Terwijl bedrijven zoeken naar manieren om kosten te verlagen, de productiviteit te verhogen en de kwaliteit van hun producten en diensten te verbeteren, heeft automatisering van bedrijfsprocessen (BPA) de laatste jaren aan populariteit gewonnen. In deze blog bespreken we wat automatisering van bedrijfsprocessen is, waarom het nuttig is en hoe u het in uw bedrijf kunt gebruiken. Omdat het bedrijven van elke omvang in staat stelt hun activiteiten te stroomlijnen, de productiviteit te verhogen en kosten te besparen, is de automatisering van bedrijfsprocessen essentieel geworden. Bovendien kan een organisatie enorm profiteren van de automatisering van bedrijfsprocessen, die de productiviteit kan verhogen, kosten kan besparen, de kwaliteitsborging kan verbeteren en de flexibiliteit kan vergroten. De behoeften, financiën en technische knowhow van uw bedrijf spelen allemaal een rol bij het selecteren van de beste automatiseringssoftware voor bedrijfsprocessen.
Bedrijfsautomatisering
Een bedrijf gebruikt een bedrijfsproces, een verzameling gerelateerde taken of activiteiten, om een bepaalde taak of doel uit te voeren. Het is een goed georganiseerde, herhaalbare reeks acties die input accepteert, output genereert en waarbij vaak verschillende belanghebbenden betrokken zijn, waaronder partners, leveranciers, klanten en werknemers. Bedrijfsprocessen worden gecreëerd om een organisatie te helpen bij het methodisch en effectief bereiken van haar doelen en doelstellingen.
Het gebruik van geavanceerde technologie om routinematige bedrijfsactiviteiten te automatiseren, staat bekend als bedrijfsprocesautomatisering (BPA). Gegevensinvoer, het maken van rapporten, planning en communicatie zijn enkele voorbeelden van deze taken. BPA probeert de productiviteit te verhogen, kosten te verlagen en het kaliber van goederen en diensten te verhogen.
Het gebruik van software om de menselijke inspanning binnen een bepaald bedrijfsproces te verminderen en te verbeteren, staat bekend als bedrijfsprocesautomatisering. Het belangrijkste doel van BPA is om zoveel mogelijk procescomponenten te automatiseren, omdat elk proces uit verschillende taken en workflows bestaat.
Verder omvat het automatiseringsproces het bepalen welke taken kunnen worden geautomatiseerd en het creëren van een workflow die kan worden uitgevoerd door een computerprogramma of een netwerk van aangesloten systemen. Nadat de workflow is gemaakt, wordt deze getest, verder in gebruik genomen en krijgt het personeel instructies over het gebruik van het nieuwe systeem.
BPA is te vinden op verschillende gebieden, waaronder management, gegevensinvoer, klantenservice, HR-processen, marketing en verkoop.
Vaak geautomatiseerde processen
- Pushmeldingen en e-mail
- Helpdesk-ondersteuning
- Casestudy's maken voor klanten
- Gegevens verzamelen en verplaatsen
- Back-up en herstel
- Verzoek om personeelsverlof
- Procurement
- Callcenter operaties
- Verkooporders
- Bijhouden van uren en aanwezigheid
- Loonlijst
- Facturering
- Collecties
- Productlanceringen
- Loodvoeding
Soorten automatisering van bedrijfsprocessen (BPA)
#1. Robotachtige procesautomatisering (RPA)
RPA is een vorm van automatisering van bedrijfsprocessen die repetitieve, op regels gebaseerde taken automatiseert met behulp van softwarerobots of -bots. Deze bots kunnen worden geprogrammeerd om verschillende taken uit te voeren, waaronder het invoeren van gegevens, het verwerken van facturen en het uitvoeren van bestellingen. RPA kan de productiviteit verhogen, fouten verminderen en de nauwkeurigheid voor bedrijven verbeteren. RPA-bots kunnen ook worden ingesteld om continu te werken, waardoor bedrijven snel en effectief enorme hoeveelheden gegevens kunnen verwerken.
