Grip krijgen op inkoopuitgaven is een lastige opgave. Het concurrentielandschap evolueert voortdurend en het risico van externe leveranciers komt steeds vaker voor. De beste prijs of de beste ervaring krijgen, betekent niet altijd dat u ook de laagste prijs krijgt. Hoe kunt u ervoor zorgen dat u de dingen die uw bedrijf nodig heeft tegen de juiste prijs ontvangt zonder kwaliteitsverlies of uw bedrijf blootstelt aan aansprakelijkheid? Strategische sourcing is het antwoord. Deze uitgebreide methode helpt bedrijven om de problemen van race-to-the-bottom-prijzen te vermijden en tegelijkertijd de voordelen te realiseren van samenwerking met geselecteerde leveranciers.
Deze post geeft je de kennis die je nodig hebt om een strategisch inkoopbeheerproces toe te passen in je inkoop.
Wat is inkoop?
Om te begrijpen hoe strategische sourcing werkt, moet u bekend zijn met het inkoopproces en het concept van sourcing in het algemeen.
Inkoop en inkoop zijn synoniemen en de verantwoordelijkheden van deze afdeling zijn in de loop van de tijd geëvolueerd. Nog in de jaren tachtig werden inkoopafdelingen alleen beschouwd als "orderplaatsers", met een relatief eenvoudige taak waarvoor niet veel strategische planning nodig was. Het was geenszins een cerebraal proces.
Inkoop begon met het uitgeven van inkooporders zonder rekening te houden met het behalen van bedrijfsdoelstellingen. Inkooptechniek wordt nu beschreven als een transactiegerichte functie en een subset van inkoop.
Inkoop wordt beschouwd als een bedrijfsmanagementrol waarbij een aantal zaken betrokken zijn, waaronder:
- Het kiezen van potentiële leveranciers
- Contracten en betalingsregelingen worden onderhandeld.
- Afdwingen van wettelijke nalevingsverplichtingen
- Contractuitvoering
Het is het overkoepelende woord voor de twee belangrijkste elementen van het acquisitieproces, inkoop en sourcing.
Wat is sourcing?
Sourcing valt net als inkoop onder inkoop. Dit is het proces van het vinden van een "bron" voor uw goederen en diensten. Een eenvoudige inkoopstrategie houdt in dat u de meest kosteneffectieve leverancier van artikelen zoekt. Het wordt uitgevoerd in verschillende domeinen en voor verschillende zakelijke doeleinden. Supply chain management is een van de meest voorkomende manieren van inkoop.
Wat is Strategische Sourcing?
Strategische sourcing is een vorm van sourcing waarbij verschillende tactieken worden gebruikt bij het inkopen van artikelen of diensten. Strategieën worden gekozen afhankelijk van de real-time omstandigheden van elke overname en worden bepaald door criteria zoals de waarde van de uitgave, het categorierisico en het karakter van de aanbodmarkt.
Onder de verschillende sourcing-tactieken zijn crowdsourcing, outsourcing, global sourcing en low-cost nation sourcing.
Waarom is strategische sourcing belangrijk?
Strategische sourcing stelt bedrijven in staat om leveranciers te ontdekken die voldoen aan de normen, terwijl ze weinig risico lopen tegen de laagst mogelijke kosten. Bedrijven kunnen ook uitgebreide profielen van potentiële leveranciers maken en deze indien nodig vergelijken.
Leveranciers worden gezien als waardevolle partners bij strategische inkoop. Het helpt bedrijven bij het onderhouden van langdurige leveranciersrelaties.
Op deze manier kunnen bedrijven hun inkoopkracht bundelen. Ondernemingen kunnen zo zorgen voor lagere eigendomskosten en de risico-elementen in hun toeleveringsketen beperken, waardoor de toeleveringsketen duurzamer wordt.
Wat zijn de voordelen van strategische sourcing?
#1. Verhoogde besparingen
Grotere kostenbesparingen zijn het directe praktische voordeel van strategische sourcing.
#2. Veranderende bronnen en zakelijke doelen
Wanneer de sourcingstrategieën/-activiteiten van een organisatie zijn afgestemd op de organisatiedoelen en -doelstellingen, verbeteren de bedrijfsprestaties en de mogelijkheden voor risicobeperking.
#3. Verbetering van leveranciers
Wanneer een bedrijf zijn hoogwaardige leveranciers kan identificeren, realiseert het onmiddellijk aanzienlijke kostenbesparingen met behoud van de product- of servicekwaliteit.
#4. Langdurige leveranciersrelaties
Deze methode helpt bedrijven bij het ontwikkelen van langdurige commerciële relaties met hun leveranciers. Een langdurige relatie bespaart niet alleen tijd en middelen, maar leidt ook tot betere leveranciersprestaties.
