Standaardorganisaties hebben wel betaald verlof (PTO) waar medewerkers wel of geen gebruik van kunnen maken. Afhankelijk van het soort werk dat je doet en het bedrijf waar je werkt, kun je het formulier of sjabloon van je bedrijf gebruiken om je vrije tijd aan te vragen. Als u om een tastbare reden vrijaf moet nemen, moet u eenvoudigweg toestemming vragen aan en krijgen van uw werkgever. Het goede nieuws is dat uw verzoek wordt goedgekeurd als uw reden tastbaar genoeg is. Maar dan kan uw werkgever uw verzoek ook afwijzen. Om dit te voorkomen, bekijk je deze bewezen tips over hoe je je vrije tijd op de juiste manier kunt aanvragen en goedkeuring kunt krijgen.
Wat is een verlofaanvraag?
Een verlofaanvraag is een formeel, goedgekeurd verontschuldigde afwezigheid van het werk. In eenvoudiger bewoordingen is het praktisch het formele verzoek van een werknemer om enige tijd vrij te nemen van het werk. Afhankelijk van het beleid van de organisatie kan de werkgever het verzoek al dan niet inwilligen.
Wat zijn de redenen voor de verlofaanvraag?
Over het algemeen zijn er verschillende redenen waarom werknemers verlof zouden vragen. De volgende zijn enkele van de meest voorkomende;
- vakanties
- Persoonlijke tijd
- Verlof van korte of lange duur
- Moederschap of vaderschap
- Medisch verlof
- Juryplicht
Formulier verlof voor werknemers
In een standaardorganisatie moet een medewerker die gewettigd afwezig wil zijn van het management dat doen met het verlofaanvraagformulier. Het aanvraagformulier verlof is een formeel document dat wordt gebruikt om een aanvraag voor verlof in te dienen. Een medewerker vult het formulier in met vermelding van de reden van de afwezigheid en bezorgt dit aan de medewerker. Hoewel het waar is dat een werknemer recht heeft op betaald verlof, kan de werkgever er nog steeds op staan het verzoek af te wijzen. Als dat het geval is, eist beleefdheid echter dat werkgevers of personeelsmanagers zo snel mogelijk feedback geven over het al dan niet goedkeuren van het verzoek.
Wat zijn de beste praktijken voor verlofaanvragen van de organisatie?
Hieronder volgen de beste praktijken bij het instellen van een verlofaanvraag voor een organisatie;
- Stel een beleid op dat de verlofaanvragen in de organisatie begeleidt.
- Het beleid moet richtlijnen geven wanneer de verlofaanvragen van meerdere medewerkers binnen dezelfde periode vallen.
- Het opzetten van een standaardbeleid dat verzoeken inwilligt op basis van hoe triviaal de zaak is.
Gids voor het aanvragen van uw vrije tijd
Eerst moet je begrijpen dat het een verzoek is. Dit betekent simpelweg dat de werkgever vrij is om de toestemming te verlenen of niet, of het nu betaald verlof is of niet. Hieronder volgen beproefde stappen voor het aanvragen van uw tijdformulier met behulp van een formulier;
#1. Lees uw werknemershandboek voor richtlijnen voor vrije tijd
Elke standaardorganisatie heeft een personeelshandboek waarin wordt beschreven hoe verlofaanvragen worden gedaan. Er is geen regel die organisaties verplicht zich te houden aan het door de VS voorgestelde aantal vrije dagen. De Verenigde Staten keuren 10 dagen binnen een jaar goed voor vrije tijd, en dit is exclusief ongeveer 8 vakantiedagen die binnen een jaar vallen. Als u nog nooit vrijaf heeft aangevraagd, is het raadzaam om het personeelshandboek van uw bedrijf door te nemen voordat u uw vrije tijd aanvraagt.
Waarom is het belangrijk dat u het personeelshandboek van uw bedrijf doorneemt voordat u uw verzoek indient?
Als u het beleid van uw bedrijf doorneemt, weet u hoeveel dagen het onder bepaalde voorwaarden toestaat. Ook maak je kennis met de regels rondom betaald verlof (PTO) en onbetaald verlof binnen de organisatie. Als u voldoende betaalde vrije tijd (PTO) heeft, kunt u deze in plaats daarvan gebruiken. Als u dat niet doet, kunt u onbetaald verlof aanvragen.
#2. Controleer de kalender van uw bedrijf
Het controleren van de agenda van uw bedrijf voordat u uw verlofaanvraag plant, is alleen van toepassing op een flexibel verzoek. Als je van plan bent om op vakantie te gaan, is dat oké. Maar als het iets is dat niet kan worden uitgesteld, moet u uw verlof aanvragen.
Waarom moet u de bedrijfskalender controleren?
