Automatisering van bedrijfsprocessen is het gebruik van geavanceerde technologie om zakelijke taken uit te voeren met zo min mogelijk menselijke hulp. Natuurlijk kent elke ondernemer het belang van BPA. Het versnelt het werk door informatie naar de juiste persoon op het juiste moment te routeren met behulp van door de gebruiker gedefinieerde regels en acties. Als onderdeel van een digitale transformatiestrategie gebruiken organisaties BPA vaak om workflows te stroomlijnen en hun activiteiten soepeler te laten verlopen. Bekijk dit artikel voor meer informatie over automatisering van bedrijfsprocessen en topsoftwaretools met voorbeelden.
Waarom is automatisering van bedrijfsprocessen belangrijk?
Het doel van automatisering van bedrijfsprocessen is niet alleen om papier te vervangen door pdf's; het is ook bedoeld om processen kosteneffectiever, gestroomlijnder, foutbestendiger en duidelijker te maken. Door processen te automatiseren om de algehele operationele efficiëntie te verbeteren, besparen organisaties tijd en zorgen ze ervoor dat best practices worden gebruikt.
Welke bedrijfsprocessen moet u automatiseren?
Vrijwel elk bedrijfsproces kan op de een of andere manier worden verbeterd door automatisering. Houd bij het evalueren van kandidaten voor procesautomatisering rekening met de volgende hoofdkenmerken:
- De procedure vereist consistentie in de hele organisatie.
- Er is weinig ruimte voor fouten in dit proces.
- De procedure kan worden herhaald.
Wat zijn softwaretools voor automatisering van bedrijfsprocessen?
Organisaties kunnen softwaretools voor bedrijfsprocesautomatisering gebruiken om hun bedrijfsprocessen geheel of gedeeltelijk te automatiseren. RPA-software en BPA-software zijn vergelijkbaar. In feite hebben ze vergelijkbare doelstellingen. Het enige verschil is dat de laatste software meer als mensen werkt: het manipuleert software met behulp van machine vision en screen scraping. BPA-software daarentegen automatiseert de bedrijfsprocessen van een organisatie voordat ze worden geïntegreerd in de te automatiseren software.
Het is verantwoordelijk voor het volledige onboardingproces van werknemers
Als je ooit in een organisatie hebt gewerkt, weet je dat onboarding een zeer gestructureerd proces is. (E-mail persoon A, complete documenten B, C en D, enzovoort.) In plaats van helemaal opnieuw te beginnen, kunt u de automatiseringssoftware voor bedrijfsprocessen u door het hele proces laten leiden. Zolang een bedrijfsproces een reeks voorspelbare stappen en herhaling omvat, is de kans groot dat het kan worden geautomatiseerd.
Hulpmiddelen voor automatisering van bedrijfsprocessen
Automatisering van bedrijfsprocessen transformeert de bedrijfsvoering van organisaties, waardoor organisaties meer kunnen doen met minder terwijl ze meegroeien met de bedrijfsgroei. Hier zijn de top tien tools voor automatisering van bedrijfsprocessen om de veerkracht te vergroten en uw bedrijf naar nieuwe hoogten te stuwen.
#1. asana
Asana is een project management tool met functies voor zowel managers als werknemers. De eenvoudige gebruikersinterface vereenvoudigt het projectbeheer en stimuleert het gebruik en de interactie. Wat de beveiliging betreft, biedt Asana SSO, 2FA en geavanceerde gedetailleerde machtigingen. Met Asana kunt u beheren en plannen met behulp van vooraf gemaakte sjablonen, een gedeelde teamkalender, een taakplanner, taakprioritering en automatisering van repetitieve taken. Het heeft ook rapportdashboards voor projectinzichten, het delen van bestanden via slepen en neerzetten of handmatig, en commentaarsecties onder elke taak.
