De rol van een uitvoerend assistent is een functie op hoog niveau binnen een organisatie. Het is een belangrijke functie, aangezien uitvoerende assistenten hooggeplaatste leidinggevenden ondersteunen, hen helpen met planning en hun dagelijkse activiteiten beheren, waardoor het bedrijf soepel verloopt. De taakomschrijving van een uitvoerend assistent omvat het gelijktijdig uitvoeren van verschillende taken, wat veeleisend en stressvol kan zijn.
Als u als uitvoerend assistent wilt werken, moet u weten wat hun rollen en taken zijn, de vereiste vaardigheden, wat het salarisbereik is en wat een uitvoerend assistent anders maakt dan andere administratieve functies.
Wie is een uitvoerend assistent?
Een uitvoerend assistent, ook wel bekend als een uitvoerend administrateur, houdt toezicht op de communicatie en planningen van essentiële bedrijfsleiders. Hun verantwoordelijkheden kunnen ook het samenstellen van vergaderpapieren, het controleren en verzenden van e-mails, het aannemen en plaatsen van oproepen en het organiseren van werkreizen voor de leidinggevenden omvatten.
Executive assistants dienen bekwaam genoeg te zijn om de executive te assisteren bij operationele vraagstukken en de organisatie naar een hoger niveau te tillen. Ze werken nauw samen met leidinggevenden op hoog niveau en zijn vaak verantwoordelijk voor het handhaven van vertrouwelijke informatie en ervoor te zorgen dat de activiteiten van de leidinggevende soepel verlopen.
Functieomschrijving van een uitvoerend assistent
De functiebeschrijving van een uitvoerend assistent omvat het uitvoeren van essentiële administratieve taken voor een succesvol bedrijf. Daarom richten ze zich op het ondersteunen van specifieke leidinggevenden op hoog niveau en het afhandelen van complexe taken. Ze voeren verschillende taken uit en hebben verder specifieke vaardigheden om te slagen in de rol.
Wat zijn de taken van een uitvoerend assistent?
Uitvoerende assistenten bieden administratieve ondersteuning aan bedrijfsleiders, zodat ze essentiële taken en bedrijfsprojecten kunnen uitvoeren. De taken van een directiesecretaresse bestaan onder andere uit:
- Het afhandelen van de communicatie van de leidinggevende en ervoor zorgen dat cruciale informatie wordt doorgegeven.
- Ze houden toezicht op het dagelijkse schema van de leidinggevende, waaronder het plannen van vergaderingen, het verifiëren van afspraken en het regelen van vervoer.
- Train ander administratief personeel in bedrijfsbeleid en best practices.
- Uitvoerende assistenten stellen financiële overzichten, rapporten, memo's, facturen, brieven en andere relevante documenten op.
- Beheer bedrijfsdocumenten, documenten en rapporten door ze naar behoefte in te dienen en op te halen.
- Ze verzamelen en analyseren ook gegevens om documenten te produceren die raden van bestuur, commissies en leidinggevenden zullen beoordelen en presenteren.
- Ze helpen bij de voorbereiding van vergaderingen en maken ook nauwkeurige aantekeningen tijdens vergaderingen.
Vereisten voor uitvoerend assistent
Er zijn verschillende vereisten voor de functie van uitvoerend assistent. Ze bevatten:
- Het behalen van een middelbare schooldiploma en andere relevante certificeringen
- Moet geavanceerde vaardigheid hebben in gesproken en ook geschreven communicatie op professioneel niveau.
- Deadlines kunnen halen
- Uitgebreide kennis van de gehele MS Office suite
- Het vermogen om dagelijkse taken effectief te prioriteren.
- Moet beschikken over sterke besluitvormings- en probleemoplossende vaardigheden
Wat zijn de top 3 vaardigheden van een uitvoerend assistent?
De drie belangrijkste vaardigheden die een uitvoerend assistent nodig heeft om administratieve taken uit te voeren, zijn de volgende:
#1. Organisatievaardigheden
Uitvoerend assistenten moeten talloze taken en informatie afhandelen, waarvoor uitstekende organisatorische vaardigheden nodig zijn. Goede organisatorische vaardigheden stellen individuen ook in staat om hun tijd effectief te beheren, deadlines te halen, informatie snel te vinden en te zorgen voor een soepele en efficiënte bedrijfsvoering.
#2. Communicatie vaardigheden
Om een effectieve executive assistant te zijn, is het essentieel om over sterke communicatieve vaardigheden te beschikken. Dit omvat professioneel communiceren via zowel schriftelijke als mondelinge middelen en een goed begrip hebben van grammatica en schrijfconventies. Bovendien is het noodzakelijk om uw toon aan te passen aan de specifieke situatie.
#3. Interpersoonlijke vaardigheden
Als uitvoerend assistent is het cruciaal om over sterke sociale vaardigheden te beschikken om positieve relaties met leidinggevenden, collega's en klanten op te bouwen. Een wenselijke eigenschap voor een assistent is ook om knap te zijn, in staat om opbouwende kritiek en hulp te bieden aan hun baas, en in staat om goede relaties op te bouwen met een diverse groep mensen.
