Doorgaans dienen receptiereceptionisten of receptie als poortwachters van een kantoor. Ze bieden oproepbeantwoordingsservices, doorschakelservices, afsprakenplanningsservices, klantenservice en kaartbegeleiding. Iedereen die het gebouw binnenkomt, wordt begroet door de receptioniste. Een receptiereceptionist heeft meestal minimaal een middelbare schooldiploma, basisvaardigheden op kantoor en computerervaring nodig.
Lees verder om meer te weten te komen over een receptie, hun functieomschrijving, taken en kwalificaties.
Receptie Receptie
In een groot bedrijf of kantoor is de receptiereceptionist het eerste aanspreekpunt. De typische verantwoordelijkheden en taken van een receptiereceptionist zijn onder meer het inchecken en registreren van gasten, het ontvangen en sorteren van post, het plannen van vergaderingen en het beheren van kantooractiviteiten. Daarnaast zijn ze verantwoordelijk voor het bedienen van een telefooncentrale, het aannemen van oproepen en het doorgeven van berichten aan kantoorpersoneel. Mogelijke taken voor receptiereceptionisten zijn ook het bijwerken van afsprakenkalenders, het valideren van parkeerkaarten en het archiveren en administratief werk.
De enige formele opleiding die nodig is om als receptiereceptionist te werken, is meestal een middelbare schooldiploma of GED. Werkgevers geven echter de voorkeur aan sollicitanten die hebben gewerkt als receptioniste, kantoorbeheerder of vertegenwoordiger van de klantenservice. Microsoft Office Suite en software voor het maken van afspraken kunnen sollicitanten een voorsprong geven op andere sollicitanten in het wervingsproces. Aspirant-receptiereceptionisten moeten ook bedreven zijn in multitasking, timemanagement en communicatie.
Wat zijn de taken en taken van een receptie?
De verantwoordelijkheden van een baliereceptionist omvatten een verscheidenheid aan administratieve taken. Afhankelijk van het soort bedrijf en de sector waarvoor je werkt, veranderen je taken als baliereceptionist. Om je werk als baliereceptionist interessant te houden krijg je diverse verantwoordelijkheden. Bovendien ben je de eerste persoon die werknemers zien wanneer ze op het werk aankomen. Hierdoor leer je je collega's kennen, iets wat sommige werkgevers op prijs stellen. Meestal zijn uw verplichtingen en plichten als volgt:
- Klanten verwelkomen
- Oproepen aannemen en doorverbinden
- Berichten ontvangen
- Kopieën maken
- Omgaan met e-mails
- Afspraken maken
- Betalingen accepteren
- Papierwerk scannen
- Het invoeren van klant- of klantgegevens
- Cadeaus bestellen voor collega's
- Plan bescheiden borrels en evenementen voor op kantoor.
Taken Van Een Receptie Receptie
#1. Van harte welkome klanten
Het begroeten van gasten is een van de fundamentele verantwoordelijkheden van een receptie. Bezoekers van uw winkel of kantoor hebben mogelijk alleen contact met de receptioniste. Ook al is dit een instapfunctie, een receptioniste die erin slaagt, moet zowel een sterke administrateur als een goede communicator zijn en in staat zijn om met mensen van alle achtergronden en beroepen om te gaan.
Wanneer bezoekers arriveren, dient de receptioniste hen vriendelijk te begroeten, af en toe hun jassen aan te nemen, verfrissingen aan te bieden en te reageren op eenvoudige vragen over het bedrijf, zoals de openingstijden. De receptie moet ernaar streven voldoende kennis te hebben om een beknopte beschrijving te geven van de goederen en diensten die uw bedrijf levert.
#2. Oproepen aannemen en terugbellen
Een receptiereceptionist is verantwoordelijk voor het afhandelen van alle inkomende oproepen en het persoonlijk begroeten van bezoekers. Afhankelijk van de grootte van uw bedrijf, moet uw receptioniste bekend zijn met uw telefoonsysteem om deze taak uit te voeren. De receptioniste screent oproepen zoals gevraagd, stuurt oproepen door naar de juiste partij en neemt berichten op en geeft ze door indien nodig.
#3. Inkomende post versturen
In sommige bedrijven kan de receptiereceptionist toezicht houden op de distributie van zowel inkomende als uitgaande post. De receptioniste sorteert de binnenkomende post, verwijdert junkmail en scheidt items met de hoogste prioriteit. De post wordt verspreid volgens het bedrijfsbeleid.
Een receptiereceptionist kan elk poststuk met de hand afleveren bij de beoogde ontvanger, of de pakketten kunnen in de daarvoor bestemde interoffice-mailbox worden geplaatst. Als pakketten arriveren, tekent de receptioniste bovendien voor bezorging 's nachts of met prioriteit.
#4. Uitgaande post voorbereiden
De receptioniste van de receptie maakt de post van de dag klaar voor het postkantoor of de nachtelijke bezorgdienst om op te halen. De receptiemedewerker legt contact met een koeriersdienst en geeft hen alle nodige instructies als een persoon of bedrijf snel documenten nodig heeft.