#2. ProcessMaker
ProcessMaker is een intelligent low-code BPM- en automatiseringsplatform voor bedrijfsprocessen voor organisaties die schaalbaarheid nodig hebben. U kunt snel aanpasbare grafieken en rapporten maken met behulp van de gefilterde zoekfunctie. U kunt ook specifieke eindgebruikers toewijzen aan uw grafieken en rapporten. ProcessMaker bevat een scripting-engine die JavaScript, Java, C# en andere talen ondersteunt. Het biedt BPMN-syntaxiscontrole en procesfoutvalidatie om de syntaxis te controleren. Hierdoor kunt u de algehele zichtbaarheid en orkestratie van end-to-end geautomatiseerde processen verbeteren. Eindgebruikers kunnen ook zoveel geautomatiseerde processen ontwerpen en herontwerpen als ze willen.
#3. Actieve batch
ActiveBatch is een no-code platform voor het orkestreren van geautomatiseerde workflows. Dankzij de gebeurtenisgestuurde architectuur ondersteunt het berichtenwachtrijen, tweets, FTP-bestandsgebeurtenissen, e-mail en andere functies. Taakplanning kan ook worden aangepast op basis van de werkdag en tijd. Om geautomatiseerde tickets te beheren, biedt het bidirectionele integraties met System Center Service Manager en ServiceNow. API's kunnen ook worden gebruikt om verbinding te maken met elke service, applicatie of server. Het bevat ook functies zoals modellering en diepgaande monitoring.
#4. Kusstroom
Kissflow biedt een eenvoudige benadering van automatisering van bedrijfsprocessen. Het is een groep van meer dan 50 apps voor het beheren van zaken als betalingen aan leveranciers, inkooporders, onboarding van nieuwe werknemers en zelfs kilometervergoedingen. Deze apps kunnen ook door eindgebruikers worden aangepast. Kissflow biedt ook formulieren voor het vastleggen van gegevens, activiteitenrapporten en systeemreeksen. Het biedt door Zapier ondersteunde SaaS-integratie als een samenwerkingssuite. Je kunt ook bestanden uit Dropbox en Google Docs die meertalig zijn. Bovendien zijn er geen beperkingen voor het aantal applicaties dat een gebruiker kan maken.
#5. Hootsuite
Hootsuite is een bekende automatiseringstool voor het beheer van sociale media die momenteel op de markt is. Met meer dan 150 apps in de Hootsuite App Discovery store heeft het de meest uitgebreide lijst met sociale netwerkintegraties. Het heeft ook een gebruiksvriendelijke interface voor snelle onboarding. U kunt snel meerdere accounts koppelen, waaronder YouTube. Hootsuite is een effectieve tool voor het beheer van sociale media voor bedrijven die via meerdere sociale netwerken communiceren. U kunt ook de Hootsuite API gebruiken om uw integraties aan te passen en de interoperabiliteit te verbeteren.
#6. Basiskamp
Basecamp is een online samenwerkingstool die door bedrijven wordt gebruikt. Het is aanpasbaar omdat het een breed scala aan integraties mogelijk maakt. De opvallende kenmerken van Basecamp zijn onder meer het bijhouden van deadlines, bestanden, taken, aankondigingen en discussies. Overweeg een virtuele hub te creëren voor bedrijfsteams, wat handig kan zijn in een externe werkomgeving. Basecamp is de meest aanpasbare en robuuste werkplekhub. Hoewel het de nadruk kan leggen op projectmanagement, was het niet bedoeld om projecten eenvoudiger te maken. Het blinkt echter uit in discussiebeheer, wat kan helpen bij het versnellen van projecten.
#7. Tracker Mindware
Comindware Tracker is een SaaS-platform dat het volgen van problemen, communicatie, projectbeheer, workflowbeheer, HR management, gebruik van hulpbronnen en andere processen. Elke functie kan ook worden aangepast. Comindware Tracker bevat bijvoorbeeld een Graphical Workflow Builder waarmee u workflows kunt ontwerpen en aanpassen met behulp van een interface voor slepen en neerzetten. U kunt kritieke waarschuwingen over klanten, leveranciers en partners opvolgen om problemen op te sporen. Comindware Tracker bevat ook een Human Resources Management (HRM)-systeem voor het beheren van aanwervingen, vakanties, overplaatsingen, waarschuwingen en beëindiging van werknemers.
