Admin-assistenten helpen managers, andere werknemers en bezoekers door een breed scala aan verantwoordelijkheden te vervullen om de goede werking van het kantoor en het succes van alle contacten tussen het bedrijf en zijn externe belanghebbenden te waarborgen. In dit artikel worden de taken, vaardigheden en het salaris van een administratief medewerker uitgelegd. Het geeft ook enkele tips over hoe sollicitatievragen van een admin-assistent eruit zien, zodat u weet hoe u zich op zo'n interview kunt voorbereiden. Doorlezen!
Wie is een administratief medewerker?
Een administratieve professional heeft ondersteuning nodig van een administratief medewerker om georganiseerd te blijven en klusjes af te ronden die hun tijd vrijmaken om meer gecompliceerde taken uit te voeren. Zij zijn verantwoordelijk voor het organiseren van vergaderingen voor beheerders, het begroeten van bezoekers en het opstellen van papierwerk namens hen. Hier zijn enkele dingen die van een administratief assistent worden verwacht:
- Afhandelen van administratieve verzoeken en vragen van topmanagers
- Afspraken maken en nakomen met behulp van administratieve software
- Vergaderingen organiseren en gedegen notuleren
Functieomschrijving Admin Assistent
We hebben iemand nodig die met meerdere taken tegelijk kan jongleren, terwijl hij positieve energie en sterke communicatieve vaardigheden behoudt. Kandidaten moeten in staat zijn om kantooractiviteiten uit te voeren, beleefde en professionele hulp te bieden via telefoon, post en e-mail, boekingen te maken of reizen te regelen, en een prettige aanwezigheid op de werkplek te zijn voor het management en alle bezoekers.
Kandidaten moeten correct zijn en tegelijkertijd vriendelijk, professioneel en attent zijn om te slagen als administratief assistent. Ze moeten altijd voorbereid, responsief en klaar zijn om eventuele moeilijkheden direct aan te pakken. Een bekwame administratief medewerker beschikt over sterke communicatieve vaardigheden in woord en geschrift. Een goede administratief medewerkster bekommert zich in de eerste plaats om de behoeften van anderen.
Taken administratief medewerkster
De belangrijkste verantwoordelijkheden en taken van een administratief medewerker richten zich op het helpen van andere mensen. Zelfs binnen hetzelfde dienstverband kunnen hun verantwoordelijkheden van dag tot dag aanzienlijk veranderen. Ze kunnen op een bepaalde dag verschillende taken uitvoeren, zoals:
- Telefoongesprekken opnemen en doorverbinden
- Maak plannen en afspraken.
- Plan vergaderingen en leg grondige notulen vast
- Verstuur e-mails, notities, brieven, faxen, formulieren en mededelingen.
- Hulp bij het maken van rapporten die regelmatig moeten worden uitgevoerd
- Maak en onderhoud een bestandssysteem
- Herzie en handhaaf de regels en voorschriften van het kantoor.
- Plaats een bestelling voor kantoorbenodigdheden en zoek nieuwe leveranciers en deal
- Bijhouden van contactlijsten
- Maak reisreserveringen.
- Verzoenen en indienen van uitgavenrapporten
- Het verlenen van algemene assistentie aan bezoekers
- Fungeren als aanspreekpunt voor klanten, zowel intern als extern.
- Beheer verzoeken en vragen van topmanagers door te coördineren met uitvoerende en senior administratieve assistenten.
Administratieve assistent-vaardigheden
Er is een breed scala aan vaardigheden en certificeringen vereist van een administratief assistent, zodat ze hun vele verantwoordelijkheden kunnen uitvoeren. Hoewel de administratief medewerker een ondersteunende rol heeft, moet hij in staat zijn om effectief te communiceren en goede beslissingen te nemen. Elke admin-assistent zou onder andere over de volgende unieke vaardigheden moeten beschikken:
# 1. Geschreven communicatie
Bijna elk beroep vereist sterke communicatieve vaardigheden. Deze mogelijkheden omvatten alles, van het verzenden van e-mails tot het maken van bedrijfsspecifieke posts op sociale media. Bij het schrijven van brieven, toespraken of memo's voor een leidinggevende, helpt het hebben van sterke schriftelijke communicatieve vaardigheden om de kwaliteit van kantoorcorrespondentie te verbeteren. Het schrijven van onder andere e-mails en zakelijke berichten vereist een goede grammatica en een professionele toon, als voorbeelden van schriftelijke communicatieve vaardigheden.