#5. Administratieve en secretariële taken
Een receptiereceptionist kan ook verschillende administratieve taken uitvoeren, zoals het opstellen van brieven, het maken van financiële spreadsheets en het maken van presentaties. In kleine of middelgrote bedrijven kan de receptiereceptionist ook verantwoordelijk zijn voor het plannen van vergaderingen van senior teamleden en het regelen van zakenreizen. Het bestellen van kantoorbenodigdheden, het archiveren van papierwerk, het maken van kopieën en het verzenden en ontvangen van faxen zijn andere taken die de receptioniste mogelijk moet uitvoeren. De persoon die vooraan zit, voert af en toe administratieve taken uit.
Vaardigheden van een Receptie Receptie
- Administratieve ervaring
- Tweetalige vaardigheden
- Communicatie vaardigheden
- Computerkennis
- Computer vaardigheden
- Klantenservice
- Gegevensinvoer
- Ervaring tandartspraktijk
- Documentatie beoordeling
- EMR-systemen
- Organisatorische vaardigheden
- Goede probleemoplossende vaardigheden
- Aandacht voor detail
- Time management vaardigheden
- Microsoft Office
- Google Docs
- Kalendersoftware
Hoe word je een Receptie Receptie
Zelfs als je weinig tot geen ervaring hebt in het veld, kun je nog steeds werk vinden als receptioniste door het volgende te doen:
#1. Een middelbare schooldiploma behalen
Veel werkgevers nemen geen receptionist in dienst tenzij ze hun middelbare schooldiploma hebben. Je middelbare schoolervaring kan je op verschillende manieren voorbereiden op banen als receptioniste, waaronder het verbeteren van je vermogen om je tijd te beheren, georganiseerd te blijven en samen te werken met anderen. Als je een middelbare schooldiploma hebt, zien potentiële werkgevers je misschien als bekwaam, verantwoordelijk en georganiseerd - kwaliteiten die je geschikter kunnen maken voor receptionistefuncties.
#2. Bouw uw interpersoonlijke vaardigheden op
Tijdens je werk als receptioniste heb je elke dag te maken met een breed scala aan individuen. Receptionisten met sterk interpersoonlijke communicatieve vaardigheden worden vaak ingehuurd door werkgevers. Je bent meer gekwalificeerd voor een receptionistefunctie als je goede interpersoonlijke vaardigheden hebt, omdat je op werkgevers overkomt als charismatisch, professioneel en welbespraakt.
#3. Maak een sterk cv
Uw cv is een van de beste manieren om uw kwalificaties, bekwaamheid, onderscheidingen en prestaties aan werkgevers te demonstreren. Bovendien zullen cv's die goed geschreven, georganiseerd en professioneel gepresenteerd zijn, werkgevers eerder het idee geven dat je een sterke arbeidsethos hebt.
#4. Verbeter uw organisatorische capaciteiten
Het onderhoud van de kantoor- en lobbyorganisatie is vaak de verantwoordelijkheid van receptionisten. Het ontwikkelen van organisatorische vaardigheden is noodzakelijk voor het beheren van afspraken, het aannemen van berichten en het sorteren van post. Door uw organisatorische vaardigheden te benadrukken, zoals aandacht voor detail en planning, kunt u ervoor zorgen dat u gekwalificeerd overkomt in uw interview en de rekruteringsmanager laat zien dat u over de nodige receptioniste-vaardigheden beschikt, ondanks dat u weinig of geen werkervaring heeft.
#5. Doe moeite om jezelf professioneel te presenteren
Een van de belangrijkste kwalificaties voor veel receptionistefuncties is het vermogen om zich professioneel te gedragen in de omgang met anderen in de frontoffice. Bovendien zoeken veel werkgevers kandidaten met sterke communicatieve vaardigheden die een gunstig en benaderbaar imago voor het merk van het bedrijf kunnen overbrengen. Omdat interpersoonlijke vaardigheden zo cruciaal zijn in dit soort werk, kan een rekruteringsmanager uw potentieel voor succes als receptionist nauwkeuriger inschatten als u deze kwaliteiten tijdens uw sollicitatiegesprek kunt laten zien.
#6. Oefen uw telefoon spreekvaardigheid
Aangezien telefoneren vaak een van de belangrijkste taken van een receptionist is, kan het aanscherpen van uw telefoonstem ervoor zorgen dat u mondiger, professioneler en charismatischer overkomt. Vraag om advies over hoe u uw spreekvaardigheid via de telefoon kunt verbeteren en breng uw oefening in praktijk met uw dierbaren of vrienden.
Receptie Receptie Functieomschrijving
We hebben een gezellige receptie nodig om alle administratieve en receptioniste taken aan de balie bij onze hoofdingang af te handelen. Omdat jij het 'gezicht' van het bedrijf bent, ben jij degene die alle klanten zullen zien. Jij bepaalt hoe ze zich voelen.