#8. Laserfiche
LaserFiche is een platform voor geautomatiseerd contentbeheer dat werkt om digitale rommel te doorzoeken. Het biedt u een eenvoudige, gebruiksvriendelijke interface voor het dagelijks routeren en volgen van digitale documenten. Dankzij AI-gestuurde workflows en analyses kunnen eindgebruikers documenten in de hele organisatie digitaal scannen en ordenen. Het bevat ook tools zoals formulieren, rapporten en taakbeheer.
#9. Qu
Quu is een tool voor het automatiseren van contentonderzoek en marketing. Het is echter geen HootSuite-kloon. Het onderzoeken van relevante inhoud voor doelgroepen is altijd tijdrovend. Quu automatiseert het moeizame proces door dagelijkse waarschuwingen te sturen over inhoud van hoge kwaliteit in uw favoriete niche. De notificaties bevatten onder andere links naar podcasts, artikelen, video's en blogposts. Voor inhoud zijn er drie opties: met de hand samengesteld, ontdekking en pods door Quu. Zodra u uw dagelijkse inhoud heeft ontvangen, kunt u deze plannen met behulp van een tool zoals HootSuite.
#10. VolgVia
TrackVia is een goed ontworpen ontwikkelplatform met weinig code voor workflowbeheer. Het biedt eindgebruikers UI-gebaseerde drag-and-drop-functionaliteit voor het bouwen van applicaties en het automatiseren van processen. Mobiele workflows met Zapier-integratie en responsieve dashboards staan centraal. Aanpassing is echter beperkt vanwege standaardlay-outs. TrackVia zou ook kunnen profiteren van meer app-integraties van derden.
Wat is het verschil tussen Business Process Automation (BPA) en Robotic Process Automation (RPA)?
BPA automatiseerde een volledig bedrijfsproces van begin tot eind, terwijl RPA individuele taken delegeerde aan softwarerobots om het te stroomlijnen.
Gebruik en voorbeelden van softwaretools voor automatisering van bedrijfsprocessen
Hier zijn enkele overtuigende voorbeelden van hoe softwaretools voor automatisering van bedrijfsprocessen in het bedrijfsleven zijn gebruikt.
#1. Onboarding van medewerkers
Het werven van medewerkers is een langzaam en moeizaam proces. Dit komt omdat er bij het wervingsproces veel papierwerk komt kijken, waaronder juridische documentatie, het openen van bankrekeningen, het organiseren van training en oriëntatie en het invullen van verschillende formulieren. Dit wervingsproces wordt inconsistent, informeel en onsamenhangend zonder BPA-software, wat zelfs kan leiden tot:
Dit wervingsproces wordt inconsistent, informeel en onsamenhangend zonder voorbeelden van software voor automatisering van bedrijfsprocessen, wat zelfs kan leiden tot:
- Lage tevredenheid onder werknemers.
- Het niet voltooien van enkele noodzakelijke stappen.
- Talloze formulieren om in te vullen bij het aannemen van nieuwe medewerkers.
Door het onboardingproces van werknemers te automatiseren, kunt u zorgen voor een soepele overgang van de ene taak naar de volgende. Het is mogelijk om uw potentiële werknemers op de hoogte te houden van het wervingsproces dankzij BPA-software.
#2. Inkooporders
Inkooporders zijn een terugkerende, dagelijkse taak in de meeste organisaties die veel papierwerk met zich meebrengen. Medewerkers vullen een formulier in en bezorgen het aan het inkoopteam. Er wordt een inkooporder aangemaakt en een kopie wordt naar de leverancier en het voorraadteam gestuurd nadat deze is beoordeeld en goedgekeurd door de bevoegde autoriteit. Als de aanvraag wordt afgewezen, bijvoorbeeld vanwege budgettaire beperkingen of onvoldoende informatie, wordt de inkooporder teruggestuurd naar het aanvragende team. Er kunnen zich verschillende problemen voordoen als dit bedrijfsproces niet geautomatiseerd is, waaronder (maar niet beperkt tot):
- Er zijn fouten opgetreden tijdens de levering van benodigdheden.
