Uitvoerend assistenten vervullen een cruciale rol in een bedrijf door belangrijke leidinggevenden van het bedrijf te helpen met planning, organisatie en administratieve taken. Voor effectieve resultaten zijn er enkele dagelijkse verantwoordelijkheden en plichten die de meeste uitvoerende administratieve assistenten moeten uitvoeren. Lees daarom, om u op weg te helpen, verder om te leren wat een uitvoerend administratief medewerker is, interviewvragen voor hen, hun salaris en tips voor het schrijven van een effectief cv.
Uitvoerend administratief medewerker: overzicht
Een uitvoerend administratief medewerker is een bekwame professional die administratieve ondersteuning biedt aan leidinggevenden en senior management. Ze voeren verschillende taken uit, zoals het beheren van schema's, het afhandelen van correspondentie, het organiseren van vergaderingen, het bijhouden van archieven, enz. Deze werknemers worden ook wel directiesecretarissen of directieassistenten genoemd in verschillende werkomgevingen. Doorgaans is een uitvoerend assistent een ervaren beheerder en organisator die in staat is om te multitasken en te delegeren, om ervoor te zorgen dat de dagelijkse basisfuncties van de organisatie worden bereikt.
Hoe word ik een uitvoerend administratief medewerker?
Om uitvoerend administratief assistent te worden, moet u eerst nadenken over uw carrièredoelen, het soort bedrijven waarvoor u wilt werken en de bedrijfstakken die u interesseren. Hier volgen enkele stappen:
#1. Onderwijs verwerven
Een administratief medewerker op instapniveau heeft meestal een middelbare schooldiploma nodig om aan zijn carrière te beginnen. Daarom wordt voorgesteld om minstens een stap verder te gaan en een bachelordiploma te behalen op het gebied van bijvoorbeeld bedrijfskunde. Dit komt omdat het krijgen van een baan op basis van eerdere werkervaring niet ongehoord is, maar dit is heel erg gebaseerd op uw potentiële werkgever.
#2. Certificering verkrijgen
Er zijn verschillende cursussen die iedereen die uitvoerend assistent wil worden een boost geven ten opzichte van de concurrentie, wat op zijn beurt helpt om uw competentie onder de aandacht te brengen en uw verdienpotentieel te vergroten. Deze zijn normaal gesproken gericht op specifieke aspecten van het werk, zoals:
- Gecertificeerd administratief professional: dit is een cursus die wordt gesponsord door de International Association of Administrative Professionals.
- Het Advanced Certificate for the Executive Assistant: is een vijfdaags intensief trainingsprogramma dat internationaal is geaccrediteerd door Qualifi, een officiële door de Britse overheid gereguleerde toekennende instantie.
#3. Train ervaring
De juiste opleiding en certificering vormen een sterke basis om je carrière te beginnen, maar er gaat niets boven de waardevolle ervaring die je opdoet als je eenmaal aan het werk bent. Zorg er dus bij het solliciteren voor functies op instapniveau voor dat u die in kaart brengt die de training bieden die u in de eerste paar weken of maanden nodig zult hebben. Je kunt ook beginnen als kantoorassistent of secretaresse om door te groeien naar een functie als uitvoerend assistent.
#4. Vaardigheden verwerven
Bedrijven die mensen aannemen, overwegen hun sterke en zwakke punten om ervoor te zorgen dat de sollicitant geschikt is voor de organisatie. Om de goede werking van het uitvoerend team te vergemakkelijken, moeten de vaardigheden en expertise van de uitvoerend assistent sterk worden aangescherpt. Enkele van de belangrijkste vaardigheden van uitvoerend administratief assistent zijn:
- Uitstekende interpersoonlijke vaardigheden met het vermogen om gevoelig te zijn
- Tijdmanagementvaardigheid
- Leiderschapsvaardigheid
- Probleemoplossend en besluitvaardig
- Proactiviteit en zelfsturing
- Uitstekende mondelinge en geschreven communicatievaardigheden
- Uitstekende organisatorische vaardigheden en aandacht voor detail
- Vaardigheid met Microsoft Office Suite of gerelateerde software, gevorderd niveau in Outlook
#5. Solliciteren voor werk
Wanneer u klaar bent om te solliciteren naar vacatures voor directieassistent, registreert u zich op carrièresites zoals LinkedIn, Glassdoor en Indeed om op de hoogte te worden gehouden van nieuwe vacatures. Lees elke functiebeschrijving van een uitvoerend assistent zorgvuldig door om een idee te krijgen van waar werkgevers naar op zoek zijn en welke kwalificaties je nodig hebt. Bereid je bovendien voor op komende interviewvragen door de bedrijven te onderzoeken en na te denken over je ervaring.