#2. Bedrijfsprocesbeheer (BPM)
Het modelleren, analyseren en optimaliseren van bedrijfsprocessen met behulp van softwaretools is een onderdeel van bedrijfsprocesautomatisering of BPM. BPM kan bedrijven verder helpen bij het lokaliseren van operationele inefficiënties, knelpunten en mogelijke verbeterpunten. BPM kan bedrijven helpen hun activiteiten te stroomlijnen, fouten te verminderen en de productiviteit te verhogen.
#3. Kunstmatige intelligentie (AI) en machinaal leren (ML)
Natuurlijke taalverwerking, sentimentanalyse en voorspellende analyses zijn voorbeelden van complexe taken die kunnen worden geautomatiseerd met behulp van AI en ML. Bedrijven kunnen hun efficiëntie, klantervaringen en besluitvorming verbeteren met behulp van kunstmatige intelligentie en machine learning. Voor klantenservice kunnen bedrijven chatbots automatiseren, zodat klanten snel antwoord op hun vragen kunnen krijgen zonder dat er menselijke tussenkomst nodig is.
#4. Workflow Automation
Workflowautomatisering is het automatiseren van de uitwisseling van taken en informatie tussen verschillende afdelingen of mensen met behulp van softwaretools. Deze Workflow-automatisering kan bedrijven verder helpen handmatige arbeid te verminderen, teamwerk te verbeteren en de productiviteit te verhogen. Workflow-automatisering kan bijvoorbeeld door bedrijven worden gebruikt om het goedkeuringsproces voor inkooporders en onkostendeclaraties te versnellen.
Hoe u uw bedrijfsproces kunt automatiseren
#1. Identificeer de te automatiseren processen
Kiezen welke van uw bedrijfsprocessen kunnen worden geautomatiseerd, is de eerste stap in het automatiseringsproces. it Begin in wezen met het onderzoeken van uw huidige processen om vast te stellen welke activiteiten repetitief, tijdrovend en foutgevoelig zijn. Deze taken zijn ideaal voor automatisering.
#2. Workflow-definitie
Het definiëren van de werkstroom komt nadat u hebt bepaald welke processen u wilt automatiseren. Dit omvat het schetsen van de stappen van het proces en het uitzoeken van de inputs, outputs en keerpunten. Hierdoor kunt u verder onderscheid maken tussen taken die kunnen worden geautomatiseerd en taken waarbij menselijke tussenkomst nodig is.
#3. Selecteer de juiste hulpmiddelen
Een verstandige keuze maken bij het selecteren van de ideale automatiseringstool voor uw bedrijf is essentieel. Van eenvoudige tools voor taakautomatisering tot geavanceerde software voor bedrijfsprocesbeheer (BPM), er is een breed scala aan automatiseringstools op de markt. Houd bij het selecteren van de juiste tool rekening met de mate van automatisering die u nodig heeft en de complexiteit van uw processen.
#4. Creëer en bouw de automatisering
Het ontwerpen en ontwikkelen van de automatisering is de volgende stap na het selecteren van de juiste tools. Om dit te bereiken, moet de tool worden geconfigureerd om de toegewezen taken te automatiseren en moet deze worden geïntegreerd met andere organisatiesystemen. Bovendien, afhankelijk van hoe ingewikkeld uw processen zijn, kan deze stap ook de betrokkenheid van een groep ontwikkelaars vereisen.
#5. Testen en verbeteren
Elk automatiseringsproject moet testen als een cruciale stap bevatten. Nadat u de automatisering hebt gemaakt, test u deze grondig om er zeker van te zijn dat deze naar behoren functioneert. In deze stap kunt u tests uitvoeren op dummygegevens, bugs opsporen en oplossen en de automatisering aanscherpen totdat deze aan uw behoeften voldoet.
#6. Werknemerstraining
Het trainen van uw personeel is de volgende stap nadat u de automatisering heeft getest en verbeterd. Dit houdt in dat ze leren hoe ze automatisering kunnen gebruiken, ze documentatie en trainingsmateriaal geven en ervoor zorgen dat ze de voordelen ervan begrijpen.
