Zakelijke uitgaven kunnen een grote aanslag op uw middelen zijn. Als u uw uitgaven niet zorgvuldig bijhoudt, kunt u uiteindelijk te veel uitgeven en geld verliezen. In dit artikel bespreken we het belang van het bijhouden van zakelijke uitgaven en geven we tips om dit effectief te doen.
Wat zijn bedrijfskosten
Kosten die verband houden met het runnen van uw bedrijf, worden zakelijke uitgaven genoemd. Gewone en noodzakelijke zakelijke uitgaven, ook wel zakelijke aftrek genoemd, worden van uw inkomsten afgetrokken om uw winsten, verliezen en belastbaar inkomen te bepalen. Deze uitgaven omvatten kilometervergoedingen, bankkosten en commissies, software en hulpprogramma's, kantoorbenodigdheden, drukwerk, verzendkosten en bezorging, en reclame- en marketingkosten.
Wanneer u de uitgaven van uw bedrijf bijhoudt, kunt u winsten en verliezen volgen en industriepatronen onderzoeken om te helpen bij prognoses. U kunt het juiste gebruik van financiën plannen omdat u op de hoogte bent van uw financiële situatie.
Stappen voor het bijhouden van zakelijke uitgaven
Er zijn een paar stappen nodig om zakelijke uitgaven bij te houden, zoals het instellen van een aparte rekening voor zakelijke transacties, het integreren van uw boekhoudsoftware met financiële instellingen, het regelmatig archiveren van uw bonnen en het af en toe onderzoeken van de gegevens. Volg de onderstaande instructies om uw zakelijke uitgaven goed bij te houden.
#1. Maak een zakelijk account aan
Het aanmaken van een zakelijke financiële rekening specifiek voor uw zakelijke activiteiten is de eerste stap om de zakelijke uitgaven bij te houden. Om creditcardbetalingen van klanten te ontvangen, moet u een rekening voor handelsdiensten, een zakelijke betaalrekening en een zakelijke spaarrekening openen. Het zou eenvoudig zijn om uw financiën te beheren als u een aparte rekening voor uw bedrijf had. U heeft al uw zakelijke uitgaven op één locatie, waardoor u eenvoudig belastingaftrek kunt claimen.
#2. Selecteer een boekhoudprogramma
Het kiezen van boekhoudsoftware die uw zakelijke administratie kan automatiseren en elke uitgave kan bijhouden, is de volgende stap in het bijhouden van zakelijke uitgaven. Het monitoren en regelen van uw zakelijke uitgaven wordt eenvoudig gemaakt met behulp van boekhoudsoftware. De beste boekhoudsoftware heeft rapportagefuncties waarmee u de uitgaven van uw bedrijf in de loop van de tijd kunt vergelijken. Aangezien er veel gratis boekhoudsoftwareplatforms beschikbaar zijn voor bedrijven, hoeft u niet meer uit te geven dan u zich kunt veroorloven om nauwkeurige gegevens te hebben.
#3. Verbind uw financiële instellingen
Door uw boekhoudsoftware aan uw banken te koppelen, wordt het gemakkelijker om uw zakelijke uitgaven bij te houden. Het kan uw uitgaven categoriseren en automatische download van alle banktransacties mogelijk maken. U kunt ook meer functies integreren, waardoor het eenvoudig wordt om overzichten af te stemmen door uw dagelijkse transacties in te voeren en bankafschriften te downloaden.
Bovendien kunt u financiële bewerkingen op uw programma uitvoeren zonder uw bankrekening in te voeren door uw bankrekeningen te koppelen aan uw boekhoudsysteem. Dankzij deze synchronisatie bent u minder tijd kwijt aan het bijhouden van uw kosten. Aangezien u geen transacties vergeet, kunt u er bovendien zeker van zijn dat uw inkomsten- en uitgavengegevens correct zijn.
