Als een bedrijf zijn tijd goed beheert, kan het met succes deadlines halen, binnen het budget blijven en succesvol zijn. Om dit te kunnen doen, moet u een correcte administratie kunnen bijhouden. Daarom zijn urenstaten cruciaal voor elk winstgevend bedrijf. Wilt u weten wat een timesheet-template voor uw bedrijf kan betekenen? Hier is alles wat je nodig hebt om te beginnen.
Time Sheets
Een werkgever kan bijhouden hoeveel uren een specifieke werknemer gedurende een bepaalde periode heeft gewerkt met behulp van een urenstaat, een gegevenstabel. Urenstaten zijn vastgelegd met behulp van verschillende technieken, waaronder papier, spreadsheetsoftware en tijdregistratietools op internet. Digitale urenstaten hebben de papieren urenstaten de afgelopen jaren vervangen.
Aanvragen voor urenstaten
Toepassingen voor urenstaten zijn onder andere:
#1. Salarisadministratie verwerken
Werkgevers kunnen de salarisadministratie verwerken door urenstaten te gebruiken om de uren van werknemers, vakantiedagen, overlopende posten en wijzigingen bij te houden. Werkgevers kunnen een workflow volgen voor goedkeuring van de salarisadministratie met behulp van softwaresystemen voor urenregistratie. Salarisproblemen worden meestal veroorzaakt door onnauwkeurige gegevensinvoer.
#2. Urenstaten voor advocatenkantoren
Het is van cruciaal belang voor advocatenkantoren om een nauwkeurige administratie bij te houden van de uren van cliënten en informatie over de diensten die zij aan klanten verlenen. Urenstaten helpen advocatenkantoren rekeningen bij te houden op basis van klantservice-uren.
#3. Urenstaten voor freelancers
Voor onafhankelijke contractanten is tijd geld. Aangezien veel onafhankelijke contractanten klanten per uur factureren, is het essentieel om een nauwgezette tijdregistratie bij te houden. Weten hoeveel tijd aan projecten wordt besteed, wordt een uitdaging voor mensen die op een andere plek dan hun klanten werken.
#4. Urenregistratie voor accountants
De efficiëntie waarmee medewerkers hun tijd met klanten besteden, bepaalt hoe winstgevend accountantskantoren zijn. Hoge inkomsten zijn het resultaat van een hoge bezettingsgraad en declarabiliteit. Accountantskantoren kunnen zowel hun uren als hun facturen bijhouden met behulp van urenstaten en tijdregistratiesoftware.
Voordelen van urenstaten
Dit zijn de voordelen van urenstaten:
#1. Minimaliseer verspilde tijd
Urenstaten kunnen u laten zien waar u arbeid verspilt. Ze helpen u erachter te komen welke taken langer duren dan zou moeten en hoe u het meeste uit uw werk kunt halen.
#2. Bill naar waarheid
U kunt klanten op de juiste manier factureren met behulp van urenstaten. Ze dienen als een middel om uw klanten te laten zien dat u hun projecten effectief beheert en hun geld niet verspilt. Timesheets zorgen ervoor dat uw klanten niet steeds de status van hun projecten hoeven te controleren.
#3. Automatiseer uw facturering.
Bedrijven gebruiken urenstaten om klanten te factureren voor verleende diensten op basis van factureerbare uren. Door facturering en facturatie te automatiseren, kunt u uw kosten verlagen. De omzet kan ook stijgen als gevolg van geautomatiseerde facturatie.
#4. Projectmanagement verbeteren
Urenstaten zijn op de volgende manieren verrassend cruciale hulpmiddelen voor projectbeheer:
- Door de tijd bij te houden die aan een project is besteed, helpen ze bij het bepalen of een persoon gekwalificeerd is voor een nieuw project, een nieuwe rol of een nieuwe baan op basis van prestaties.
- Ze helpen bij het identificeren van plaatsen waar een werknemer meer tijd gebruikt dan toegewezen en extra training nodig heeft.
- Ze zijn nuttig bij het meten van de algehele effectiviteit van uw onderneming.
- Ze maken het eenvoudig om de werklast over groepsleden te verdelen door te helpen bij het bepalen van de beschikbaarheid van werknemers die aan een project zijn toegewezen.
- Ze maken het voor projectmanagers mogelijk om de ontwikkeling bij te houden en vertragingen te voorzien.
#5. Bespaar geld voor uw bedrijf.
Dankzij timesheets weet u precies waar uw medewerkers mee bezig zijn. Het aantal tijd dat werknemers erin stoppen in vergelijking met de resultaten die ze behalen, kan daarentegen worden gebruikt om de productiviteit van werknemers te controleren.
Waarom worden urenstaten gebruikt?
