Volgens de pulse-enquête van PMI uit 2017 "overschrijdt 43% van de projecten het budget en haalt 49% de deadlines niet", en "gebruikt slechts 26% van de organisaties resourcemanagement voor een succesvolle toewijzing van middelen."
Een efficiënt resourcemanagementsysteem helpt bij de toewijzing van resources, wat een belangrijk element is in het planningsproces van resources. Dit bericht bespreekt het concept, de problemen, de betekenis en effectieve methoden voor het toewijzen van middelen.
Wat is toewijzing van middelen in projectbeheer?
Resourcetoewijzing, ook wel resourceplanning genoemd, identificeert resources en wijst deze toe aan verschillende taken voor een bepaalde periode. Deze activiteiten kunnen projectgerelateerd of niet-projectgerelateerd zijn, zoals BAU, administratie, ondersteuning en bediening. Efficiënte toewijzing van middelen zorgt ervoor dat projecten op tijd en binnen budget worden voltooid.
Middelen kunnen geheel of gedeeltelijk beschikbaar zijn. Als gevolg hiervan moeten resourcemanagers ervoor zorgen dat toegewezen resources beschikbaar zijn voor optimale exploitatie.
Wie is verantwoordelijk voor de toewijzing van middelen?
Resourceplanning en -toewijzing kunnen onder de bevoegdheid van tal van verschillende functies binnen een bedrijf vallen.
Projectmanagers zijn doorgaans verantwoordelijk voor de toewijzing en het beheer van middelen. Ze zullen middelen toewijzen tijdens de projectplanningsfase en moeten deze mogelijk opnieuw toewijzen naarmate het project zich ontwikkelt en de parameters veranderen.
Sommige bedrijven kunnen echter een resourcemanager inhuren. Een resourcemanager is verantwoordelijk voor het plannen en toewijzen van resources aan verschillende projecten.
Ze kunnen op afdelings- of zelfs organisatieniveau werken, als onderdeel van een centraal Project Management Office. De resourcemanager zal in deze structuur met elke projectmanager samenwerken aan hun strategie voor de toewijzing van resources.
Voordelen van toewijzing van middelen
Er is een reden waarom de toewijzing van middelen een belangrijk punt is voor grote bedrijven, kleine bedrijven en alles daartussenin. Zonder dit kunnen de dingen snel uit de hand lopen, wat resulteert in vermoeidheid van het personeel, slechte prestaties en gemiste deadlines.
Overweeg de voordelen van een efficiënte toewijzing van middelen.
#1. Het helpt bij het plannen
Resourcetoewijzing kan u helpen voorkomen dat u te veel uitgeeft aan resources die u niet nodig hebt of dat ze halverwege een project opraken. Met de juiste tools kunt u snel de beschikbaarheid van middelen en planningen voor projecten in de pijplijn zien en dienovereenkomstig plannen.
Software voor het toewijzen van middelen verbetert ook uw begrip van uw vaardigheidspool. Het maakt het gemakkelijker om het beste personeel te selecteren voor elk project en elke activiteit, waardoor de kans op succes groter wordt.
Wat is de bottom line? Meer inkomsten voor uw bedrijf.
#2. Verbetert het moreel en welzijn van het team
Slecht resourcemanagement kan leiden tot burn-out bij werknemers. Wanneer dit gebeurt, lijden productiviteit en prestaties en vervaagt het geluk. Stel je de volgende situatie voor:
- Werknemers die gestrest zijn, lopen 26% meer kans om werk te missen.
- 76% van de werknemers gelooft dat stress op het werk een impact heeft op hun geestelijke gezondheid.
- Geschat wordt dat stress op het werk organisaties tussen de 221 miljoen en 187 miljard dollar kost.
Al deze negatieve effecten kunnen worden vermeden door middelen verstandig toe te wijzen. Dit vereist het overwegen van de werkelijke beschikbaarheid in plaats van wat er op papier staat. In plaats van 40 uur per week per fulltime medewerker te berekenen, houd je rekening met mogelijke ziektedagen, vakantietijd en andere werkzaamheden op hun to-do-lijst.
