In elke kantoorbaan zijn administratieve vaardigheden absoluut noodzakelijk, zelfs als klerk of niet-klerk. Vaardigheden zijn nodig voor elke taak, zelfs zo weinig als het oppakken van een papier. Het testen van administratieve vaardigheden wordt altijd gedaan tijdens sollicitatiegesprekken. U moet dus het concept van administratieve vaardigheden begrijpen en hoe hun aanwezigheid op een cv de kans op een baan vergroot, vooral in kantoorwerk, bijvoorbeeld in een administratief kantoor.
Wie is een griffier?
Een klerk is een persoon wiens taak het is om gegevens en documenten voor een bedrijf bij te houden. Wat zijn nu administratieve vaardigheden? Het zijn vaardigheden die verband houden met kantoorwerk.
Laten we het hieronder in detail uitleggen.
Wat zijn administratieve vaardigheden?
Administratieve vaardigheden zijn de vaardigheden die men heeft om de efficiëntie in een kantoor te bevorderen. Het wordt voornamelijk gebruikt door kantoormedewerkers om de zaken efficiënt te laten verlopen. Ze zijn belangrijk als u wilt solliciteren naar functies als secretaresse, persoonlijk assistent, administratief medewerkster of boekhouder.
Administratieve taken omvatten typen, fotokopiëren, het verzenden van e-mails, het sorteren van documenten en het vastleggen van gegevens.
Belang van administratieve vaardigheden in een kantoor
- Het verhoogt de productiviteit.
- Het zorgt voor efficiëntie en nauwkeurigheid.
- Het kost minder tijd.
Voorbeelden van administratieve vaardigheden
Administratieve vaardigheden zijn onder meer:
#1. Communicatie vaardigheden
Deze zijn nodig omdat communiceren met klanten, managers en collega's een dagelijkse routine is. Het is onvermijdelijk. Om mensen beter te begrijpen zijn communicatieve vaardigheden nodig en in het kader van deze vaardigheden zijn verschillende aspecten van belang, zoals luisteren, spreken, observeren en inleven.
#2. Aandacht voor detail
Dit houdt in dat u op de kleinste details let om kostbare fouten te voorkomen, van het plannen van vergaderingen voor uw medewerkers tot het sorteren van papieren.
# 3. Tijdsbeheer
Dit verwijst naar hoe u een taak of planning binnen een beperkt tijdsbestek voltooit.
#4. Datatypiste
Gegevensinvoerklerk omvat het bijhouden van records en het invoeren van gegevens in een computer.
#5. Probleemoplossing
Een probleem kunnen oplossen is een van de belangrijkste administratieve vaardigheden. Wanneer u met een probleem wordt geconfronteerd, toont het vermogen om een probleem op te lossen uw efficiëntie bij het uitvoeren van een taak.
# 6. Organisatie
Organisatie verwijst naar de manier van organiseren en ordenen in een logische volgorde of de handeling van het nemen van een efficiënte en ordelijke benadering van taken. Hoe goed u materialen kunt ordenen wanneer u uw bureau opruimt en uw papieren alfabetisch sorteert, toont een niveau van ervaring en vaardigheid.
#7. Typen
Typen is een administratieve vaardigheid die productiviteit in een kantoor met zich meebrengt. Het vermogen om te typen kan niet genoeg worden benadrukt. Typen is het werk van iets typen met een typemachine of een tekstverwerker zoals Microsoft.
#8. indiening
Records archiveren verwijst naar het classificeren van records en ze op de juiste locatie plaatsen. Het is een andere belangrijke administratieve vaardigheid.
# 9. Schrijven
Schrijven geeft ons communicatieve en denkvaardigheden. Het drukt uit wie we zijn als mensen. Het beschrijft onze gedachte op papier. Schrijven geeft ons de mogelijkheid om onze ideeën aan anderen en onszelf uit te leggen en te verfijnen.
#10. Teamwerk
Teamwerkvaardigheden bestaan uit onderling verbonden vaardigheden waarmee u effectief in een georganiseerde groep kunt werken. Deze vaardigheden zijn van vitaal belang voor werkgevers, aangezien teams binnen veel bedrijven een fundamentele organisatie-eenheid zijn. Dit gebeurt wanneer mensen samenwerken en hun vaardigheden gebruiken om gemeenschappelijke doelen te bereiken.
#11. Kritisch denken
Kritisch denken is een kernvaardigheid die mensen in staat stelt om hun kennis en informatie in vraag te stellen of erover na te denken. Deze vaardigheid is essentieel in een kantoor bij het werken aan een nieuwe zakelijke prospect of het uitvoeren van onderzoek. Het is ook een vaardigheid van onschatbare waarde in veel scenario's op de werkplek.