De ideale sollicitant zal buitengewoon opmerkzaam en gedisciplineerd zijn, naast een prettige en relaxte persoonlijkheid. U moet klachten kunnen behandelen en waarheidsgetrouwe informatie kunnen verstrekken. Een klantgerichte aanpak is essentieel. Het doel is om bezoekers en gasten zich welkom en gewaardeerd te laten voelen terwijl ze op ons terrein zijn.
verantwoordelijkheden:
- Verwelkom bezoekers en behandel ze met grote hoffelijkheid.
- Zorg ervoor dat de receptie georganiseerd en goed onderhouden is en volledig bevoorraad met alle benodigde benodigdheden, zoals pennen, formulieren en papier.
- Reageer direct op alle telefoontjes van klanten en vragen.
- Gesprekken doorverbinden naar de juiste afdeling en berichten opnemen.
- Accepteer elke brief en elk pakket en bezorg het vervolgens bij de juiste afdeling.
- E-mails bijhouden, ordenen en doorsturen.
- Het bestellen en beheren van kantoorapparatuur en benodigdheden is noodzakelijk.
- Houd documenten en bestanden up-to-date.
- Houd het kantoorbudget in de gaten.
Vereisten:
- Een middelbare schooldiploma of een andere vergelijkbare kwalificatie.
- 2 jaar of langer in een vergelijkbare rol met gedocumenteerde ervaring.
- Uitstekende kennis van standaard boekhoudprocedures en office management.
- Uitstekende communicatieve vaardigheden
- Zeer goed in multitasken en organiseren.
- Sterke vertrouwdheid met MS Office-programma's
Is de receptioniste moeilijk?
Receptionisten bij de receptie moeten sociaal, goed georganiseerd en in staat zijn om te multitasken. Ze hebben communicatieve vaardigheden nodig. Een goede receptioniste besteedt veel aandacht aan details en is bedreven in het afhandelen van meerdere projecten tegelijk. Niet iedereen zou bij de receptie moeten werken. Als je over de nodige vaardigheden beschikt, zal het uitvoeren van deze instapbaan niet moeilijk voor je zijn. U moet erg geduldig en beleefd zijn en in staat zijn om bezoekers en post naar het juiste kantoor te leiden. U kunt het af en toe eentonig vinden als niemand belt of de kamer binnenkomt; bij andere gelegenheden kan uw tafel bedekt zijn met stapels papieren en kunnen mensen wachten om met u te praten.
Wat zijn de taken van een receptioniste?
Afhankelijk van het bedrijf kan een vertegenwoordiger bij de receptie verschillende taken hebben. Alle inkomende en uitgaande post en pakketten dienen door hen te worden ontvangen en afgeleverd. Ze zijn ook verantwoordelijk voor het beantwoorden van oproepen, het opzetten van vergaderingen, het coördineren van kantooractiviteiten en het begroeten van bezoekers.
Wat maakt een goede receptiemedewerker?
Omdat ze elke dag met klanten, collega's en leveranciers te maken hebben, moeten receptiemedewerkers uitstekende communicators zijn. Bovendien beschikken ze over sterke interpersoonlijke vaardigheden die hen in staat stellen om samen te werken en constructief kritiek te geven en te ontvangen. Ze zullen slagen in de functie als ze beschikken over zachte vaardigheden zoals vriendelijkheid en sympathie.
Hoeveel uur werkt een receptie?
De meeste receptiemedewerkers zijn doordeweeks bereikbaar van 8 uur tot 5 uur. Doorgaans duren receptionistendiensten acht uur. Er worden meestal drie ploegen gebruikt om de receptie te dekken: de ochtendploeg, die duurt van ongeveer 7 uur tot 3 uur; de middagdienst, die begint om 3 uur en eindigt om 11 uur; en de nachtdienst, ook wel de nachtcontroledienst genoemd, die begint om 11 uur en eindigt om 7 uur.
Wat een receptioniste niet mag doen?
- Verhef hun stem tegen klanten
- Wanneer iemand de kamer binnenkomt, kijk dan niet op en groet niet.
- Laat mensen niet te lang wachten in stoelen
- Geef de telefoon meer belang dan de persoon die voor hen staat
- Bellers voor onbepaalde tijd in de wacht zetten
- Onbeleefdheid aan de telefoon
- Verlies van vertrouwelijkheid
Conclusie
Je middelbare schooldiploma of GED is nodig om als receptiereceptionist te werken; een hbo-opleiding is niet altijd nodig. Veel werkgevers geven er misschien de voorkeur aan als je al ervaring hebt als klantenservicemedewerker, receptioniste of in een andere administratieve functie. Bovendien kunnen werkgevers specifieke kwalificaties hebben voor de functie in termen van vaardigheden. U kunt uw kansen op het vinden van een baan vergroten door gecertificeerd te worden in een bepaald vakgebied om deze vaardigheden te leren.
Gerelateerde artikelen
- Receptiereceptionist: definitie, taakomschrijving en salaris
- PROFESSIONELE ANTWOORDDIENSTEN: de beste opties in 2023
- SERVICEDESK-ANALYST: Definitie, Taken, Salaris, Sollicitatievraag & CV
- WAT IS RECEPTIONIST: Taken, Salaris, Vaardigheden & Belang
Referenties