# 2. Verbale communicatie
Administratieve assistenten kunnen ondersteuning bieden voor een volledig kantoor en moeten dagelijks kunnen communiceren met collega's en managers. Tijdens het spreken met klanten, het deelnemen aan vergaderingen of het hebben van een telefoon of persoonlijke chats, komen verbale vaardigheden van pas. Voorbeelden van verbale communicatieve vaardigheden zijn opletten, effectief reageren en de juiste toon gebruiken voor de omstandigheden.
# 3. Organisatie
Het hebben van goede organisatorische vaardigheden is essentieel voor kantoorassistenten. Administratieve assistenten behandelen vaak veel verantwoordelijkheden en informatie tegelijk. Direct ondersteunende administratieve medewerkers voor leidinggevenden moeten ook hun agenda kunnen beheren. De mogelijkheid om bestanden snel en efficiënt te organiseren en te lokaliseren is een must voor veel functies als administratief medewerker, of de gegevens nu in een fysieke archiefkast of op een computer zijn opgeslagen.
# 4. Tijdsbeheer
Op tijd zijn en je tijd zo indelen dat je de aan jou toegewezen taken kunt afmaken, zijn beide voorbeelden van timemanagement. Administratieve assistenten hebben vaak lange takenlijsten, daarom moeten ze goede tijdmanagers zijn als ze hun werk voor de deadline willen doen. Tijdmanagementexperts komen op tijd, halen deadlines, herschikken prioriteiten wanneer zich onverwachte problemen voordoen en plannen hun dagen om productief te zijn.
#5. Aandacht voor detail
Als u goed op de details let, kunt u verloren handtekeningen opvangen, taken op tijd afronden en foutloze zakelijke communicatie creëren. Bij communicatie op kantoor moeten e-mailadressen en andere details zorgvuldig worden overwogen. Administratieve medewerkers moeten bij het uitvoeren van gegevensinvoertaken herhaaldelijk de juiste gegevens kunnen invoeren. Aandacht voor detail kan door een administratief medewerker worden gebruikt bij het onderzoeken van brieven, het maken van rapporten en het uitvoeren van reguliere taken.
#6. Probleemoplossing
Het vermogen om problemen op te lossen komt goed van pas wanneer plannen veranderen of zich nieuwe moeilijkheden voordoen. Een drukke admin-assistent zal waarschijnlijk onvoorziene problemen tegenkomen. Ze kunnen uitdagingen gemakkelijk oplossen als ze over snelle, aanpasbare en creatieve denkvaardigheden beschikken. Een slimme probleemoplosser is ook bereid om hulp te vragen en samen te werken met teamgenoten om oplossingen voor problemen te vinden. Het oplossen van problemen wordt enorm geholpen door discussie, compromissen en veerkracht.
#7. Technologie
Iemand wiens primaire productiemiddel de computer is, moet enige basis hebben in technologische principes en praktijk. Office-suites zoals Microsoft Office, die tekstverwerkers, spreadsheets en tools voor publicatie bevatten, moeten bekend zijn bij administratieve assistenten. Bovendien kunnen ze worden verplicht om faxen te verzenden, papieren te scannen of gegevens in een CRM-systeem in te voeren. Als u bekend bent met besturingssystemen, software en browsers, kunt u slagen als administratief medewerker op kantoor.
#8. Onafhankelijkheid
Zelfstandig kunnen werken is een andere naam voor deze vaardigheid. Je moet in staat zijn om informatie te verwerken, aanwijzingen op te volgen en taken met weinig toezicht af te ronden. Zelfredzaamheid is een troef voor administratief medewerkers omdat zij vaak de enige ondersteunende staf op een kantoor zijn.
Vereisten voor beheerdersassistent
Hieronder volgen de vereisten voor een administratief assistent die u kunt bekijken om te zien of u geschikt bent voor de functie van een administratief assistent:
- Beschikken over een associate's degree in een soortgelijke richting.
- Eerdere leidinggevende ervaring.
- Goede type- en computervaardigheden.
- Let goed op de details.
- Het kan nodig of wenselijk zijn om tweetalig te zijn.
- Streef ernaar om proactief te zijn en mensen te helpen een leuke tijd te hebben.