- Inkooporder fouten.
- Records die onvolledig zijn.
- De productiviteit werd beïnvloed.
- De goedkeuring van de inkooporder is vertraagd.
Voorbeelden van software voor automatisering van bedrijfsprocessen vergemakkelijken en versnellen de uitvoering van workflows en verbeteren ook de nauwkeurigheid, transparantie en verantwoording van gegevens in een organisatie.
Wat zijn de doelstellingen van automatisering van bedrijfsprocessen?
Het primaire doel van procesautomatisering is het verbeteren van de workflow van een bedrijf. het kan kosten, tijd en verspilling verminderen, terwijl de productiviteit wordt verhoogd, fouten worden verminderd en alle bedrijfsprocessen in realtime worden gecontroleerd met automatisering.
Wat zijn de voordelen van automatisering van bedrijfsprocessen?
Er zijn veel positieve resultaten die kunnen voortvloeien uit het automatiseren van processen, waaronder verbeterde klanttevredenheid en concurrentievoordeel.
#1. Het bespaart geld
Jaarlijks verliezen organisaties minimaal 30% van hun omzet door inefficiënte bedrijfsprocessen. Met andere woorden, handmatige bedrijfsprocessen leiden vaak tot aanzienlijke verspilling van hulpbronnen. De overgang van handmatige naar geautomatiseerde bedrijfsprocessen zorgt voor minder fouten. Organisaties kunnen flink groeien winstmarges en lagere operationele kosten door middel van voorbeelden van bedrijfsautomatiseringsprocessen. Doordat verspilling wordt geëlimineerd en middelen optimaal worden benut, heeft u meer ruimte om gunstige voorwaarden te heronderhandelen en contracten efficiënt te beheren.
#2. Versnelt de beoordeling en goedkeuring van documenten
Het handmatig onderhouden van gegevens en documenten kan een tijdrovende nachtmerrie zijn, en de kans op het maken van fouten neemt toe. Wanneer u documentbeheerprocessen automatiseert, vermindert u de tijd die nodig is om documenten te beoordelen en goed te keuren, waardoor het gemakkelijker wordt.
#3. Verbetert de transparantie
Met BPA-software kunt u meerdere processen volgen en bewaken terwijl ze worden uitgevoerd en key performance indicators (KPI's) vaststellen. Dit niveau van transparantie biedt inzicht in gebieden van uw organisatie die kritieke verbetering behoeven.
#4. Hulp bij het bewaken van de voortgang van documenten
Overweeg om een medewerker te bellen en op te volgen. Ga vervolgens via e-mail heen en weer om bepaalde details te verduidelijken. Handmatig kan een dergelijk proces tot een week of langer duren om informatie op het juiste moment bij de juiste persoon te krijgen. BPA-software verkort de verwerkingstijd van documenten en informatie tot enkele uren. Met automatisering kunt u ook de voortgang en status van documenten volgen, met volledige traceerbaarheid van verzonden, geopende en ondertekende documenten.
#5. Handhaaft het bedrijfsbeleid
Niet-naleving van relevante branche- en wettelijke voorschriften is overal een dure stap voor bedrijven. Het goede nieuws is dat softwaretools voor automatisering van bedrijfsprocessen bedrijven helpen om compliant te blijven. Deze gegevens zijn nuttig omdat ze traceerbaar en onder controle zijn, waardoor de relevante regelgeving beter wordt nageleefd.