#12. Multitasking
Multitasking verwijst naar het vermogen om meerdere taken tegelijk uit te voeren door je op één taak te concentreren terwijl je andere taken bijhoudt.
#13. Sociale vaardigheid
Sociale vaardigheden zijn de vaardigheden die nodig zijn om met anderen om te gaan en te communiceren. Ze omvatten verbale en non-verbale communicatie zoals spraak, gebaren, gezichtsuitdrukkingen en lichaamstaal.
#14. Aanpassingsvermogen
Aanpassingsvermogen is een zachte vaardigheid die inhoudt dat je snel nieuwe vaardigheden en gedrag kunt leren als reactie op veranderende omstandigheden. Aanpasbare voorbeelden zijn: flexibel zijn in veranderende omstandigheden, nieuwe uitdagingen aangaan en uw acties veranderen wanneer u samenwerkt met collega's om het succes van een project te verzekeren. Mensen met aanpassingsvermogen zijn flexibel en bereid om te veranderen met veranderende omstandigheden.
#15. Actief luisteren
Actief luisteren is een manier van luisteren naar en reageren op een andere persoon die bewijst dat u begrijpt wat die persoon probeert te zeggen. Het is een belangrijke eerste stap om een mogelijk probleem aan te pakken. Voorbeelden zijn het tonen van bezorgdheid. Ik parafraseer om begrip te tonen. Gebruik non-verbale signalen die begrip tonen, zoals knikken, oogcontact en voorover leunen. Korte verbale bevestigingen zoals "Ik zie", "Ik weet het" en "Zeker,
#16. Planning
Planning verwijst naar het vermogen om uw taken en middelen, inclusief tijd en omringende omstandigheden, te beheren om een specifiek doel te bereiken
#17. Samenwerking
Samenwerkingsvaardigheden kunnen worden gedefinieerd als de interpersoonlijke en intrapersoonlijke kwaliteiten en competenties die we gebruiken om collectief een probleem op te lossen of vooruitgang te boeken in de richting van een gemeenschappelijk doel. Ze staan routinematig bovenaan de lijst met vaardigheden die bedrijven het meest nodig hebben, en ze kunnen, net als elke andere groep vaardigheden, worden ontwikkeld.
#18. Klantenservice
Klantenservicevaardigheden zijn de vaardigheden die nodig zijn om met anderen te communiceren, problemen op te lossen, geduld en begrip te tonen, klanttevredenheid te waarborgen en klachten van klanten op te lossen. Medewerkers met uitstekende klantenservicevaardigheden kunnen een enorme impact hebben op de bedrijfsresultaten.
Deze voorbeelden van administratieve vaardigheden kunnen met de tijd, constante oefening en consistentie worden ontwikkeld. De belangrijkste vaardigheid is tenslotte liefde voor ons werk.
Lees ook: Job Shadowing: definitie, voordelen en doel.
Administratieve vaardigheden testen
Administratieve professionals zijn essentieel om een bedrijf soepel te laten draaien, en de werkgever wil ervoor zorgen dat ze de juiste mensen voor de baan aannemen, wat heeft geleid tot het bestaan van administratieve vaardigheidstests.
Wat is het testen van administratieve vaardigheden?
Het testen van administratieve vaardigheden wordt gebruikt om te weten of sollicitanten gekwalificeerd zijn voor de baan. Administratieve bekwaamheidstests beoordelen iemands capaciteiten op gebieden die verband houden met kantoorwerk, zoals typesnelheid en nauwkeurigheid, organisatie, multitasking en kritisch denken. Deze tests helpen werkgevers te bepalen welke kandidaat over de essentiële kennis en vaardigheden voor de functie beschikt. Een werkgever kan van sollicitanten eisen dat ze deze tests voltooien en met een bepaalde score slagen voordat ze een baan aanbieden.
Sommige werkgevers willen misschien dat kandidaten de test op een bepaalde locatie afleggen, maar anderen geven er de voorkeur aan dat sollicitanten de test online afleggen. Maar sollicitatiegesprekken hebben verschillende secties, en dit is er een van.
Maar zoals bij elke andere test, moet je hard studeren en regelmatig oefenen. Er zullen enkele tips worden gedeeld over het slagen voor administratieve vaardigheidstests.
