Wanneer u niet op het werk bent, zijn afwezigheidsberichten geautomatiseerde e-mailantwoorden die naar klanten, klanten en collega's worden verzonden. Ze laten anderen weten wanneer ze een antwoord op hun e-mail verwachten en wanneer je beschikbaar bent. Mogelijk moet u bepaalde informatie in uw bericht opnemen, afhankelijk van de reden waarom u afwezig bent op kantoor. In dit bericht definiëren we out-of-office e-mailberichten, geven we voorbeelden en bespreken we wanneer je een out-of-office bericht kunt gebruiken.
Afwezig bericht
Wanneer u gedurende een vooraf bepaalde tijd geen e-mails kunt lezen of beantwoorden, kunt u een afwezigheidsbericht gebruiken, ook wel een "OOO"-bericht of een autoresponder-e-mailbericht genoemd. Ze leggen aan uw contacten de reden uit voor de vertraging in uw antwoord en hoe zij de informatie of diensten kunnen verkrijgen die zij nodig hebben terwijl u weg bent.
Wanneer gebruik je een afwezigheidsbericht?
Collega's, klanten en abonnees willen vaak snelle antwoorden op hun vragen en oplossingen voor hun problemen, vooral van mensen in klantenservice-, marketing- en communicatiefuncties. Een afwezigheidsbericht geeft klanten een hoffelijke, beknopte en deskundige rechtvaardiging waarom u niet meteen kunt reageren. Dus als u een dag, een week of een aantal maanden weg bent, kunt u een "OOO" -bericht achterlaten. Hieronder volgen enkele redenen voor het versturen van een afwezigheidsbericht:
- Reisplannen maken
- Het bijwonen van een conferentie, workshop of zakelijke bijeenkomst
- Een sabbatical, ziekteverlof of ouderschapsverlof opnemen
- Een vrije dag krijgen
- Een dokterspraktijk bezoeken
Wat moet u opnemen in een e-mail die van buiten het kantoor wordt verzonden
Belangrijke details in afwezigheidsmeldingen kunnen zijn:
- Waarom je wegging?
- Hoe lang blijf je weg?
- De tijd dat je terug bent
- Wie te bellen voor directe hulp of in geval van nood.
Afhankelijk van uw professionele verantwoordelijkheden en de informatie die uw contacten volgens u nodig zullen hebben terwijl u weg bent, kunt u meer details geven. Daarom kunt u in de meeste professionele e-mailsystemen tegelijkertijd twee OOO-berichten opstellen - één voor interne collega's en één voor externe zakelijke contacten.
Wat te vermijden in een afwezigheidsbericht
Afwezigheidsmeldingen moeten te allen tijde realistisch en professioneel zijn. U moet nadenken over het vermijden van:
- Overmatig informatie geven: Eenvoudige en directe antwoorden moeten automatisch worden gegeven. Voeg geen externe informatie toe aan de e-mail.
- Verklaren dat u zult antwoorden zodra u terug bent: Wanneer u weer aan het werk gaat, kan het enige tijd duren om e-mails, telefoontjes en projecten in te halen. De verwachting dat u een gemist bericht direct na terugkomst kunt beantwoorden, moet worden vermeden.
- Hulp van een collega inschakelen zonder toestemming: Voeg de contactgegevens van een collega toe voor het geval zich tijdens uw afwezigheid een dringende situatie voordoet. Voordat u de informatie van uw collega opneemt, dient u hun toestemming te verkrijgen.
Zie ook: Interviewbevestigings-e-mail: hoe er een te schrijven (+sjablonen)
Voorbeelden van afwezigheidsberichten
Als uw bedrijf langere doorlooptijden nodig heeft, hoeft u geen afwezigheidsbericht achter te laten wanneer u voor een snelle afspraak gaat, maar u moet er altijd een gebruiken wanneer u een lange vakantie, ziekteverlof of ander soort verlof opneemt van afwezigheid. Hier zijn voorbeelden van een afwezigheidsbericht.