#4. Dien uw bonnen in
Zorg ervoor dat u uw kwitanties indient terwijl u zaken doet, zodat u uw uitgaven nauwkeurig kunt bijhouden. De IRS schrijft voor dat u alle papieren bonnen en andere documenten minimaal drie jaar bewaart. Bewaar papieren bonnen daarom in mappen en noteer de reden van elke transactie op de bonnen. De mappen kunnen ook worden gelabeld en georganiseerd op basis van de datums of categorieën waaronder ze vallen.
#5. Bekijk uw zakelijke uitgaven
Door uw uitgaven van tijd tot tijd te herzien, kunt u de meeste voordelen halen uit het bijhouden van zakelijke uitgaven. Bekijk de rapporten, bekijk de gegevens en voer een analyse uit. Let op de patronen om te zien hoeveel u in verschillende categorieën uitgeeft en hoe de kosten oplopen. Corrigeer ook eventuele fouten en weglatingen.
Wat is de werking van Business Expense Trackers
Online of via een mobiele app zijn meestal zakelijke kostenmonitors beschikbaar. U krijgt toegang tot een bepaald aantal medewerkers wanneer u zich aansluit bij een provider.
Hoewel registratieprocedures van product tot product verschillen, hebben de meeste trackers relatief eenvoudige financiële en bedrijfsgegevens nodig. U moet de software koppelen aan uw zakelijke betaalrekening of zakelijke creditcard om er het meeste uit te halen. Daarnaast krijgen uw medewerkers de keuze om hun persoonlijke bankrekeningen te koppelen, zodat zij na het overleggen van bonnen van toegestane zakelijke uitgaven een vergoeding kunnen krijgen.
De duurste delen van uw uitgaven worden gemarkeerd door trackers voor zakelijke uitgaven, die uw uitgaven categoriseren. Ze kunnen u ook helpen bij het beperken van uw uitgaven. U kunt bijvoorbeeld alle voorraad- of marketinggerelateerde uitgaven samenvoegen om te controleren of u voor elk regelitem onder uw budget blijft. Het in stand houden van de cashflow wordt door deze inzichten eenvoudiger gemaakt.
Hoe moeten de boeken van mijn kleine bedrijf worden bijgehouden
U moet de volgende stappen uitvoeren om de boekhouding voor uw kleine onderneming in te stellen:
#1. Selecteer een boekhoudprogramma
Single-entry of double-entry accounting zijn de twee methoden die bedrijven gebruiken om financiële transacties bij te houden. Vanwege de eenvoud is boekhouden met één boeking de geprefereerde methode voor kleine bedrijven wanneer ze voor het eerst beginnen.
Kasboekhouding wordt gebruikt bij enkelvoudige boekhouding. Met deze methode houdt u de bedrijfsinkomsten bij terwijl u deze ontvangt en de uitgaven wanneer u ze maakt. Deze benadering is het eenvoudigst wanneer u spreadsheets gebruikt voor uw boekhouding.
#2. Selecteer een opnametechniek
Zowel het handmatig invoeren van transacties als het maken van een op maat gemaakte spreadsheet behoren tot de mogelijkheden. Gebruik echter boekhoudsoftware die de berekeningen voor u uitvoert om fouten te verminderen. Door boekhoudsoftware voor kleine bedrijven te gebruiken, kunt u al uw financiële gegevens nauwkeurig en actueel bijhouden, wat toekomstige taken voor u gemakkelijker zal maken.
#3. Maak een organisatiebankrekening aan
Het hebben van afzonderlijke persoonlijke en zakelijke bankrekeningen is voordelig tijdens het belastingseizoen. U hoeft zich geen zorgen te maken over het onbedoeld importeren van uw persoonlijke Netflix-lidmaatschap wanneer u uw bedrijfsaccounts koppelt aan uw boekhoudsoftware.
Zorg ervoor dat u uw boeken maandelijks aansluit op uw bankafschriften. Hierbij vergelijkt u de gegevens van uw bankafschriften met de boekingen in uw boekhoudsoftware.
#4. Maak een factuursjabloon
of je dat nu online doet of in je boekhoudprogramma. De meeste kleine bedrijven die diensten verlenen, doen dit op krediet, wat inhoudt dat er een factuur wordt gestuurd wanneer een project is voltooid en dat de klant later kan betalen.