Het gebruik van deze techniek verkleint de kans op overbelasting van het personeel terwijl hun welzijn en moreel behouden blijven.
#3. Het houdt iedereen op de hoogte.
Het is van cruciaal belang om de voortgang bij te houden wanneer u samen met anderen aan een project werkt. Dit houdt meestal in dat er regelmatig statusupdates worden gegeven over taken, problemen en mijlpalen. Als u handmatige hulpmiddelen gebruikt, verspilt u tijd en vergroot u de kans op fouten.
Software voor het toewijzen van middelen kan echter helpen om fouten te elimineren en de transparantie te vergroten. Elk lid van het team kan de voortgang van taken volgen en rapporten kunnen onmiddellijk worden teruggestuurd naar belanghebbenden.
Het kan je zelfs helpen om het aantal dagelijkse vergaderingen dat je hebt te verminderen (en de vergaderingen die je wel hebt effectiever te maken).
Wat zijn de moeilijkheden bij de toewijzing van middelen?
Het is vaak gemakkelijker gezegd dan gedaan als het gaat om de toewijzing van middelen. Het identificeren van de juiste bron kan moeilijk zijn zonder de juiste tools of processen. Laten we eens kijken naar enkele problemen met de toewijzing van middelen:
#1. Wijzigingen in de scope van het project:
Ondanks het nemen van de juiste maatregelen, kan de reikwijdte van het project op elk moment tijdens de levenscyclus van het project veranderen. Bovendien kunnen veranderingen in projectvereisten in een agile wereld leiden tot veranderende resourcebehoeften. Zonder een up-to-date personeelsplanning wordt frequente toewijzing om aan veranderende behoeften te voldoen uiterst moeilijk.
#2. Gebruik van verouderde legacy-tools:
Spreadsheets en inheemse technologieën zijn onvoldoende voor de toewijzing van middelen. Ze geven geen realtime updates aan project-/resourceplanningen, wat resulteert in inconsistenties en redundantie. Het kan leiden tot onrust bij dubbele boekingen, wat het succes van het project ondermijnt.
#3. Miscommunicatie verkoop- en bezorgploeg:
Hoewel het verkoopteam zich richt op het behalen van de verkoopdoelstellingen, kan het zijn dat het verkoopteam er niet in slaagt om het leveringsteam erbij te betrekken voordat de transactie wordt ondertekend. Als gevolg hiervan wordt het bezorgteam gedwongen om op het laatste moment te zoeken naar toewijzingen van middelen om de bezorgdeadline te halen.
#4. In een matrixorganisatie is er een gebrek aan zichtbaarheid van middelen:
Omdat er geen gecentraliseerde resourceplanner is, is er geen zichtbaarheid van resourcetoewijzingen over matrixgrenzen heen. Als gevolg hiervan hebben resourcemanagers aanzienlijke uitdagingen bij het toewijzen van het meest geschikte en meest kosteneffectieve personeel aan het project.
#5. Een discrepantie tussen de capaciteit van de vaardighedenset en de vraag:
Het onvermogen om toekomstige behoeften aan pijplijnprojecten te voorzien, voorkomt dat talenttekorten van tevoren worden geïdentificeerd. Deze foutieve voorspelling van capaciteit versus vraag belemmert het toewijzingsproces van projectmiddelen.
Hoe om te gaan met problemen met de toewijzing van middelen
Zelfs als u alle juiste tools gebruikt en best practices volgt voor het toewijzen van middelen, zult u vrijwel zeker problemen tegenkomen. De hik is onvermijdelijk, dus bereid je dienovereenkomstig voor!
Laten we eens kijken naar enkele van de meest voorkomende problemen waarmee projectmanagers worden geconfronteerd en hoe ze kunnen worden opgelost.
#1. De scope van het project verschuift.
U hebt uw best gedaan om de toewijzing van middelen voor uw volgende projecten te plannen, maar scope creep is nog steeds een mogelijkheid. Misschien waren de taken uitgebreider dan verwacht, of vereisten ze vaardigheden die je niet had verwacht.