#7. Evaluatie van prestatiebewaking
Zodra de automatisering is geïnstalleerd, controleert en evalueert u regelmatig de prestaties ervan. Zo signaleer je eventuele problemen of mogelijke verbeterpunten en voer je de nodige aanpassingen uit om te garanderen dat de automatisering blijft voldoen aan je wensen.
Voordelen van bedrijfsautomatisering
#1. Verbeterde efficiëntie
BPA kan helpen bij procesvereenvoudiging en doorlooptijden verkorten door repetitieve en handmatige taken te automatiseren. Kostenbesparingen kunnen het gevolg zijn van een hogere productiviteit en efficiëntie als gevolg hiervan.
#2. Kostenbesparende maatregelen
Door processen te automatiseren die anders menselijke tussenkomst vereisen, kan BPA helpen bij het verlagen van de kosten. Dit kan resulteren in lagere arbeidskosten, minder fouten en betere kwaliteitscontrole.
#3. Snellere reactietijden
Reactietijden kunnen ook worden versneld met de hulp van BPA door goedkeurings- en communicatieprocedures te automatiseren. Dit kan bedrijven helpen om snel te reageren op vragen van klanten en problemen op tijd op te lossen.
#4. Procesvereenvoudiging
Vereenvoudigde processen zijn een van de geweldige voordelen van een procesautomatiseringssysteem. In wezen wordt het elimineren van verkwistende activiteiten en concentreren eenvoudiger gemaakt door duidelijke verantwoordelijkheid, aanpasbare meldingen, waardevolle inzichten en snellere doorlooptijden.
#5. Verbeteringen in gegevensbeheer
Gegevensinvoer, opslag en ophalen kunnen allemaal worden geautomatiseerd met BPA om te helpen bij gegevensbeheer. Het nemen van betere zakelijke beslissingen kan het gevolg zijn van gegevens die nauwkeuriger en betrouwbaarder zijn.
#6. Een betere verdeling van middelen
Door resourcebeheertaken zoals planning en capaciteitsplanning te automatiseren, kan BPA organisaties ook helpen bij het efficiënter toewijzen van middelen.
#7. Operationele uniformiteit
Elke keer dat u een bedrijfsproces automatiseert, kunt u rekenen op een constant resultaat. Door uw bedrijf als betrouwbaar te positioneren, kan standaardisatie u helpen meer klanten te werven.
#8. Verbeterde klantervaring
BPA kan de klantervaring verbeteren door de werkdruk van vertegenwoordigers van de klantenservice te verminderen en tegelijkertijd de responstijden te verbeteren door klantenservicetaken zoals ticketingsystemen en chatbots te automatiseren.
Nadelen van bedrijfsautomatisering
#1. Implementatie kosten
De meeste tools voor bedrijfsautomatisering kosten een eenmalige installatiekost en een maandelijks abonnement.
#2. Behoefte aan gekwalificeerd personeel
Onboarding en training van werknemers zijn vereist om hen te helpen bij het gebruik van nieuwe automatiseringstools. Daarom kan dit een aanzienlijke tijds- en inspanningsinzet vergen.
#3. Veiligheidsproblemen
Het verzamelen van bedrijfsgegevens is een cruciaal onderdeel van de hedendaagse bedrijfsautomatisering. Dit kan de kwetsbaarheid van uw gegevens voor inbreuken en kwaadaardige aanvallen vergroten, ook al bevordert het efficiëntie en gegevensgestuurde beslissingen. Digitale automatiseringssystemen kunnen de gegevens van uw bedrijf blootstellen aan hacking en andere aanvallen van buitenaf als ze niet goed beveiligd zijn.
Voorbeelden van bedrijfsautomatisering
#1. Personeelszaken
HR-professionals kunnen tijd besparen en de nauwkeurigheid vergroten door HR-procedures zoals werving, prestatie-evaluatie en salarisadministratie te automatiseren. Veel bedrijven automatiseren deze processen met behulp van BPA-tools, waardoor HR-professionals meer tijd hebben om aan belangrijkere projecten te werken.