Salaris van Administratief Medewerker
Naarmate iemands carrière vordert, kan een administratief assistent een comfortabel inkomen verdienen. Hoewel het startsalaris voor een nieuwe administratief medewerker op het niveau van een secretaresse slechts $ 7.25 per uur kan zijn, ligt het uurloon van een administratief medewerker in de VS doorgaans rond de $ 15.42. Uitvoerende administratieve assistenten met uitgebreide training en ervaring kunnen tot $ 30.25 per uur verdienen.
Sollicitatievragen voor beheerdersassistent
Een uitstekende administratief medewerker kan alleen worden aangenomen als de rekruteringsmanager op de hoogte is van en kan herkennen in potentiële sollicitanten, de vereiste kennis, ervaring en karaktereigenschappen. Het lijkt gemakkelijk genoeg. Maar zoals elke HR-manager u zal vertellen, is dit veel moeilijker dan het klinkt. Het sollicitatiegesprek is de meest effectieve methode om het tweede onderdeel van de vergelijking te voltooien, namelijk het beoordelen van de kandidaat. Interviewvragen voor administratief assistenten moeten de veelzijdige aard van de functie weerspiegelen en het belang dat wordt gehecht aan zowel harde als zachte vaardigheden om aan de behoeften van de organisatie te voldoen. Hier zijn enkele sollicitatievragen voor de beheerdersassistent die u kunt bekijken:
#1. Admin Assistant Sollicitatievragen over werkcultuur
Mensen in dienst nemen die passen in uw bedrijfscultuur, vereist competentie. Zorg ervoor dat u de cultuur van uw organisatie duidelijk uitdrukt en stel vragen die zullen onthullen of een potentiële klant geïnteresseerd is om in een omgeving te werken die vergelijkbaar is met die van u.
- Wat zie je voor je als je aan ons bedrijf denkt? Je wilt hier werken, waarom?
- Waarom wil je in de administratie werken?
- Welke potentiële voordelen ziet u voor een administratief medewerker binnen een organisatie?
- Welk type werkplek vind je het meest bevorderlijk voor je succes?
- Waarom heb je besloten om te stoppen met werken als administratief medewerker bij je vorige bedrijf?
#2. Onderzoek naar specifieke vaardigheden en ervaring
U bent waarschijnlijk niet op zoek naar secretaresses en receptionisten die niets anders doen dan typen en de telefoon opnemen zoals hun voorouders deden. Neem even de tijd om na te denken over de technische vaardigheden die je nodig hebt in een administratief assistent, zoals vaardigheid met tekstverwerking en Excel, of je op zoek bent naar ervaring in een bepaalde branche en of vaardigheden op het gebied van planning, communicatie, inkoop of klantenservice nuttig zouden zijn in deze positie.
- Waarom denk je dat je een goede administratief medewerker zou zijn en waarom denk je dat je geschikt zou zijn voor deze specifieke functie?
- Welke unieke vaardigheden heeft u die u kunnen helpen om succesvol te zijn in uw bedrijf?
- Hoe zeker bent u van uw vermogen om (deze applicatie) te gebruiken?
- Geef voorbeelden van uw werkgerelateerd gebruik van de applicatie. Met welke geavanceerde functies bent u bekend?
- Wat is volgens jou je grootste professionele prestatie tot nu toe geweest? Wat was je grootste zakelijke blunder?
#3. Reflecties op relaties en persoonlijkheden
Terwijl ze werken om u en de rest van het team te helpen, kunnen administratieve assistenten een grote verscheidenheid aan persoonlijkheden en concurrerende eisen tegenkomen. Vind je het belangrijk om iemand te vinden die relaxed is of iemand die assertiever is? Respectvol? Probleemoplossing? Diplomatiek? Stel vragen om na te gaan of de sollicitant beschikt over de kwaliteiten die u zoekt in een medewerker.
- Wat voor soort manager stimuleert je beste prestaties?
- Kunt u een voorbeeld geven van nuttige kritiek die u van een manager hebt gekregen? Welke wijzigingen, indien van toepassing, heeft u aangebracht in reactie op die kritiek?
- Hebt u wel eens een melding bij meerdere leidinggevenden tegelijk ingediend? Hoe heb je in dat geval de prioriteiten van iedereen in evenwicht gebracht?
- Zou je me een voorbeeld willen geven van een conflict dat je hebt aangepakt als administratief medewerker?
- Wie was de moeilijkste collega waarmee je ooit te maken hebt gehad? Welke acties heb je ondernomen in die relatie?