Naast de top drie vaardigheden zijn er nog andere noodzakelijke vaardigheden die executive assistants zouden moeten hebben, zoals:
- Leiderschapsvaardigheden
- Technische expertise
- Vindingrijkheid
- De mogelijkheid om te multitasken
- Zelfsturing en proactiviteit
- Time management
Uitvoerend assistent versus administratief assistent
De functieomschrijving van een administratief en uitvoerend medewerker omvat het uitvoeren van taken zoals het beantwoorden van telefoons, het bijhouden van planningen, het redigeren van documenten en het opstellen van rapporten. De rollen van een administratief assistent en een uitvoerend assistent verschillen echter in de complexiteit en het verantwoordelijkheidsniveau van hun administratieve taken.
Administratief Medewerker
Administratief medewerksters voeren diverse administratieve taken uit. Ze ondersteunen het hele kantoor of afdeling, voeren meer organisatorische functies uit voor het hele kantoor, krijgen gedelegeerde taken van supervisors en richten zich op hele afdelingen of processen.
Voorbeelden van taken die administratief medewerkers uitvoeren: agenda van een vergaderruimte beheren, e-mails beantwoorden die naar het bedrijfsaccount worden verzonden, alle klanten en bezoekers aan de voorkant entertainen, enz.
Executive Assistant
Uitvoerend assistenten voeren geavanceerdere en complexere taken uit voor topmanagers en CEO's en ook projectmanagementtaken. Hun verantwoordelijkheden omvatten het uitvoeren van onderzoek, het beoordelen van documenten en het toezicht houden op andere administratieve medewerkers. Ook richten ze zich op specifieke mensen en functies. Ze werken zelfstandig en proactief met weinig tot geen toezicht.
Voorbeelden van taken die zij uitvoerent: De reiskalender van de directeur beheren, correspondentie voor een specifieke persoon routeren, een belangrijke klant meenemen voor de lunch voor een ontmoeting met de directeur, enz.
Is uitvoerend assistent een hoge functie?
De functie van directiesecretaresse is een functie op hoog niveau binnen een organisatie. Vaak werken ze samen met een leidinggevende om zakelijke kansen te identificeren, gesprekken te voeren en oplossingen voor problemen te onderzoeken. Over het algemeen helpen ze leidinggevenden om oplossingen te vinden en hun dagelijkse werkdruk te verminderen.
Hoewel ze vaak dezelfde taken uitvoeren als een administratief medewerker, hebben ze een hogere functie omdat ze ook extra proactiviteit en tactische expertise aan hun rol kunnen toevoegen.
Wat is het volgende niveau na Executive Assistant?
Er is geen specifiek volgend niveau na uitvoerend assistent. Het volgende niveau hangt af van individuele carrièredoelen en de organisatiestructuur. Er zijn echter bepaalde rollen waarnaar executive assistants kunnen streven; ze omvatten het volgende:
- Stafchef (CoS) – Een Chief of Staff (CoS) is een meer strategische positie op hoog niveau die vaak fungeert als de rechterhand van de leidinggevende en toezicht houdt op verschillende projecten en activiteiten. Afhankelijk van het bedrijf kan het salaris voor een CoS-functie echter niet hoger zijn dan voor een directieassistent.
- Office Manager - Een officemanager is verantwoordelijk voor het beheer van de dagelijkse activiteiten van een kantoor, inclusief het aannemen en ontslaan van administratief personeel, het opstellen van budgetten en het uitvoeren van kantoorprocedures. Executive assistants kunnen doorstromen naar deze functie als ze door willen stromen naar het management.
- Consultant voor schaalvergroting van uitvoerende operaties: Een persoon in deze functie werkt met oprichter-CEO's in missiegedreven sectoren om hen te helpen hun bedrijf op te schalen. Het kan nodig zijn om het accent te verleggen van administratieve taken naar strategisch advies en bedrijfsvoering.
Uitvoerend assistenten kunnen naar andere functies verhuizen, waaronder projectmanagement, human resources of marketing. Bovendien moet u, wanneer u van plan bent vooruitgang te boeken in uw carrière, een professioneel pad volgen dat aansluit bij de interesses en vaardigheden van de persoon.
Is een uitvoerend assistent hoger dan een manager?
De functieomschrijving van een uitvoerend assistent en een manager varieert. Een uitvoerend assistent werkt met slechts een klein aantal topmanagers, terwijl kantoormanagers de bredere behoeften van alle werknemers of leden van een team dienen.
Terwijl managers verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse leiding van het hele team of een kleine afdeling, zijn uitvoerende assistenten zelden betrokken bij de dagelijkse gang van zaken in het bedrijf. Desalniettemin rapporteren uitvoerende assistenten en managers aan leidinggevenden, maar managers hebben een bredere rol, waaronder het implementeren van beleid en strategieën in de hele organisatie.
Is uitvoerend assistent van CEO een goede baan?