Er zijn momenten waarop de agenda van een bedrijf vol staat met veel projecten en activiteiten, en het goedkeuren van uw vrije tijd kan de productiviteit van het bedrijf beïnvloeden. Daarom moet je het naar een ander moment verplaatsen. Dit geldt echter alleen voor flexibele vrije tijd.
#3. Specificeer de tijd van het type
Mensen willen vrijaf en doen het verzoek om verschillende persoonlijke redenen. U moet wel de reden van het verlof in het sjabloonformulier vermelden voordat u het aan uw werkgever indient.
#4. Informeer uw baas of het management
Hoewel het waar is dat werknemers gewoon hun verlofaanvraag kunnen indienen, is het raadzaam om het management van tevoren op de hoogte te stellen. Dit helpt u het afgesproken aantal dagen te bereiken, evenals de perfecte timing voor uw tijdstip van het verzoek.
#5. Een formeel verzoek indienen
Het aanvraagformulier dient zo spoedig mogelijk aan het betreffende personeel te worden overhandigd. Terwijl sommige organisaties eisen dat het aanvraagformulier persoonlijk wordt ingediend, eisen andere alleen e-mail. Ontdek welke van deze opties bij uw organisatie past en volg hun eisen. Een gewettigde afwezigheid is een verlofaanvraag. Dit betekent simpelweg dat het management tijdig geïnformeerd moet worden. Zorg ervoor dat uw verzoek alle benodigde informatie bevat. Sla persoonlijke gegevens op en ga meteen ter zake.
#6. Informeer enkele van uw collega's
Welnu, er is geen wet die werknemers verplicht om collega's te informeren over hun geplande afwezigheid van het werk, maar het is cruciaal. Dit komt in feite omdat ze voor u kunnen invallen wanneer dat nodig is. Daarom is het ook belangrijk om een gezonde relatie met collega's op te bouwen.
Sjabloon voor verlofaanvraag
Er is geen perfect sjabloon voor een verlofaanvraag. Als algemene regel geldt dat elk sjabloon voor verlofaanvragen bepaalde informatie moet bevatten, zoals de naam van de werknemer, de datum waarop het aanvraagformulier is ingediend, de datum van het verlof, enzovoort.
Inhoud van een aanvraagformulier voor verlof
- Naam en afdeling van de werknemer
- Het aantal aangevraagde vrije tijd
- De lengte van het verlof
- Reden van de verlofaanvraag
- Handtekening van de werknemer
Voorbeelden van verlofaanvragen
Er zijn verschillende bedrijven die een aanvraagformulier voor verlof hebben dat werknemers gebruiken om goedkeuring aan te vragen. Elk van deze dient als sjabloon voor andere bedrijven. Bekijk in de tussentijd deze aanvraagvoorbeelden.
Voorbeeld 1
Hallo [naam manager of supervisor],
Ik wil verlof aanvragen op [datum] als gevolg van [reden]. Ik zou het niet erg vinden om een fysieke ontmoeting met je te hebben, om de reden ervan verder uit te leggen.
Gelukkig zijn er geen deadlines of dringende projecten die aandacht behoeven in deze periodes [off dates]. Ik zou graag mijn betaalde vrije tijd gebruiken. Dus is het oké om het dan te gebruiken voor [ reden van aanvraag]? Ik kijk uit naar uw reactie.
Dank je,
Adam Brown
Voorbeeld 1
Hallo [naam manager of supervisor],
Ik heb drie vakantiedagen beschikbaar en wil daar eind september gebruik van maken. Ik heb mijn oma verloren en haar uitvaartdienst is gepland voor 23-25 september. Ik keek naar ons teamschema en observeerde er zijn geen dringende afspraken, projecten of taken binnen die data. Tijdens mijn vakantie ben ik per e-mail bereikbaar voor snelle vragen. Ik sta open om dit persoonlijk te bespreken als je wilt.
Dank je,
Diana Matts
Verzoek om verlof voor werknemers beheren
Elke standaardorganisatie moet de verlofaanvragen van haar medewerkers zo beheren dat geen van de partijen er last van heeft. Niet het bedrijf en zeker niet de werknemer. Verzoeken om verlof kunnen gepland of ongepland zijn, en dit betekent simpelweg dat je het effectief moet beheren, want het zal zeker komen. Een werknemer kan bijvoorbeeld iemand die hem dierbaar is verliezen en moet de begrafenis bijwonen. Een medewerker kan ook juryplicht krijgen en de wet verplicht u om de toestemming te verlenen. Dit betekent simpelweg dat het beheren van de verlofaanvraag van een medewerker cruciaal is. Dus hoe kan een bedrijf de vrije tijd van zijn werknemers strategisch beheren?