Taken uitvoerend administratief medewerkster
De taken van uitvoerend administratief assistenten verschillen in verschillende tewerkstellingssituaties, en hun taakverantwoordelijkheden zijn ook verschillend volgens de specifieke behoeften en het beleid van hun werkgever. Over het algemeen vervullen deze werknemers echter veel van dezelfde dagelijkse taken op de werkplek als secretaresses, persoonlijke assistenten en administratieve assistenten.
Uitvoerend administratief assistent Taken: voorbeelden
Een dag in de rol van uitvoerend administratief assistent omvat doorgaans een verscheidenheid aan taken, zoals plannen, schrijven, interactie met anderen en het bijhouden van gegevens. Afhankelijk van de behoeften van het bedrijf en de leidinggevende, omvatten uw taken waarschijnlijk, maar zijn niet beperkt tot:
- Stel schriftelijke correspondentie op en onderhoud elektronische en papieren dossiers.
- Vergemakkelijk de dagelijkse kantooractiviteiten, waaronder het sorteren van post, het beantwoorden van telefoons, het maken van kopieën, het coördineren van afspraken en het bijhouden van personeelskalenders.
- Ondersteun het management met speciale projecten, waaronder het verzamelen van gegevens, het coördineren van projectlogistiek en het bewaken van projecttijdlijnen.
- Behoud de vertrouwelijkheid van controversiële, bevoorrechte en gevoelige informatie om het vertrouwen van de klant en de operationele integriteit te waarborgen.
- Maak presentaties en documenten met behulp van desktop publishing-software en digitale afbeeldingen.
- Gasten, klanten en functionarissen verwelkomen door hen persoonlijk of telefonisch te begroeten; het beantwoorden of doorsturen van vragen en tegelijkertijd een voorbeeldige klantenservice bieden.
- Vakinhoudelijke en technische kennis op peil houden door educatieve workshops te volgen
- Fungeren als aanspreekpunt tussen de leidinggevenden en interne/externe klanten
- Voer de taken uit van het ontvangen van oproepen, het aannemen van berichten en het routeren van correspondentie
- Verwerk verzoeken en vragen op de juiste manier
- Agenda bijhouden, vergaderingen en afspraken regelen en herinneringen verstrekken
- Maak reisarrangementen
- Neem dictaat en notulen op en voer nauwkeurig gegevens in
- Assisteren bij PMO-activiteiten en -processen, waaronder projectplanning, intake, prioritering, initiatie, uitvoering en training; evenals bij het bevorderen van samenwerking tussen eindgebruikers en belangrijke belanghebbenden.
Welke vaardigheden zijn nodig voor een uitvoerend assistent?
In deze rol is organisatie een essentiële vaardigheid, aangezien je papierwerk moet archiveren, e-mails moet categoriseren en telefoontjes moet screenen. Als gevolg hiervan zoeken werkgevers vaak naar kandidaten die een grote werklast van verschillende taken en projecten aankunnen. Als je een natuurlijk vermogen hebt om te multitasken, aandacht te besteden aan details en prioriteit te geven aan opdrachten, dan is een rol als uitvoerend assistent misschien wel de beste keuze voor jou.
Salaris Uitvoerend Administratief Medewerker
Het gemiddelde salaris van een uitvoerend administratief medewerker in Los Angeles, CA is $ 75,687 vanaf juni 2023, maar het bereik ligt doorgaans tussen $ 66,855 en $ 85,417. Salarisbereiken kunnen sterk variëren, afhankelijk van veel belangrijke factoren.