#6. Vergemakkelijkt de communicatie
Om te weten wat er aan de hand is met uw bedrijfsprocessen, kunt u contact opnemen met een supervisor of teamleider. Zelfs dan is miscommunicatie waarschijnlijk, wat kan leiden tot kostbare fouten. Software voor automatisering van bedrijfsprocessen helpt bij het stroomlijnen van dergelijke interne communicatie. Het kan zelfs helpen bij de vereenvoudiging van klantgerichte processen zoals verkoop en klantenservice. Procesautomatisering houdt ook alle procesgerelateerde communicatie binnen de workflow, waardoor procesuitvoering eenvoudiger en sneller wordt.
#7. Vermindert de afhankelijkheid van handmatige processen
Volgens een recent onderzoek besteden kantoormedewerkers bijna twee en een half uur per dag aan destructieve taken zoals het verwerken van documenten, het goedkeuren van papierwerk en het zoeken naar informatie. Software voor automatisering van bedrijfsprocessen kan repetitieve taken snel uitvoeren. Automatisering bespaart geld omdat er minder handmatige tussenkomsten nodig zijn. Het bespaart ook tijd, wat het belangrijkste voordeel is van alle BPA-software.
#8. Vermindert vergaderingen
Omdat BPA-software alle alledaagse, terugkerende taken in een organisatie effectief kan afhandelen, kunt u vergaderingen verminderen om de toewijzing van personeel te verbeteren. Dit stelt u ook in staat om de aandacht van uw medewerkers te richten op taken die hun hersenen meer betrekken bij het ontwikkelen van strategieën en het uitvoeren van belangrijkere functies.
#9. Verbetert workflows
Procesautomatisering verbetert de consistentie van de workflow, vooral in grote organisaties met veel werknemers en belanghebbenden. En dit is waar dingen een beetje in de war kunnen raken: iedereen heeft meerdere taken te voltooien, verschillende archiveringsmethoden, verschillende gewoonten, enzovoort. Een BPA-software met stappen die elkaar systematisch opvolgen, is een slimme manier om de workflow te verbeteren en het bedrijfsproces effectiever te maken.
#10. Menselijke fouten verminderen
Fouten zijn menselijk, hoe capabel uw medewerkers ook zijn. Fouten zullen altijd voorkomen. Ze zijn in feite onvermijdelijk. Door bedrijfsprocessen te automatiseren, kunt u echter veelvoorkomende fouten op de werkplek detecteren en corrigeren, zoals voortdurende vertragingen, inefficiëntiepunten, handmatige fouten en nog veel meer. Door het risico op deze fouten weg te nemen (door processen te automatiseren) zullen uw bedrijfsprocessen soepeler verlopen. Het helpt u bij het voorkomen van overbodige bedrijfsvoering. BPA-software kan u ook helpen bij het voorkomen van terugkerende fouten in uw bedrijf.
Soorten procesautomatisering
Hier zijn vier verschillende soorten bedrijfsautomatisering, hun functies en wanneer ze moeten worden gebruikt.
#1. Automatisering Marketing
Marketing is een belangrijk onderdeel van het runnen van een bedrijf, maar het kan tijdrovend en duur zijn, waardoor het een goede kandidaat is voor automatisering. Bedrijven kunnen hooggekwalificeerde leads genereren die klaar zijn voor verkoopbetrokkenheid met behulp van tools voor marketingautomatisering. Deze tools bieden teams ook een raamwerk om het succes van te richten, op te bouwen, uit te voeren en te meten marketing campagnes, wat de kwalificatie en conversie van leads vereenvoudigt.
#2. Automatisering van boekhouding en boekhouding
Bedrijven kunnen veel tijd besparen op debiteuren (AR), crediteuren (AP), facturering, incasso's, creditcardaanvragen, gegevensback-up en andere financiële processen die dagelijks of wekelijks moeten worden beheerd door hun boekhoud- en boekhoudfuncties te automatiseren . Ze kunnen ook kernprocessen zoals boekhouding, grootboekbeheer (GL) en bankrekeningbeheer automatiseren. Automatisering vereenvoudigt een complex proces door handmatige elementen uit de boekhoudteam's werk en omgaan met het reken- en transactiewerk.