#1. Intern
Dit is een van de voorbeelden van een afwezigheidsbericht. Hier kunt u details opnemen die specifiek zijn voor de projecten waaraan u werkt als u probeert een "OOO"-bericht op te zetten voor uitsluitend gebruik binnen uw bedrijf of afdeling. Afhankelijk van de cultuur van uw bedrijf kunt u ook een minder professionele toon gebruiken. Bijvoorbeeld
Hello there
Ik ben pas op 9 januari weer op kantoor, maar ik zal dan wel e-mails beantwoorden. Ik heb duplicaten van de blauwdrukken van het Apex Architecture-project geüpload naar de server in de map Huidig project voor het geval je ze nodig hebt. Neem contact op met Stephanie als u dringend hulp nodig heeft.
Hartelijk dank,
Jeff
#2. Vakantie
Laat ze hier precies weten wanneer je afwezig bent, zodat ze alternatieve regelingen kunnen treffen of op je antwoord kunnen wachten.
Hallo!
Ik ga op reis van 5 tot 15 april en zal in die periode geen e-mail checken. Als uw communicatie kan wachten, neem ik zo snel mogelijk contact met u op. Neem voor dringende zaken contact op met HR-coördinator Han Weedin via [e-mail beveiligd] of 946-555-6319.
Hoogachtend,
Human Resources-manager Lucky Lee
#3. Conferentie
Dit is ook een van de voorbeelden van een afwezigheidsbericht. Maak een afwezigheidsbericht als u een zakelijke conferentie bijwoont om andere aanwezigen te laten weten dat u bereikbaar bent voor netwerkmogelijkheden. Bovendien is dit een kans voor jou om aan anderen te laten zien dat je toegewijd bent aan professionele groei.
Hallo,
Ik waardeer je bericht. Ik ben niet aan het werk omdat ik in Denver, Colorado, ben voor de jaarlijkse bijeenkomst van de Association of Engineering Professionals. Als je noodhulp nodig hebt, neem dan contact op met mijn assistent, Cliff Cord, op [e-mail beveiligd] of 934-555-1940. Ik zal regelmatig e-mail checken.
Ik kom graag met je in contact als je deze week ook in Denver bent! Bezoek me op stand 618 of bel me op (934) 555-1059 op een mobiele telefoon.
Beste, Jake, Han
#4. Korte termijn
"OOO"-berichten moeten mogelijk worden ingesteld telkens wanneer een professional die geacht wordt te communiceren en e-mail te controleren, vaak het kantoor een paar uur verlaat. Als u moet vertrekken voor een afspraak maar pas later op de dag terugkomt of als u naar een vergadering moet reizen, kan dit soort communicatie nuttig zijn.
Hoi,
Ik waardeer je bericht. Vandaag, 7 maart, van 11 uur tot 3 uur zit ik niet achter mijn bureau voor een vergadering. Aangezien ik niet veel tijd zal hebben om mijn e-mail te controleren, kunt u voor een dringend verzoek contact opnemen met Stacey Moden via [e-mail beveiligd] of 938-555-2819. Ik beantwoord je e-mail zodra ik weer op kantoor ben, als het even kan wachten.
Hartelijk dank,
Vertegenwoordiger Mei Wang
#5. Niet op kantoor, maar e-mails aan het checken
Terwijl ze niet op de werkplek zijn, houden sommige professionals e-mails in de gaten en reageren ze zelfs. Laat afzenders weten dat ze een antwoord kunnen verwachten, maar dat het kan worden uitgesteld, als u van plan bent uw e-mail regelmatig te controleren.
Hello there
Ik waardeer je bericht. Van 1 tot 4 december geef ik een workshop terwijl ik niet op kantoor ben. Ik houd mijn inbox de hele dag in de gaten en ik zal mijn best doen om iedereen te bereiken (markeer dringende berichten als zeer belangrijk). Als je nu echter hulp nodig hebt, neem dan contact op met Johnny Woo op 465-555-1098 of [e-mail beveiligd].
