Ben je op zoek naar een carrière in management? Heb jij het in je om Office Manager te worden? De Office Manager is een sleutelpositie in elke organisatie en is verantwoordelijk voor het toezicht op de dagelijkse gang van zaken op kantoor. In dit blogartikel bespreken we de functieomschrijving, kwalificaties, salaris, vaardigheden en al het andere dat je moet weten om Office Manager te worden.
Wat is een Officemanager?
Een Office Manager is een persoon die verantwoordelijk is voor het toezicht op de efficiënte werking van een kantoor. Dit omvat het aansturen van personeel, het organiseren van papierwerk en archiveringssystemen, het afhandelen van financiële transacties en het toezicht houden op algemeen kantooronderhoud. Office Managers moeten beschikken over uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden en het vermogen om te multitasken. Ze moeten ook in staat zijn om moeilijke situaties met professionaliteit en diplomatie aan te pakken.
Functieomschrijving Office Manager
De functiebeschrijving van een Office Manager omvat een verscheidenheid aan taken. De belangrijkste is het aansturen van het personeel. Dit omvat het aannemen, opleiden, evalueren en disciplineren van medewerkers. Office Managers moeten ook administratieve taken uitvoeren, zoals archiveren, archiveren en ander papierwerk. Ze zijn ook verantwoordelijk voor het onderhoud en de voorraden van het kantoor.
Naast deze taken zijn Office Managers ook verantwoordelijk voor het toezicht op de financiële transacties van het kantoor. Dit omvat het in evenwicht brengen van de boeken, het afstemmen van rekeningen en het opstellen van financiële rapporten. Ze kunnen ook verantwoordelijk zijn voor het beheren van budgetten, het ontwikkelen van financiële plannen en het waarborgen van de naleving van lokale en nationale wetten.
Ten slotte moet de officemanager in staat zijn om de goede werking van het kantoor te verzekeren en bij te dragen aan de verbetering van de bedrijfsprocedures en de dagelijkse bedrijfsvoering.
Verantwoordelijkheden
De taken van de officemanager zijn onder andere:
- Onderhoud
- Mailing
- Apparatuur
- Biljetten
- boodschappen
- Winkelen
- Plan vergaderingen en afspraken.
- Organiseer de indeling van het kantoor en bestel schrijfwaren en apparatuur.
- Houd het kantoor in goede staat en voer de nodige reparaties uit.
- Werk indien nodig samen met HR om het kantoorbeleid bij te werken en te onderhouden.
- Organiseren van kantoorprocedures en operaties
- Coördinatie van alle kantoorapparatuur met de IT-afdeling
- Beheer contract- en prijsbesprekingen met kantoorverkopers, dienstverleners en kantoorhuurcontracten om ervoor te zorgen dat alles op tijd wordt gefactureerd en betaald.
- Beheer het G&A-budget voor het kantoor en zorg voor nauwkeurige en tijdige rapportage.
- Geef bezoekers algemene hulp.
- Assisteren bij de onboarding van nieuwe medewerkers.
- Reageren op vragen van werknemers over kantoorbeheerkwesties (bijv. Briefpapier, hardware en reisarrangementen)
- Communiceren met leveranciers van facility management, zoals schoonmaak, catering en beveiliging.
- Plan interne of externe activiteiten zoals feesten, vieringen en conferenties.
Vereisten voor kantoorbeheer
- Ervaring in office management, administratie of als assistent.
- Inzicht in de taken, processen en procedures van het kantoorbeheer
- Uitstekende tijdmanagementvaardigheden, evenals het vermogen om te multitasken en taken te prioriteren
- Detailgerichtheid en probleemoplossend vermogen
- Uitstekende schrijf- en verbale communicatieve vaardigheden
- Uitstekend organiserend en plannend vermogen
- Microsoft Office vaardig
- Processen en procedures voor boekhouding, gegevens en administratief beheer zijn allemaal vereist.
- Inzicht in administratieve technieken en procedures
- vertrouwdheid met strategieën en processen voor personeelsbeheer
- Inzicht in bedrijfs- en managementprincipes
- Kennis van kantoorsoftwareproducten en computervaardigheden
Een goed geschreven sectie over cv-vaardigheden die de talenten van uw relevante officemanager belicht, kan uw cv helpen om het Applicant Tracking System (ATS) te omzeilen, wat de eerste stap is om uw sollicitatie te laten opvallen. Gebruik de onderstaande topcapaciteiten en bekwaamheden van de officemanager om u te helpen een effectief cv op te stellen.