Wanneer dit gebeurt, moet u behendig zijn en uw middelen dienovereenkomstig aanpassen. U moet het volgende doen om scope creep te voorkomen:
- Zorg ervoor dat projectscopes altijd duidelijk en vastgelegd zijn.
- Bepaal specifieke projectdoelstellingen.
- Streef ernaar om je beste werk te leveren, maar wees geen perfectionist als dat betekent dat je te laat komt.
- Creëer een systeem waarmee medewerkers wijzigingsverzoeken en revisies kunnen goedkeuren.
- Houd de teamprestaties in de gaten om te controleren of alles op schema ligt.
- Gebruik alle middelen die tot uw beschikking staan om de voortgang te versnellen.
Het is soms moeilijk om scope creep te vermijden. In dergelijke omstandigheden kunt u zich met een mechanisme voor het wijzigen van de scope snel aanpassen en weer op het goede spoor komen. Dit is hoe het eruit zou kunnen zien:
Dien een specifiek formulier in om (schriftelijke) wijzigingsverzoeken te documenteren.
Analyseer het revisieverzoek nauwkeurig om scope creep te begrijpen.
Vraag toestemming aan de belangrijkste stakeholders.
Leg de overeengekomen scope-aanpassingen schriftelijk vast.
#2. Middelen worden schaars.
Oncontroleerbare externe krachten zorgen ervoor dat schaarse middelen niet verschijnen zoals bedoeld. De auto van een arbeider krijgt pech en ze kunnen niet naar het werk. Of misschien hebben ze andere doelstellingen in de organisatie die voorrang hebben op een taak die u hen hebt opgedragen. Belangrijk is wat er daarna gebeurt.
Zoek zo snel mogelijk een vervanger uit je vaardigheidspool. Als er niemand beschikbaar is met de nodige expertise, kan het inhuren van een freelancer of aannemer de beste oplossing zijn. U kunt dit in de toekomst voorkomen door taakafhankelijkheden te onderzoeken. Onderzoek alle andere taken die teamleden hebben die hen kunnen afleiden van het project.
Zorg voor een reserveplan voor de toewijzing van middelen voor het geval ze om welke reden dan ook niet beschikbaar zijn. Een oplossing is om een pool van freelancers bij de hand te hebben om gaten onderweg op te vullen. Als freelancers niet beschikbaar zijn, kunnen tijdelijke krachten als back-up dienen.
#3. Middelen moeten gedeeld worden.
Het is gebruikelijk dat projecten middelen uitwisselen. Dit geldt vooral voor kleinere bedrijven die het zich niet kunnen veroorloven om een groot personeelsbestand aan te nemen. Zoals je kunt verwachten, kunnen gedeelde bronnen uitdagingen veroorzaken die de pijplijn verstoppen. Als projectmiddelen te dun gespreid zijn, kunnen er knelpunten ontstaan.
Gebruik uw software voor het toewijzen van middelen om hiaten van tevoren te identificeren. Houd de werkdruk van teamleden die switchen tussen afdelingen nauwlettend in de gaten. Het is de meest effectieve techniek om overmatige toewijzing van middelen en vermoeidheid te voorkomen.
#4. Onverwachte tegenslagen
Vertragingen kunnen optreden wanneer u ze het minst verwacht. Mensen worden ziek, er ontstaat een tekort aan werk en er ontstaat miscommunicatie. Scope creep kan dan zijn lelijke kop opsteken. Sommige moeilijkheden heb je onder controle, andere niet.
De eenvoudigste methode om met problemen om te gaan, is ernaar te streven ze in de eerste plaats te vermijden. Je kan:
- Plan taken op basis van competentie in plaats van tijd. Een expert of specialist werkt sneller.
- Het is een slecht idee om teamleden te overbelasten met te veel andere prioriteiten, vooral als het werk van hen afhankelijk is om door de pijplijn te gaan.
- Zorg voor flexibele werktijden. Sommige werknemers zijn productiever buiten de normale kantooruren.
