Faxen bestaat al vele decennia. Traditioneel werden faxapparaten gebruikt om zakelijke correspondentie te verzenden, inclusief kantoormemo's en brieven. In die tijd hadden machines de voorkeur omdat ze sneller waren dan postzegels. Maar in de digitale wereld van vandaag hebben bedrijven de traditionele faxprocessen vervangen door online faxen.
Vooruitgang in technologieën maakt het nu mogelijk ondernemingen faxen via e-mail verzenden en ontvangen. Het heeft het zakelijke faxen verbeterd en het persoonlijker en veiliger gemaakt. Hoewel er meerdere communicatiekanalen zijn ontstaan, zoals sms'en, telefoontjes en berichten op sociale media waarmee bedrijven rechtstreeks contact kunnen leggen met klanten, is faxen effectief gebleven.
Maar de meeste bedrijven moeten faxen nog integreren in hun bedrijfsprocessen, een uitdaging die heeft geleid tot het gebruik van moderne faxprocessen.
Als u een bedrijfseigenaar bent, volgen hier vijf werkwijzen die u kunnen helpen de zakelijke faxprocessen in uw bedrijf te stroomlijnen:
#1. Adopteer elektronische handtekeningen
Een effectieve manier om faxen te stroomlijnen, is door elektronische handtekeningen toe te passen in uw bedrijfsprocessen. Met online faxen kunnen bedrijven digitale handtekeningen maken wanneer vertrouwelijke bestanden moeten worden verzonden. Omdat de kenmerkende afbeeldingen een professionele uitstraling hebben, maken ze het gemakkelijker om geloofwaardigheid en betrouwbaarheid aan te tonen.
Het gebruik van elektronische handtekeningen op eFax stelt bedrijven in staat om tijd te besparen. Traditioneel moesten bedrijven elk document dat naar hen werd verzonden, afdrukken voordat ze het ondertekenden, scanden en opnieuw terugstuurden. Online faxen hebben dit allemaal veranderd.
Door het gebruik van faxservers kunnen bedrijven documenten ondertekenen zonder ze af te drukken. Mensen die altijd onderweg zijn, zullen deze oplossing erg handig vinden, vooral omdat ze het hele proces op hun telefoon kunnen uitvoeren.
Elektronische handtekeningen bieden ook meer veiligheid voor zeer gevoelige en vertrouwelijke documenten dan conventionele gedrukte documenten.
#2. Gebruik faxservice-apps
Een van de praktijken die u in uw zakelijke faxproces kunt stroomlijnen, zijn faxservicetoepassingen waarmee uw team het faxsysteem vanaf hun formulieren kan bedienen. Met faxservice-apps kunnen gebruikers faxen naar hun telefoons verzenden en ontvangen voordat ze naar het faxapparaat worden overgedragen.
Bedrijven die het gebruik van faxservice-apps gebruiken, kunnen tijd besparen in het faxproces. Het scannen van een volledig document, het online uploaden en vervolgens per e-mail verzenden is verleden tijd. In plaats daarvan verzendt de service documenten onmiddellijk zodra ze in de documentinvoer zijn ontvangen en het faxnummer van de ontvanger is ingevoerd.
Wanneer grote bestanden moeten worden bijgevoegd, moeten bedrijven overwegen om verzonden of ontvangen documenten te uploaden als het om grote bestanden gaat. Dit betekent dat als uw bedrijf online faxen in zijn communicatie integreert, u het gebruik van cloudgebaseerde services kunt onderzoeken waarmee u PDF- of afbeeldingsbestanden kunt verzenden.
#3. Train uw personeel
Als papierloze technologie is online faxen een noodzakelijke investering voor elk bedrijf. Om het goed uit te voeren, moeten bedrijven een duidelijk uitvoeringsplan opstellen om de overgang van een op papier gebaseerd kantoor naar een papierloos kantoor te begeleiden.