Elke factuur moet de betalingsvoorwaarden vermelden. Dit moet uw contactgegevens, betalingsinstructies en de vervaldatum van de factuur bevatten. Informatie over de verwerking van betalingen zorgt ervoor dat er later niets misgaat en dat het geld in het juiste bedrag op uw rekening komt.
Uitgaven voor kleine bedrijven volgen
#1. oprit
De ramp is een platform voor het beheren van zakelijke creditcards en uitgaven dat is ontworpen om kleine bedrijven te helpen bij het stroomlijnen van automatisering en het verlagen van kosten. Door bedrijfskaarten, kostenbeheer, factuurbetalingen, boekhouding en rapportage te verwerken, bespaart deze 5-in-1 software voor uitgavenbeheer kostbare tijd.
Geautomatiseerde afstemming maakt het beheer van de boekhouding eenvoudiger, naast het automatiseren van het bijhouden van onkosten. Meer dan 100 apps, waaronder
- Slack
- Okta
- Xero
- Kopen Google Reviews
- Oracle Net Suite
- QuickBooks
- En Sage kan door bedrijven worden geïntegreerd met Ramp.
#2. Rydoo
Rydoo helpt uw financiële medewerkers met uitgavencontrole en verbetert tegelijkertijd de financiële prognoses en analyses. Met deze applicatie voor financieel beheer van kleine bedrijven kunt u transportkosten bijhouden, dagvergoedingen bijhouden en werknemersontvangsten centraliseren.
#3. Circulaire
U kunt personeelsuitgaven en bedrijfsvoordelen beheren met Circula, een geavanceerd platform voor personeelsfinanciering. Dit programma is gemaakt om een eenvoudige gebruikersinterface te bieden, te helpen bij het verlagen van proceskosten en ervoor te zorgen dat uw kleine bedrijf compliant blijft.
De AI-oplossingen van Circula zijn zeer gunstig voor het automatiseren van polissen en het beheren van uitgaven. Bovendien kunt u koppelingen maken met HR- en salarisprogramma's, reisboekingswebsites zoals TravelPerk en ERP-programma's.
#4. Payhawk
Payhawk is een uitgebreid stuk financiële software dat helpt bij het automatiseren en beheren van uw bank- en boekhoudvereisten. En biedt ook alles voor bedrijven van elke omvang, inclusief uitgavenbeheer, factuurbetaling en automatisering van de boekhouding.
Bovendien is het compatibel met een breed scala aan ERP-programma's, waaronder:
- Oracle Net Suite
- Xero
- QuickBooks
- Microsoft Dynamics
- Salie
- Exact
- En Datev.
#5. kosten maken
Expensify is een service voor het bijhouden van kosten die een aantal gratis functies biedt, waaronder het boeken van reizen, bedrijfskaarten, facturering, betalingen en onkostenbewaking. Ook heeft de kenmerkende functie voor het met één klik bijhouden van ontvangsten en uitgaven ervoor gezorgd dat het populair is geworden bij allerlei soorten organisaties, van eenmanszaken tot Fortune 500-bedrijven.
App voor het bijhouden van zakelijke uitgaven
De eerste stap bij het gebruik van complexere boekhoudtechnieken, die de groei van uw bedrijf kunnen bevorderen, is het bijhouden van uw uitgaven.
#1. Persoonlijk kapitaal
Huur een volwaardige vermogensbeheerder zoals Personal Capital in. Alle aankopen die u met uw creditcard of betaalpas doet, worden gecontroleerd en gecategoriseerd. De app genereert grafieken met behulp van uw maandelijkse cashflow en een uitsplitsing van uw maandelijkse uitgaven. De vermogensbeheerservice en het gratis financiële dashboard zijn twee varianten.
Een optie voor vermogensbeheer wordt aangeboden door de optie voor vermogensbeheer, die optreedt als een robo-adviseur terwijl hij live ondersteuning biedt. Het gratis financiële dashboard biedt tools voor cashflowanalyse en budgettering. U kunt de app gebruiken om uw beleggingen te controleren en uw pensioen te plannen.