- Plan projectdeadlines, verdeel ze in fasen en houd de voortgang bij. De software helpt potentiële knelpunten te identificeren voordat ze knelpunten worden.
Hoe systematischer en duidelijker uw toewijzing van middelen, hoe gemakkelijker het voor iedereen zal zijn om verantwoordelijkheid voor hun werk te aanvaarden.
Meest effectieve middelentoewijzingsmethoden voor succesvolle bedrijven
Nu we begrijpen hoe de toewijzing van middelen bijdraagt aan een effectieve voltooiing van projecten, laten we eens kijken naar enkele van de beste methoden voor het toewijzen van middelen:
#1. Bepaal en verdeel de Best-Visible-Best-Fit-bronnen:
Een resourcemanagementsysteem verzamelt resourcegegevens van diverse systemen en consolideert deze in een geconsolideerd platform. Volledige transparantie zorgt voor de juiste toewijzing van middelen aan het project op basis van vaardigheden, referenties, ervaring, beschikbaarheid, prijsstelling en andere selectiefactoren. Door kosteneffectieve wereldwijde resources te plannen vanuit gebieden met lage kosten, blijven de winsten hoog zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit.
Het toewijzen van best-visible-best-fit resources in plaats van first-available-first-fit resources is een van de beste methoden voor het toewijzen van projectresources. Zichtbaarheid maakt ook de uniforme verdeling van professionele middelen over verschillende projecten mogelijk in plaats van slechts één project met hoge prioriteit.
#2. Voorkom onder- of overbezetting van resources:
De uniforme verdeling van middelen over alle projecten zorgt ervoor dat er geen middelen overbezet worden binnen de organisatie. Ondertoewijzing van middelen leidt tot verminderde productiviteit en inkomsten. Overallocatie kan daarentegen leiden tot burn-out, slechtere uitvoerkwaliteit of, het ergste van alles, onbedoeld verloop.
Het voorspellen van factureerbaar/strategisch gebruik stelt projectmanagers in staat om middelen regelmatig te verschuiven van niet-factureerbare naar factureerbare/strategische activiteiten. Als gevolg hiervan bevordert het een optimaal gebruik van hulpbronnen en verhoogt het de efficiëntie van het bedrijf.
#3. Doe mee aan een geautomatiseerd aanvraagproces voor bronnen:
Het handmatig doorzoeken van de resourcepool of het verzamelen van telefonische/e-mailaanvragen van individuele projectmanagers kan tijdrovend zijn bij het verdelen van resources. De procedure wordt gestroomlijnd door geautomatiseerde resourceaanvragen die niet afhankelijk zijn van tijdrovende spreadsheets.
Het stelt projectmanagers in staat om de vereiste vaardigheden, referenties, ervaring, prijzen en projecttijdschema's te specificeren. Dit verzoek wordt rechtstreeks doorgestuurd naar de verantwoordelijke resourcemanager, die er een planning voor maakt. Het bijhouden van toewijzingsrecords neemt elke procesgerelateerde onzekerheid weg omdat het hele proces gedocumenteerd en controleerbaar is.
#4. Sta werknemers toe om aan persoonlijke projecten te werken:
Volgens studies verbetert het hun betrokkenheid en productiviteit wanneer werknemers aan opdrachten van hun keuze werken. Als gevolg hiervan moeten managers bij het toewijzen van middelen naast hun talenten en beschikbaarheid ook rekening houden met individuele belangen. Om dit te doen, kunnen resourcemanagers vacatures creëren en publiceren, waardoor ze zichtbaar worden voor alle relevante personen in de hele organisatie.
Hierdoor kunnen geïnteresseerde resources de wens kenbaar maken om zich bij het project aan te sluiten en kan de betrokken resourcemanager een geschikt projectteam vormen. Het bespaart de resourcemanager ook tijd door het bedrijf te zoeken naar de beste match en te onderhandelen met hun lijn-/projectmanagers. Als gevolg hiervan komt deze strategie ten goede aan zowel de middelen als de mensen die verantwoordelijk zijn voor de toewijzing ervan.