Best Practices voor Strategische Sourcing
- Gebruik eRFX-evenementen en eAuctions – Sourcing stelt kopers in staat om het aanmaken, distribueren, verzamelen en opslaan van inkoopgebeurtenissen te automatiseren en te standaardiseren, wat resulteert in een betere efficiëntie in vergelijking met handmatig evenementbeheer.
- Te gebruiken contractbeheersoftware – Software voor contractbeheer kan u helpen bij het beheren van een willekeurig aantal contracten door voorkeursleveranciersgegevens van eSourcing-evenementen samen te voegen met het gebruik van aangepaste velden om contractspecifieke gegevens vast te leggen. Leveranciersovereenkomsten lopen mogelijk door naar het volgende jaar als u niet over de benodigde beheertools beschikt, waardoor u vast komt te zitten in ondermaatse prijzen en servicevoorwaarden.
- Houd uitgaven en besparingen bij – In plaats van afhankelijk te zijn van spreadsheets om besparingen te meten en te rapporteren, kan een trackingsysteem voor besparingen u helpen eenvoudig besparingsprognoses en trackingpapieren te maken en rapporten te leveren die uw resultaten en waarde aantonen.
Hoe zijn de stappen in het proces van strategische sourcing?
Stap 1: Maak een profiel van de categorie
Definieer de uitgavencategorie en de bijbehorende grondstoffen. Wat is het huidige bedrag dat wordt gebruikt? Wie zijn de gebruikers en waar zijn ze te vinden? Welke processen worden gebruikt en wie is er betrokken bij de toeleveringsketen?
Stap 2: Analyseer de leveringsmarkt om mogelijke wereldwijde en lokale aanbieders te identificeren.
Onderzoek de kostencomponenten van het product of de dienst en de marktplaats van de leverancier op risico's en mogelijkheden. Variabelen zoals belangrijke grondstofprijzen, arbeid en transport moeten worden geprijsd, evenals de kostenelementen van de leveranciers.
Stap 3: Maak een strategie
De volgende stap is om te beslissen waar u gaat kopen terwijl u het risico en de kosten verlaagt. Alternatieve leveranciers en het concurrentievermogen van de markt moeten worden geëvalueerd met belanghebbenden aan boord.
Stap 4: Bepaal het sourcingproces
Vervolgens moet een bedrijf een sourcingstrategie bedenken. Het meest gebruikelijke proces voor het verkrijgen van biedingen is een offerteaanvraag, die product-/dienstspecificaties, leverings- en servicecriteria, prijsspecificaties en juridische en financiële parameters omvat.
Stap #5: onderhandel en selecteer leveranciers
Naarmate de besprekingen beginnen en haalbare biedingen worden gekozen, zullen leveranciers indien nodig om uitleg en verdere informatie vragen. Voer talloze gespreksrondes met uw leveranciers voordat u ze kiest volgens het goedkeuringsproces van uw bedrijf.
Stap #6: Implementeren en integreren
Informeer de succesvolle leveranciers en betrek ze bij het implementatieproces. Verbeteringen aan specificaties of processen, evenals veranderingen in leverings- of servicebehoeften, maken deel uit van uw inkoopplan.
Stap #7: Benchmarking en resultaten volgen
De laatste fase is het begin van een continue cyclus die begint met het benchmarken van de huidige staat van de grondstof of categorie, het monitoren van de resultaten en ervoor zorgen dat de volledige waarde wordt verkregen. Een bedrijf keert vervolgens terug naar stap 1 om de aanbodmarkt opnieuw te evalueren en het proces opnieuw te starten.
Wat is het verschil tussen strategische sourcing en sourcing?
Het belangrijkste onderscheid tussen strategische en reguliere sourcing is dat strategische sourcing is geëvolueerd naar een dynamisch proces, terwijl algemene sourcing eenvoudig is gebleven. Er wordt alleen gekeken naar leveranciersprijzen. Het idee is om iets te vinden met de laagste totale eigendomskosten.
Kosten zijn slechts één element van de vergelijking bij strategische sourcing. Het is een onderdeel van een hiërarchie van bedrijfsbehoeften. Een inkoopteam houdt rekening met een aantal verschillende factoren die van invloed kunnen zijn op uw verbinding met de 'bron', dwz leverancier. Dit omvat het borgen van factoren zoals:
- Kwaliteit
- Supply
- Service
- Innovatie
- Naleving van voorschriften
Niets van dit alles mag ooit worden ingeleverd alleen omwille van de kosten. Dat is het algemene conceptuele proces dat ten grondslag ligt aan strategische inkoop.