Factoren die van invloed zijn op het salaris van de uitvoerend administratief medewerker
Onderstaande factoren bepalen en zijn ook van invloed op het salaris van een uitvoerend administratief medewerker,
- Onderwijs
- Alle benodigde certificeringen
- vaardigheden
- Aantal jaren
- Locatie
- Ervaring
Salaris Uitvoerend Administratief Medewerker: Hoogbetaalde Administratief Medewerker Banen
Hieronder staan de goedbetaalde banen met goede salarissen,
- Analist aandelenonderzoek.
- Administratief analist
- Bedrijfsbeheerder
- Bedrijfsadministrateur
- Senior administratief medewerker
- Bedrijfsondersteuningsbeheerder
- Administratief Coördinator
Sollicitatievragen voor uitvoerend administratief medewerker
Interviewvragen uitvoerend administratief medewerker zijn vragen die een interviewer tijdens een interview aan een kandidaat kan stellen. Om u voor te bereiden, kunt u deze lijst gebruiken om u voor te bereiden op een sollicitatiegesprek, zelfs als de exacte vragen variëren. Dit komt omdat wervingsmanagers interviewvragen gebruiken om een beter proces te ontwerpen om de beste match te vinden om met hen samen te werken.
Interviewvragen voor uitvoerend administratief medewerker: voorbeelden
Als je binnenkort een sollicitatiegesprek met een executive assistant hebt, is het een goed idee om je antwoorden te plannen en te oefenen om er zeker van te zijn dat je een goede indruk maakt op potentiële werkgevers. Daarom helpt het begrijpen van de veelgestelde vragen die u waarschijnlijk in uw interview worden gesteld, u bij de voorbereiding. Hier zijn een paar veelgestelde vragen die u kunt stellen tijdens een interview met een uitvoerend administratief medewerker,
- Vertel mij eens iets over jezelf
- Waarom overweegt u uw huidige functie te verlaten?
- Wat is een prestatie waar je trots op bent?
- Vertel me over een fout die je op je werk hebt gemaakt. Hoe heb je het opgelost?
- Beschrijf uw ervaring met het boeken van internationale en binnenlandse reizen.
- Waarom wil je directiesecretaresse worden?
- Hoe prioriteer je taken op je typische werkdag als uitvoerend assistent?
- Hoe zou u uw computervaardigheid beoordelen?
- Hoe ga je om met lastige persoonlijkheden op het werk?
- Heb je al eerder leiding gegeven aan andere kantoormedewerkers?
- Praat over eventuele werkervaring die relevant is voor deze functie.
- Beschrijf uw typische werkdag als Executive Assistant. Hoe prioriteer je je taken?
- Wat is jouw ervaring met Microsoft Excel/Word/Powerpoint/Zoom?
- Hoe zou u omgaan met verschillende belangrijke opdrachten van meerdere managers die allemaal aan het einde van de dag moeten worden afgerond?
- Wat zijn uw carrièredoelen in de komende vijf jaar?
Wat levert een uitvoerend administratief medewerker een bedrijf op?
Ze brengen mensen en projecten bij elkaar, stemmen iedereen af om aan dezelfde doelen te werken en bereiken deze uiteindelijk sneller.
Uitvoerend administratief assistent cv
Een cv-doelstelling is een kleine alinea bovenaan uw cv waarin uw inloggegevens voor een baan worden uitgelegd. Als u solliciteert naar functies voor uitvoerend assistenten, moet u uw vaardigheden, werkervaring en ambities voor de functie die u zoekt, bespreken. Als u leert hoe u een indrukwekkend professioneel cv kunt maken, kunt u uw kwalificaties communiceren en het gedenkwaardig maken voor potentiële werkgevers.
Uitvoerend administratief assistent CV: Dingen om op te nemen
Hier zijn details die u kunt opnemen in uw objectieve cv voor een cv van een uitvoerend administratief assistent:
#1. Uw veldervaring
Het cv-doel van uw uitvoerend administratief assistent is een kans om uw ervaring met het werken in de administratie te laten zien. Het kan nuttig zijn om uw arbeidsverleden te kwantificeren. Je kunt bijvoorbeeld schrijven dat je “vijf jaar ervaring” hebt als professional. Overweeg ook om uw arbeidsverleden samen te vatten om uw compatibiliteit met de baan verder aan te tonen.