#2. Klantenservice
Het automatiseren van klantenserviceprocessen zoals ticketingsystemen, chatondersteuning en telefonische ondersteuning is mogelijk met behulp van chatbots en andere automatiseringstools. Dit versnelt niet alleen de responstijden, maar verbetert ook de klantervaring.
#3. productie
Automatisering wordt gebruikt om productieprocedures zoals orderverwerking, voorraadbeheer en kwaliteitscontrole te verbeteren. Productiebedrijven kunnen ook de nauwkeurigheid, consistentie en productiviteit verhogen door deze processen te automatiseren.
#4. Boekhouding
Boekhoudingstaken die kunnen worden geautomatiseerd, zijn onder meer crediteuren, debiteuren en financiële rapportage. Bovendien kan dit helpen om de nauwkeurigheid te verbeteren, fouten te verminderen en tijd te besparen. Om deze processen te automatiseren, gebruiken veel bedrijven BPA-tools zoals boekhoudsoftware.
#5. Gegevensinvoer en -beheer
Gegevensinvoer en -beheer kunnen worden geautomatiseerd door het gebruik van softwaretools, wat de arbeidsvereisten en het foutrisico vermindert. Hieronder vallen ook acties als het invoeren van bestellingen, het verwerken van facturen en het beheren van klantgegevens.
#6. Voorraadbeheer
Door gebruik te maken van computerprogramma's die voorraadniveaus bijhouden, bestellingen automatisch verwerken en voorraadniveaus beheren, kan voorraadbeheer worden geautomatiseerd. Dit kan bedrijven ook helpen bij het verminderen van voorraden en overtollige voorraden, waardoor de productiviteit en winstgevendheid worden verbeterd.
Software voor bedrijfsautomatisering
Software voor automatisering van bedrijfsprocessen (BPA) stelt organisaties in staat om handmatige en repetitieve taken te automatiseren, workflows te herstructureren en de bedrijfsvoering te verbeteren. Deze softwareprogramma's bieden een verscheidenheid aan functies, waaronder workflowbouwers met slepen en neerzetten, taaktoewijzing en -tracering, realtime rapportage en analyse, en integraties met andere softwareprogramma's.
De technologie die wordt gebruikt om procesautomatisering te plannen, uit te voeren en bij te houden, staat bekend als software voor automatisering van bedrijfsprocessen (of kortweg BPA-software). Andere namen hiervoor zijn BPA-tool, BPA-platform en BPA-oplossing.
Factoren waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van BPA-software
#1. Taak beheer
Taakdelegatie, instellen van deadlines en herinneringen en real-time voortgangsbewaking zouden allemaal mogelijk moeten zijn met de software. Bovendien moet het meldingen en waarschuwingen versturen om iedereen op de hoogte en op schema te houden.
#2. Gegevensanalyse en rapportage
Het is net zo belangrijk om te zoeken naar BPA-software die een diepgaande analyse van uw processen biedt, inclusief cyclustijd, knelpunten en naleving. Om u te helpen mogelijkheden voor verbetering te vinden en uw workflows te stroomlijnen, moet de software u in staat stellen rapporten en dashboards te maken die volledig aanpasbaar zijn.
#3. Ondersteuning en opleiding
Selecteer een BPA-software die grondige klantenondersteuning biedt, zoals trainingsmateriaal, gebruikershandleidingen en een gespecialiseerd ondersteuningsteam. Om bij te blijven met de meest recente markttrends en best practices, moet de software ook regelmatig updates en nieuwe functies bieden.
#4. Integraties
Idealiter integreert uw BPA-software met andere toepassingen die u al gebruikt, zoals projectbeheer, CRM en ERP.
De volgende zijn enkele van de beste software voor bedrijfsautomatisering:
#1. Wrike
Een BPA-tool genaamd Wrike biedt functies voor samenwerking, workflowautomatisering en projectbeheer. Het biedt real-time rapportage, aanpasbare workflows en systeemintegraties met verschillende applicaties.