#4. Duik dieper in werkstijlen
Managers kennen vaak pas de werkstijl van een kandidaat nadat ze voor hen zijn gaan werken, maar het is nog steeds belangrijk om erachter te komen hoe ze richting geven, hoe ze communiceren, hoe ze hun dagen graag indelen en of ze al dan niet flexibel zijn. betrouwbaar, efficiënt, goed in multitasking, etc.
- Kunt u een typische dag beschrijven in uw huidige of vorige functie?
- Hebt u wel eens een melding bij meerdere leidinggevenden tegelijk ingediend? Hoe heb je in dat geval de prioriteiten van iedereen in evenwicht gebracht?
- Wat doe je als eerste als je een groot project te managen krijgt? Op welke manier zou jij het regelen?
- Kunt u een moeilijk project uitleggen waaraan u in het verleden hebt gewerkt en hoe u het hebt aangepakt?
- Zou u gereedschap, apparatuur of werkwijzen bij uw meest recente of huidige baan vervangen of wijzigen? Welke wijzigingen zou u eventueel aanbrengen en waarom?
Wat maakt een goede Admin Assistant
Een bekwame admin-assistent heeft een duidelijke, aangename stem en een vriendelijke houding bij het begroeten van bellers. Of ze nu aan de telefoon of privé praten met klanten of collega's, ze zijn hoffelijk en gebruiken goede grammatica.
Met wie werkt Admin Assistant samen?
Als een administratief assistent niet rechtstreeks rapporteert aan de CEO of een andere leidinggevende, rapporteert hij meestal aan een algemeen directeur. Bij kleinere bedrijven bedienen de meeste administratieve medewerkers al het kantoorpersoneel, evenals de managers en medewerkers van verschillende afdelingen.
Vereisten voor opleiding en training voor beheerdersassistent
Een Admin Assistant moet minimaal een middelbare schooldiploma of General Equivalency Diploma hebben. Opleidingen op deze gebieden kunnen ook via uitzendbureaus worden aangeboden. Cursussen in tekstverwerking en algemene kantooractiviteiten zijn beschikbaar op scholen voor beroepsonderwijs en community colleges en kunnen heel nuttig zijn voor studenten die net van de middelbare school komen. Een bachelordiploma maakt admin-assistenten beter verkoopbaar omdat het aantoont dat ze een goed afgeronde opleiding hebben gevolgd met cursussen in schrijven en wiskunde.
Is Admin Assistant een hoge functie?
Er zijn een groot aantal hogere administratieve functies dan die admin-assistent. Uitvoerend assistenten en, in sommige situaties, persoonlijke assistenten zijn twee soorten assistentposities die boven administratieve assistenten op de totempaal zitten.
Wat zijn 3 vaardigheden vereist door een Admin Assistant?
Dit zijn de 3 vaardigheden die een admin-assistent nodig heeft:
- Geschreven communicatie.
- Verbale communicatie.
- Organisatie.
Wat is een andere naam voor een beheerdersassistent?
Kantoorbeheerder, programmacoördinator, kantoormedewerker, programma-assistent, klantenservicespecialist, receptioniste, klantenservicemedewerker en verkoper zijn beroepen en functietitels die vergelijkbaar zijn met die van een administratief medewerker.
Wat zijn de 4 soorten beheerders?
Dit zijn de 4 soorten beheerders:
- Netwerk beheerders.
- Databasebeheerders.
- Server-/webbeheerders.
- Beheerders van beveiligingssystemen.
Conclusie
De job van een administratief medewerker is vooral ondersteunend. Ze zijn verantwoordelijk voor het organiseren en delen van informatie met hun collega's, evenals het aannemen van telefoontjes en het uitvoeren van andere administratieve taken. Het is een zeer lucratieve baan, dus waarom zou je er niet voor gaan?
Gerelateerde artikelen
- WAT IS SALESFORCE: Betekenis, Software, Training & Administratie
- Virtuele administratieve assistent: banen, services, bedrijven, vereisten en alles wat u nodig heeft.
- VIRTUELE ASSISTENT DIENSTEN: Beste virtuele assistentiediensten
- WAT IS EEN VIRTUELE ASSISTENT: Betekenis Diensten en Salaris
- WAT DOET EEN EXECUTIVE ASSISTANT? Functieomschrijving, rollen en salaris (bijgewerkt in 2023)
Referenties