Vaardigheden Officemanager
- Communicatie
- Evaluatie en analyse
- Oordeel
- Problemen oplossen
- Maak een beslissing
- Organisatie en planning
- Tijdbeheer
- Detailoriëntatie
- Nauwkeurigheid
- Delegatie
- Coaching
- initiatief
- Integriteit
- Aanpassingsvermogen
- Samenspel
- Budgettering
- Staffing
- Toezien op
- Normen creëren
- Procesverbetering
- Voorraadbeheer
- Beheer van het aanbod
- creativiteit
- proactiviteit
- Record houden
- toegankelijkheid
- Microsoft Office vaardigheid
- Coördinatie
- Facturatie Gegevens
- Interpersoonlijke vaardigheden
- Motivatie
- Empathie
- Administratieve ondersteuning
Competenties
- Aantoonbare ervaring als officemanager, frontofficemanager of administratief medewerker
- Inzicht in de verantwoordelijkheden, systemen en processen van de Office Administrator
- MS Office-vaardigheid (met name MS Excel en MS Outlook)
- Praktische kennis van kantoormachines (bijv. Faxmachines en printers)
- Kennis van e-mailplanningssoftware zoals Email Scheduler en Boomerang
- Uitstekende tijdmanagementvaardigheden, evenals het vermogen om te multitasken en prioriteiten te stellen, zijn vereist. Aandacht voor detail en probleemoplossend vermogen zijn ook vereist.
- Uitstekende schrijf- en verbale communicatieve vaardigheden
- Een creatieve geest met het vermogen om verbeteringen voor te stellen en sterke organisatie- en planningsvaardigheden in een snel veranderende omgeving
- Een middelbare schooldiploma is vereist en bij voorkeur ervaring als administratief medewerkster of secretaresse.
Officemanager salaris
Het salaris van een Office Manager is afhankelijk van de grootte van de organisatie en het aantal taken waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Volgens het Bureau of Labor Statistics is het gemiddelde jaarsalaris van een Office Manager $ 58,000. Dit kan variëren van $ 40,000 tot $ 90,000 per jaar, afhankelijk van de grootte van de organisatie en het aantal taken waarvoor ze verantwoordelijk zijn.
Hoe u zich op de rol kunt voorbereiden
Als u geïnteresseerd bent om Office Manager te worden, zijn er verschillende stappen die u kunt nemen om u voor te bereiden op de functie. Eerst moet je een bachelordiploma in bedrijfskunde of een gerelateerd vakgebied behalen. Je moet ook ervaring opdoen in kantoorbeheer, boekhouding of financiële dienstverlening.
Daarnaast is het belangrijk om ervaring op te doen met computersoftware, zoals Microsoft Office, en een goed begrip te hebben van financiële transacties. Je moet ook de tijd nemen om je organisatorische en communicatieve vaardigheden te ontwikkelen. Tot slot blijf je op de hoogte van de laatste trends in office management en ben je bereid om nieuwe uitdagingen aan te gaan.
Andere titels voor Office Manager
De titel Office Manager wordt gebruikt om verschillende functies te beschrijven. Enkele van deze titels zijn Office Administrator, Office Coordinator, Office Supervisor en Administrative Assistant.
De titel Office Manager wordt ook gebruikt om verschillende functies in de bedrijfswereld te beschrijven, zoals Chief Administrative Officer, Chief Operating Officer en Chief Financial Officer.
Functies van een Office Manager
De primaire taken van een Office Manager zijn het toezicht houden op de dagelijkse gang van zaken op kantoor. Dit omvat het aansturen van personeel, het organiseren van papierwerk en archiveringssystemen, het afhandelen van financiële transacties en het toezicht houden op algemeen kantooronderhoud.
Office Managers moeten ook in staat zijn om moeilijke situaties met professionaliteit en diplomatie aan te pakken. Ze moeten beschikken over uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden en het vermogen om te multitasken.
Bovendien moeten kantoormanagers in staat zijn om budgetten te beheren, financiële plannen te ontwikkelen en ervoor te zorgen dat lokale en nationale wetten worden nageleefd. Ze moeten ook een goed begrip hebben van kantoorprocedures en het vermogen om met verschillende mensen te werken.
Wat komt er na een Office Manager?
Nadat je Office Manager bent geworden, zijn er verschillende carrièrepaden voor vooruitgang. Deze omvatten functies zoals Executive Director, Chief Operating Officer en Chief Administrative Officer. Deze functies vereisen meer ervaring en gaan meestal gepaard met een hoger salaris.
Is een Office Manager een beheerder?