Uitvoerend assistent zijn van de CEO is een goede baan. Uitvoerende assistenten die rechtstreeks met de CEO werken, zullen leiderschaps- en managementvaardigheden ontwikkelen. Ook kunnen ze een hoger salaris verdienen dan uitvoerende assistenten die voor andere lagere leidinggevende functies werken, vooral in een bloeiend bedrijf of organisatie.
Wat zoekt een CEO in een Executive Assistant?
Hoewel elke dag voor uitvoerende assistenten nieuwe en andere uitdagingen met zich mee kan brengen, zoekt een CEO uitvoerende assistenten met een combinatie van vaardigheden en kwaliteiten om hen te ondersteunen bij het effectief beheren van de activiteiten van het bedrijf. Enkele van de kwaliteiten en vaardigheden die een CEO zoekt in een uitvoerend assistent zijn:
- Organisatie: Sterke organisatorische vaardigheden om het schema van de CEO te beheren, toezicht te houden op klantprojecten en bedrijfsdocumenten bij te houden
- (Zelf)vertrouwen: Het vermogen om de CEO te ondersteunen, te versterken en naast hem te staan, door kennis en intelligentie toe te passen in real-world omgevingen
- Anticiperen op behoeften en voorkeuren: Het vermogen om de vereisten van de CEO te voorspellen en te plannen zonder constant op hun richting te vertrouwen
- Expertise plannen: Onberispelijke organisatorische en planningsvaardigheden om de tijd van de CEO te optimaliseren en de productiviteit op een hoog niveau te houden, fungerend als poortwachter om prioriteit te geven aan essentiële vergaderingen en evenementen
- Strategisch partnerschap: Het vermogen om als waardevolle strategische partner te dienen bij het helpen van CEO's om bedrijven naar hun doelstellingen te sturen, input te leveren over kritieke kwesties en speciale projecten aan te nemen
- Integriteit en vertrouwelijkheid: Uitstekende integriteit en discretie om gevoelige en persoonlijke informatie met betrekking tot de organisatie en belanghebbenden te beschermen. Ook moeten uitvoerende assistenten de CEO kunnen vertegenwoordigen tijdens niet-kritieke vergaderingen.
Kan een uitvoerend assistent CEO worden?
Het antwoord daarop zou ja zijn. Uitvoerend assistenten kunnen CEO worden binnen een organisatie, maar de overgang vereist het verwerven van aanvullende vaardigheden, branchekennis en ervaring.
Is uitvoerend assistent een stressvolle baan?
De rollen van uitvoerend assistenten kunnen veeleisend en stressvol zijn. De verantwoordelijkheden die u moet uitvoeren, kunnen overweldigend worden en uw geestelijke gezondheid aantasten. Zoals bij elke baan zijn er goede en slechte dagen, dus het is belangrijk om tijd vrij te maken om voor jezelf te zorgen.
Waarom ik stopte als uitvoerend assistent?
Er zijn verschillende redenen waarom uitvoerende assistenten hun functie neerleggen.
#1. Loopbaanstagnatie
Sommige uitvoerende assistenten voelen zich vastgelopen in hun rol en maken zich zorgen dat ze voor hun carrière in administratief werk worden gestopt. Ze kunnen andere kansen zoeken die persoonlijke en professionele groei mogelijk maken.
#2. Ontevredenheid over het werk
Uitvoerende assistenten kunnen gefrustreerd raken door ondergeschikte taken en als hun werk-leven draait om de dagelijkse activiteiten van iemand anders. Dit zou ertoe kunnen leiden dat ze carrières nastreven die meer vrijheid en creativiteit bieden.
#3. Stressvolle werkomgeving
Uitvoerende assistenten maken vaak lange dagen, volgen de schema's van hun baas en moeten mogelijk op oneven uren beschikbaar zijn. Vandaar een burn-out en een verlangen naar een betere balans tussen werk en privéleven.
#4. Persoonlijke redenen
Uitvoerende assistenten kunnen hun functie verlaten om persoonlijke redenen, vervolgopleidingen of carrièremogelijkheden die niet beschikbaar zijn in hun huidige bedrijf.
Al met al variëren de ervaringen van executive assistants afhankelijk van hun persoonlijkheid, de executive die ze ondersteunen en hun vermogen om zich aan te passen aan de rol.
Salaris van uitvoerend assistent
Het salarisbereik voor een uitvoerend assistent kan variëren, afhankelijk van factoren zoals branche, geografische locatie en ervaring. Een uitvoerend assistent kan in de Verenigde Staten een salaris verdienen dat jaarlijks tussen de $ 50,000 en $ 95,000 ligt.
Het gemiddelde salaris voor een standaard executive assistant van de CEO of senior executive van hetzelfde niveau in de VS is $ 60,361, met een mediaan van 57% van de CEO executive assistants tussen de $ 56 en $ 141.
Gerelateerde artikelen
- BUSINESS EXECUTIVE: definitie, coach, ontwikkeling, verenigingen en salaris
- VIRTUELE ASSISTENT DIENSTEN: Beste virtuele assistentiediensten
- SALES EXECUTIVE: Betekenis, Taken, Salaris, Vaardigheden & Kwalificatie
Referenties