#1. Regels voor verlofaanvraag opstellen
De eerste stap om het verlofverzoek van uw werknemer te beheren, is het opstellen van de regels die van toepassing zijn op dergelijke verzoeken. Het handboek van uw medewerkers is niet compleet zonder een beleid dat verlofaanvragen begeleidt. De polis moet ook betaald versus onbetaald verlof dekken, evenals het aantal dagen dat is toegewezen aan elke categorie van redenen waarom u de vrije tijd nodig heeft. Uw beleid moet ook richtlijnen bevatten die van toepassing zijn op verlofaanvragen.
Werknemers, managers en iedereen binnen een bedrijf moeten niet alleen op de hoogte zijn van uw beleid, maar moeten ook de richtlijnen begrijpen die u vaststelt om de verlofaanvragen van het bedrijf te beheersen. Uw verlofbeleid moet het volgende dekken;
- Wat gebeurt er als veel werknemers vrije tijd zoeken?
- Hoe lang van tevoren moet een verlofaanvraag worden ingediend?
- Hoe moeten aanvragen worden ingediend?
- Wanneer worden verzoeken van medewerkers niet gehonoreerd?
- Een beleid voor overlappende verzoeken
- Hoe vaak mogen verlofaanvragen worden ingediend?
- Overwegingen die uniek zijn voor uw bedrijf.
#2. Zorg dat je verlofaanvraag of sjabloon klaar is
De tweede tip voor het beheren van de verlofaanvraag van een werknemer is het verstrekken van een formulier of sjabloon. Hoe wil je dat medewerkers hun vrije tijd aanvragen? Het krabbelen van onduidelijke informatie op een stuk papier, geschreven brieven, via de telefoon, via de post, mondelinge communicatie, enzovoort.
U moet deze normen vanaf het begin definiëren. Daarom hebben sommige bedrijven een sjabloon voor verlofaanvragen voor werknemers ontworpen.
Een van de dingen die u in uw beleid moet opnemen, is hoe verzoeken van werknemers bij het management terechtkomen. Als je genoegen neemt met post, dan moet er iemand zijn die de post vaak checkt. Als u besluit dat het schriftelijk moet worden ingediend, moet u ervoor zorgen dat er altijd iemand beschikbaar is om het af te handelen of om een verlofmailbox binnen uw bedrijf te regelen. U kunt ook een app installeren die verzoeken van medewerkers beheert. Het gebruik van apps heeft veel voordelen, zoals een verhoogde melding aan managers als verzoeken elkaar overlappen en u wordt herinnerd aan de geplande vrije tijd.
#3. Heb een back-upplan
Dit heeft veel te maken met hoe goed u de verzoeken van uw medewerkers beheert. Er zal altijd een overlappend verzoek zijn. Hoe wil je het verdoezelen? Wat als er een calamiteit is binnen het bedrijf nadat twee of drie werknemers gewettigd afwezig zijn? Zorg voor een back-upplan.
Als je twee software engineers in je bedrijf hebt, is het niet ideaal om ze tegelijkertijd vrij te geven. Hetzelfde geldt ook voor andere afdelingen. Er moet altijd iemand zijn die zich kan verdoezelen terwijl anderen vrij nemen van hun werk.
#4. Overweeg de behoefte van uw bedrijf
De laatste stap bij het beheren van verlofaanvragen van werknemers is om altijd rekening te houden met de behoeften van het bedrijf. Er zal altijd sprake zijn van belangenverstrengeling als het gaat om verlofaanvragen. Maar dan moet u ervoor zorgen dat er een evenwicht is tussen de behoeften van de werknemers en de behoeften van het bedrijf. Als het verlof van een werknemer gerechtvaardigd is, moet u het verzoek inwilligen. U moet er echter voor zorgen dat dit niet ten koste gaat van het bedrijf.
Bewezen tips voor het aanvragen van vrije tijd
Als je van plan bent om binnenkort vrij te nemen en je wilt dat het in recordtijd wordt goedgekeurd, bekijk dan deze bewezen tips;
#1. Vraag in plaats van te vertellen
Wat betekent dit echt? Het betekent gewoon dat u een formeel verzoek moet indienen, zelfs als u weet dat u waarschijnlijk vrijaf zult krijgen. Het is een verzoek en een verzoek moet op een passende manier worden gedaan. Onthoud dat hij het naar eigen goeddunken kan weigeren.
#2. Op tijd aanvragen
Hoewel de Society of Human Resources aangeeft dat een geoorloofde afwezigheid 48 uur voor de dag moet worden gemeld, is elk bedrijf vrij om het tijdstip van de melding te bepalen. Als uw bedrijf een opzegtermijn van 14 werkdagen eist voor elke verlofaanvraag die geen noodgeval is, moet u zich daaraan houden. Als u dit niet doet, betekent dit simpelweg dat uw verzoek wordt afgewezen. Over het algemeen stellen vroege verzoeken managers in staat om werkschema's te organiseren terwijl u weg bent.