Inkoop versus strategische sourcing
Inkoop is niet hetzelfde als strategische inkoop. De inkoopactiviteiten bestaan uit tactische, dagelijkse transacties, zoals het uitgeven van inkooporders aan leveranciers. Strategische sourcing daarentegen omvat een breed scala aan sourcingactiviteiten, zoals:
- Uitbreiding van leveranciers
- Strategisch denken
- Contractonderhandelingen
- Modellen van uitbesteding
- Infrastructuur voor supply chain management
De nuances van inkoopterminologie
Inkoopjargon kan verwarrend zijn. Het is moeilijk om de subtiliteiten van de naamgevingsconventie te begrijpen. Er zijn aanzienlijke verschillen tussen de termen 'inkoop' en 'sourcing'.
De meeste bedrijven beschouwen kopen bijvoorbeeld eerder als strategisch dan als tactisch. Terwijl sourcing wordt gezien als een langdurig proces. Dit onderscheid wordt benadrukt door het feit dat de KPI's (key performance indicators) voor een inkoopactiviteit enorm verschillen van die voor sourcing.
Dit onderscheid is ook van toepassing op andere inkoopgerelateerde terminologie, zoals 'strategische inkoop' en 'supply chain management', die weliswaar allemaal verwijzen naar plaatsen langs hetzelfde procescontinuüm, maar nooit door elkaar mogen worden gebruikt. De technieken, dynamiek en implementaties verschillen allemaal aanzienlijk.
Al deze activiteiten zijn onderling verbonden bedrijfstaken die verband houden met het potentiële en bestaande leveranciersnetwerk van een bedrijf.
Supply Chain Management en Strategische Sourcing
Inkoop en supply chain management zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden, net als strategische sourcing. Terwijl inkoop het proces is van het verkrijgen van de goederen en diensten die een bedrijf nodig heeft, is supply chain management het beheer van de infrastructuur en diensten die nodig zijn om die artikelen te verkrijgen. Een toeleveringsketen omvat iedereen (intern of extern) die betrokken is bij het in handen geven van een product of dienst aan een consument.
Over het algemeen verwijst het woord "supply chain" naar de postcontractuele fase van het inkoopproces. Dit omvat zowel logistieke zorgen als zaken die betrekking hebben op alle leveranciers, van Tier 1 tot Tier 3.
Terwijl inkoop zich bezighoudt met alle precontractuele analyses en leveranciersbesprekingen voorafgaand aan de start van het contract, houdt supply chain management zich bezig met wat er gebeurt NADAT het contract is ondertekend.
Dus, kun je zien hoe ze met elkaar verbonden zijn, maar niet hetzelfde?
Inkoopexperts overwegen nu strategische sourcing om beslissingen op het gebied van supply chain management te optimaliseren en zo een concurrentievoordeel te behalen.
Een belangrijk doel van strategische inkoop is het verbeteren van de relatie tussen koper en leverancier. Het idee is om deze ontmoetingen te gebruiken om een beter begrip te krijgen van de werkelijke capaciteiten van een leverancier en wat deze uw bedrijf te bieden heeft. Een organisatie bereikt dit door kerncapaciteiten te combineren en aan te vullen met meerdere ketenpartners.
De overgang van grote ondernemingen naar strategische inkoop is een belangrijke veranderingsfactor geweest in het beheer van grote wagenparken in de toeleveringsketen. Het vereist een transformatie op gebieden zoals:
- Inkoop van voertuigen
- Contractbesprekingen
- Een leverancier kiezen
- Service Level Agreements (SLA's)
- Evaluaties van wagenparkleveranciers
- Supply chain management finetunen
Een goed begrip van deze processen zal de inkoopfunctie en het wagenparkbeheer helpen bij het bereiken van een gemeenschappelijk doel. Dat is willekeurige en gebruikelijke aankoop door belanghebbenden en veldoperaties. Het bevordert de innovatie die nodig is om de beste waarde uit activa te halen.
Wanneer is strategische sourcing voordelig?
Hoewel strategische sourcing veel voordelen heeft, is het niet geschikt voor elk inkoopproject. Het is tenslotte een geavanceerd en soms tijdrovend proces. Sommige taken hebben dat detailniveau gewoon niet nodig. Daarom is het van cruciaal belang om een balans te vinden tussen de waarde van het item dat wordt aangeschaft en de tijdsbesteding die nodig is om een strategisch inkoopproject te voltooien.
Strategische sourcing is geschikt voor de volgende projecten:
- Hoogwaardig, correct gedefinieerd en cruciaal voor het bedrijf
- Zeer gespecialiseerd en complex
- Er staat veel op het spel en dit maakt deel uit van een herstructureringsproject van de organisatie.