#5. De vaardigheden en taken van werknemers moeten worden gevarieerd:
Moedig medewerkers aan om minimaal twee talenten te bezitten. Door middelen efficiënt toe te wijzen aan projecten die verschillende vaardigheden nodig hebben, kunnen ze hun belangrijkste vaardigheden aanscherpen, terwijl ze ook de kans krijgen om nieuwe te ontwikkelen. Ze kunnen ook aanvullende training krijgen over opgedane vaardigheden, en praktijkervaring helpt bij hun ontwikkeling.
Wanneer mensen uit een project worden losgelaten, zijn er mogelijk geen taken voor hen beschikbaar op basis van hun kerncapaciteiten. Hun aanvullende vaardigheden zullen in deze situatie nuttig zijn en ze kunnen factureerbaar worden gemaakt door ze toe te wijzen aan andere taken.
Soms is er behoefte aan specifieke vaardigheden om een nieuw project te starten. Omdat deze resources schaars zijn, kan het wegdraaien van een nicheresource uit een lopend project helpen bij het opstarten van een nieuw project. Tegelijkertijd kan een andere resource met minimale criteria worden aangevuld om het bestaande project draaiende te houden. Deze dynamische toewijzing van middelen zorgt ervoor dat er geen initiatieven worden geschaad.
#6. Wat-als-analyse om te voldoen aan de eisen van een dynamisch project:
Wanneer de middelen schaars zijn, is het gebruikelijk om te jongleren met middelen tussen verschillende initiatieven. In het huidige snelle bedrijfsklimaat kan elke beoordelingsfout echter behoorlijk kostbaar zijn. Dit is waar simulatie van bedrijfsscenario's van pas komt.
Het toepassen van meerdere sets regels op dezelfde resourcepool en het vergelijken van instanties kan helpen bij het visualiseren van verschillende effecten. Het kan bijvoorbeeld inhouden dat de planning van een project met lage prioriteit wordt uitgesteld of verlengd, terwijl de beschikbare middelen worden besteed aan een project met hoge prioriteit.
Wat-als-analyse, een belangrijk onderdeel van resourcemodellering en simulatie, helpt bij het bepalen van waarschijnlijke uitkomsten door middel van op beperkingen gebaseerde evaluatie. Deze benadering is van toepassing op de planning en toewijzing van middelen op dezelfde manier waarop we de voor- en nadelen van opties in ons dagelijks leven afwegen. Het implementeren van het ideale en haalbare scenario op een echt projectschema verbetert de succesvolle toewijzing van middelen.
#7. Bewaak en verbeter de toewijzing van middelen met behulp van real-time business intelligence.
Zelfs nadat de procedure voor het toewijzen van middelen is voltooid, kunnen er wijzigingen in de projectvereisten optreden die een snelle reactie vereisen. Moderne resource management-oplossingen met real-time business intelligence-dashboards en rapporten dragen bij aan een verbeterde gezondheidsindex van de organisatie.
Op rollen gebaseerde configureerbare dashboards stellen besluitvormers in staat om weloverwogen beslissingen te nemen en de toewijzing van middelen naar behoefte te wijzigen. Real-time business intelligence helpt dus bij het anticiperen op en het beheersen van de toewijzing van middelen.
Laatste gedachten
Een verstandig gebruik van uw middelen resulteert in een hogere ROI op uw personeelsuitgaven, betere projectresultaten en meer winstgevendheid. Zoals u kunt zien, begint het ver voor uw project en vereist het toezicht en beheer naarmate het vordert.
Dit vereist real-time gegevens en bedrijfsbrede zichtbaarheid in uw projectpijplijn en beschikbaarheid van middelen.
Gerelateerde artikelen
- WAT IS MANAGEMENT IN HET BEDRIJF? Alles wat u moet weten
- TOEWIJZING VAN ACTIVA: betekenis, typen en voorbeeld
- Projectplanning: een gids voor technieken voor projectplanning
- WAT IS TOEWIJZING: Betekenis, kosten, methode en begunstigde
- Alles wat u moet weten over een zakenpartner
Referenties