#2. Voeg je vaardigheden toe
Uw vaardigheden laten de rekruteringsmanager zien dat u de taakverantwoordelijkheden van een uitvoerend assistent aankunt. Selecteer dus soft en hard skills die van toepassing zijn op de administratie en de bedrijfscultuur van de toekomstige werkgever.
#3. Jouw prestaties
U kunt indruk maken op de rekruteringsmanager en hen overtuigen om meer aandacht te besteden aan de volgende secties van uw cv. Vermeld erkenning, onderscheidingen en positieve resultaten die u hebt behaald als uitvoerend assistent of in een vergelijkbare rol. Overweeg ook om ze in de tweede of derde zin van je doel te bekijken nadat je jezelf goed hebt voorgesteld.
#4. Inclusief loopbaanambities
Voeg ambities toe die aansluiten bij het bedrijf. Als uw onderzoek u bijvoorbeeld vertelt dat bedrijfsleiders willen uitbreiden naar nieuwe markten, dan kunt u bespreken hoe uw bekwame administratieve vaardigheden het bedrijf kunnen helpen bij die overgang. Praat ook over je doelen in de tweede of derde zin.
#5. Informatie werkgever
Voeg de naam toe van het bedrijf waarop u solliciteert en de titel van de functie waarnaar u op zoek bent. De werkgeversgegevens kunnen ook aangeven dat de rest van je cv relevant is voor de specifieke functie. Maar als de toekomstige werkgever een grote organisatie is, kan het handig zijn om de naam van de afdeling of divisie te specificeren waar u administratieve taken wilt uitvoeren. Zorg ervoor dat u de functietitel op dezelfde manier weergeeft als de werkgever in de functiebeschrijving.
Uitvoerend administratief assistent cv: tips om een effectief cv te schrijven
Bekijk de volgende tips voor meer informatie over het maken van een CV-doel voor een executive assistant:
#1. Wijzig uw cv voor elke baan die u zoekt
Tijdens uw zoektocht naar een baan kunt u solliciteren op meerdere functies voor uitvoerend assistenten. Maar vergeet niet om de details van uw cv aan te passen aan de functie waarop u solliciteert, en gebruik de functiebeschrijving om uw woorden aan de werkgever aan te passen.
# 2. Proeflezen
Het is van cruciaal belang dat u uw cv-doelstelling proefleest voordat u het document inlevert. Dit wordt gedaan door uw woorden hardop voor te lezen om u te helpen spellings- en grammaticale fouten te identificeren en op te lossen, en ook om te weten of uw woordenschat aantrekkelijk is.
#3. Vraag iemand om te beoordelen
Door feedback te krijgen op uw objectieve cv kunt u deze verbeteren. Vraag iemand die je kent, zoals een voormalige collega of supervisor, om je woorden te lezen en te beslissen of je je referenties effectief hebt getoond.
Wat is het verschil tussen een uitvoerend assistent en een administratief assistent?
Een administratief assistent is verantwoordelijk voor het uitvoeren van een breed scala aan administratieve taken op zijn werkplek, terwijl een uitvoerend assistent complexere en geavanceerdere administratieve taken uitvoert, meestal voor topmanagers en andere hogere functies in een organisatie.
Referenties
- .reisperk.
- .cursus.
- .inderdaad.
- blog.hubspot
- bronnen.werkbaar
- ADMINISTRATIEVE ASSISTENT WERKZAAMHEDEN: Betekenis, salaris, medische tips en wat u moet weten
- EXECUTIVE ASSISTANT: Definitie, Taken, Salaris, Vaardigheden & Verschil
- Virtuele administratieve assistent: banen, services, bedrijven, vereisten en alles wat u nodig heeft.
- MARKETINGASSISTENT: definitie, taken, salaris, manager en interview
- SALES EXECUTIVE: Betekenis, Taken, Salaris, Vaardigheden & Kwalificatie