Ik waardeer je geduld.
García, Daniël
#6. Vakantie
Dit is ook een van de voorbeelden van een afwezigheidsbericht met andere vakantieprocedures. Laat je contacten weten hoe bereikbaar je bent in de dagen voor en na de vakantie, ook al verwachten ze misschien niet dat je op kantoor bent. Bijvoorbeeld
Groeten!
In de week van 21 t/m 25 december zijn onze kantoren gesloten. Als ik maandag 28 december weer terug ben op mijn bureau, zal ik op uw bericht reageren. U kunt echter mijn mobiel bellen op 829-555-1958 om contact met mij op te nemen in geval van nood.
Vakantie groeten,
Spencer Tan
#7. Zwangerschaps- of vaderschapsverlof
Afhankelijk van waar u woont en werkt, kan het zwangerschapsverlof variëren van minder dan 10 weken tot zes maanden of langer. U moet personen wijzen in de richting van de werknemer die uw taken op zich zal nemen.
Hallo,
Van 24 februari tot 18 mei ben ik afwezig wegens zwangerschapsverlof. Patrick Heiner, onze begenadigde hoofdgrafisch ontwerper, zal gedurende deze tijd voor mijn boekhouding zorgen. Op 958-555-8265 of [e-mail beveiligd], kunt u met hem in contact komen.
Met vriendelijke groet,
Kunstdirecteur Alex Backer
#8. Gezondheidsverlof
Om ervoor te zorgen dat uw contacten uw ruimte en tijd respecteren tijdens uw herstel, kunt u deze informatie opnemen in uw afwezigheidsbericht als u een operatie ondergaat of te maken heeft met een aandoening die een langdurige behandeling of herstel vereist.
Hallo,
Ik waardeer je bericht. Van 2 maart tot 27 maart ben ik met ziekteverlof. Als u in de tussentijd advies nodig heeft, neem dan contact op met Amy Dunn op 395-555-9981 ([e-mail beveiligd]). Ik zal regelmatig e-mail checken.
Ik waardeer je medewerking.
Kiplinger, Harper
#9. Promotie
Dit is ook een van de voorbeelden van afwezigheidsberichten. Zelfs als ze in het buitenland zijn, willen marketing- en verkoopprofessionals misschien ook reclame maken voor hun blog, website of services. In hun OOO-berichten kunnen ze links naar bronnen of items toevoegen.
Hello there
Ik waardeer je bericht. Ik ben pas op 20 juli weer op kantoor, maar als dat zo is, zal ik je e-mail beantwoorden. Maak in de tussentijd gebruik van een gratis uittreksel uit ons nieuwe e-book '10 stappen naar marketingsucces'. Als je geniet van wat je leest, ga dan naar 10stepstosuccess.com om het hele boek te kopen en te downloaden. David Tapper, onze marketingassistent, is te bereiken op [e-mail beveiligd] of 420-555-2933 voor dringende problemen.
Hoogachtend,
Lisa Lopez
Digitale merkmanager
Wat is een goede boodschap voor afwezigheid?
Ik waardeer je e-mail. Ik zal wegens [oorzaak] tot [terugkeerdatum] afwezig zijn op de werkplek. Als ik terug ben, zal ik graag op uw bericht reageren. Neem contact op met [naam collega + functietitel] via [e-mail, telefoon, etc.] als je in de tussentijd ondersteuning nodig hebt.
Wat zegt u in een automatische antwoordmail?
Eenvoudige en directe antwoorden moeten automatisch worden gegeven. Voeg geen externe informatie toe aan de e-mail. waarin staat dat je antwoordt zodra je terug bent. Wanneer u weer aan het werk gaat, kan het enige tijd duren om e-mails, telefoontjes en projecten in te halen.