#2. Zoho-maker
Een low-code platform genaamd Zoho Creator stelt bedrijven in staat om unieke web- en mobiele applicaties te bouwen, workflows te automatiseren en gegevens te beheren.
#3. Microsoft Power Automate
Een cloudgebaseerd automatiseringsplatform genaamd Microsoft Power Automate (voorheen bekend als Microsoft Flow) stelt bedrijven in staat om geautomatiseerde workflows te bouwen en deze te integreren met andere Microsoft-producten.
#4. Zapier
Met behulp van het cloudgebaseerde automatiseringsplatform Zapier kunnen bedrijven processen stroomlijnen en verbinding maken met andere software.
#5. IBM-automatisering
Een cloudgebaseerd automatiseringsplatform genaamd IBM Automation stelt bedrijven in staat hun workflows te automatiseren en te integreren met andere IBM-applicaties.
Wat zijn de verschillende soorten bedrijfsautomatisering?
- Process Automation
- Integratie Automatisering
- Basis automatisering
- Artificial Intelligence
- Automatisering van robotprocessen
Wat zijn de 4 fasen van automatisering van bedrijfsprocessen?
Er zijn vier fasen voor het automatiseren van bedrijfsprocessen: analyse, implementatie, integratie en onderhoud en ondersteuning.
Wat zijn drie voorbeelden van automatisering van bedrijfsprocessen?
- Klantenservice
- Data Entry
- Productie
Waarom zouden kleine bedrijven moeten automatiseren?
Dit maakt het gemakkelijker om elke klantinteractie vast te leggen en kan de klantenservice verbeteren. U kunt leads en verkooprapporten maken en organiseren door uw CRM te automatiseren. Het maakt het ook eenvoudiger om klantloyaliteitsprogramma's, facturen en klanttevredenheidsbeoordelingen te controleren.
Welke delen van een bedrijf kunnen worden geautomatiseerd?
- Data Entry
- Orderverwerking
- Klantenservice
- Marketing
- Verkoop
- Accounting
- Productie
- Toeleveringsketen en detailhandel
- Human resource
Conclusie
Bedrijven in verschillende sectoren gebruiken automatisering van bedrijfsprocessen (BPA) om de efficiëntie te verbeteren en uitbreiding te stimuleren. Daarom wordt automatisering van bedrijfsprocessen in alle sectoren gebruikt om de efficiëntie te verbeteren, kosten te verlagen en de productiviteit te verhogen.
Bij het selecteren van de beste BPA-software is het dus belangrijk om rekening te houden met de behoeften, financiën en het niveau van technische expertise van uw bedrijf. Software met een gebruiksvriendelijke workflow-builder, effectieve functies voor taakbeheer, realtime rapportage en analyse, integraties met andere softwaretools, schaalbaarheid en grondige ondersteuning en training zijn waar u naar op zoek moet zijn. Bedrijven kunnen zich concentreren op hoogwaardige activiteiten die groei en innovatie stimuleren door repetitieve en tijdrovende taken te automatiseren.
Kortom, het vinden van de juiste processen om te automatiseren, het selecteren van de beste BPM-tools en ervoor zorgen dat de hele organisatie het automatiseringsinitiatief ondersteunt, zijn de sleutels tot een succesvolle BPA-implementatie. Bedrijven kunnen de kracht van BPA gebruiken om hun activiteiten te transformeren en hun concurrentievermogen te behouden in de huidige dynamische zakelijke omgeving door zorgvuldig te plannen, implementeren en monitoren.
Gerelateerde artikelen
- KLANTENSERVICE AUTOMATISEREN: best practices
- WORKFLOW-AUTOMATISERING: definitie, stap, software, voordeel en marketing
- Verkoopautomatisering: betekenis, platforms en voordelen
- AUTOMATISERING VAN BEDRIJFSPROCESSEN: definitie en beste softwaretools
- Workflowbeheersoftware: topopties in 2023
Referenties