Het is noodzakelijk om te weten wat je kunt verwachten bij het voorbereiden van een test om een hoge score te behalen en indruk te maken op je toekomstige werkgevers. Hier zijn enkele tips voor het afleggen van een administratieve vaardigheidstest:
#1. Oefening
Zoals ze zeggen, oefening baart kunst. Constante oefening is de belangrijkste vereiste die nodig is om te slagen voor een administratieve vaardigheidstest. U kunt naar websites gaan om vergelijkbare oefentests te vinden. Houd tijdens het oefenen rekening met de tijd die je hebt besteed aan het voltooien van elk onderdeel en let goed op de details.
#2. Bestudeer je zwakheid
Welke gebieden je ook moeilijk vindt, oefen meer op die gebieden. Als u bijvoorbeeld moeite heeft met typen, oefen dan meer met typen. De lucht is je limiet als je eenmaal aan je zwakheden kunt werken en ze kunt ontwikkelen om productiever te zijn.
#3. Vermijd elke vorm van afleiding
Bereid op een afgelegen dag voor uw test alle benodigde items voor, inclusief een pen, papier, een identiteitskaart en een potlood. Neem voordat u met de test begint even de tijd om te bidden en door te nemen. Als u de test thuis doet, zoek dan naar de meest comfortabele plek om deze af te nemen. Vermijd afleiding door bepaalde dingen aan te passen waardoor u zich misschien ongemakkelijk voelt. Begin op tijd om de ontbrekende vraag te vermijden.
Als je het examen op een specifieke locatie maakt, wees dan op tijd op de examenlocatie, zodat je voldoende tijd hebt om vragen te stellen voordat je verder gaat met het schrijven van het examen. Communiceer met de supervisor over welke benodigdheden je moet hebben en breng alles mee dat je nodig hebt om de test te voltooien, inclusief een rekenmachine. Kleed je bescheiden.
#4. Lees de instructies grondig
Lees voordat u met de test begint de instructies herhaaldelijk en zorg ervoor dat u alle instructies opvolgt. Beantwoord al uw vragen en neem ze zorgvuldig door om eventuele fouten in uw antwoorden zorgvuldig te controleren om er zeker van te zijn dat u het examen correct voltooit. Als u klaar bent, controleert u of u aan de vereisten hebt voldaan.
#5. Je tijd indelen
De meeste proeve van bekwaamheid hebben tijdsecties, wat betekent dat u de examenvragen zo snel mogelijk moet doorlopen. Het is belangrijk om elke vraag zorgvuldig te lezen om verkeerde interpretaties te voorkomen, wat tot fouten leidt, en u moet letten op de tijdtelling. Besteed niet te veel tijd aan één vraag. Als je het niet begrijpt, ga dan naar de volgende vraag. Wanneer u aan het herzien bent, kunt u de vraag controleren.
#6. Geen paniek
Begrijp dat tests expres uitdagend kunnen zijn, dus je moet proberen kalm te blijven als je een paar vragen niet weet te beantwoorden. Werkgevers bouwen deze tests om uw efficiëntie te bewijzen bij het uitvoeren van taken, uw capaciteiten te kennen en erop te vertrouwen
U kunt oefenen hier als je dat wenst.
Uw administratieve vaardigheden op uw cv zetten
Het voordeel van het hebben van administratieve vaardigheden op je cv kan niet worden ondermijnd. Het geeft werkgevers de overhand bij het selecteren van de beste kandidaat voor de functie, en jij zou degene kunnen zijn als je over de nodige administratieve vaardigheden beschikt. Taken om administratieve vaardigheden in uw cv op te nemen, zijn onder meer administratief medewerkers, kantoorbedienden, typisten, boekhouders, archivarissen en andere administratieve medewerkers.
Administratieve vaardigheden om op een cv te vermelden
U kunt deze stappen volgen om te weten welke administratieve vaardigheden u op uw cv moet vermelden:
#1. Harde vaardigheden gerelateerd aan administratief werk
Wanneer werkgevers het cv van een kandidaat doornemen, zoeken ze naar harde vaardigheden. Veel van deze vaardigheden kunnen on the job worden aangeleerd, maar hoe minder opleiding een werkgever hoeft te geven, hoe aantrekkelijker de kandidaat is. Voeg administratieve vaardigheden toe die relevant zijn voor uw branche.
#2. Maak een lijst van uw computervaardigheden
Hoewel sommige computervaardigheden onmisbare vaardigheden zijn, is het belangrijk om in detail in te gaan op uw computerbeheersing. Dit zal worden opgenomen onder andere harde vaardigheden. De meeste beroepen, vooral kantoorwerk, hebben betrekking op het gebruik van computers op een of andere manier om dingen gemakkelijker te maken, dus nu begrijp je waarom het goed is om computervaardigheden op je cv te hebben.