#2. kosten maken
Dit is een uitstekende app om onderweg uitgavenrapporten te maken en is beschikbaar voor iOS- en Android-smartphones. Expensify, waarmee u uitgaven kunt bijhouden en handmatig foto's van bonnen kunt maken, is een must voor mensen die vaak voor hun werk reizen. Expensify interpreteert bonnen automatisch wanneer u er een foto van maakt en zet ze om in gedocumenteerde uitgaven. U kunt ook uw uitgaven categoriseren, zoals kilometers, reizen en eten. Het beste is dat Expensify niets kost voor individuen en $ 5 per maand voor teams.
#3. SAP Akkoord
SAP Concur is de ideale onkostendeclaratietool voor gevestigde (en groeiende) kleine en middelgrote organisaties. Het biedt ingebouwde workflows voor werknemersvergoedingen, indieningen en goedkeuringen, het volgen van facturen, betalingen aan leveranciers, het boeken van reizen en meer, naast de mogelijkheid om uitgaven bij te houden. Het beste van SAP Concur is dat u het naar wens kunt aanpassen en dat het u op de juiste manier zal factureren (afhankelijk van de functies en het aantal gebruikers). Een andere reden waarom SAP Concur een geweldige optie is, is dat het een reeks producten biedt voor kleine organisaties, zodat u naar behoefte meer capaciteit kunt toevoegen. Bestaande Concur-gebruikers kunnen de app gratis downloaden van iOS- of Android-appstores.
#4. Wallie
Wally is levendige software met een heleboel handige functies voor het bijhouden van onkosten. Dit is iOS-software die u mag gebruiken en de basisversie is gratis. Net als bij andere apps voor het bijhouden van onkosten, kunt u handmatig onkosten invoeren en er categorieën aan toewijzen of rechtstreekse afbeeldingen van bonnen maken. Deze app kan ook uw inkomen voor u bijhouden en maandelijkse projecties van uw spaargeld geven. Ten slotte is het fantastisch geschikt voor mensen die micro-ondernemingen of bijzaken runnen, omdat het meer gericht is op persoonlijke financiën dan op zakelijke financiën.
#5. enveloppen
Mvelopes hanteren een voorgestelde uitgavenstrategie. Het zorgt ervoor dat u niet te veel uitgeeft en beweert gebruikers te kunnen helpen bij het maken van een budget in slechts 15 minuten. Het programma werkt door u geld te laten storten in verschillende virtuele "enveloppen", waardoor een maandelijks budget ontstaat dat u niet mag overschrijden. Zowel Android als iOS ondersteunen het.
Spreadsheet voor het bijhouden van zakelijke uitgaven
Een spreadsheet voor zakelijke uitgaven is een gestandaardiseerde sjabloon die de uitgaven van een bedrijf bijhoudt en registreert. Het 'wat', 'waarom', 'wie' en 'hoe' van het gebruik van bedrijfsfondsen wordt specifiek behandeld, bijvoorbeeld:
- Waar is het geld aan besteed?
- Waarom was het opgebruikt?
- Wie heeft het uitgegeven?
- Wat waren de kosten?
Sommige van deze spreadsheets houden bepaalde bedrijfsuitgaven bij, terwijl andere u een snel overzicht op hoog niveau bieden van uw uitgaven in het verleden. Bijvoorbeeld een spreadsheet voor het bijhouden van reisgerelateerde kosten, zoals huisvesting en eten. Uw maandelijkse uitgaventotalen zijn te zien in een spreadsheet voor uitgaven.
Gebruik een Excel-spreadsheet voor zakelijke uitgaven
Laten we eens kijken naar enkele van de belangrijkste voordelen van het bijhouden van uw zakelijke uitgaven met een Microsoft Excel-spreadsheet.
#1. Uw financiële beslissingen zullen slimmer zijn
Slimmere financiële beoordelingen maken is mogelijk wanneer u zich meer bewust bent van de uitgaven van uw bedrijf. Een cruciale stap is om onkostengegevens samen te vatten in een begrijpelijke spreadsheet. Stel u ter illustratie voor dat u een bakkerij runt en probeert te beslissen of het kosteneffectief is om uw producten lokaal te kopen.