Naast het aanschaffen van de benodigde apparatuur, moet een goed uitvoeringsplan ook training van medewerkers omvatten. Betrokkenheid van medewerkers vormt de kern van het stroomlijnen van het faxproces van uw bedrijf. Maar ze kunnen alleen gebruik maken van online faxtechnologie als ze zich bevoegd voelen om het te gebruiken. Uw medewerkers moeten goed worden opgeleid en gesensibiliseerd over de noodzaak om de praktijk over te nemen.
Overweeg een trainingsprogramma te ontwikkelen om hen te helpen de basisprincipes van e-faxen te begrijpen en hoe ze ondersteunende tools correct kunnen gebruiken voor gebruik. Overweeg om ze te laten zien hoe online faxen het werk. U kunt ook hun telefoons en e-mails configureren zodat ze faxen kunnen verzenden en ontvangen.
Door uw personeel in staat te stellen online faxen te gebruiken, kan uw bedrijf iedereen achter de technologie scharen met een goed begrip van waarom het bedrijf overstapt op papierloze technologie.
#4. Voeg een voorblad toe aan online faxen
Zelfs met de technologische vooruitgang in de wereld van vandaag, moeten uw gefaxte berichten hun professionaliteit behouden. Online faxen worden verzonden en ontvangen via e-mail. Hoewel e-mails kunnen doorgaan als professionele communicatiemiddelen, laat de overdracht van documenten via dit kanaal weinig of geen indruk achter bij de ontvanger.
U kunt de berichten die u online faxt onderscheiden door een voorblad toe te voegen aan de documenten die uw bedrijf verstuurt. Het zorgt ervoor dat uw communicatie een positieve eerste indruk achterlaat bij de ontvangers. Het laat hen ook essentiële details over uw bedrijf achter, waaronder de bedrijfsnaam, het telefoonnummer en het adres.
#5. Investeer in een goede internetverbinding
Het internet stelt gebruikers in staat om gemakkelijk en veilig documenten vanuit elk deel van de wereld te verzenden. Bedrijven moeten een goede internetverbinding hebben om het transmissieproces voor het verzenden en ontvangen van onlinefaxen te voltooien.
Zonder een stabiele verbinding hebben bedrijven geen toegang tot webgebaseerde faxservices of kunnen ze geen documenten bij e-mails voegen. Hoewel het mogelijk is om een dringende fax te verzenden via een zwakke internetverbinding, heeft uw bedrijf een stabiele verbinding nodig om zware uitgaande en inkomende bestanden te verzenden.
#6. Archiveer faxbestanden in de cloud
Een van de voordelen die online faxen bedrijven bieden, is dat het afdrukken van documenten vermindert of elimineert. Maar zelfs met de verzending van digitale papieren moeten bedrijven ze nog steeds archiveren voor toekomstig gebruik. De beste manier om eFax-bestanden te archiveren, is door ze op te slaan in opslagruimte in de cloud. Het gebruik van cloudgebaseerde opslag heeft tal van voordelen voor bedrijven.
Zo krijgen medewerkers altijd en overal toegang tot gearchiveerde documenten. Het stelt hen ook in staat om het archief te doorzoeken en informatie op te halen wanneer dat nodig is. Cloudopslag maakt het voor bedrijven ook gemakkelijker om grote bestanden te verzenden en ontvangen die mogelijk niet via e-mail worden verzonden.
Conclusie
Zakelijk faxen is populair geworden vanwege het gemak dat het bedrijven biedt. In tegenstelling tot traditionele faxen, stelt online faxen werknemers in staat om altijd en overal documenten te ontvangen en te verzenden. Het elimineert effectief de noodzaak om te wachten tot u terugkeert naar kantoor om documenten te verzenden of te ontvangen. Deze aspecten maken het voor bedrijven van cruciaal belang om hun faxprocessen te verbeteren en efficiënter te maken. Als u uw zakelijke faxproces wilt verbeteren, pas dan de zes hierboven besproken werkwijzen toe.