#3. Beschrijf zachte vaardigheden
Administratieve vaardigheden kunnen ook betrekking hebben op vaardigheden die worden overgedragen naar andere functies en industrieën. Vaardigheden zoals organisatie, tijdbeheer en multitasking zijn allemaal belangrijk voor het voltooien van administratief werk. Het is belangrijk om de soft skills waarmee je ervaring hebt toe te voegen om wervingsmanagers te laten zien dat je vaardigheden hebt die aan verschillende rollen kunnen worden toegewezen.
#4. Schrijf de specifieke eisen van de baan waarop je hebt gesolliciteerd
Administratieve vaardigheden zijn essentieel voor zowat elke functie, maar het zijn niet altijd de belangrijkste vaardigheden. Als u solliciteert naar een functie als kantoorbediende, is het essentieel om eerst administratieve vaardigheden op te sommen, maar als administratief werk slechts een deel van het werk is, mag het geen prioriteit krijgen boven meer gespecialiseerde vaardigheden. Pas uw vaardighedenlijst aan en hervat deze voor de specifieke baan waarvoor u solliciteert. Probeer eerst de meest relevante vaardigheden toe te voegen en vermeld vervolgens uw administratieve vaardigheden aan het einde van uw lijst.
Beste administratieve vaardigheden om toe te voegen aan een cv
Als je wilt dat je cv zich onderscheidt van de concurrentie, overweeg dan om de volgende administratieve vaardigheden toe te voegen:
Ze omvatten communicatie, organisatie en computervaardigheden.
Hoe administratieve vaardigheden te verbeteren
U kunt uw administratieve vaardigheden verbeteren als u denkt dat ze niet genoeg zijn. Dit zijn de volgende stappen die u kunnen helpen verbeteren:
#1. Oefen je typevaardigheid
U kunt dat bereiken door typesoftware zoals Microsoft te gebruiken. Het hebben van een goede en nauwkeurige typesnelheid kan uw efficiëntie in een breed scala aan taken aantonen. Er zijn online typeprogramma's beschikbaar die uw snelheid kunnen verbeteren of u kunnen helpen bij het ontwikkelen van goede typetechnieken.
#2. Je kunt vrijwilligerswerk doen bij een lokale organisatie
Je kunt je vaardigheden ook verbeteren door te oefenen, en dat is mogelijk als je vrijwilligerswerk doet bij non-profitorganisaties en gemeenschapscentra om te helpen met kantoortaken. Als u aan specifieke administratieve vaardigheden moet werken of meer ervaring wilt opdoen in een administratieve omgeving, zoek dan vrijwilligerswerk waar u gegevens kunt invoeren, helpen met archiveren en andere kantoortaken kunt uitvoeren.
Conclusie
Het hebben van goede administratieve vaardigheden is essentieel voor het runnen van een succesvol kantoor. Door een sectie op uw cv op te nemen waarin uw administratieve vaardigheden worden benadrukt, kunt u zich onderscheiden van de concurrentie.
Een administratieve vaardigheidstest wordt door een werknemer gebruikt om de beste kandidaat voor een kantoorfunctie te identificeren. Voorbeelden van administratieve vaardigheden zijn organiseren, archiveren, typen, aandacht voor detail, enzovoort.
Veelgestelde vragen
Wat is een administratieve vaardigheidstest?
Administratieve vaardigheidstests worden gebruikt om het vermogen van een persoon om bepaalde administratieve taken uit te voeren te evalueren om de productiviteit van een kantoor te waarborgen.
Wat zijn administratieve vaardigheden?
Administratieve vaardigheden zijn vaardigheden die essentieel zijn op kantoor om efficiëntie te bevorderen.
Wat zijn voorbeelden van administratieve vaardigheden?
Voorbeelden van administratieve vaardigheden zijn: communicatie, organisatie, medewerker gegevensinvoer, typen en archiveren.
Gerelateerde artikelen
- REKENINGEN TE BETALEN PROCES: Hoe het proces effectief te beheren?
- TESTMARKETING: best practices om elk bedrijf op te schalen (+ handige recensies)
- Financiële banen op instapniveau: Top 21+ voor beginners en professionals
- Financiële geletterdheidstests om uw voortgang efficiënt te volgen (+ korte handleiding en tips)
- 4 tests die u moet doorstaan voordat u een bedrijf start
- Job Shadowing: definitie, voordelen en doel.