Urenstaten worden om de volgende redenen gebruikt:
#1. Zorg voor een nauwkeurige salarisadministratie
Het nauwkeurig berekenen van de loonlijst is de meest fundamentele toepassing van urenstaten voor werknemers. Vermenigvuldig hiervoor het totaal aantal gewerkte uren in een week met het uurloon van de werknemer.
#2. Kwalificaties onderzoeken
Om in de gaten te houden hoe goed uw personeel presteert, kunt u urenstaten gebruiken die taken binnen een project bijhouden (ook wel projectmanagement genoemd). Dit helpt u te bepalen of een bepaalde persoon gekwalificeerd is voor een nieuwe taak, functie of functie.
#3. Geef prioriteit aan kwalificaties
Bij projectbeheer kunnen urenstaten ook laten zien of een medewerker competentie verwerft op een gebied dat nuttig kan zijn voor aankomende projecten.
#4. Klantenfacturen verzenden
Een van de belangrijkste redenen om urenstaten te gebruiken, is om klanten die uw diensten gebruiken te vertellen hoeveel uur u hebt gewerkt en, bij uitbreiding, hoeveel geld u hebt verdiend.
#5. Beoordeel trainingsbehoeften
Urenstaten laten vaak zien wanneer een werknemer er langer over doet dan verwacht of toegewezen om een bepaalde taak uit te voeren. Met die informatie kun je instructie geven waar dat nodig is.
#6. Werkdruk organiseren
U kunt zien waar uw medewerkers de meeste moeite in steken door naar hun ingevulde urenstaten te kijken. Door dit te doen, kunt u de werklast eerlijker verdelen en de productiviteit verhogen.
#7. Effectiviteit evalueren
Urenstaten zijn een geweldige manier om erachter te komen welke van uw taken minder productief zijn dan andere. Met die informatie in de hand kunt u zich concentreren op het aanpassen en verbeteren van uw procedures.
#8. Maak een geschiedenisdatabase
Urenstaten geven exacte cijfers voor veelvoorkomende taken die kunnen worden gebruikt als leidraad voor toekomstige projecten. In de laatste drie projecten kostte het testen uw medewerkers bijvoorbeeld gemiddeld vier dagen. Daarna kunt u die kennis gebruiken om de communicatie met de klant te verbeteren.
Hoe de urenstaten van werknemers te controleren
Het volgende proces zijn stappen voor het beheren van de urenstaat van werknemers
#1. Beschrijf de betekenis van urenstaten.
Uw bedrijf kan niet zonder urenstaten. Uw personeel moet begrijpen hoe cruciaal ze zijn. Hieronder volgt een lijst met de meest voorkomende vragen die we van onze klanten krijgen.
#2. Stel richtlijnen en beperkingen op
Vertrouw niet op toeval of het idee dat het proces zichzelf zal oplossen. Geef duidelijke regels en richtlijnen zodat werknemers weten hoe ze hun urenbriefjes van begin tot eind moeten invullen. Als het om deze regels en voorschriften gaat, kun je beter te voorzichtig zijn dan niet voorzichtig genoeg.
#3. Leer je team
Nadat u uw werknemers hebt verteld waarom urenstaten belangrijk zijn en de regels en richtlijnen hebt opgesteld, neemt u de tijd om ze te leren hoe ze deze moeten gebruiken. Nogmaals, het is het beste om zo snel mogelijk aan de slag te gaan, dus denk erover na om een urenregistratie-tutorial te integreren in je onboarding-procedure.
#4. Sorteer tijd
In sommige bedrijven houdt tijdregistratie meer in dan alleen in- en uitklokken aan het begin en einde van de werkdag. Binnen de grotere tijdsspanne die hun typische werkdag of dienst is, moeten uw medewerkers mogelijk bijhouden hoeveel tijd ze aan verschillende taken hebben besteed.
#5. Automatiseer urenstaten.
Hoewel het categoriseren van de tijd van uw team een cruciale stap is in de loonadministratieprocedure, voegt het ook een ander niveau van complexiteit toe
Als er te veel categorieën zijn, kunnen uw medewerkers in de war raken over hoe ze elk tijdsblok een naam moeten geven, of ze kunnen het helemaal vergeten.
#6. E-mailherinneringen voor urenstaten
Zelfs als uw personeel er goed in slaagt hun tijd bij te houden en te categoriseren, als ze vergeten hun urenstaten op de vervaldatum in te leveren, kan dit het salarisproces ernstig vertragen.
Verstuur enkele dagen voor de vervaldatum een herinnering aan de urenstaat om te voorkomen dat dit een groot probleem wordt. E-mail, sms en pushmeldingen zijn de meest populaire methoden om dit te doen.
