met de belangrijkste verantwoordelijkheden van key performance indicators (KPI's). Vandaar dat het dient als leidraad voor welke planningsoptie of unieke combinatie aan deze doelstellingen voldoet. Bepaal ook welk type planning zal worden gebruikt nadat u de bedrijfsdoelstellingen hebt gedefinieerd.
#2. Focus op beschikbaarheid van medewerkers
Werkgevers zouden werknemers een voordeel moeten geven door hen arbeidsbeschikbaarheid te bieden. Het management moet ook altijd alle reeds bestaande verlofaanvragen van werknemers honoreren.
#3. Plan van tevoren
Ploegenschema's moeten zo snel mogelijk worden opgesteld om werknemers dienovereenkomstig te laten plannen of problemen aan het licht te brengen die moeten worden aangepakt. Bovendien adviseren resourcemanagers om schema's ten minste twee weken van tevoren met werknemers te delen.
#4. Communiceer planningstechnieken
Werkgevers moeten de technieken openlijk met werknemers bespreken tijdens het ploegenroosterproces. Managers moeten ook uitleggen hoe planning tot stand komt en praten over vragen en zorgen.
#5. Het schema moet gemakkelijk toegankelijk zijn.
Ploegenplanning moet een efficiënte manier bevatten om de planning snel en eerlijk aan alle werknemers toe te wijzen.
#6. Sta open voor aanpassingen
Met zoveel mensen om te behagen, wordt het plannen van diensten bereikt met veel veranderingen en meningen. De ruimte moet in het proces worden gelaten om rekening te houden met planningsproblemen onderweg.
#7. Gebruik planningstools
kunstmatige intelligentie kan het ploegenroosterproces automatiseren. Bedrijven kunnen ook software gebruiken om werknemerstaken gelijk te trekken, persoonlijke dagen van werknemers bij te houden, waarschuwingen te ontvangen wanneer zich problemen voordoen, diensten efficiënt te verplaatsen, met werknemers binnen het platform te communiceren en in combinatie met financiële software te werken om de salarisadministratie in het planningsproces op te nemen.
Dienstroostersoftware
Software voor ploegendienstplanning wordt gebruikt om digitale werkschema's op te stellen voor uurloners. Ze houden persoonlijke werkvoorkeuren en beschikbaarheid bij, waardoor managers schema's kunnen maken die voor iedereen werken. Ze bieden ook andere voordelen, zoals directe koppelingen met systemen voor salarisadministratie en verlofbeheer. Ook maken verschillende softwareprogramma's voor personeelsplanning deel uit van grotere HRIS- of HRMS-systemen, die kunnen worden geïntegreerd met andere fundamentele HR-functionaliteiten allemaal op één plek.
Shift Scheduler-software: factoren om te overwegen
Houd bij het zoeken naar de beste software voor het plannen van personeelsdiensten rekening met deze belangrijke kenmerken die samen een complete oplossing vormen:
- Ploegenplanning en kalender: Gebruikt een dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse kalenderweergave om aan te geven welke ploegen zijn gepland en stelt u in staat om nieuwe te maken met behulp van sjablonen of automatisering.
- Beschikbaarheid en vrije tijd van werknemers: Sommige werknemers zijn mogelijk niet beschikbaar op een bepaald tijdstip of hebben vrije tijd geboekt, dus het is belangrijk dat dit wordt weergegeven in het werkschema van uw team.
- Tijdklok: Werknemers die in- en uitklokken, valideren dat de diensten worden voltooid, wat leidt tot nauwkeurigere urenstaten.
- Taken bijhouden: Taken in ploegen opnemen en werknemers de voortgang laten bijwerken, is een manier om te meten of uw planning productief en effectief is.
- Rapportage en analyse: het verplaatsen van gegevens helpt u betere zakelijke beslissingen te nemen. U kunt bijvoorbeeld de gewerkte uren per dag analyseren om uw drukste dag van de week te identificeren.
- Instant messaging: één-op-één- en groepschats ondersteunen een effectieve planning, waarbij werknemers de details van de dienst kunnen controleren en indien nodig diensten kunnen uitwisselen.
- Naleving: de software zorgt ervoor dat u voldoet aan federale, staats- en lokale arbeidswetten, zoals minimumloon en overwerkvereisten. Dit vermindert op zijn beurt uw juridische risico's.
Shift Scheduler-software: de beste Shift Scheduler-software
Hier zijn een paar voorbeelden van de beste planningssoftware: gebaseerd op algemene prijzen en abonnementsfuncties, functionaliteit, nalevingsfuncties en add-on-services.