#3. zekerheid geven
Verlofverzoeken zijn meestal een conflict tussen zakelijke belangen en het belang van hun werknemers. Daarom moeten werknemers ervoor zorgen dat het bedrijf nooit hun verantwoordelijkheden verslapt zodra ze terugkeren of extra activiteiten beginnen voor de exacte datum. Aanbieden om te werken terwijl je weg bent, is een goede plek om te beginnen.
#4. Breng je collega's op de hoogte
Informeer uw team en andere collega's over uw vrije tijd, vooral als zij voor u kunnen invallen tijdens uw afwezigheid. Maar doe dit dan pas als je toestemming hebt gekregen voor je vrije tijd.
Heb ik een reden nodig om verlof aan te vragen?
Moet je aangeven waarom je verlof opneemt? Nee, maar het hangt ook af van het bedrijfsbeleid. De meeste bedrijven hebben een bepaald aantal betaalde vakantiedagen. Tenzij specifiek vermeld, vereisen veel werkgevers geen rechtvaardiging voor de vrije tijd.
Kan een baan je vertellen dat je geen vrije tijd kunt nemen?
Wel heb je de bevoegdheid om de inzet van opgebouwde vakantietijd te accepteren of te weigeren. Maar als u dat wel doet, moet u daar een goede zakelijke reden voor hebben die u kunt aantonen. Bovendien wordt ervan uitgegaan dat u consequent en onpartijdig vakantieaanvragen afwijst.
Kunt u om persoonlijke redenen vrij nemen?
U hebt het recht om het dienstverband te beëindigen om een situatie te verzorgen waarbij een van u afhankelijke persoon betrokken is. Dit wordt soms "compassionate leave" genoemd. Zolang uw rechtvaardigingen oprecht zijn, kan uw werkgever u niet straffen voor het opnemen van vrije tijd.
Hoe krijg ik vrij van mijn werk vanwege stress en angst?
Informeer bij de afdeling personeelszaken van uw werkgever dat u stressverlof wilt opnemen dat is toegekend onder de FMLA. Van hen ontvangt u de noodzakelijke documenten om mee te nemen naar uw arts.
Wanneer moet ik mijn werkgever informeren over vrije tijd?
De informatie moet worden verspreid zodra dit op professionele wijze kan worden gedaan. Uw openhartigheid wordt gewaardeerd door HR-specialisten en personeelsmanagers. Het zal ook duidelijk zijn dat u zich bewust bent van de mogelijke effecten die uw afwezigheid op kantoor op anderen kan hebben.
Moet ik een reden geven voor een persoonlijke dag?
Een geldige rechtvaardiging is niet altijd vereist om een persoonlijke dag te nemen. Als het een tijdje geleden is sinds je laatste vakantie of vrije dag, heb je misschien af en toe een pauze nodig om bij te tanken.
Mag een baas vragen waarom je ziek bent?
Mag een baas informeren naar uw ziekte? Werkgevers mogen informeren naar de medische afwezigheid van hun werknemers zonder de federale wetten te overtreden. Zij stellen je graag vragen, bijvoorbeeld wanneer je weer gaat werken. Bovendien kunnen ze om documentatie van uw aandoening vragen, zoals een doktersbriefje.
Conclusie
Het beheren van verlofaanvragen van werknemers is iets dat elk bedrijf moet inbrengen in zijn beheersysteem. Als u dit niet doet, kan het moeilijk zijn om met onattente werknemers om te gaan die misbruik maken van hun werkgevers. Als u een werknemer bent, aarzel dan niet om verlof aan te vragen als dat nodig is.
Veelgestelde vragen over verlofaanvragen
Kunt u om persoonlijke redenen een vrije dag opnemen?
Dat kan, maar dit hangt af van uw definitie van persoonlijke reden. Ten eerste kun je niet zonder geldige reden vrij nemen. U moet de reden aangeven en dan is het aan de beheerder om uw verzoek goed te keuren.
Hoe vraag ik stressverlof van het werk aan?
Om stressverlof van het werk aan te vragen, neemt u gewoon contact op met uw manager en legt u uit waarom u vrijaf nodig heeft op basis van de stress die u de afgelopen tijd heeft ondervonden en de symptomen die u ervaart. Vergeet niet een doktersverklaring toe te voegen als u die heeft.
IS er één sjabloon voor aanvragen?
Behalve bedrijven die een aanvraagformulier voor verlof hebben, is er geen sjabloon voor het aanvragen van verlof.
- BUITEN HET WERK BELLEN: Verlof aanvragen
- VERSCHULDIGD AFWEZIGHEID: wat betekent het om afwezig te zijn op het werk?
- Plagiaat op de werkplek: waarom en hoe het te vermijden?