Hoe stel ik de afwezigheidsstatus in?
Door Statusbericht instellen > Afwezig plannen te kiezen vanaf uw profielfoto of door naar Instellingen > Algemeen > Afwezigheid te gaan. Selecteer de knop Opslaan nadat u de schakelaar naast Automatische antwoorden inschakelen hebt uitgeschakeld.
Moet ik een afwezigheidsbericht instellen?
Het instellen van een afwezigheidsbericht is beleefde etiquette wanneer u tijdens normale kantooruren geen e-mails kunt lezen. Ook is een "OOO"-bericht acceptabel, of u nu een vakantie van meerdere weken neemt, een dagtocht maakt naar een branche-evenement of een vergadering op locatie.
Hoe schrijf ik een afwezigheids-e-mailsjabloon?
Ik waardeer je e-mail. Ik heb af en toe toegang tot e-mail terwijl ik niet op kantoor ben van (dag/maand) tot (dag/maand). Neem contact op met [Naam] via [e-mail] of [telefoon] als u dringende vragen heeft. Ik zal proberen je e-mail zo snel mogelijk te beantwoorden.
Hoe start ik een automatisch antwoord?
Maak een automatisch antwoord:
- Bestand > Automatische antwoorden moet worden geselecteerd.
- Selecteer Automatische antwoorden verzenden in het vak Automatische antwoorden.
- Schrijf het antwoord dat u naar collega's of teamgenoten wilt sturen wanneer u niet op kantoor bent op het tabblad Binnen mijn organisatie.
- Klik op OK om uw instellingen op te slaan.
Hoe stel je een voorbeeld van automatisch antwoord in?
De volgende sjablonen kunnen worden gebruikt om efficiënte geautomatiseerde reacties te creëren voor mensen binnen en buiten uw bedrijf:
- “Ik waardeer je e-mail. Van 8 tot 12 augustus ben ik niet op kantoor.
- “Van 25 juli tot 29 juli ben ik weg. U kunt voor dringende problemen contact opnemen met mijn collega Marilyn Morales op [e-mail en telefoonnummer].”
- “Ik waardeer je e-mail.
Wat moet ik in- en afwezigheidsautomatisch antwoord schrijven?
Een uitstekend afwezigheidsbericht bevat met name de volgende drie gegevens:
- De dagen dat je weg bent.
- Een korte verantwoording van uw afwezigheid.
- Aanspreekpunt(en) voor extra hulp als de situatie daarom vraagt; als u meerdere contactpunten heeft, geef dan aan met welke contactpersonen over welke situatie(s) contact moet worden opgenomen.
Hoe zet ik Out of Office op Whatsapp Business?
- Afwezigheidsberichten gebruiken
- Start WhatsApp voor Bedrijven.
- Selecteer Zakelijke hulpmiddelen > Afwezigheidsbericht onder Meer mogelijkheden.
- Op de schakelaar Bericht wegzenden.
- Tik op het bericht onder 'Afwezigsbericht' om het te bewerken en tik vervolgens op 'OK'.
- Klik op OPSLAAN.
Referenties
- prowritingaid.com
- indeed.com
- support.google.com
Gerelateerde artikelen
- Bevestigingsmail voor sollicitatiegesprek: hoe u er een schrijft (+sjablonen)
- STANDAARD MAIL: Hoe lang duurt standaard post?
- Touching Base: Betekenis 2023 Beste alternatieven & e-mailvoorbeelden (+ gratis tips)
- VERKOOPLEIDINGEN: Hoe u een verkooplead voor elk bedrijf kunt genereren, uitgelegd!!!
- KANTOORBEHEERSYSTEEM: beste gratis en betaalde opties in 2023
- VERTROUWINGSIDEEËN: 15 unieke gratis tips
- WERKLAARZEN VOOR HEREN: Top 25 laarzen voor heren