Nee, een Office Manager is geen Beheerder. Een beheerder is een persoon die verantwoordelijk is voor het beheer van de algehele activiteiten van een organisatie. Een Office Manager daarentegen is verantwoordelijk voor het toezicht op de efficiënte werking van een kantoor. Dit omvat het aansturen van personeel, het organiseren van papierwerk en archiveringssystemen, het afhandelen van financiële transacties en het toezicht houden op algemeen kantooronderhoud.
Wat is de moeilijkste rol van een Office Manager?
De moeilijkste rol van een Office Manager is het aansturen van personeel. Dit omvat het aannemen, opleiden, evalueren en disciplineren van werknemers. Office Managers moeten ook in staat zijn om moeilijke situaties met professionaliteit en diplomatie aan te pakken.
Wat is de belangrijkste vaardigheid voor een Office Manager?
De belangrijkste vaardigheid voor een Office Manager is uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden. Dit omvat het vermogen om te multitasken, taken te prioriteren en moeilijke situaties met diplomatie aan te pakken. Officemanagers moeten ook een goed begrip hebben van kantoorprocedures en het vermogen hebben om met verschillende mensen samen te werken. Daarnaast moeten ze bedreven zijn in computersoftware, zoals Microsoft Office, en een goed begrip hebben van financiële transacties.
Hoe noem je anders een officemanager?
Kandidaten die op zoek zijn naar banen voor officemanagers, kunnen ook zoeken naar functies als manager bedrijfsbureau of manager administratieve diensten. Gebruik andere functietitels om potentiële sollicitanten te helpen bij het vinden van vacatures voor uw officemanager.
Welke informatie moet ik in mijn vacature plaatsen voor een officemanager?
Houd er bij het maken van uw vacature rekening mee dat deze kandidaten moet helpen bij het begrijpen van de functie-eisen van de officemanager bij uw organisatie. Om personen aan te trekken die geschikt zijn voor uw bedrijf, verstrekt u details over de opleidingsvereisten van de officemanager, de benodigde talenten en de toegewezen taken. Wanneer u een vacature voor een officemanager plaatst, begint u met het toevoegen van uw specificaties aan onze sjabloon voor de functieomschrijving van een officemanager om een professioneel ogende, uitgebreide vacaturelijst te maken.
Typische werkgevers van officemanagers
Een officemanager kan worden ingehuurd door elk bedrijf met meer dan een paar werknemers. Onder de grote werkgevers zijn:
NHS-trusts, universiteiten, financiële instellingen, lokale overheden, liefdadigheidsinstellingen van de centrale overheid, kleine ondernemingen en fabrikanten zijn voorbeelden van ziekenhuizen en gezondheidsorganisaties.
Lokale vacaturesites, evenals regionale en nationale vacaturesites, worden vaak gebruikt om vacatures te adverteren. Ook via uitzendbureaus worden vacatures geplaatst.
Op doelbanen kunt u op zoek gaan naar zakelijke en managementfuncties, evenals begeleiding bij cv's en sollicitaties.
Conclusie
De Office Manager is een sleutelpositie in elke organisatie en is verantwoordelijk voor het toezicht op de dagelijkse gang van zaken op kantoor. De functiebeschrijving omvat het aansturen van personeel, het organiseren van papierwerk en archiveringssystemen, het afhandelen van financiële transacties en het toezicht houden op algemeen kantooronderhoud. De kwalificaties om Office Manager te worden variëren van organisatie tot organisatie, maar de meeste werkgevers hebben een bachelordiploma in bedrijfskunde of een aanverwant vakgebied nodig. Het salaris van een Office Manager is afhankelijk van de grootte van de organisatie en het aantal taken waarvoor zij verantwoordelijk zijn, maar het gemiddelde jaarsalaris is $ 58,000.
De belangrijkste vaardigheden voor een Office Manager zijn uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden, het vermogen om te multitasken en een goed begrip van kantoorprocedures en financiële transacties. Om je op de functie voor te bereiden, moet je een bachelordiploma in bedrijfskunde of een verwant vakgebied behalen en ervaring opdoen in kantoorbeheer, boekhouding of financiële dienstverlening.
Als je denkt dat je het in je hebt om Office Manager te worden, begin dan vandaag met de voorbereiding op de functie. Met de juiste kwalificaties, vaardigheden en ervaring kun je een Office Manager worden en een belangrijk onderdeel van elke organisatie worden.
Gerelateerde artikelen
- Bouwprojectbeheer: beginnershandleiding voor efficiënt beheer
- KANTOORBEHEERSYSTEEM: beste gratis en betaalde opties in 2023
- MARKETING MANAGER: Functieomschrijving, Salarissen & Gids
- PROJECT MANAGER KWALIFICATIES: wat u moet weten, te volgen stappen en salaris
- Fiscaal agent: best practices en gedetailleerde gids voor 2023
Referenties