#3. Proces automatisering
Automatisering van bedrijfsprocessen (BPA) gaat verder dan basisautomatisering door toepassingsintegratie op te nemen om bedrijven te helpen hun waarde en efficiëntie te verbeteren. Robotic Process Automation (RPA), een subset van BPA, richt zich op het automatiseren van routinetaken, terwijl BPA bedrijven helpt meer uit hun automatiseringsinvesteringen te halen. BPA bereikt dit door gegevens uit meerdere bronnen samen te voegen om analyses te maken die handmatig moeilijk te realiseren zijn.
Bedrijven gebruiken BPA voor verschillende doeleinden, waaronder:
- Geautomatiseerde orderinvoer
- Email automatisering
- Geautomatiseerde batchverwerking
- Geautomatiseerde bestandsoverdrachten
- Geautomatiseerde rapportgeneratie en distributie
#4. Automatisering van personeelszaken
Het inhuren van nieuwe werknemers is een proces dat uit meerdere stappen bestaat en begint met het plaatsen van een online vacature of wervingsinspanning en eindigt met de officiële onboarding van de werknemer. Veel van de stappen in dit proces zijn te automatiseren. Een personeelszaken beheersysteem (HRMS) is daarbij een handig hulpmiddel. Deze systemen automatiseren het kandidatenbeheerproces als onderdeel van een grotere set functies. Dit verwijst met name naar geautomatiseerde vacatures die rechtstreeks naar kandidaten worden gestuurd, wat helpt om openstaande vacatures onder de aandacht te brengen bij zowel de buitenwereld als huidige werknemers die mogelijk willen solliciteren op interne functies of doorverwijzen.
Wat zijn de twee soorten procesautomatisering?
Over het algemeen zijn er twee hoofdtypen procesautomatisering als het gaat om vermogensautomatisering. Dit zijn cloudflows, API-gebaseerde digitale procesautomatisering en UI-gebaseerde robotic process automation (RPA).
Welk land is het beste voor RPA?
Er zijn verschillende landen die bekend staan om hun geavanceerde RPA. Experts op het gebied van robotica zoeken vaak naar werk in landen waar ze zonder beperkingen onderzoek en ontwikkeling kunnen doen en Zuid-Korea is een van de beste plaatsen om naartoe te gaan.
Wat is beter SAP of RPA?
Er is geen technologie of tool die inferieur of superieur is. Zowel SAP als RPA zijn even belangrijk in de markt. Beide zijn verschillend. In feite wordt SAP met behulp van RPA-tools geautomatiseerd, wat niet betekent dat SAP inferieur is.
Is er veel vraag naar RPA?
Binnen elke zakelijke omgeving zijn SAP en RPA zowel essentieel als nuttig. Beiden spelen echter verschillende rollen, ongeacht hun nut.
Veelgestelde vragen
Wat is automatisering van bedrijfsprocessen?
Business Process Automation (BPA) is het gebruik van software om zakelijke transacties te automatiseren die steeds weer opnieuw plaatsvinden en veel stappen hebben.
Is procesautomatisering een goede carrière?
Ja, ze moeten geïntegreerde applicaties maken die de netwerkconnectiviteit kunnen accommoderen en verbeteren. Dit is een van die op vaardigheden gerichte, goedbetaalde banen die je snel rijk kunnen maken.
Gerelateerde artikelen
- INSTAGRAM MANAGEMENT TOOLS: gebruik, gratis tools en prijzen
- ONBOARDING VAN WERKNEMERS: wat u moet weten over het hele onboardingproces
- Nieuwe best practices voor onboarding van nieuwe medewerkers in 2023
- BESTE AUTOMATISERINGSMARKETINGSOFTWARE: Functies en prijzen
- Beheer van sociale media: eenvoudige handleiding, banen en 21+SMM-tools (gratis en betaald)
Referenties