Situaties waarbij sprake is van strategische inkoop zijn onder andere:
- Softwareselectie voor klantrelatiebeheer
- Evaluatie van financiële diensten of werknemersvoordelen
- Een architect kiezen voor een nieuwbouwproject
Scenario's die zich beter lenen voor alternatieve inkoopmethoden
Vanwege het detailniveau en de tijd die nodig is voor strategische sourcing, passen sommige omstandigheden gewoon niet goed bij het proces. Hier zijn een paar van dergelijke voorbeelden.
- Het vinden van een projectmanagementoplossing voor een enkele afdeling is een voorbeeld van een inkoop met een lage waarde en een laag risico.
- Biedingen verzamelen om aan de beleidsvereisten te voldoen wanneer er al een sterke voorkeur is voor een specifieke aanbieder
- Probeer een RFP-lamp voor een normale transactieaankoop van kantoorbenodigdheden.
- Overweeg een verzoek om informatie (RFI) tijdens het verzamelen van ideeën, prijzen en het regelen van een toekomstige aankoop.
- Een verzoek om kwalificaties (RFQ) gebruiken om de beste expert te vinden om te raadplegen over een marketinginspanning.
- De beste deal krijgen voor een eenvoudige transactie – Overweeg een offerteaanvraag (RFQ).
Wie neemt deel aan het strategische inkoopproces?
Een verscheidenheid aan medewerkers en afdelingen binnen uw bedrijf zal worden betrokken bij uw strategische inkoopinitiatieven. Doorgaans bezit en beheert de inkoopafdeling het proces. Om specialisatie op dit gebied te bevorderen, hebben veel bedrijven de laatste tijd strategische sourcing-managerfuncties ontwikkeld.
Zoals bij de meeste inkoopprojecten zullen er onvermijdelijk andere partijen bij betrokken zijn. In het geval van een CRM-inkoopproject zouden bijvoorbeeld belanghebbenden van verkoop, marketing en bedrijfsvoering betrokken zijn. Bovendien zijn juridische, financiële en informatietechnologie vaak betrokken.
Ten slotte zal voor vrijwel elke strategische sourcing-inspanning goedkeuring en evaluatie door het management nodig zijn.
Strategische sourcing: hoe de overgang te maken
Eén inkoopinitiatief tegelijk wordt strategische sourcing geïmplementeerd. In het begin kan het als een belangrijke verandering aanvoelen, maar elementen van het proces zullen vertrouwd aanvoelen. Strategische inkoop en traditionele inkoop delen inderdaad een aantal principes.
U doorloopt de strategische inkoopcyclus terwijl u aankopen of huidige leveranciersrelaties vindt die geschikt zijn voor de aanpak, beginnend met uitgavenanalyse, vervolgens leveranciersselectie en uiteindelijk voortdurende betrokkenheid.
Strategische sourcingtools
Strategische sourcingsoftware is essentieel voor bedrijven die prioriteit geven aan besparingen op het gebied van inkoop. Deze systemen, die vaak cloudgebaseerd en collaboratief zijn, zijn ontworpen om strategische sourcing te centraliseren en automatiseren, waardoor de efficiëntie en effectiviteit toenemen.
Kenmerken van strategische sourcingsoftware kunnen zijn:
- Project Management
- Uw spaargeld bijhouden
- Digitale RFP-distributie en evaluatie
- RFP-sjabloonrepository
- Gegevens verzamelen en analyseren
- Samenwerken zowel intern als extern
- Beheer van leveranciersrelaties
- Beheer van de categorieën
- Marktplaats voor leveranciers
Conclusie
Ten slotte is strategische sourcing het proces van het verzamelen van informatie, het samenwerken met de beste leveranciers en het verzekeren van blijvende inkoopwaarde en efficiëntie. Het gaat verder dan eenvoudige transactieaankopen en richt zich op het grote geheel: hoe het bedrijf kan worden geholpen om zijn doelen te bereiken.
Evenzo helpen leveranciersallianties die zijn gevormd als gevolg van strategische sourcing bij het navigeren door obstakels wanneer deze zich voordoen, terwijl de resultaten worden verbeterd en de kosten worden verlaagd.
De fijne kneepjes van strategische sourcing zullen natuurlijk van bedrijf tot bedrijf verschillen. De basis en doelstellingen van het proces blijven echter ongewijzigd. Gelukkig kunt u uw strategische inkoopinspanningen met één project tegelijk beginnen.
Gerelateerde artikelen
- SOURCING: definitie, voorbeelden, outsourcing en complete gids
- INKOOPBEHEERSYSTEEM: typen en lijst met beste softwareopties
- STRATEGISCH SOURCINGPROCES: gedetailleerde stappen voor strategische sourcing
- Projectinkoopbeheer: gedetailleerde gids voor de inkoopprocessen
- Outsourcing: definitie, voordelen en voorbeelden van outsourcingbedrijven
Referenties