#7. Accepteer de urenstaten
Zelfs met de huidige computeroplossingen kan het voor werknemers nog steeds moeilijk zijn om hun urenstaten in te vullen. Ze zullen zich vergissen. Ze zullen ofwel per ongeluk meer tijd toevoegen dan zou moeten, of ze zullen de tijd die ze daadwerkelijk hebben gewerkt niet vermelden.
Sjabloon voor urenstaten
Elk bedrijf kan een sjabloon voor urenstaten gebruiken, zowel digitaal als op papier, om de werkuren van zijn personeel bij te houden. Het gebruik van een sjabloon is een uitstekende manier om ervoor te zorgen dat u voor elke betaalperiode de juiste gegevens verzamelt. Veel bedrijven kiezen ervoor om een sjabloon voor urenstaten te gebruiken in plaats van tijdregistratiesoftware of een service van derden.
Sjablonen voor urenstaten gebruiken
De gebruiksvriendelijkheid en het gebruiksgemak van urenstaten-templates staan voorop. Begin met het bijhouden van werkuren met behulp van een sjabloon voor urenstaten door het volgende te doen:
#1. Bepaal een sjabloon
Kies eerst het sjabloontype dat het beste aan uw behoeften voldoet. Denk na over zaken als hoe lang uw loonperioden zijn, hoeveel details u nodig heeft en het soort dienstverband dat u vastlegt.
#2. Maak een Agenda.
Kies een bepaalde dag of uur waarop jij of andere medewerkers je urenbriefjes invullen. Veel bedrijven vragen hun werknemers om elke dag hun sjabloon voor urenstaten in te vullen wanneer ze naar het werk komen en wanneer ze vertrekken.
#3. Controleer de details.
Controleer of u uw informatie in het juiste gebied hebt getypt bij het invullen van uw urenstaatsjabloon als werknemer. Als u nauwkeurig bent bij het invullen van uw urenstaatsjabloon, kunt u voorkomen dat u later fouten moet maken. Dit soort urenstaat wordt meestal gebruikt om de tijd bij te houden van werknemers in loondienst die de standaard 9-5 werkweek werken. Dit soort urenstaat wordt meestal gebruikt om de tijd bij te houden van werknemers in loondienst die de standaard 9-5 werkweek werken.
#4. Sjabloon voor wekelijkse urenstaten
Het aantal gewerkte uren gedurende een week wordt bijgehouden op een wekelijkse urenstaat. Dit type sjabloon wordt vaak gebruikt door ploegenarbeiders met onvoorspelbare schema's of onafhankelijke contractanten die voor een breed scala aan klanten werken.
Kan ik Excel gebruiken voor urenstaten?
Ja, men kan Excel gebruiken voor urenstaten. Volg deze stappen om een urenstaat in Excel te maken:
- Stap 1: Formatteer uw spreadsheet.
- Stap 2: Voeg de titel van de urenstaat toe
- Stap 3: Voeg de nodige labels toe
- Stap 4: Voeg labels toe voor de tijd
- Stap 5: Voeg de laatste hand toe
Wat moet een urenstaat bevatten?
Een standaard urenstaat, of het nu op papier of in software is, maakt gebruik van een raster om te laten zien hoeveel tijd er elke dag aan verschillende taken en/of projecten is besteed. Over het algemeen bevatten urenstaten de volgende details:
- Naam van de werknemer
- Volledig betaald
- Datum gewerkt
- Dagelijks gewerkte uren
- Totale wekelijkse werkuren
Maar u kunt medewerkers ook vragen om andere gegevens op te geven, zoals hun ID-nummer (indien van toepassing), uurtarief, overuren, lunchpauzes, kilometerstand, vakantietijd en meer.
Conclusie
Om effectief een bedrijf te runnen, moet worden bijgehouden hoeveel uur elke persoon werkt tijdens een betaalperiode. Een tijdregistratiesjabloon kan u helpen bij het opzetten van de salarisadministratie op een consistente en gebruiksvriendelijke manier. Werknemers die per uur worden betaald, vertrouwen vaak op hun urenstaten om hun inkomsten bij te houden. Het is handig om te weten wat urenstaten zijn en hoe u ze kunt gebruiken, of u nu een uurloonwerker bent, een loonadministratiespecialist op een personeelsafdeling of beide.
Gerelateerde artikelen
- TIJDSCHEMA: hoe het werkt, sjabloon en verschil
- Salarisrapport: gedetailleerde gids voor salarisrapporten
- BESTE PORTEFEUILLE: Top comfortabele en stijlvolle portemonnee in 2023
- Immateriële activa: wat zijn immateriële activa? (+ Boekhoudvoorbeelden)
Referentie