- Plaatsvervanger
- 7shifts
- Connectteam
- Zoomverschuiving
- QuickBooks
- monday.com
- klokhaai:
- Snapschema 365
- Calendly
Shift Scheduler-app
Om binnen uw bedrijf maximaal te presteren is het noodzakelijk dat resource managers personeelsplanningen opstellen en bijhouden. Het kan tijdrovend zijn om omvangrijke planner-apps of Excel handmatig te gebruiken, wat de productiviteit beïnvloedt. Daarom bieden planner-apps u voor effectieve resultaten alle tools die nodig zijn om geschikte schema's voor uw teams te maken om ploegenconflicten te voorkomen
Waar u op moet letten in een Shift Scheduler-app
De beste planner-app werkt anders dan een app die gewoon gemiddeld is, en
hier is hoe:
- Functionaliteit: flexibiliteit om sjablonen aan te passen en op te slaan, slepen en neerzetten en waarschuwingsmeldingen.
- Kosten: het punt is om geld te besparen, niet om er meer van te verspillen. Vind vaste prijzen, niet per gebruiker.
- Schaalbaarheid: voor alle MKB-groottes, die groei kunnen ondersteunen zonder wijziging van de bedrijfsvoering.
- Eenvoudige integratie: een intuïtieve alles-in-één die alles wat je nodig hebt op één plek heeft.
- Klantenondersteuning is te allen tijde bereikbaar en heeft een topscore van klantrecensies.
Shift Scheduler-app: voorbeelden
Als u zich afvraagt welke gratis dienstrooster-app het beste is voor uw bedrijf, bekijk dan de volgende voorbeelden van de beste beschikbare werkrooster-apps:
#1. Kalender
Met de app Agenda kunt u afspraken inplannen, uw agenda bekijken en afspraken maken. Dit betekent dat machine learning mogelijk wordt gemaakt door het webportaal en de mobiele app, waardoor het systeem in de loop van de tijd uw contacten en uw typische schema kan leren. Door die informatie vaker te gebruiken, krijgt Agenda meer inzicht in uw planning en degenen met wie u regelmatig communiceert.
#2. De mensheid
Humanity is een best beoordeelde app die beschikbaar is voor zowel iOS als Android en die toezicht houdt op de personeelsbehoeften van uw bedrijf. Als onderdeel van de flexibele en op regels gebaseerde programmering van het platform, wordt aan de planningsbehoeften van werknemers voldaan terwijl een foutloos schema wordt gecreëerd. Daarnaast zorgt Humanity voor conformiteit met de nieuwste arbeidswetgeving met betrekking tot overwerk, pauzes en planning.
#3. slinger
De Sling shift schedule app was duidelijk voor restaurants, retail, hotels en zorginstellingen. Bovendien wordt het cloudgebaseerde distributiesysteem geleverd met krachtige planningsfuncties die zelfs de meest gecompliceerde planningen vereenvoudigen. Ook komt uw team op tijd aan en wordt het aantal no-shows verminderd met behulp van andere krachtige functies.
#4. Thuisbasis
Met Homebase kunt u medewerkers inplannen in een cloudgebaseerde omgeving. Naast het automatiseren van planningen, vergemakkelijkt dit planningsproduct het wervingsproces en helpt het bij budgetprognoses. Ze bieden ook native apps die kunnen worden geïntegreerd met zowel iOS- als Android-apparaten. Deze mobiele planningsmogelijkheden voor medewerkers maken het gemakkelijk voor managers om planningen te maken en werknemers overal toegang tot de planning te geven.
#5. eenvoudig
Dit is een uitstekende app voor het plannen van diensten die aan al uw behoeften voldoet. Het heeft een eenvoudige planningsfunctie en stelt u in staat om gemakkelijk planningssjablonen te herhalen. Naast een tijdregistratietool heeft het een functie voor efficiënt personeelsbeheer waarmee u verlofaanvragen en beschikbaarheid van werknemers kunt volgen. Daarnaast biedt Ximble AI om u te helpen historische gegevens te gebruiken om het juiste personeel aan elke dienst toe te wijzen.
Gratis ploegenplanner
Als eigenaar van een klein bedrijf zijn geld besparen en het onder controle houden van de bedrijfskosten topprioriteiten. Voor effectieve resultaten verenigt u uw personeelsplanningsbehoeften om verspilling van betaalde tijd te voorkomen. Als u dit doet, bespaart u op zijn beurt veel geld en verhoogt u tegelijkertijd de productiviteit van uw team. Daarom gebruiken managers een gratis ploegenplanner om digitale werkschema's voor hun teams te maken. Het is een soort van software voor personeelsbeheer dat is specifiek voor arbeidskrachten per uur. Met de gratis ploegenplanner kunnen teamleiders naar behoefte ploegendiensten, pauzes en ploegenoverdrachten plannen. Het kan ook helpen bij personeelswerving op korte termijn, het beheren van schemawijzigingen en het bijhouden van arbeidskosten.