#2. Tijd en geld worden bespaard
Wanneer u een gestandaardiseerde spreadsheet gebruikt om uw uitgaven bij te houden, kunt u tijd besparen door totalen en gemiddelden te berekenen met behulp van ingebouwde formules. Als gevolg hiervan kunt u zich concentreren op uw financiële doelstellingen in plaats van de wiskunde uit te voeren.
#3. Het is eenvoudiger om grillige of frauduleuze uitgaven te identificeren
U kunt vreemde veranderingen identificeren door uw uitgaven bij te houden. Een onkostenspreadsheet maakt het bijvoorbeeld eenvoudiger om veranderingen in de uitgaven te zien, bijvoorbeeld als u normaal € 100 per maand uitgeeft aan kantoorbenodigdheden, maar in plaats daarvan de volgende maand € 500 uitgeeft. Door deze 'red flags' vroegtijdig te signaleren, kunnen frauduleuze of onwettige uitgaven worden opgespoord en onderzocht.
Hoe houden kleine bedrijven de uitgaven bij?
Zorg ervoor dat u uw kwitanties indient terwijl u zaken doet, zodat u uw uitgaven nauwkeurig kunt bijhouden. De IRS schrijft voor dat u alle papieren bonnen en andere documenten minimaal drie jaar bewaart.
Wat is de beste manier om de uitgaven voor een bedrijf bij te houden?
- Open een zakelijke rekening
- Kies een boekhoudprogramma.
- Verbind uw financiële instellingen
- Bewaar uw bonnetjes
- Bekijk uw zakelijke uitgaven
Hoe volg ik zakelijke uitgaven automatisch?
Manieren om uw zakelijke uitgaven bij te houden zijn als volgt:
- Maak een zakelijke bankrekening aan.
- Kies een geschikt boekhoudsysteem.
- Selecteer boekhouding op transactiebasis of kasboekhouding.
- Sluit u aan bij financiële instellingen.
- Begin correct met het afhandelen van bonnen.
- Log snel alle uitgaven in.
- Denk na over het gebruik van budgetteringssoftware.
Hoe houd ik de kosten van een zelfstandige bij?
Een grootboek voor zelfstandigen, ook wel een 'belastingboek' genoemd, is een mooie term voor het vastleggen van alle inkomsten en uitgaven van uw bedrijf. U kunt informatie vastleggen in een handgeschreven 'grootboekboek', een online spreadsheet of boekhoudsoftware.
Waarom zou ik uitgaven bijhouden?
Het basisdoel van het bijhouden van onkosten is het vinden en elimineren van inefficiënte uitgavenpatronen in uw financiële leven. Bovendien kunt u de controle over uw financiën behouden en betere financiële praktijken zoals sparen en beleggen aanmoedigen door uw kosten voortdurend bij te houden.
Conclusie
Door uw zakelijke uitgaven bij te houden, krijgt u inzicht in uw financiële situatie. Neem daarom de juiste maatregelen om ervoor te zorgen dat een uitgave niet over het hoofd wordt gezien. Slimmere financiële beslissingen nemen en in aanmerking komen voor belastingvoordelen en andere zakelijke financiële steun worden allemaal mogelijk gemaakt door een georganiseerd onkostenlogboek bij te houden.
Gerelateerde artikelen
- ONTVANGSTBEWIJZEN: Wat is het, hoe maak je het en de beste apps
- Onkostenbeheer: definitie en 13 beste onkostenbeheersoftware
- PERSOONLIJK FINANCIEEL VERSLAG: Betekenis, belang en voorbeelden
- BEDRIJFSKOSTENCATEGORIEN: Beste 2023 bedrijfskostencategorieën om te overwegen
- LEES ONTVANGSTBEWIJZEN: Betekenis, gids om het uit te schakelen, Gmail, WhatsApp en iPhone
- HULPMIDDELEN VOOR UITGAVENBEHEER: Stapsgewijze handleiding en de beste tools om te gebruiken
Referenties