Free Shift Scheduler: voorbeelden
Hier is mijn shortlist van de beste gratis dienstplanner,
#1. Connectteam
De planningssoftware van Connecteam is eenvoudig te gebruiken en schaalbaar, dus u kunt beginnen met hun gratis versie en in de loop van de tijd meer functies toevoegen. Met een gratis account kunnen werknemers in realtime in- en uitklokken en hebben ze toegang tot een onbeperkt aantal aangepaste checklists om hen te helpen bij hun taak te blijven.
#2. Zoek mijn shift
Findmyshift is een andere uitstekende, gratis tool voor personeelsplanning. De gratis versie is beperkt tot slechts vijf werknemers en één manager. Dit betekent dat je met de gratis versie slechts een week van tevoren kunt plannen en dat je niet de mogelijkheid hebt om sjablonen van je planning te maken. Net als veel andere tools op deze lijst, maakt het gebruik van slepen-en-neerzetten-planning om ploegen te helpen creëren. Bovendien heeft de planningstool ook de mogelijkheid om meerdere slots te kopiëren door te slepen (zoals je kunt doen in Excel).
#3. scherpte
Hun software is bijzonder goed in het afhandelen van moeilijke planningsinstanties door flexibiliteit na het boeken mogelijk te maken, zoals het opnieuw instellen van het boekingsbedrag en het doorschuiven van resterende afspraken. Bovendien heeft het een gemakkelijk navigeerbare planner en planningseditor. Acuity-planning maakt planning mogelijk voor pakketten, lidmaatschappen en groepslessen, inclusief terugkerende facturering. Dit kan met name handig zijn als u een online trainer, coach of consultant bent
#4. asana
Asana is een app die is gemaakt om verantwoordelijkheden op te splitsen in beheersbare stukken en ze vervolgens dienovereenkomstig toe te wijzen. Het heeft ook een Kanban-bordweergave waarmee je je voortgang kunt zien. Dit komt omdat u met hun kalenderfunctie de taken van uw werknemer in de gaten kunt houden en kunt zien welk teamlid op welk moment aan welke taak werkt. U kunt deze informatie gebruiken om belangrijke projectdeadlines en mijlpalen bij te houden. Zo pas je de diensten aan en geef je in-app feedback.
#5. Timificeren
Timify is gratis software voor het plannen van afspraken en resources voor kleine bedrijven. Het heeft een online agendafunctie om werknemers inzicht te geven in hun schema's, vergaderingen en afspraken om hen te helpen hun tijd efficiënt te beheren. Dat wil zeggen, de software bevat een functie voor het boeken van afspraken, zodat u een boekingswidget op uw website kunt implanteren, waardoor klanten afspraken kunnen boeken en toegang krijgen tot diensten op basis van hun beschikbaarheid.
#6. ABC-brander
ABC Roster is altijd gratis te gebruiken, met een optionele eenmalige donatie aan de ontwikkelaar als je vrijgevig bent. Omdat er geen betaalde versie van ABC Roster is, krijg je wat je krijgt, in voor- en tegenspoed. Een van de beste eigenschappen die ABC Roster te bieden heeft, is een krachtig systeem voor beperkingsbeheer. U kunt zelfs dieper ingaan op het meer subjectieve personeelsplanningsgebied.
Wat is een werkschema van 2 2 3 12 uur?
Is een 28-daagse rotatiecyclus waarin elke werknemer 12-uursdiensten draait (roterend tussen dag en nacht). Het 2-2-3-werkschema omvat meestal 4 teams die 2 dagen werken, dan 2 rustdagen krijgen, gevolgd door 3 dagen werk.
Wat is het beste ploegenschema om te werken?
Een rotatieschema met de klok mee (ochtend-middag-nacht):
Wat is een 5 5-2 2 werkschema?
Er staan hier twee reeksen op het programma. In een cyclus van twee weken werkt één ploeg 5 dagen op, heeft dan 5 dagen vrij, dan 2 dagen op en dan 2 dagen vrij. Het tweede team werkt 5 dagen op en heeft 2 dagen vrij, daarna 2 dagen op en 5 dagen vrij. Deze reeks wordt herhaald met nog twee squadrons voor nachtdiensten.
Referenties
Gerelateerde artikelen
- PRODUCTIESCHEMA: Wat ze doen en hoe je er één kunt worden
- SHIFT DIFFERENTIEEL CALCULATOR: betekenis, voorbeelden en wat u moet weten
- Werkschema: stappen om werknemers effectief in te plannen
- PERSONEELSPROGRAMMA: BESTE PLANNINGSSOFTWARE
- SHIFT DIFFERENTIEEL BETALING: Definitie en gemiddeld loon in 2023
- AANWEZIGHEIDSBELEID: definitie en stappen voor een effectief aanwezigheidsbeleid
- PRE-EMPLOYMENT SCREENING: Definitie, Programma, Proces, Bedrijven & Screening
- SALDO OVERDRACHT KREDIETKAART: 11 beste overdrachtscreditcards in 2023
